Das Nutzerhandbuch zur Buchhaltungssoftware

Wichtige Informationen für die Nutzung des BuchhaltungsButlers

Im Nutzerhandbuch erklären wir Ihnen alle Funktionalitäten des BuchhaltungsButlers.
Wenn Sie spezielle Fragen haben, werfen Sie bitte auch einen Blick in unsere FAQ.
Speziellere Themen, bspw. Kontierungsfragen oder die Anbindung von Zahlungsdienstleistern, erläutern wir in unserem Steuer-Blog.


Überblick über die wichtigsten Funktionen

Vorschaubild
Tutorial: Erste Schritte


Initiales Setup

1. Stammdaten einpflegen

Nachdem Sie sich bei BuchhaltungsButler registriert haben, sollten Sie zunächst Ihre Stammdaten vervollständigen.
Diese finden Sie unter dem Menüpunkt "Eigene Daten".
Sie sollten unbedingt Ihren Firmenname (laut Schreibweise Ihrer Ausgangsrechnungen), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Steuernummer sowie IBAN und BIC angeben. Diese Angaben sind essenziell für eine hohe Präzision bei der Belegerkennung.

Stammdaten in den BuchhaltungsButler einfügen


2. Online Banking über figo verknüpfen

Grundlage der ganzen Buchhaltung sind stets die Bankbewegungen. Verknüpfen Sie daher Ihr BuchhaltungsButler-Konto kostenlos über unseren Partner figo mit ca. 3.100 Banken, Kreditkarten und Wallets wie PayPal. Die Anbindung über figo ist auch die schnellste, einfachste und fehlerunanfälligste Art der Integration! Die Transaktionen können über figo für maximal 365 Tage rückwirkend importiert werden, maximal jedoch so lange, wie sie Ihre Bank online zur Verfügung stellt. Sofern Transaktionen seitens der Bank oder figo für zurückliegende Zeiträume nicht mehr zur Verfügung stehen, diese aber dennoch gebucht werden müssen, können Sie diese via CSV-Import einspielen (siehe Punkt 3).

2a. Bankkonto / Kreditkarte einrichten

  1. Loggen Sie sich in den BuchhaltungsButler ein
  2. Im Menüpunkt "Einstellungen" "Online-Banking" folgen Sie dem Link "Bankverbindung jetzt einrichten"
  3. Folgen Sie den Anmeldeschritten
  4. Notieren Sie sich den Wiederherstellungscode (Wichtig!)
  5. Konten hinzufügen: BLZ eingeben / Kreditkarte auswählen
  6. Anmeldename und Pin eingeben und Konto hinzufügen
  7. Bestätigen Sie die E-Mail-Adresse Ihres neuen figo-Kontos

Richten Sie Online-Banking über figo ein

Falls die Konten nicht automatisch verknüpft wurden:

  1. Gehen Sie zurück zum BuchhaltungsButler, wählen Sie erneut in den Einstellungen "Bankverbindung jetzt einrichten"
  2. Geben Sie die Logindaten Ihres neuen figo-Accounts ein

Informationen zur Datensicherheit bei figo:

  1. Hosting in deutschem Bankenrechenzentrum nach BaFin Zertifizierung
  2. Login Daten werden getrennt von User-Daten gespeichert
  3. der Nutzer ist für figo anonym, keine Weitergabe von Kundendaten
  4. Personenbezogene Daten sind anonymisiert
  1. AES256-verschlüsselte Datenbanken
  2. SSL-verschlüsselte Datenübertragung
  3. Auto-log-off von inaktiven Nutzern
  4. Auto-delete von langzeit-inaktiven Nutzern

2b. PayPal verknüpfen

Wichtiges vorab:

