Die wichtigsten Fragen und Antworten für die Arbeit mit BuchhaltungsButler.

Unsere FAQ für Sie in der Übersicht:

Durchsuchen Sie unsere FAQ und Blogartikel, um sofort den passenden Artikel zu finden.

Import (Transaktionen)

Nachträglich weitere Konten über figo hinzufügen

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Konten hinzufügen möchten, müssen Sie sich direkt bei home.figo.me einloggen und weitere Konten unter dem Menüpunkt "Management" hinzufügen.
Ihre bei figo neu eingerichteten Konten verknüpfen Sie schließlich in figo unter "Services" mit dem BuchhaltungsButler. Dort können Sie auch die Berechtigungen verwalten. Mit der nächsten manuellen Kontenaktualisierung (Sync-Button oben links bei "Konten/Buchen") werden die neuen Konten dann angelegt.

Workaround falls Rechtevergabe bei figo nicht möglich:
Sollte die Rechtevergabe in figo nicht klappen, gehen Sie bitte in den BuchhaltungsButler --> Einstellungen --> Online Banking und lösen dort bitte die Verknüpfung zu figo wie auf dem u.a. Screenshot zu sehen und stellen diese anschließend neu her. Nun werden alle in figo vorhandenen Konten zum Import vorgeschlagen. Bitte löschen Sie jedoch niemals ein Konto in figo und verknüpfen es erneut, da dieses anschließend nicht mehr mit dem in BuchhaltungsButler bestehenden Konto zusammengeführt werden kann.

Kontobewegungen werden nicht (mehr) abgerufen

Wenn Ihre über figo verknüpften Konten nicht mehr in BuchhaltungsButler aktualisiert werden, gehen Sie bitte wie Folgt vor:

1) Prüfung ob Konto bereits gesynced wurde: Wurden für das betroffene Konto noch nie Transaktionen synchronisiert, lesen Sie bitte den vollständigen obigen FAQ-Artikel "(Weitere) Konten über figo hinzufügen".

2) Prüfen Sie bitte, ob der Sync manuell angestoßen werden kann, indem Sie in "Konten/Buchen" oben links auf das Sync-Icon gehen und neue Transaktionen abrufen.

3) Werden weiterhin keine Transaktionen synchronisiert, loggen Sie sich bitte unter home.figo.me ein und prüfen bitte, ob die Transaktionen dort vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, stoßen Sie bitte in figo direkt die Kontensynchronisation manuell an.

4) Bankdaten aktuell? Prüfen Sie bitte, ob die hinterlegten Bankdaten aktuell sind. Legen Sie das Konto dazu ggf. in figo neu an, ohne das bestehende Konto zu löschen. Die Logindaten des bestehenden Kontos werden durch diese Vorgehensweise überschrieben.
Wichtig: Löschen Sie niemals ein in BuchhaltungsButler bereits bestehendes Konto in figo. Wenn Sie dies tun, kann das neu angelegte Konto anschließend nicht in BuchhaltungsButler mit dem Bestehenden zusammengeführt werden!

5) Werden die Transaktionen weiterhin nicht unter home.figo.me aktualisiert, schreiben Sie bitte den figo-Support unter support@figo.me an, da hier ein technisches Problem bei der Bankenanbindung durch figo naheliegt.

Logindaten zum Online Banking ändern

Wenn sich die Logindaten Ihres Online Bankings geändert haben, müssen Sie diese in figo aktualisieren.
Loggen Sie sich dazu bitte unter home.figo.me und legen Sie das Konto in figo neu an, ohne das bestehende Konto zu löschen. Die Logindaten des bestehenden Kontos werden durch diese Vorgehensweise überschrieben.
Die Änderung der Logindaten, bspw. über eine "Bearbeiten-Funktion", ist in figo nicht möglich.
Wichtig: Löschen Sie niemals ein in BuchhaltungsButler bereits bestehendes Konto in figo. Wenn Sie dies tun, kann das neu angelegte Konto anschließend nicht in BuchhaltungsButler mit dem Bestehenden zusammengeführt werden!

Kontobewegungen aus früheren Zeiträumen fehlen

Viele Banken stellen Transaktionen nur für maximal 6 Monate online zur Verfügung. Sofern die Transaktionen, die Sie verbuchen möchten, nicht mehr online abrufbar sind, müssen diese manuell angelegt werden. Sie können dies entweder bspw. über das Konto "EÜR-Verrechnungskonto" tun, oder Sie legen sich ein neues Bankkonto mit der von Ihnen gewünschten Bezeichnung an. In diesem lassen sich Transaktionen per CSV-Datei importieren und wie in der Kasse manuell anlegen. Sie können dann Ihren Kontoauszug hochladen oder manuell anlegen, der Rest funktioniert wie gewohnt. Bitte lesen Sie hierzu auch den nachfolgenden Punkt in den FAQ.

Kontotransaktionen im CSV-Format importieren

Um Kontobewegungen im CSV-Format einzulesen, legen Sie sich bitte zunächst in der Kontoverwaltung (Einstellungen) ein neues Zahlungskonto an.

Anschließend klicken Sie in der Kontenverwaltung bitte für das neu angelegte Konto auf den "Bearbeiten-Stift" und entfernen das Häkchen bei "Belege erzeugen Transaktionen". Andernfalls würde jeder hochgeladene Beleg, der manuell dem Konto zugewiesen wird, eine eigene, zusätzliche Transaktion erzeugen.
Nun gehen Sie bitte in "Konten/Buchen", wählen das neu angelegte Konto aus, und wählen im Submenü (rechts neben dem ausgewählten Konto) den CSV-Upload aus.

