Case-Study: Mister Neo

Einsatz des BuchhaltungsButler im Unternehmen
am Beispiel der Kinetic Elements UG.

BuchhaltungsButler in der Praxis
bei Mister Neo

Quick Facts:
Gegründet: 2014
Mitarbeiter: 45
Kostenersparnis: ca. 800€
Zeitersparnis: ca. 20 Std.


Mister Neo

Vorstellung Mister Neo

Mister Neo, eine Marke der Kinetic Elements UG, wurde von Gründer Nicolas Papke vor 4 Jahren als Projekt ins Leben gerufen. Mit wenigen Events in Berlin gestartet organisiert Mister Neo heute deutschlandweit Bubbleball Events und andere Trendsportarten wie Arrow Tag, u.a. für Jungesellenabschiede und Firmenevents.
Von einem Nebenprojekt mit einigen Kunden im Monat ist das Unternehmen zu 100+ monatlichen Events gewachsen, welches 45 Mitarbeiter beschäftigt.

Ausgangslage vor Einsatz des BuchhaltungsButlers

Das Unternehmen mietet jede Woche diverse Plätze und Hallen an, leiht Mietfahrzeuge für den Transport des Materials und rechnet Mitarbeiter ab, welche die einzelnen Events durchführen.

Folgende (vorbereitenden) buchhalterischen Tätigkeiten fallen bei Mister Neo an:

✓ Ausgangsrechnungen stellen ✓ Zahlungen überwachen ✓ Mahnungen versenden ✓ Lieferantenrechnungen prüfen ✓ Rechnungseingangsbuch schreiben ✓ Skonti überwachen ✓ Zahlungen durchführen ✓ Belege zu den Transaktionen sortieren ✓ Belege und Transaktionen kategorisieren ✓ Unterlagen an den Steuerberater übermitteln.


Vollzeitkraft für die Buchhaltung

Vollzeitkraft für die Buchhaltung

Vor der Einführung von BuchhaltungsButler erledigte diese Tätigkeiten eine Vollzeitkraft, welche in manueller Arbeit alle Rechnungen überwacht, Zahlungen angewiesen, zu den Transaktionen sortiert und für das Steuerbüro vorbereitet hat, welches anschließend die Verbuchung vorgenommen hat.


Steigende Honorare des Steuerbüros

Steigende Honorare des Steuerbüros

Da die Anzahl der Geschäftsvorfälle immer weiter gestiegen ist und der Pendelordner dicker wurde, musste auch das Steuerbüro laufend seine Honorare anpassen, um den internen Aufwand der manuellen Verbuchung der Geschäftsvorfälle abdecken zu können.

"Anfang 2016 sind wir im Chaos versunken,
hatten Papierberge an Rechnungen
und kaum einen Überblick über unsere Zahlen.
Seit wir BuchhaltungsButler einsetzen,
findet sich jede Rechnung in Sekunden,
die offenen Posten sind tagesaktuell und die BWA auch.
Unser Steuerberater ist mittlerweile auch komplett überzeugt und die Zusammenarbeit läuft besser als je zuvor.

Jetzt können wir uns endlich auf das konzentrieren,
was wir am besten können - und das ist mit Sicherheit nicht die Buchhaltung."

Veränderungen nach der Einführung von BuchhaltungsButler

Um den ausufernden Aufwand und auch die Kosten im Griff zu behalten, prüfte Mister Neo mehrere Buchhaltungsprogramme und Tools zur digitalen Steuerberater-Zusammenarbeit. Die Entscheidung für BuchhaltungsButler fiel, weil die Software nicht nur das Erkennen, Sortieren und Vorkontieren von Belegen und Transaktionen übernimmt, sondern auch für die digitale Steuerberater-Zusammenarbeit ausgelegt ist. So können beispielsweise komplexe Geschäftsvorfälle einfach offen gelassen und dennoch für den Steuerberater exportiert werden. Auch lassen sich alle Geschäftsvorfälle jederzeit in DATEV übernehmen.


Automatische Belegerkennung

Automatische Belegerkennung

Mister Neo lässt seine Belege automatisch aus Online-Portalen abholen, leitet sie per Mail weiter oder verschiebt sie in einen Dropbox Ordner. Alle Belege werden automatisch ausgelesen, sodass das manuelle Schreiben eines Rechnungseingangsbuches entfällt.


Kontenintegration

Kontenintegration

Mister Neo kann nun alle seine Bankkonten, Kreditkarten und PayPal nahtlos und ohne Zusatzkosten in die Buchhaltung integrieren. So entfällt das manuelle Erfassen des Kontoauszugs beim Steuerberater und die Buchhaltung ist jederzeit tagesaktuell.


Ausgangsrechnungen schreiben

Ausgangsrechnungen schreiben

Mister Neo kann mit der Software Angebote schreiben, diese in Rechnungen wandeln und bei Bedarf auch Gutschriften erstellen. So kann auch das komplette Debitorenmanagement über BuchhaltungsButler erfolgen. Geplant ist zudem auch ein Mahnwesen.


Zahlungsabgleich & OP-Listen

Zahlungsabgleich & OP-Listen

Wird eine Ein- oder Ausgangsrechnung bezahlt, wird diese automatisch als "bezahlt" markiert und zur entsprechenden Kontotransaktion sortiert. So hat Mister Neo jederzeit einen Überblickt über seine ausstehenden Forderungen und Verbindlichkeiten.


Automatische Vorkontierung

Automatische Vorkontierung

Alle Geschäftsvorfälle, Belege wie Transaktionen, werden automatisch vorkontiert. Komplexe Geschäftsvorfälle können jedoch auch offengelassen werden und sind dennoch im Steuerberater-Export enthalten. So kann dieser sich ganz auf schwierige Sachverhalte konzentrieren.


Datenübergabe an Steuerberater

Datenübergabe an Steuerberater

Alle Buchungssätze werden von Mister Neo monatlich an den Steuerberater übermittelt (DATEV-Datei). Über den Belegtransfer zu DATEV Unternehmen Online ist auch die automatische Belegverknüpfung in DATEV möglich.


Ergebnis BuchhaltungsButler im Einsatz im Unternehmen

Win-Win-Situation für Unternehmen und Berater

Die Steuerkanzlei: Zwar ist der Aufwand der Finanzbuchhaltung gesunken, die Profitabilität des Mandanten jedoch gestiegen. In Zeiten des Mangels an qualifizierten Fachkräften hat sich der Fokus durch intelligente Arbeitsteilung zwischen Mandant und Steuerberater lediglich verschoben: Dieser konzentriert sich nun ganz auf komplexe Sachverhalte, qualifizierte Beratung und auf Jahresabschlüsse.

Das Unternehmen: Der Arbeitsaufwand für die vorbereitenden Tätigkeiten der Buchhaltung konnte von einer Vollzeitkraft auf eine Teilzeitstelle reduziert werden und auch die Steuerberaterhonorare steigen nun nicht weiter. Daneben verfügt das Unternehmen nun täglich über aktuelle Auswertungen, welche direkt in der Anwendung angesehen werden können.

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