Wenn figo Sie darum bittet, die PIN zu übermitteln, ist damit das API-Passwort gemeint. Bevor Sie Ihr PayPal-Konto verknüpfen, konfigurieren Sie dieses bitte unbedingt so, dass alle Zahlungen in Euro abgewickelt werden. Gehen Sie dazu in "Mein Profil" → "Profil und Einstellungen" → "Bankdaten" → "Währungen". Eventuell ist diese Einstellung nur bei geschäftlichen PayPal-Konten möglich, sodass Sie Ihr PayPal-Konto zunächst von "privat" auf "geschäftlich" umstellen müssen. Vergessen Sie zudem am Ende, nach der Integrierung Ihres PayPal-Kontos in figo, nicht, dieses mit der BuchhaltungsButler Anwendung zu verknüpfen (in figo unter "Service"). Ansonsten kann BuchhaltungsButler die Transaktionsdaten nicht abrufen!

  1. Loggen Sie sich bei figo ein
  2. Klicken Sie auf "Management"
  3. Wählen Sie im unteren Dropdown "PayPal" aus
  4. Geben Sie die API-Daten ein
  5. PayPal API-Daten bekommen unter: https://www.paypal.com/de/cgi-bin/webscr?cmd=_profile-api-add-direct-access-show

PayPal API Signatur anzeigen

SMS-Sicherheits Feature:

Falls Sie trotzdem Probleme beim Einbinden Ihres Kontos haben, liegt es vermutlich daran, dass Sie das SMS-Sicherheits Feature aktiviert haben (mehr Informationen dazu hier). Dieses Feature müssen Sie leider deaktivieren, wenn Sie Ihr PayPal-Konto in figo nutzen möchten.

2c. Zusätzliches Konto später hinzufügen

Dazu müssen Sie sich direkt bei figo einloggen und weitere Konten unter dem Menüpunkt "Management" hinzufügen. Ihre bei figo neu eingerichteten Konten verknüpfen Sie schließlich in figo unter "Services" mit dem BuchhaltungsButler. Dort können Sie auch die Berechtigungen verwalten.
Sollte es nicht möglich sein, die Berechtigung nachträglich zu vergeben, so lösen Sie bitte die Verbindung mit figo in BuchhaltungsButler und nehmen diese erneut vor.
Wichtig: Bitte löschen Sie niemals bestehende Konten in figo. figo vergibt jeweils andere Konten- und Transaktions-IDs, sodass das Konto nicht mit einem bereits in BuchhaltunButler bestehenden Konto zusammengeführt werden kann.


3. Alternativ: CSV-Datei hochladen

Wenn Sie keine Integration des Onlinebankings wünschen, können Sie Ihre Kontotransaktionen auch per CSV-Datei (z.B. im MT940-Format) in den BuchhaltungsButler hochladen. Eine CSV-Datei können Sie in der Regel im Online Banking Ihrer Bank herunterladen. Aus Sicherheitsgründen stellen einige Banken diese Datei jedoch nicht rückwirkend aus, wenn eine bestimmte Frist überschritten wurde. Um die CSV-Datei hochzuladen, wählen Sie das gewünschte Bankkonto aus, oder legen Sie sich ein neues Bankkonto an (siehe nächster Punkt).

Stellen Sie bitte sicher, dass in den folgenden Spalten in jeder Zeile ein Wert eingetragen ist:

1) Zahlungsempfänger/Zahlungspflichtiger
2) Betrag
3) Buchungsdatum

Alle weiteren Felder müssen nicht zwingend verknüpft werden.
Wenn Sie weitere Felder zuordnen möchten, muss in dieser Spalte mindestens eine Zeile einen Wert aufweisen.
Achten Sie bitte außerdem auf die Zeichenlimitierung pro Feld.

Zeichenminimum/Feld: 2
Zeichenmaximum/Feld: 500

Für weitere Informationen, insbesondere, wie Sie CSV-Dateien von Zahlungsdienstleister wie Adyen, Amazon und Co. hochladen können, werfen Sie bitte einen Blick in unsere Blog-Rubrik "Datenimport und Kompatibilität".

