Digitales Belegbuchen in BuchhaltungsButler

Müheloser Belegimport: Per Dropbox, Email, App oder manuellem Upload in der Anwendung.

Digitales Belegbuchen

BuchhaltungsButler nimmt ihnen einen Großteil der Arbeit ab, indem relevante Rechnungsdaten erkannt und für das Sortieren und Kontieren der Geschäftsvorfälle verwendet werden. Für das digitale Belegbuchen müssen Sie in einem ersten Schritt alle Belege in die Anwendung hochladen. Sie können dies per Email, Dropbox-Synchronisation oder per Drag-and-Drop in der Anwendung tun. Zulässig sind quasi alle gängigen Dateiformate wie PDF, JPEG, PNG, TIFF und GIF.

Wichtig: Erst Belege hochladen, dann buchen. Wenn eine Transaktion bereits verbucht und bestätigt ist (grünes Speichern-Symbol), kann keine automatisierte Belegzuordnung mehr erfolgen und Sie müssten den Beleg dann manuell zuordnen.

  1. Jeder Eingangsbeleg sollte dem jeweiligen Konto zugewiesen werden, von dem er bezahlt wurde bzw. bezahlt werden wird. Dies geschieht, indem Sie die Belege ganz einfach direkt in den für die Kategorie vorgesehenen Ordner importieren oder beim Upload via Drag-and-Drop den Reiter auf das entsprechende Konto einstellen. Für die "Kasse" ist die Kontenzuordnung verpflichtend, da der Beleg hier die Generierung einer Kassenbuchposition auslöst. Für alle anderen Konten kann der Reiter beim Upload auch auf "Automatische Kontenzuordnung" gestellt werden.
  2. Jede Ausgangsrechnung muss der Kategorie "Ausgangsrechnung" zugewiesen werden. Eine Kontozuordnung ist hier nicht notwendig, bei jedem Zahlungseingang wird für jedes Konto geprüft, ob eine passende Ausgangsrechnung vorhanden ist.

Import per Dropbox

  1. Verknüpfen Sie den BuchhaltungsButler mit Ihrer Dropbox (in den Einstellungen)
  2. Für jedes Konto wird automatisch ein Dropbox-Ordner für die Eingangsrechnungen generiert, plus ein Ordner für alle Ausgangsrechnungen (kontoübergreifend) (Dropbox --> Apps)
  3. Jeder Beleg, den Sie hier ablegen, wird automatisch in den BuchhaltungsButler hochgeladen
  4. Sie bekommen eine Bestätigung per Email, welche Dokumente hochgeladen wurden
  5. Sie können die Belege danach wieder aus der Dropbox löschen, diese sind dauerhaft im BuchhaltungsButler gespeichert

WICHTIG:

  1. Sie dürfen die Ordner weder umbenennen noch verschieben.
  2. Falls die Synchronisation nicht mehr geht sollten Sie als erstes die Verknüpfung mit Dropbox in den Einstellungen trennen und anschließend neu verbinden. Gleiches gilt, wenn Ihnen Ordner für neu angelegte Konten fehlen.
  3. Bitte warten Sie unbedingt die Bestätigungsmail zur erfolgreichen Synchronisation ab, bevor Sie weitere Belege in der Dropbox ablegen. Andernfalls kann es zu Synchronisationsproblemen kommen. Bitte daher immer alle Belege auf einmal ablegen und nicht einen nach dem anderen.

Belege per Email hochladen

  1. Gehen Sie im BuchhaltungsButler auf "Einstellungen"
  2. Unter "Eingangs-Adresse für die Übertragung von Belegen per Email" finden Sie die Emailadresse, an die Sie Ihre Belege weiterleiten können
  3. Unter "akzeptierte Absender für die Belegübertragung" können Sie weitere Emailadressen für die Belegübermittlung autorisieren.

Drag-and-Drop

  1. Gehen Sie im BuchhaltungsButler auf "Belege"
  2. Klicken Sie auf "Upload"
  3. Wählen Sie das Konto aus, von dem der Beleg bezahlt wurde
  4. Ziehen Sie die gewünschten Belege einfach in das Fenster

Mit der App werden die Belege und Kassenzettel digitalisiert und mit einem Klick in das Kassenbuch hochgeladen

Tipp: CamScanner oder Scanbot App downloaden

Mit dem CamScanner oder der Scanbot-App können Sie ganz bequem Belege per Smartphone "scannen". Der Beleg wird dabei automatisch passend zugeschnitten und im optimalen Format abgespeichert. Mit nur einem Klick verschieben Sie den gescannten Beleg in den Dropbox Ordner und haben Ihn so wenige Sekunden später im BuchhaltungsButler verfügbar.

Beide Apps gibt es kostenlos für Android und iOS.