Anschließend klicken Sie auf "CSV-Import".
Nun können Sie ihre CSV-Datei einfach mit der Maus in das Fenster ziehen.

Tipp: Im Ideallfall haben Sie sich die CSV-Datei im MT940-Format von Ihrer Bank heruntergeladen.

Stellen Sie bitte sicher, dass in den folgenden Spalten in jeder Zeile ein Wert eingetragen ist:
1) Zahlungsempfänger/Zahlungspflichtiger
2) Betrag
3) Buchungsdatum

Alle weiteren Felder müssen nicht zwingend verknüpft werden.
Wenn Sie weitere Felder zuordnen möchten, muss in dieser Spalte mindestens eine Zeile einen Wert aufweisen.

Achten Sie bitte außerdem auf die Zeichenlimitierung pro Feld.
Zeichenminimum/Feld: 2
Zeichenmaximum/Feld: 500
Ausführlichere Informationen, wie Sie CSV-Dateien von Amazon, PayPal, Slimpay, Adyen in den BuchhaltungsButler importieren können finden Sie in unserem Steuerblog.

Importfehler bei CSV-Dateien (z.B. Volksbank)

Oftmals sind versteckte Zeilenumbrüche in Ihrer Datei der Grund, weswegen die Datei nicht problemlos importiert werden kann. Um dies zu prüfen, öffnen Sie die Datei bitte in dem kostenfreien Programm "Notepad++". Nun sehen Sie, an welcher Stelle in eine neue Zeile gesprungen wird.

Um das Problem zu beheben, öffnen Sie die Datei bitte in Excel und speichern die Datei zunächst im .xls oder .xlsx Format.
Bitte identifizieren Sie, mit Hilfe von Notepad++, in welcher Spalte es zu den Zeilenumbrüchen kommt. Meistens ist dies im Verwendungszweck der Fall.
Wählen Sie die erste freie Spalte rechts und ergänzen bitte eine Überschrift, bspw. "Verwendungszweck neu".
Nun schreiben Sie in die erste Zelle unterhalb der neuen Überschrift bitte folgende Funktion: =WECHSELN(I2;ZEICHEN(10);" ")
--> I2 steht für die Zelle mit dem "kaputten" Verwendungszweck in der gleichen Zeile.
Anschließend markieren Sie die Zelle mit dem neu eingefügten Wert und wählen "kopieren". Bitte ziehen Sie die Funktion nun die komplette Spalte runter (einfügen).
Anschließend klicken Sie bitte auf das kleine Symbol (Strg) und wählen "Werte einfügen" (siehe nachfolgender Screenshot).

Nun können Sie die Spalte mit dem kaputten Verwendungszweck löschen, ohne dass die Werte der neu hinzugefügten Spalte ebenfalls verschwinden.
Bitte speichern Sie die Datei als .xls oder .xlsx und anschließend als .csv Datei. Diese können Sie nun in den BuchhaltungsButler importi

Zahlungsdienstleister und Online Shops anbinden

Wenn Sie Zahlungsdienstleister (SumUp, Adyen, Slimpay etc.) oder Transaktionen, welche über Onlineshops abgewickelt werden (z.B. Amazon), importieren möchten, können Sie auch dies im BuchhaltungsButler tun.
Wir stellen Ihnen Makros bereit, mit denen Sie die Transaktionslisten, welche Sie durch den Zahlungsdienstleister bereitgestellt bekommen, mit wenigen Klicks in den BuchhaltungsButler importieren können.
Bitte werfen Sie einen Blick in unseren Steuer-Blog. Hier finden Sie mehrere Artikel mit Anleitungen und Makros zu einzelnen Zahlungsdienstleistern und Online-Shops.
Ist Ihr System nicht dabei? Kontaktieren Sie uns! Wenn Sie uns die Auswertung zur Verfügung stellen, erstellen wir Ihnen gerne das passende Makro!

Import (Belege)

Import nicht zulässig (Fehlermeldung)

Wenn Sie beim Hochladen von Belegen die Fehlermeldung "Import nicht zulässig" bekommen, handelt es sich in den meisten Fällen um ein geschütztes Dokument.
Geschützte Dokumente können oft, jedoch nicht immer durch BuchhaltungsButler und die OCR-Technologie verarbeitet werden.

Die schnellste Lösung ist, dass Sie das geschützte Dokument in ein "normales" PDF umwandeln.
Dies können Sie kostenlos und online, bspw. mit dem Tool https://online2pdf.com/de/pdf-entsperren, tun.

Dropbox-Import funktioniert nicht

Sie haben Belege im synchronisierten Konten-Ordner Ihrer Dropbox abgelegt und diese erscheinen nun nicht im BuchhaltungsButler. Dies kann folgende Ursachen haben:

1) Zu viele Dateien auf einmal hochgeladen: Bitte laden Sie nie mehr als 50 Dateien auf einmal über die Dropbox hoch, andernfalls kann es zu Fehlern kommen.

2) Mehrere Uploads kurz nacheinander: Bitte warten Sie unbedingt nach jedem Upload-Vorgang die Bestätigungsmail ab und kontrollieren dann zunächst in "Belege", ob auch alle Dateien hochgeladen wurden. Nutzen Sie dafür als Kontrollsumme die Gesamtanzahl Ihrer Belege, zu sehen ganz unten im Belegarchiv. Legen Sie niemals schnell hintereinander viele Dateien in der Dropbox ab, sondern nur alle gesammelt und warten dann vor der Ablage neuer Dokumente auf die Bestätigungs-E-Mail.