Häufige Fehler:
Bei Fehlern prüfen Sie bitte zunächst folgende Punkte:
1) Unzulässige Zeichenlänge?
2) Falsche Zeichencodierung, etwa chinesische Zeichen?
3) Unzulässige Zeilenumbrüche? (am einfachsten zu kontrollieren mit Notepad++)

Bankkonto in BuchhaltungsButler anlegen

3a. Bankkonto anlegen

Um ein neues Konto anzulegen, klicken Sie bitte im Dropdown-Menü auf "Einstellungen" → "Kontoverwaltung". Wählen Sie dann bitte unter "Konto anlegen" im Dropdown "Bank/Geldinstitut" aus, vergeben Sie eine Kontonummer (z.B. 1200) und klicken Sie auf das "Hinzufügen-Symbol".

3b. CSV-Datei hochladen

Damit nun die CSV-Datei auch in das entsprechende Konto importiert wird, wählen Sie dies bitte vor dem Upload im Dropdown bei "Konten/Buchen" aus. Anschließend klicken Sie auf das gelb markierte Symbol rechts im Bild und wählen "CSV-Import" aus. Sie können jetzt die Datei hochladen. Der Upload kann unter Umständen ein paar Minuten dauern.


Alternativ CSV-Datei hochladen


Workflow

4. Buchungs-Logik

Um den BuchhaltungsButler besser zu verstehen, erklären wir hier die wesentlichen Fälle in der Anwendung. Nach dem Sie Ihre Transaktionen in die Anwendung importiert haben, sind vier Szenarien möglich.


Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

  1. Die automatische Belegzuordnung und der automatisch erstellte Buchungssatz wurden noch nicht bestätigt.
  2. Der Beleg und der Buchungssatz wurden bestätigt. Der Geschäftsvorfall ist abgeschlossen.
  3. Der Transaktion wurde kein Beleg automatisch zugeordnet bzw. es ist kein Beleg vorhanden. Die Buchung ist nicht bestätigt, könnte aber bestätigt werden (bei Geschäftsvorfällen ohne Beleg, wie z.B. Kontoführungsgebühren).
  4. Es wurde der Transaktion kein Beleg zugeordnet und auch kein Buchungssatz erstellt.

4a. Steuerschlüssel-Logik

Vorsteuer wird die "Mehrwertsteuer" genannt, welche man als Unternehmer verauslagt (Sie bezahlen eine Tankrechnung) und Umsatzsteuer wird die "Mehrwertsteuer" genannt, welche Sie vereinnahmen (Kunde zahlt Rechnung an Sie).

Bei den meisten Konten ist die Auswahl der Steuerfälle bereits begrenzt. So lassen sich Aufwandskonten nur mit Vorsteuer, Ertragskonten nur mit Umsatzsteuer bebuchen.

Bei EU-Geschäften benötigen Sie ggf. die Steuerschlüssel "i.g.E." und "§13b". 
I.g.E. bedeutet innergemeinschaftlicher Erwerb und wird für Wareneinkäufe angewendet, bei denen die Lieferung dem sog. Reverse-Charge-Verfahren unterliegt und der Empfänger die Umsatzsteuer abführen, jedoch auch die Vorsteuer geltend machen muss.

Beim Einkauf von Dienstleistungen von einem Unternehmen in der EU, welche dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt, buchen Sie i.d.R. mit dem Steuerschlüssel "§13b 19% UmSt/VoSt."

Die Steuerschlüssel sorgen dafür, dass die Geschäftsvorfälle in der Umsatzsteuer-Voranmeldung an der richtigen Position ausgewiesen werden.

Für alle Geschäftsvorfälle wie "Dienstleistung EU" oder "Wareneinkauf EU" gibt es auch sogenannte Automatikkonten, welche über das Stichwortverzeichnis angewählt werden können. Bei diesen Konten ist der Steuersatz voreingestellt. Im Zweifel nutzen Sie daher am besten die vorgesehenen Automatikkonten.

