Wichtige Informationen
für einen reibungslosen Start

Wichtig: Bitte lesen!

1) Erst Stammdaten einpflegen
--> Für eine reibungslose Belegerkennung ist es essentiell, dass Sie mindestens den vollständigen Firmennamen laut ihrer Ausgangsrechnungen, ihre UmSt. ID sowie ihre IBAN/BIC einpflegen.

2) ...dann Bankkonten verbinden
--> Verbinden Sie ihre Bankkonten über figo. Alternativ laden Sie ihre Transaktionen via CSV Datei hoch. Ein späterer Wechsel (Figo/Upload) mit dem gleichen Konto ist nicht möglich!

3) ...danach Belege hochladen
--> Laden Sie maximal 20 Belege in einem Schritt hoch. Warten Sie immer ab, bis ein Uploadvorgang abgeschlossen ist, bevor Sie weitere Belege hochladen.
Beim Hochladen zwingend nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen trennen. Eingangsbelege müssen zudem nach Kasse und Bank getrennt hochgeladen werden (vorsortieren!).

Überblick über die wichtigsten Funktionen

Video Thumbnail
Tutorial: Erste Schritte

4) ...dann die Belege den Transaktionen zuordnen
--> sofern der Beleg nicht automatisch der zugehörigen Banktransaktion zugeordnet wurde, machen Sie dies im Menüpunkt "Konten/Buchen" manuell, mit Klick auf das Belegsymbol. Sie haben keine Bank verknüpft? Dann können Sie die Belege über die Kasse oder das EÜR-Verrechnungskonto verbuchen. Dazu müssen Sie in "Belege" den Beleg explizit der Kasse zuordnen - der Beleg erzeugt dann automatisch die zugehörige Transaktion.

5) ...und erst dann die Ausgaben verbuchen
--> Erst Belege hochladen, dann verbuchen! Schließen Sie eine Buchung ab, kann kein Beleg mehr automatisch zugewiesen werden!
Gebucht wird auf dem Konto (auf Aufwand oder Ertrag). Buchen Sie debitorisch/kreditorisch? Dann aktivieren Sie dies in den Einstellungen. Debitoren-/Kreditorenbuchungen erfolgen direkt am Beleg. Mit der Zahlung auf dem Bankkonto wird dann der Debitoren-/Kreditorenposten wieder aufgelöst.


Der richtige Workflow

Um reibungslos mit BuchhaltungsButler arbeiten zu können, achten Sie bitte unbedingt auf folgenden Workflow:

Belege hochladen
Im ersten Schritt laden Sie ihre Belege hoch (bitte max. 20 Belege je Uploadvorgang) und kontrollieren, dass diese korrekt ausgelesen wurden.

Geschäftsvorfälle verbuchen
Nachdem die Belege kontrolliert wurden, wechseln Sie in den Modus "Konten/Buchen" und verbuchen die Transaktionen. Wenn Sie mit Debitoren/Kreditoren arbeiten, wird direkt am Beleg gebucht.

1. Schritt: Stammdaten einpflegen

Um die Präzision der Belegerkennung zu erhöhen, pflegen Sie bitte ihre vollständigen Stammdaten ein. Mindestens angegeben werden sollten:

  1. Firmenname und Rechtsform
  2. Steuernummer und Umsatzsteuer ID
  3. IBAN / BIC

2. Schritt: Bankkonten verbinden

Für den Import ihrer Bankbewegungen stehen ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Integration über figo (automatischer Import)
  2. Import via CSV-Datei (manueller Import)
  3. Alternativ: Buchen über Kasse/EÜR-Verrechnungskonto

1) Über figo können die meisten Banken und Zahlungsdienstleister nahtlos integriert werden. Die Anbindung über figo ist auch die schnellste, einfachste und fehlerunanfälligste Art der Integration und wird daher von uns ausdrücklich empfohlen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ebenfalls unter dem Link "Bankkonto verknüpfen".

2) Alternativ können Sie ihre Bankbewegungen per CSV-Datei einspielen. Legen Sie dazu zuerst ein Zahlungskonto in der Kontenverwaltung an. Anschließend können Sie im Konto über das Submenü die CSV-Datei einlesen. Wie Sie die Datei ggf. richtig formatieren lesen Sie hier.

3) Alternativ können Sie sich auch ein Verrechnungskonto für Einnahme-Überschuss-Rechner einrichten, auf welchem Sie dann alle Einnahmen und Ausgaben direkt erfassen können. Dies empfiehlt sich nur, wenn ihr Konto überwiegend privat verwendet wird.

