Case-Study: SD Admin

Effizienzsteigerung bei Buchhaltungsmandaten durch den internen Einsatz von BuchhaltungsButler.

BuchhaltungsButler in der Praxis bei SD Admin

Kurzvorstellung der SD Admin

Bei der SD Admin handelt es sich um eine Hilfsgemeinschaft für kleine und mittlere Unternehmen, die es sich zum Ziel gesetzt hat, die Wettbewerbsfähigkeit ihrer Mitglieder in Europa zu verbessern. Seit ihrer Gründung ist die SD ADMIN auf über 200 Mitglieder gewachsen.

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Situation vor Einführung des BuchhaltungsButlers

Die SD Admin bietet ihren Mitgliedern Serviceleistungen im Bereich Sekretariat, Controlling, Buchhaltung, Steuerberatung und IT-Infrastruktur an.
Durch die wachsende Zahl an Unternehmen, die durch die SD Admin betreut werden, ist auch der Verwaltungsaufwand immer weiter gestiegen.
Der „klassische“ Arbeitsablauf in der Finanzbuchhaltung mit Papier und DATEV, auch unter Einsatz von DATEV Unternehmen online, stieß an seine Grenzen:


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  • Mandantenzusammenarbeit: Es gab ständig Rückfragen und fehlende Belege mussten angefordert werden


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  • Bankkonten: Viele Konten, Kreditkarten und PayPal mussten manuell gebucht werden


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  • Belege: Rechnungen mussten manuell erfasst, sortiert und gebucht werden


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  • Kosten: Die Kosten für Speichergebühren und Bankanbindungen stiegen kontinuierlich


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  • Effizienz: Eine Person machte in der Regel eine Buchhaltung von A bis Z und hielt sich so auch mit Arbeiten auf, die keine buchhalterischen Qualifikationen erforderten


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  • Bereitstellung von Unterlagen: Das zu späte Einreichen von Unterlagen führte im Zeitraum der Umsatzsteuer-Stichtage zu einer signifikant höheren Arbeitsbelastung

Kurzum: Die Mitarbeiter verbrachten viel Zeit mit wiederkehrenden Routinetätigkeiten. Die Effizienz litt, die Kosten waren hoch.

Die SD Admin fasste daher den Entschluss, sich nach alternativen Lösungen umzusehen, um die Buchhaltungsprozesse effizienter zu gestalten, Unternehmen bestmöglich einzubinden, die Mitarbeiter zu entlasten und Kapazitäten für weiteres Wachstum zu schaffen.

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Als wir 2017 die 200er-Marke überschritten hatten, war für uns klar, dass wir eine Lösung brauchen, die uns den Verwaltungsaufwand erleichtert. Weiteres Wachstum war so schlicht nicht mehr möglich. – Geschäftsführer, Wolfgang Lange

Anforderungskatalog für die Suche nach alternativen Lösungen

Bei der Suche nach einer alternativen Lösung wurde zunächst ein Anforderungskatalog erarbeitet. Die wichtigsten Eigenschaften für die SD Admin waren:


  • Digitale Übermittlung und automatisierte Vorerfassung der Belege
  • Nahtlose Anbindung aller Banken, Kreditkarten und Zahlungsdienstleister
  • Automatische Vorsortierung der Belege zu den Transaktionen
  • Buchen mit und ohne Debitoren/Kreditoren, für 4/3-Rechner und Bilanzierer
  • SKR04 und SKR49 sowie bis 8-stellige Sachkontenlängen
  • DATEV-Kompatibilität inkl. Verknüpfung der Belegbilder
  • Unternehmen sollten direkt in die Anwendung scannen können (Standalone-Scanner)
  • Unternehmen sollten bestmöglich und entsprechend ihren Kenntnissen in den Buchhaltungsprozess eingebunden werden können
  • Tagesaktuelle Auswertungen und OPOS-Listen auf Mandantenseite
  • Überweisungsfunktion für Eingangsrechnungen und Elster-Schnittstell



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Die Wahl fiel nach umfangreichen Tests verschiedener Anbieter letztendlich auf den BuchhaltungsButler, da das Unternehmen nahezu alle Funktionalitäten des Anforderungskatalogs abdecken konnte.

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Neuorganisation in Projektteams

Nach Einführung des BuchhaltungsButlers hat sich die SD ADMIN auch strukturell neu organisiert. Einzelne Teams übernehmen nun spezielle Aufgaben:

Team 1

„Onboarding“: Einrichtung der Software bei neuen Unternehmen, Anbindung aller Banken, Erklärung der Abläufe via Screensharing, Kommunikation mit dem Unternehmen

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Team 2

„Beleg-Team“: Alle Unternehmen scannen mit einem speziellen Scanner direkt in das Nutzerkonto. Team 2 übernimmt, nach Vereinbarung mit dem Unternehmen die manuelle Kontrolle der Belegerkennung und -zuordnung.

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Team 3

„Buchhaltungs-Team“: Das letzte Team übernimmt die Verbuchung bzw. Plausibilisierung der automatisiert gebuchten Geschäftsvorfälle. Die Buchhaltung wird für die Übermittlung von Anmeldungen und Erklärungen finalisiert und an DATEV übergeben.

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Durch die selbstlernende Technologie des BuchhaltungsButlers nimmt der Aufwand bei der Verbuchung und Belegkontrolle immer weiter ab. Unternehmen werden transparenter in den Buchhaltungsprozess eingebunden und durch die Organisation in interdisziplinären Teams können wir zudem die Mitarbeiter besser entsprechend ihren Fähigkeiten einsetzen. – Wolfgang Lange, Geschäftsführer

Win-Win-Situation für die SD Admin und ihre Unternehmen

SD Admin Durch den Einsatz des BuchhaltungsButlers als System zur Vorerfassung und Mandantenzusammenarbeit ist der Verwaltungsaufwand deutlich gesunken. Die frei gewordene Zeit wird nun für Beratungstätigkeiten gegenüber neuen und bestehenden Mandanten genutzt. Durch die Organisation in Teams mit verschiedenen Schwerpunkten konnte der Arbeitsprozess zudem beschleunigt werden und es besteht nun wieder Kapazität für weiteres Wachstum.

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Nach mehreren Monaten im Einsatz begeistert besonders die einfache Handhabung, die automatisierte Buchung beleghafter und belegloser Geschäftsvorfälle und die schnelle Bearbeitung umfangreicher Buchhaltungen. Die selbstlernende Technologie beeindruckt dabei immer wieder. – Ursula Jaskow - Bilanzbuchhalterin

Unternehmen: Die Unternehmen legen jede Papierrechnung einfach auf den Scanner oder leiten Rechnungen per Email weiter. So ist alles direkt mit einem Handgriff erledigt und es sammelt sich nichts bis zum Monatsende an.
Unternehmen, die gerne mitarbeiten möchten, können auch bei der Belegprüfung, Sortierung und Kontierung unterstützen.
Allen Nutzern stehen Funktionalitäten wie die BWA, tagesaktuelle OPOS oder die Rechnungsstellung zur Verfügung.
Durch die intuitive Bedienbarkeit finden sich Unternehmen in kurzer Zeit in der Anwendung bestens zurecht und sehen selbst, wo beispielsweise noch Belege fehlen.
So nehmen die Unternehmen der Buchhaltung nicht nur viel Arbeit ab, sondern haben selbst auch einen großen Mehrwert durch die Nutzung des Systems.

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Die SD ADMIN zählt Iaut Erhebung von FOCUS in Kooperation mit STATISTA zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen in Deutschland im Zeitraum 2013 his 2016.

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