Zum besseren Verständnis, für welche Geschäftsvorfälle welcher Steuerschlüssel angewendet werden muss, werfen Sie bitte unbedingt auch einen Blick in unsere "Kontierungs- und Steuertipps", in die Rubrik "Kontierungs-ABC".


Steuerschlüssel

5. Beleg-Logik

BuchhaltungsButler kann hochgeladene Belege nach zwei getrennten Logiken, welche durch die Einstellung des Kontos bedingt werden, verarbeiten.

Logik 1: Ein hochgeladener Beleg wird zu bestehenden Transaktionen sortiert.
Logik 2: Ein hochgeladener Beleg erzeugt automatisch eine Transaktion im Konto, welchem er zugewiesen wurde, auf Basis der Belegdaten.

Ausschlaggebend, welche Logik angewandt wird, ist die Einstellung des Kontos. In der Kontenverwaltung (in den "Einstellungen") oder im Submenü im ausgewählten Konto (in "Konten/Buchen") haben Sie jeweils die Möglichkeit, folgende Option zu aktivieren oder zu deaktivieren: "Beleg erzeugt Transaktion"
Bei über figo verknüpften Konten ist diese Option by default deaktiviert und lässt sich auch nicht aktivieren.
Auf manuell angelegten Konten oder beispielsweise in der Kasse, ist die Einstellung standardmäßig aktiviert und muss bei Bedarf deaktiviert werden.

Sinn der unterschiedlichen Verfahrensweisen:
Wenn Sie Belege in die Kasse laden, erzeugt BuchhaltungsButler auf Basis der Belegdaten automatisch die zugrunde liegende Transaktion, welche automatisch vorkontiert wird und so nur noch bestätigt werden muss.

Wenn Sie aber beispielsweise Ihr Kassenbuch in Excel führen und dieses über den CSV-Import hochladen, sollen die in der Kasse hochgeladenen Belege nur den bestehenden Transaktionen zugeordnet werden. Hier empfiehlt es sich, die Einstellung zu deaktivieren.

Ausnahme Ausgangsrechnungen: Für Ausgangsrechnungen, welche über ein manuelles Konto bezahlt wurden, müssen Sie die Transaktion grundsätzlich händisch anlegen.

6. Belege hochladen

Um Belege hochzuladen, stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung. Der Upload via Dropbox-Synchronisierung, mittels E-Mail-Weiterleitung oder klassisch per Drag and Drop. Wichtig ist, dass Sie zwischen Eingangs- und Ausgangsbelegen trennen. Die Eingangsbelege müssen zudem gegebenenfalls nach Kasse und Bank getrennt hochgeladen werden.

Wichtig: Bitte laden Sie in einem Schritt nicht mehr als 20 Belege hoch und plausibilisieren Sie nach jedem Uploadvorgang stets, dass auch alle Belege hochgeladen wurden (nehmen Sie die Summe aller Belege, ganz unten auf der Seite, als Prüfsumme).

Animation Belege hochalden per Drag & Drop

Zulässige Dateiformate: Sie können Dateien in den Formaten PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP und GIF hochladen.

Tipp: Grundsätzlich sorgt ein Büroscanner für eine wesentlich bessere Belegerkennung. Um aber Belege auch von unterwegs digitalisieren zu können, empfehlen wir Ihnen die Apps "CamScanner" oder "Scanbot", welche es kostenlos zum Download gibt.

Rechtliche Informationen zum Belegarchiv:

Da wir die Originalbelege, so wie Sie sie hochladen, unveränderbar festschreiben (außer Sie löschen sie), erfüllen wir eigentlich die Kriterien an das papierlose Büro. Allerdings fehlt uns ein Wirtschaftsprüfertestat, sodass wir aktuell keinem Kunden raten dürfen, die Originalbelege zu vernichten. Wir würden dies auch aufgrund der unklaren Rechtslage grundsätzlich nicht tun, sondern die papierenen Originalrechnungen immer als Back-up chronologisch in einem Ordner aufbewahren.