3) Systemüberlastung: Sind die Belege auch nach etwa 60 Minuten nicht hochgeladen? Dann wäre eine kurzfristige Systemüberlastung und dadurch bedingte Verzögerung auszuschließen.
Mit einem manuellen Upload in der Anwendung lässt sich dies zudem testen.

4) Ordner wurden verändert: Ist Ihre Dropbox-Ordner-Struktur genauso, wie sie automatisch angelegt wurde? Ordner wurden weder verschoben noch umbenannt? Im Zweifel lösen Sie bitte die Verknüpfung Ihrer Dropbox noch einmal, löschen alle Ordner ab dem Ordner „Apps“ und stellen dann die Verknüpfung mit Dropbox erneut her.

5) Belege wurden im Überordner abgelegt: Bitte achten Sie darauf, dass Belege nicht in einem Überordner, z.B. „Eingangsrechnungen“ abgelegt werden, sondern im Ordner des jeweiligen Kontos bzw. im Ordner „Automatische Kontenzuordnung“.

6) Upload-Limit erreicht: Haben Sie Ihr Uploadlimit erreicht? Dies können Sie testen, indem Sie einen Beleg manuell über „Upload“ in der Anwendung hochladen. Falls ja, kontaktieren Sie uns bitte, wenn Sie vorzeitig eine Anpassung des Beleglimits benötigen.

7) Keine automatische Übermittlung der Belege nach Anpassung des Uploadlimits: Nach der Anpassung des Uploadlimits werden die in der Dropbox wartenden Belege nicht automatisch hochgeladen. Erst ein neuer, erfolgreicher Upload via Dropbox löst die Synchronisation aller wartenden Belege aus. Sie müssen daher einen weiteren Beleg in der Dropbox ablegen, um die Synchronisation auszulösen.

E-Mail-Import funktioniert nicht

Sie leiten Rechnungen per E-Mail weiter und finden die Belege dann nicht in Ihrem Belegarchiv? Dies kann folgende Ursachen haben:

1) Belege wurden fälschlich als Ein- bzw. Ausgangsrechnungen kategorisiert und sind nun dort abgelegt.

2) Apple Mail (Inline Attachments): Bitte deaktivieren Sie den Versand der Anhänge als Inline Attachment. Inline-Attachments werden nicht ausgelesen.
Inline-Attachments können Sie bei Apple Mail hier deaktivieren:

3) Die Versand-E-Mail-Adresse ist nicht in als legitime Versandadresse in den Einstellungen von BuchhaltungsButler hinterlegt. Achten Sie auch darauf, dass bei Weiterleitungsregeln E-Mails oftmals als von der ursprünglichen Versandadresse versendet weiter geleitet werden. Sie müssen somit auch die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Versenders (Rechnungsstellers) hinterlegen. Insbesondere wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten, ist dies ein Indiz, dass die Versandadresse nicht legitimiert wurde.

4) E-Mails wurden an die falsche E-Mail-Adresse versendet: Achten Sie darauf, dass die Adresse für den Belegversand "@user.buchhaltungsbutler.de" lautet. Die vollständige Adresse für den Belegversand finden Sie in den "Einstellungen" im Punkt "Belegübertragung per E-Mail". Dort können Sie auch alle gewünschten E-Mail-Adressen für den Versand legitimieren.

Dropbox mit mehreren BuchhaltungsButler Accounts verbinden

Seit der Umstellung auf die neue Dropbox-API ist es nun auch möglich, ein Dropbox-Konto mit mehreren BuchhaltungsButler-Konten zu verknüpfen.

Google Drive mit BuchhaltungsButler verbinden

Wenn Sie Google Drive nutzen und gerne Ihren Google Drive Ordner mit BuchhaltungsButler synchronisieren lassen möchten, haben wir einen einfachen Workaround für Sie, da eine direkte Anbindung von Google Drive leider aktuell nicht möglich ist.
Bitte befolgen Sie die folgenden Schritte:

1) Richten Sie sich eine kostenfreie Dropbox ein und verbinden Sie diese mit BuchhaltungsButler (BuchhaltungsButler → "Einstellungen" → "Belegübertragung per Dropbox")

2) In "Apps" → "BuchhaltungsButler" sehen Sie nun in Ihrer Dropbox die von BHB angelegte Ordnerstruktur (je ein Ordner je Konto für die Eingangsrechnungen sowie ein Sammelordner für alle Ausgangsrechnungen). Für die automatische Zuweisung von Eingangsrechnungen zu bestehenden Transaktionen können Sie die Rechnungen auch im Überordner "BuchhaltungsButler" ablegen.

3) Legen Sie die (benötigten) Ordner manuell in Google Drive an.

4) Registrieren Sie sich auf Zapier

5) Markieren Sie auf der "Explore" Seite Google Drive und Dropbox und wählen Sie folgenden Zap aus:

6) Durchlaufen Sie die Einrichtung des Zap und geben Sie die dafür designierten Ordner an

7) Nach Aktivierung des Zap werden die Belege nun aus dem gewählten Google Drive Ordner in die Dropbox und damit in den BuchhaltungsButler hochgeladen.

E-Mail-Weiterleitung einrichten (bei Bestätigungscode)

Wenn das Einrichten einer Weiterleitung an Ihre Belegeingangsadresse einen Bestätigungscode erfordert (wie z.B. bei Gmail), ist die direkte Weiterleitung leider nicht möglich.
Sie können aber entweder ein Interims-E-Mail-Konto dazwischenschalten (z.B. ein GMX Konto), oder die E-Mails durch Zapier umleiten.

