Case Study: Wirtschaftsprüfungs- &
Steuerberatungsgesellschaft OFM in Köln

Einfachere Mandanteneinbindung für eine
bessere Zusammenarbeit und individuellere Beratung

Vorstellung der Kanzlei

Mit 5 Partnern und über 25 Mitarbeitern ist die OFM Oebel Fröhlich Michels GmbH eine mittelständische Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, die sowohl regional als auch überregional tätig ist.

1981 gegründet kann OFM auf eine erfolgreiche Entwicklung zurückblicken und langjährige Erfahrung im Bereich Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung vorweisen.

Der Mandantenstamm der Gesellschaft ist breit gefächert und reicht von Privatpersonen, Kleingewerbetreibende und Freiberufler bis hin zu großen Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Rechtsformen sowie Einrichtungen kommunaler Träger.

Konferenzraum Steuerberatungskanzlei OFM Köln

Im Rahmen der Buchhaltungsbetreuung und zunehmenden Digitalisierung werden neben dem Angebot der DATEV (Unternehmen-Online) unterschiedliche Vorerfassungs-Systeme im arbeitsteiligen Prozess mit dem Mandanten genutzt wobei unterschiedliche Online-Buchhaltungssoftware zum Einsatz kommt. Gerade in der Vorerfassung von Buchhaltungsdaten von Selbständigen sowie kleineren Unternehmen wird der Einsatz des BuchhaltungsButler geschätzt und gerne empfohlen.

Welche Ziele verfolgt OFM mit dem Einsatz von BuchhaltungsButler?

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Mehrwert bieten: OFM hat in der Digitalisierung durch Online-Buchhaltungsprogramme die Chance erkannt, den Mandanten einen Mehrwert zu bieten und in der Steuerkanzlei Routinearbeiten zeiteffektiver zu gestalten.

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Interne Buchhaltungstätigkeiten reduzieren: OFM möchte durch den Einsatz von BuchhaltungsButler die internen Buchhaltungstätigkeiten reduzieren, Mandanten einbinden, ihnen dadurch Steuerberatungskosten sparen und gleichzeitig sich selbst die Arbeit erleichtern, indem sie alle benötigten Daten vollständig und übersichtlich übermittelt bekommen.

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Mandanteneinbindung: OFM möchte die Mandanten miteinbeziehen und die Zusammenarbeit zwischen den Mandanten und OFM verbessern und einfacher gestalten sowie Arbeitsabläufe optimieren.

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Zeit für Beratung: OFM möchte dem Mandanten eine optimierte Betreuung bieten.. OFM ist eine Steuerberatungsgesellschaft, die gerne auch Buchhaltungsleistungen übernimmt, darin jedoch nicht ihr Kerngeschäft sieht. Ziel soll es sein, dem Mandanten Mehrwert im Sinne von Beratungsleistungen oder individualisierter Auswertungen zu bieten und die Zahlen nicht lediglich mechanisch zu verarbeiten. Online-Buchhaltungsprogramm können dabei unterstützen, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Zeit für kompetente Beratung zu schaffen, ohne den Mandanten über Gebühr zu belasten. OFM zeigt den Mandanten auf, wie sie mit dem Steuerberater zusammenarbeiten können und durch aktive Mitarbeit Kosten sparen können oder bei gleichen Kosten eine bessere Übersicht zu bekommen.

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Nachfragen minimieren: OFM möchte Erinnerung an fehlende Belege oder Mandantenanfragen wegen benötigter Belege verringern und die dadurch frei werdende Zeit effizienter nutzen.

Wie wird BuchhaltungsButler von den Mandanten angenommen?