Dropbox mit BuchhaltungsButler synchronisieren

6a. Dropbox-Synchronisierung

Um Ihre Dropbox mit dem BuchhaltungsButler zu verknüpfen, gehen Sie bitte auf "Einstellungen" → "Belegübertragung per Dropbox". Folgen Sie dem Link um einen Autorisierungscode zu erhalten. Diesen kopieren Sie bitte in den BuchhaltungsButler und drücken die Enter-Taste. Für jedes Konto wird jetzt automatisch ein Dropbox-Ordner für die Eingangsrechnungen generiert, sowie ein Sammelordner für alle Ausgangsrechnungen (kontoübergreifend). Jeder Beleg, der hier abgelegt wird, wird automatisch in den BuchhaltungsButler hochgeladen. Sie bekommen jeweils eine Bestätigung per Email, welche Dokumente hochgeladen wurden. Sie können die Belege danach wieder aus der Dropbox löschen, sofern diese nicht automatisch aus dieser entfernt wurden.

Wichtig bei Dropbox-Synchronisierung:
Bitte warten Sie unbedingt die Bestätigungsmail zur erfolgreichen Synchronisation ab, bevor Sie weitere Belege in der Dropbox ablegen. Andernfalls kann es zu Synchronisationsproblemen kommen (Doppler oder fehlende Dateien). Bitte daher immer alle Belege auf einmal ablegen und nicht einen nach dem anderen.
Sie dürfen die Ordner weder umbenennen noch verschieben. Falls die Synchronisation nicht mehr geht, sollten Sie zuerst die Verknüpfung mit Dropbox in den Einstellungen trennen und anschließend wieder herstellen. Gleiches gilt, wenn Ihnen Ordner für neu angelegte Konten fehlen.

6b. E-Mail-Weiterleitung

Bei dieser Methode schicken Sie Ihre Rechnung (PDF, JPG, PNG etc.) einfach an Ihre BuchhaltungsButler Email-Adresse. Diese finden Sie in den Einstellungen, unter "Belegübertragung per Email".
Bitte achten Sie darauf, dass hier auch die Versandadresse als legitime Versandadresse autorisiert wird.

Wichtig: Die Trennung zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfolgt automatisch, weshalb es sehr wichtig ist, dass Ihren Stammdaten korrekt eingepflegt wurden. Es kann beim Upload per Mail keine automatische Trennung zwischen Kasse und Bank erfolgen.

6c. Drag and Drop

Bei der klassischen Methode per Drag & Drop gehen Sie in der Anwendung auf "Belege" und klicken links auf "Upload". Wichtig ist, dass Sie im Dropdown die richtige Auswahl treffen, in welches Konto die Belege importiert werden sollen. Sie müssen zwingend nach Eingangs- und Ausgangsbelegen sowie nach manuellen Konten (Beleg erzeugt Transaktion) und automatischer Zuweisung unterscheiden.

Wichtig: "Automatische Kontenzuweisung" funktioniert nur für Eingangsbelege, welche zu einer bestehenden Transaktion sortiert werden sollen.


Per Drag & Drop Belege hochladen

ScanApps

6d. ScanApps

Mit den Apps "CamScanner" oder "Scanbot" für Android und iOS digitalisieren Sie Ihre Kassenzettel in Sekunden. Der Beleg wird dabei direkt passend zugeschnitten und kann im Anschluss mit nur einem Klick via Dropbox-Sync in den BuchhaltungsButler hochgeladen werden. Da der Butler Ihre Belege erkennt und den Buchungssatz selbst schreibt, gehört Belege sortieren, kontieren und archivieren der Vergangenheit an. Mit einem Foto und einem Klick auf Upload ist alles erledigt!

Warum wir keine eigene Scanapp haben.