Interims-Konto
Als Interims-E-Mail-Konto können Sie z.B. ein GMX- oder auch ein anderes Konto Ihrer Wahl verwenden, welches beim Einrichten einer Weiterleitung keinen Bestätigungscode erfordert. Für dieses Interims-Konto können Sie jetzt die ursprüngliche Weiterleitung einrichten. Als nächstes können Sie die Weiterleitung vom Interims-Konto auf Ihre BuchhaltungsButler Belegeingangsadresse einrichten.

Zapier
Alternativ können Sie Zapier nutzen, um die Anhänge Ihrer E-Mails automatisch in den mit BuchhaltungsButler synchronisierten Dropbox-Ordner zu kopieren. Wenn Sie Gmail nutzen, können Sie beispielsweise diesen Zap verwenden.

Belege werden nicht automatisch zugeordnet

Wenn Belege nicht automatisch zugeordnet werden können, kann dies mehrere Ursachen haben:

Zuzuordnende Transaktion wurde bereits bestätigt
Wenn die dem Geschäftsvorfall zugrundeliegende Transaktion bereits bestätigt wurde (Disketten-Symbol ist grün), kann eine automatische Zuordnung nicht mehr erfolgen. Bitte die Transaktionen daher erst verbuchen, wenn die Belege zugeordnet wurden.
Wenn Sie die Bestätigung aufheben, können Sie auf das Refresh-Symbol an der Transaktion klicken, oder, für alle Transaktionen auf einmal in "Konten/Buchen", mit Klick auf das Refresh-Symbol links des Kontostands die Zuordnung für alle Transaktionen neu auslösen.

Rechnungen wurden nicht korrekt ausgelesen
Konnten die Rechnungen nicht korrekt ausgelesen werden, kann oftmals ebenfalls keine Zuordnung stattfinden. Bitte kontrollieren Sie daher zunächst, ob die Belege richtig ausgelesen wurden. Nach der Korrektur und Bestätigung dieser sehen Sie oftmals in der Beleg-Liste sofort, dass das Zahldatum vergeben wurde - ein Hinweis, dass der Beleg nun einer Transaktion zugeordnet werden konnte.

Rechnungen / Transaktionen haben unzureichende Übereinstimmung
Oft können Rechnungen auch dann nicht automatisch zugeordnet werden, wenn keine genügende Übereinstimmung vorhanden ist.
Pflicht ist: Betrag auf Rechnung muss mit Transaktionsbetrag übereinstimmen, plus
entweder: Gegenpartei der Rechnung entspricht Gegenpartei der Transaktion
oder: Rechnungsnummer ist eindeutig im Verwendungszweck angegeben.

Kontieren/Festschreiben/Ändern

Wie bucht man Skonto?

(Hinweis: Durch einen Klick auf das Video wird dieses vergrößert)

Erhaltene Skonti verbuchen

1. Splitbuchung auswählen
2. Nach "Erhaltene" oder "Skonti" im Stichwortverzeichnis suchen
3. Steuersatz auswählen
4. Negativen Betrag eingeben

Gewährte Skonti verbuchen

1. Splitbuchung auswählen
2. Nach "Gewährte" oder "Skonti" im Stichwortverzeichnis suchen
3. Steuersatz auswählen
4. Negativen Betrag eingeben

Privateinlagen buchen (Einzelunternehmen und GmbH)

Privateinlagen (Sie haben privat etwas für Ihr Gewerbe verauslagt, was weder in der Bank noch in der Kasse vorkommt) können Sie über den Frei-Buchen Modus erfassen.

Sie buchen im Einzelunternehmen:
Aufwand (S) an 1890; Privateinlage (H)

Sie buchen in der GmbH:
Aufwand (S) an 730; Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern (H)

Wenn Sie regelmäßig Auslagen für die Firma tätigen ist es empfehlenswert, ein Auslagekonto als Basiskonto anzulegen. Dies können Sie in der Kontenverwaltung tun, indem Sie dort ein "Sonstiges Basiskonto" anlegen. Es empfehlen sich die Konten 1891 (Einzelunternehmen, SKR03) oder 730-735 (GmbH, SKR03).
Diese Konten fungieren dann wie ein Bankkonto, auf welches Sie einfach Belege hochladen können.

Stornos und Rücklastschriften buchen

Stornos und Rücklastschriften, z.B. wenn Waren zurückgesendet werden oder der Betrag nicht abgebucht werden konnte, können wie folgt gebucht werden:

Ursprüngliche Zahlung wurde bereits verbucht
Buchen Sie die Rückzahlung gegen das gleiche Aufwands- oder Ertragskonto, gegen welches Sie auch die ursprüngliche Zahlung gebucht hatten. Der Steuersatz ist identisch.

Ursprüngliche Zahlung wurde noch nicht verbucht
Buchen Sie sowohl die ursprüngliche Zahlung als auch die Wiedergutschrift ohne Steuer auf ein Interimskonto, z.B. 1590 (SKR03).

Achtung bei Rücklastschriftgebühren
Rücklastschriftgebühren müssen Sie über eine Splitbuchung negativ abgrenzen, auf das Konto "Nebenkosten des Geldverkehrs". Damit gewährleisten Sie, dass die Beträge von Last- und Gutschrift identisch sind und das Interims-, Aufwands- oder Ertragskonto ausgeglichen ist.

Teilgutschriften
In diesem Fall empfiehlt es sich, den ursprünglichen Betrag auf Aufwand/Ertrag zu buchen und die Teilgutschrift dann ebenfalls gegen dieses Konto zu buchen.

Transaktionen löschen bei festgeschriebenen Buchungen

Transaktionen, welche eine festgeschriebene Buchung hatten, können aus technischen Gründen nicht gelöscht werden.