3. Schritt: Belege hochladen

Um Belege in den BuchhaltungsButler zu importieren gibt es aktuell drei Möglichkeiten:

  1. Dropbox-Synchronisation
  2. Email-Weiterleitung
  3. Manueller Upload (Drag & Drop)

1) Dropbox: Der BuchhaltungsButler generiert dann für jedes Konto einen eigenen Ordner für Ihre Eingangsbelege, sowie einen Sammelordner für alle Ausgangsrechnungen. Dort legen Sie jeden Beleg einfach digital ab, dieser wird dann automatisiert mit der Anwendung synchronisiert ohne dass sie sich einloggen müssen.
Weitere Informationen zur Verknüpfung der Dropbox finden Sie im Tutorial Dropbox verknüpfen.

2) Email: Schicken Sie Belege als Anhang (PDF, JPG etc.) an ihre BuchhaltungsButler Email. Diese finden Sie in den Einstellungen und können dort ihre Mailadressen für den Belegversand legitimieren. Beim Upload per Mail kann keine Trennung zwischen Kasse und Bank erfolgen. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden automatisch erkannt.

3) Drag & Drop: Achten Sie beim manuellen hochladen darauf, dass Sie das Dropdown richtig einstellen:
- Automatische Kontenzuweisung = Match mit vorhandenen Transaktionen
- Kasse / EÜR / manuelle Konten = Belege erzeugen die zugehörige Kontotransaktion automatisch, außer Sie deaktivieren dieses Feature in der Kontenverwaltung
- Ausgangsrechnungen = Kontenübergreifender Upload von Ausgangsrechnungen

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Tutorial "Belege importieren".

Wichtig 1) Bitte warten Sie unbedingt die Bestätigungsmail zur erfolgreichen Synchronisation ab, bevor Sie weitere Belege in der Dropbox ablegen. Andernfalls kann es zu Synchronisationsproblemen kommen. Bitte daher immer alle Belege auf einmal ablegen und nicht einen nach dem anderen.

Wichtig 2) Die Dropbox-Ordner dürfen weder verschoben noch umbenannt werden.

4. Schritt: Geschäftsvorfälle verbuchen

Zur Verbuchung gibt es folgende Optionen:

  1. Direkt auf Aufwand/Ertrag über EÜR-Verrechnungskonto oder Kasse
  2. Direkt auf Aufwand/Ertrag über das Bankkonto
  3. Debitorisch / Kreditorisch

1) Wenn Sie kein Bankkonto verknüpft und auch keine Transaktionen importiert haben, weisen Sie bitte jeden Beleg dem "EÜR-Verrechnungskonto" zu bzw. laden die Belege direkt in dieses hoch.
Der Beleg erzeugt dann die entsprechende Transaktion, sofern Datum, Rechnungssteller und Betrag ausgelesen werden konnten. Kontieren können Sie dann im Modus "Konten/Buchen" --> "EÜR-Verrechnungskonto" über ein Stichwort im Feld "Buchungstext".

2) Hochgeladene Belege werden automatisch zu vorhandenen Transaktionen zugeordnet. Kontrollieren Sie die Zuweisung auf dem Konto (Konten/Buchen) und kontieren Sie über Stichwörter im Feld "Buchungstext".

3) Aktivieren Sie die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung in den Einstellungen. Anschließend können Sie direkt am Beleg die Eröffnungsbuchung erzeugen.
Der Beleg wird bei Zahlung automatisch (oder manuell) dieser zugeordnet. Mit der Zahlung wird dann automatisch die Kreditoren-Ausgleichsbuchung vorgeschlagen.

Wichtige Informationen zum Schluss

Belegzuweisung: Sobald Sie eine Buchungsposition bestätigt haben, kann diese nur noch manuell geändert werden. Ebenfalls kann auch ein Beleg dann nur noch manuell zugewiesen werden (die Belegzuweisung erfolgt in den Konten mit Klick auf das Beleg-Symbol).
Es empfiehlt sich daher Transaktionen erst zu bestätigen, wenn auch der zugehörige Beleg hochgeladen wurde.

Anzahl Belege: Um Missbrauch vorzubeugen, ist die Anzahl monatlicher Uploads zunächst auf 50 Belege beschränkt. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie das Limit erreicht haben und weitere Belege hochladen möchten, wir schalten dann ein zusätzliches Kontingent frei.