Bei OFM wird BuchhaltungsButler überwiegend bei kleineren Mandanten wie Immobilienmaklern, Künstlern, Musikern, Profisportlern oder kleinen bis mittleren Unternehmen verwendet. Mit dem BuchhaltungsButler können Bankkonten verknüpft werden, wodurch Banktransaktionen automatisch eingespielt werden. Außerdem ist es möglich, Belege einzuscannen (oder per App abzufotografieren) und hochzuladen, die dann den Bankbuchungen automatisch zugeordnet werden. Besonders schätzt OFM die gute Einbindung von PayPal-Konten und die gute Belegerkennung. Das Online-Buchhaltungsprogramm findet bei den Mandanten positiven Zuspruch, da die meisten Mandanten den Nutzen erkennen und darin eine Erleichterung ihrer Arbeitsabläufe sowie der Vorbereitung der Buchhaltung und in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sehen.

Welche Vorteile haben sich für OFM durch die Nutzung von BuchhaltungsButler ergeben?


Bürohaus OFM Steuerkanzlei Köln

  • Weniger Rückfragen: OFM erhält Belege und vor allem Banktransaktionen in übersichtlicherer Form. Rückfragen zu Belegen gingen deutlich zurück und der Zeitaufwand für die Erstellung der Abschlüsse hat sich nach einer ersten Einarbeitungszeit verringert.
  • Datensätze in Echtzeit: Lästiges Warten entfällt und Datensätze wie Rechnungsdaten können direkt eingesehen werden.
  • Mandanteneinbindung: OFM bietet ihren Mandanten mit BuchhaltungsButler eine Software mit einfacher Benutzeroberfläche. Die Bedienung erfolgt für den Mandanten intuitiv und hilft bei einer strukturierten Eingabe aller notwendigen Daten.
  • Zeitersparnis: Zeitaufwendiges Suchen nach Belegen entfällt dank der Volltextsuche im Belegarchiv des BuchhaltungsButlers.
  • Sehr gute PayPal-Integration: Durch die automatische Kontierung der PayPal-Transaktionen und der Abgrenzung der PayPal-Gebühren mittels Splitbuchung wird der Arbeitsaufwand deutlich reduziert.
  • Effizientere Arbeitsabläufe: Mandanten übermitteln Kontodaten und Belege durch den BuchhaltungsButler in einer strukturierten Form, Buchhaltungsexperten in der Steuerberatungsgesellschaft kümmern sich um die saubere Aufbereitung und Plausibilisierung und die Steuerberater müssen nur noch die steuerrelevanten Themen bearbeiten.

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Die Kommunikation mit dem Team von BuchhaltungsButler ist grundsätzlich sehr offen und Kundenanfragen von uns oder auch direkt von unseren Mandanten werden immer sehr gewissenhaft und zeitnah beantwortet.

Patric Böhle, Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter OFM Oebel Fröhlich Michels GmbH Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft

StB Patric Bohle

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Fazit: OFM ist von BuchhaltungsButler überzeugt, da es Buchhaltungsprozesse vereinfacht und automatisiert

Die Vorerfassung und Nachbearbeitung der Daten wird durch die Digitalisierung erleichtert.
Eine positive Überraschung war die einfache Kommunikation mit dem Kundenservice des BuchhaltungsButlers, die Flexibilität was Kosten- und Erlöskonten angeht und dass das Team von BuchhaltungsButler Kundenwünsche ernst genommen und umgesetzt hat. Außerdem können eigene Konten im System angelegt und beschriftet werden.

Bei kleinen Mandanten ist BuchhaltungsButler uneingeschränkt zu empfehlen, da dadurch auf beiden Seiten Kosten gespart werden. Die Kombination aus automatischem Verbuchen und dem Beleghochladen überfordert die Mandanten nicht und bezieht sie trotzdem mit ein.

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Wenn der Mandant alle Daten im BuchhaltungsButler hochlädt, muss nur noch nachbearbeitet werden. Dadurch, dass die Daten vollständig sind und ich Zugriff auf alle Belege habe macht das die Buchhaltung auf jeden Fall nachvollziehbarer und Fehler schneller ersichtlich.

Patric Böhle, Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter OFM Oebel Fröhlich Michels GmbH Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft

Steuerberater Patric Bohle

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