Sie können entweder
1) Eine zweite "falsche" Transaktion anlegen, mit ebendiesem Betrag aber umgekehrten Vorzeichen, und beide "falsche" Transaktionen auf das Interimskonto kontieren. So stimmt das Saldo und die Buchungen gleichen sich aus.
2) Die Transaktion mit leerem Buchungskonto speichern. Dadurch wird die ursprünglich festgeschriebene Buchung gelöscht. Im Hintergrund wird die Stornobuchung generiert. Lassen Sie die Transaktion nun offen, ohne Sie neu zu buchen.
Bitte beachten Sie, dass beim Export und den Auswertungen nun jedoch eine Warnmeldung aufgrund ungebuchter Geschäftsvorfälle erfolgen wird.

Steuerberater

Buchungssätze und Belege zu DATEV übertragen

Daten exportieren und Buchungssätze einlesen
Wenn Sie nun die Buchungssätze und Belegbilder in DATEV Kanzlei Rechnungswesen übertragen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1) Exportieren Sie in BuchhaltungsButler den gewünschten Zeitraum. Wählen Sie "DATEV-Format" und aktivieren Sie die Option "Belege anhängen".

2) Der Nutzer erhält einen Downloadlink per E-Mail. Wenn Sie die Daten für einen Mandanten exportieren, dessen Zugangsdaten Sie haben, können Sie den Export nach ein paar Minuten auch über folgenden Link abrufenwww.buchhaltungsbutler.de/webapp/download/datenexport.zip
Sie müssen hierfür zwingend(!) in BuchhaltungsButler im Nutzerkonto des Mandanten eingeloggt sein.

3) Entpacken Sie nun den Ordner "Datenexport.zip".

4) Importieren Sie die csv-Datei mit den Buchungssätzen in Kanzlei Rechnungswesen.

Übermitteln der Belege 
(Hinweis: Unternehmen Online muss freigeschaltet sein, der Mandant benötigt jedoch keinen eigenen Zugang)

1) Entnehmen Sie den Ordner „Belege“ aus dem Sammelordner „Datenexport“. Falls nicht gezippt, müssen Sie den Ordner „Belege“ erneut als ZIP-Datei packen (bspw. mit WinRAR).

2) Öffnen Sie den DATEV Belegtransfer und wählen Sie den Mandanten.

3) Rechtsklick auf das Verzeichnis „Ohne Belegtyp“ und „Ordner öffnen“ wählen.

4) Den gezippten Belegordner in das Verzeichnis kopieren.

5) In „DATEV Belegtransfer“ über Schaltfläche „Daten senden“ den Upload starten.

Grundkonfiguration Datev Belegtransfer (erstmaliger Import von Belegen)
Sollte es im Belegtransfer noch kein Verzeichnis für den Mandanten mit dem Belegtyp „Ohne Belegtyp“ geben, dann legen Sie dieses bitte unter „Verzeichnis hinzufügen“ an. Achten Sie darauf, dass die Option „Verzeichnis enthält aus DATEV DMS(…)“ aktiviert ist.
Verzeichnis im Belegtransfer hinzufügen

Bitte prüfen Sie vor dem erstmaligen Upload in ein bestehendes Verzeichnis unbedingt den Verzeichnistyp. Hierfür rechtsklicken Sie bitte auf das entsprechende Verzeichnis und wählen „Ändern“. Dort setzen Sie bitte den Verzeichnistyp auf „DATEV XML-Schnittstelle online/DMS/Dok.ablage“ sollte dies nicht bereits der Fall sein. Anschließend klicken Sie auf „Übernehmen“.

Buchungssätze in DATEV einspielen

Im folgenden Video sehen Sie, wie Sie den Datenexport (ASCII-Format) mit Buchungssätzen schnell und einfach in DATEV einlesen:

Vorschaubild

ASCII-Daten im Standard-Format importieren (DATEV-Servicevideo)

 

Sie können auch eine Formatvorlage in DATEV einspielen, um das Format nicht selbst anlegen zu müssen.
Die Formatvorlage finden Sie unter diesem Link.
DATEV Formatvorlage

Einrichtung von (Selbstbucher/Nicht-Bucher) Mandantenkonten

Schritt 1
Bevor Sie Mandantenkonten einrichten, sollten Sie zunächst ein eigenes Benutzerkonto für Sich anlegen, in welchem Sie alle Ihre Mandanten verwalten möchten. Dieses können Sie z.B. für Ihre eigene Buchhaltung oder zu Demonstrationszwecken nutzen.

Schritt 2
Registrieren Sie nun den Mandanten mit einer eigenen, individuellen E-Mail (z.B. mandantennummer@ihrekanzlei.de) oder mit der E-Mail des Mandanten. Stellen Sie sicher, dass Sie bzw. der Mandant unmittelbar Zugriff auf das E-Mail-Konto hat, um den Link in der Bestätigungsmail zu klicken.

Schritt 3
Nachdem Sie die Stammdaten hinterlegt und die Grundeinstellungen wie den Kontenrahmen vorgenommen haben, gehen Sie in die „Nutzerverwaltung“ à „Bestehenden Nutzer hinzufügen“. Geben Sie hier die E-Mail-Adresse Ihres primären BuchhaltungsButler-Kontos aus Schritt 1 an. Als Rolle geben Sie unbedingt „Master“ an.

Schritt 4
Klicken Sie den Bestätigungslink in der E-Mail (wurde an Ihre mit dem primären BHB-Konto verknüpfte E-Mail verschickt).
Nun ist das Konto des Mandanten mit Ihrem primären BuchhaltungsButler-Konto verknüpft.

Schritt 5
Loggen Sie sich nun aus dem Account des Mandanten aus und in Ihren Account ein. Gehen Sie in die „Nutzerverwaltung“. Hier können Sie nun, mit Klick auf den „Bearbeiten-Stift“, die Rolle des Mandanten ändern. Z.B. in „Klient/Mandant“ oder in „Klient/Mandant (Nicht-Bucher)“.

Kasse bzw. manuelle Basiskonten

Den Anfangsbestand für die Kasse einbuchen

Wählen Sie im Menü "Konten/Buchen" aus und anschließend im Dropdown die "Kasse". In der obersten Zeile finden Sie eine Buchungszeile. Hier geben Sie das gewünschte Buchungsdatum ein, einen Betreff (z.B. "Anfangsbestand") und den Betrag. Wichtig: Negativen Beträgen muss ein Minuszeichen vorangestellt werden. Mit Klick auf das Pluszeichen wird ein neuer Kassenbucheintrag generiert.
Dieser muss nun noch entsprechend kontiert werden: Geben Sie im Buchungstext "Eröffnungswert" ein und bestätigen Sie die Buchung auf das vorgeschlagene Konto 9000.

Beleglose Buchungen in der Kasse vornehmen

Wenn Sie in "Konten/Buchen" die "Kasse" auswählen, haben sie als oberste Zeile eine manuelle Buchungszeile. Hier können Sie Datum, Zahlungssender/-empfänger sowie den Betrag angeben. Mit Klick auf "+" wird die Transaktionszeile erzeugt. Diese kann anschließend wie gewohnt verbucht werden.
Wichtig: Bei Ausgaben muss dem Betrag ein "-" vorangestellt werden.

Ausgangsrechnungen in der Kasse/EÜR-Konto verbuchen

Um Ausgangsrechnungen in der Kasse oder dem EÜR-Verrechnungskonto zu erfassen, schieben Sie ihren Beleg in den Ordner „Ausgangsrechnungen“. Anschließend legen Sie die Transaktion im entsprechenden Konto manuell an. Am bequemsten geht dies, wenn Sie ihr Kassenbuch im CSV-Format hochladen. Nun wird der Beleg der Transaktion automatisch zugeordnet und Sie müssen die Buchung lediglich bestätigen.

Wichtig: Bitte achten Sie unbedingt darauf, Ihre Ausgangsrechnungen nicht im entsprechenden Konto bei den Eingangsrechnungen hochzuladen!

Einen Übertrag von der Kasse an die Bank buchen

Sie haben Geld aus der Kasse bei der Bank eingezahlt oder Sie haben Geld vom Bankkonto abgehoben. Zur korrekten Verbuchung müssen Sie nun über ein Interimskonto gehen (1360; Geldtransit). Der Grund ist, dass jedes Konto separat anhand der Kontoauszüge geführt wird. Wenn Sie nun in der Kasse direkt "Kasse an Bank" buchen, würden der Bank zweimal die Summe gutgeschrieben werden. Einmal bei der Buchung in der Kasse und einmal beim Buchen des Bankkontos.
Beispiel 1 (Kasse an Bank): Sie buchen in der Kasse den Abgang gegen 1360. Geben Sie hierfür z.B. das Stichwort "Kasse an Bank" oder "Geldtransit" ein. Den Geldabgang müssen Sie manuell mit der Buchungszeile ganz oben anlegen, sofern die Buchungsposition nicht aufgrund eines evtl. vorliegenden Belegs automatisch erzeugt wurde.
Bei der Bank buchen Sie wiederum gegen 1360 mit den selben Stichwörtern. So ist das Transitkonto 1360 danach wieder ausgeglichen.
Beispiel 2 (Bank an Kasse): Sie buchen den Geldabgang in der Bank gegen 1360. In der Kasse legen Sie manuell einen Geldeingang an, und buchen diesen wiederum gegen 1360. Benutzen Sie hierfür z.B. das Stichwort "Bank an Kasse" oder "Geldtransit".

Auswertungen und Export

Zusammenfassende Meldung (ZM) erstellen

In BuchhaltungsButler gibt es derzeit noch keine direkte Intregration zu Erstellung der Zusammenfassenden Meldung, diese ist jedoch in Planung.
Sie können allerdings auch jetzt bereits Ihre ZM sehr einfach selbst erstellen:
Die nötigen Werte finden Sie im Kontenblatt des Kontos 8336 (SKR03) (bzw. 4336 im SKR04). Gehen Sie zu "Auswertungen" --> "SuSaLi/Kontenblätter" --> Konto "8336"). Die dort gelisteten Umsätze müssen Sie dann nur noch für die einzelnen Kunden aufaddieren und in das amtliche Formular der ZM in ElsterFormular oder ElsterOnline eintragen.

Die Auswertungen sind leer bzw. nicht korrekt

In den Auswertungen (BWA, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Datenexport) finden nur die Buchungen Berücksichtigung, die auch bestätigt wurden. Bitte überprüfen Sie daher für alle Kassen- und Bankkonten im Menüpunkt "Konten/Buchen", ob alle Transaktionen auch bestätigt sind (grünes Diskettensymbol). Für eine schnelle Kontrolle setzen Sie im Filtermenü den Buchungsstatus auf "ohne Buchungssätze/unbestätigt". Sollte dies nicht die Ursache für das Problem sein, kontaktieren Sie uns bitte.

Warnmeldung in Auswertungen wegen Stornobuchungen

Sie erhalten in der Umsatzsteuer-Voranmeldung folgende Warnmeldung(en) angezeigt:
"Sie haben Stornobuchungen erfasst, welche den Betrag von 100 € je Buchung überschreiten. Bitte halten Sie mit Ihrem Steuerberater Rücksprache, ob eine Korrektur der ursprünglichen Buchung erforderlich ist. Vielen Dank.
Sie haben Stornobuchungen erfasst, welche für ein oder mehrere Felder einen Betrag von 400 € überschreiten. Bitte halten Sie mit Ihrem Steuerberater Rücksprache, ob eine Korrektur der ursprünglichen Buchungen erforderlich ist. Vielen Dank."

Der Grund für diese Warnmeldung(en) ist, dass Sie Zahlungseingänge auf Aufwandskonten bzw. Zahlungsausgänge auf Erlöskonten kontiert haben und die Buchungen einzeln bzw. gemeinsam den "Bagatellbereich" übersteigen.
Diese Buchungen können, bspw. bei einer zeitnahen Rückerstattung, korrekt sein. Sie können jedoch auch auf einem Buchungsfehler basieren oder es kann Anlass geben, die ursprüngliche Buchung zu ändern (bspw. auf ein Interimskonto anstelle Aufwand/Ertrag), weswegen wir Sie in der Auswertung auf diese Möglichkeiten hinweisen.
Sie können sich in der Auswertung "SuSa-Liste / Kontenblätter" die Konten durchschauen und die Buchungen, welche die Warnmeldung ausgelöst haben, schnell identifizieren. Die Warnmeldung löst aus, wenn Aufwand im "Haben" steht oder wenn Erlöse im "Soll" stehen, da dies entgegengesetzt der "normalen" Logik ist.
Prüfen Sie, ob es kein Versehen war - ansonsten können Sie die Warnmeldung einfach ignorieren.

Warnmeldung in Auswertung wegen nicht gebuchter Belege

Die Warnmeldung "Sie haben in der auszuwertenden Periode einzelne Belege nicht verbucht" bedeutet, dass Sie Belege möglicherweise nicht gebucht bzw. periodenfremd gebucht haben.

Szenario 1: Sie werten den März aus und haben am 31.03. eine Eingangsrechnung welche Sie nicht gebucht haben, da diese noch nicht bezahlt wurde. Die Warnmeldung erscheint.

Szenario 2: Sie werten den März aus und haben am 31.03. eine Eingangsrechnung welche Sie einer Zahlung am 01.04. zugeordnet und diese verbucht haben. Die Warnmeldung erscheint, denn die Rechnung wurde nicht in der richtigen Periode gebucht (Sie hätten strenggenommen den Beleg zum 31.03. kreditorisch einbuchen und den Kreditorenposten zum 01.04. wieder auflösen müssen).

Die Warnmeldungen sind lediglich Hinweise und bedeuten nicht zwingend, dass Handlungsbedarf besteht. In vielen Fällen kann man bedenkenlos wie in Szenario 1 und 2 geschildert vorgehen. Halten Sie im Zweifel aber bitte unbedingt mit Ihrem Steuerberater Rücksprache.

Ergebnisse der EÜR und BWA sind unterschiedlich - warum?

In der EÜR werden, zusätzlich zu allen Positionen der BWA, auch die vereinnahmte Umsatzsteuer sowie verauslagte Vorsteuer berücksichtigt.
Daher kann das Ergebnis von BWA und EÜR voneinander abweichen.

Fremdwährungen

Dollar Buchungen auf dem PayPal-Konto. Was tun?

Wichtig: stellen Sie Ihr PayPal-Konto unbedingt auf Euro um. Gehen Sie dazu in "Mein Profil" --> "Profil und Einstellungen" --> "Bankdaten" --> "Währungen".

Bereits importierte Beträge in Dollar verbuchen: Transaktionen in Dollar werden in der Regel so dargestellt, dass der gleiche Dollarbetrag einmal zu- und abgeht. Gleichzeitig gibt es eine abgehende Euro-Transaktion, die zum Tageskurs der Zahlung dem umgerechneten Dollarbetrag zugrunde liegt. Diese Euro-Transaktion, welche in der Regel mit Betreff "To U.S. Dollar" dargestellt wird, erfassen Sie als Aufwand. Als Buchungstext verwenden Sie idealerweise den Betreff der abgehenden Dollartransaktion, da diese in der Regel den Aufwand gut beschreibt. Den Eingang und Abgang in Dollar können Sie entweder beide über ein Interimskonto buchen, z.B. Konto 1590, oder aber Sie lassen die Buchung ganz frei, damit diese Transaktion nicht verarbeitet wird.

Dollar-Transaktionen bei PayPal in der Buchhaltung erfassen

Wichtig: Benutzen Sie niemals bestehendes Dollar-Guthaben um Dollar-Rechnungen zu begleichen. Dies lässt sich nur sehr kompliziert buchhalterisch abbilden. Rechnen Sie in Fremdwährung eingehende Zahlungen unbedingt immer sofort in Euro um. Gehen Sie dazu in "Mein Profil" --> "Profil und Einstellungen" --> "Bankdaten" --> "Währungen".

Dollar Rechnungen korrekt verbuchen

Wenn Sie Rechnungen in Dollar vorliegen haben, gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen:

1) Sie verbuchen die Zahlung.
In diesem Fall nehmen Sie die Dollar-Rechnung so wie sie ist und weisen sie der (auf Euro lautenden) Banktransaktion zu. Diese verbuchen Sie ganz normal als Aufwand.

2) Sie buchen kreditorisch.
Wenn Sie kreditorisch buchen möchten, rechnen Sie den Dollarbetrag zum Rechnungsdatum zum Tageskurs in Euro um und tragen diesen Wert anstelle des Dollarbetrags ein.
Bei Zahlung weisen Sie die Rechnung der Transaktion zu und lösen den Kreditorenposten so wieder aus. Ergibt sich hier eine Differenz (aus Währungsschwankungen), so buchen Sie diese über den Modus "Freies Buchen" als "Aufwand-" bzw. "Ertrag aus Währungsschwankungen" gegen das Kreditorenkonto aus.
Ob eine Differenz besteht, können Sie auch im Kontenblatt des Kreditors nach vollziehen.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte auch unseren Blogartikel, zum Thema "Dollar Rechnungen in der Buchhaltung".

Rechnungsstellung

Spam-Problematik bei Rechnungsversand per Mail

Es kann vorkommen, dass die über BuchhaltungsButler versendeten E-Mails beim Adressaten als Spam eingestuft werden. Um dies zu verhindern, sollte man einen sogenannten SPF Eintrag in den DNS-Einstellungen hinterlegen. Durch diesen wird, vereinfacht gesprochen, der Adressat der Mail informiert, dass der Server von BuchhaltungsButler die Berechtigung hat, eine E-Mail mit Ihrer Absenderdomain zu versenden.

Einen SPF Eintrag können Sie in wenigen Schritten selbst hinzufügen:
- Loggen Sie sich in das Portal Ihres Domainregistrators ein (z.B. Strato, all-inkl., 1&1 etc.)
- Gehen Sie in die Domainverwaltung und dann in Ihre DNS Einstellungen
- Fügen Sie einen neuen "TXT Record" hinzu. Bei Strato heißt der Punkt bspw. "TXT-Record inklusive SPF-Einstellungen"
- Der TXT-Record, wenn es noch keine anderen Einträge gibt:
v=spf1 include:server1.buchhaltungsbutler.de ~all
- Der TXT Record, falls Sie bereits einen bestehenden Eintrag haben:
v=spf1 include:mail.domain.com include:mail.domain2.com include:server1.buchhaltungsbutler.de ~all

Mit dem hinterlegten SPF-Record sollte es dann keine Probleme mehr beim Versand von E-Mails aus dem BuchhaltungsButler geben.

Konten und Verwaltung

Individuelle Konten anlegen oder umbenennen

Gehen Sie dazu in den Einstellungen auf "Kontenverwaltung". Anschließend wählen Sie bitte die Kontenkategorie, z.B. Bankkonten, Kassen oder Buchungskonten. Zum Anlegen eines neuen Buchungskontos müssen Sie neben dem neu anzulegenden Konto auch ein Vorlagenkonto angeben. Beispiel: Das neu anzulegende Konto 3101 "Fremdleistungen IT" basiert auf dem Konto 3100.

Das EÜR-Verrechnungskonto schnell erklärt

Das EÜR-Verrechnungskonto können Sie nur verwenden, wenn Sie nicht bilanzierungspflichtig sind. Somit können Sie bei Geschäftsvorfällen das EÜR-Konto als Gegenkonto nutzen. Im Prinzip funktioniert es wie die Kasse – mit dem Unterschied, dass Sie kein Kassenbuch führen müssen. Außerdem müssen Sie so Ihre Bankkonten nicht zwingend in die Buchhaltung aufnehmen.

Wechsel des Kontenrahmens

Ein Wechsel des Kontenrahmens ist grundsätzlich nicht möglich.
Wenn Sie noch nicht oder wenig gebucht haben ist es ratsam, ein neues Konto zu eröffnen und das gebuchte Paket durch den Support auf das neue Konto umbuchen zu lassen. Das alte Konto wird dann deaktiviert.
Sollten Sie bereits gebucht haben ist es i.d.R. ratsam eine Periode abzuschließen, die Daten zu exportieren und mit der Excel "Ersetzen-Funktion" ein Mapping auf die Konten des neuen Kontenrahmens vorzunehmen. Anschließend importieren Sie die Buchungssätze in das neue BuchhaltungsButler Konto.

Debitoren & Kreditoren

Unterschied Modus Sammelkonto vs. selektiv

Wenn Sie Debitoren aktivieren haben Sie die Auswahlmöglichkeit zwischen den Modi "Sammelkonto" und "selektiv".
Im Modus "Sammelkonto" werden by default alle Ausgangsrechnungen dem Debitoren-Sammelkonto (10000) zugeordnet, wenn diesem Kunden nicht ein individuelles Debitorenkonto zugewiesen wurde. In diesem Fall wird immer das individuelle Debitorenkonto genommen.

Der Modus "Sammelkonto" eignet sich also besonders dann, wenn Sie alles debitorisch buchen möchten, jedoch nicht für jeden Kunden ein individuelles Debitorenkonto vergeben wollen.

Falsche Zuweisung von Belegen zu Kreditorenkonten

Wenn Belege den falschen Kreditorenkonten zugewiesen werden hat dies in der Regel den Grund, dass Sie Ihre eigene IBAN und UmSt. ID nicht in den Stammdaten hinterlegt haben. Diese dienen als Kriterium für die Zuweisung. Da sich Ihre eigene IBAN und UmSt. ID oft auf Eingangsrechnungen befinden und keine Prüfung möglich ist, kann es so passieren, dass Rechnungen verschiedener Lieferanten einem Kreditorenkonto zugewiesen werden.

Lösung: Vervollständigen Sie Ihre Stammdaten und kontrollieren das Kreditorenkonto des betroffenen Lieferanten, ob dort versehentlich Ihre eigene IBAN und UmSt. ID eingetragen wurde.

Ihre Frage wurde nicht beantwortet? Schreiben Sie uns!

Name*

E-mail*

Rückrufnummer

Nachricht*