Belege den Transaktionen zurodnen

7. Belege den Transaktionen zuordnen

Sofern der Beleg nicht automatisch der zugehörigen Banktransaktion zugeordnet wurde, machen Sie dies im Menüpunkt "Konten/Buchen" manuell, mit Klick auf das Belegsymbol. Sie haben keine Bank verknüpft? Dann können Sie die Belege über die Kasse oder das EÜR-Verrechnungskonto verbuchen. Dazu müssen Sie in "Belege" den Beleg explizit der Kasse zuordnen - der Beleg erzeugt dann automatisch die zugehörige Transaktion.


8. Kontieren über Stichwörter

Erst Belege hochladen, dann verbuchen! Schließen Sie eine Buchung ab, kann kein Beleg mehr automatisch zugewiesen werden! Gebucht wird auf dem Konto (auf Aufwand oder Ertrag). Buchen Sie debitorisch/kreditorisch? Dann aktivieren Sie dies in den Einstellungen. Debitoren-/Kreditorenbuchungen erfolgen direkt am Beleg. Mit der Zahlung auf dem Bankkonto wird dann der Debitoren-/Kreditorenposten wieder aufgelöst.

Kontieren: Sie können ganz einfach selbst kontieren, indem Sie im Feld "Buchungstext" ein Stichwort eingeben. Tippen Sie zum Beispiel "Taxi" ein, wird Ihnen BuchhaltungsButler die Konten "Reisekosten Arbeitnehmer" und "Reisekosten Unternehmer" zur Bebuchung vorschlagen.


Buchen der Einnahmen und Ausgaben


Zusätzliche Funktionen

9. Debitorisch / Kreditorisch buchen

Der Modus "Sammelkonto" funktioniert analog dem Modus "Selektiv" mit dem Unterschied, dass wenn kein individueller Debitor/Kreditor für den Rechnungssteller/-empfänger bekannt ist, grundsätzlich das Sammelkonto (10000 / 70000) eingefügt wird.

Die Debitoren-Kreditorenbuchhaltung findet direkt am Beleg statt. Voraussetzung ist, dass Sie die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung in den Einstellungen aktiviert haben.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Debitorisch buchen

Sobald Sie bilanzieren, sind Sie verpflichtet, Ausgangsrechnungen zum Rechnungs- bzw. Leistungsdatum als Erlös zu erfassen. Falls Sie zum Beispiel einem Kunden eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von einem Monat schicken, die Rechnung aber erst bei Geldeingang verbuchen, erscheint der Betrag einen Monat zu spät in Ihrer Bilanz. Deshalb erfasst man die Rechnung als bilanzierendes Unternehmen zum Rechnungsdatum auf ein Debitorenkonto und gleicht bei Zahlung den Debitorenposten wieder aus. Die Debitorenbuchhaltung findet direkt in den Belegen (Ausgangsrechnungen) statt. Mit einem Klick auf das "D" lösen Sie die Buchung direkt an der Rechnung aus. Anschließend wählen Sie, ob Sie die Rechnung auf einem neu anzulegenden Debitorenkonto, dem Sammelkonto oder auf einem bereits bestehenden Debitorenkonto verbuchen möchten.

Kreditorisch buchen

Wenn Sie bilanzieren, müssen Eingangsrechnungen zum Rechnungs- bzw. Leistungsdatum als Aufwand erfasst werden. Wenn Sie bspw. eine Rechnung mit 3 Monaten Zahlungsziel begleichen und erst bei der Zahlung die Rechnung verbuchen, erfassen Sie die Rechnung theoretisch 3 Monate zu spät, denn auch die Vorsteuer sollte zum Rechnungs-/Leistungsdatum bereits gezogen werden. Daher erfasst man die Rechnung als bilanzierendes Unternehmen zum Eingangsdatum auf ein Kreditorenkonto, macht die Vorsteuer geltend und gleicht bei Zahlung den Kreditorenposten wieder aus. Die Kreditorenbuchhaltung findet in den Belegen statt. Mit einem Klick auf das "K" lösen Sie die Buchung direkt am Beleg aus. Anschließend wählen Sie aus, ob Sie den Beleg auf einem neu anzulegenden Kreditorenkonto, dem Sammelkonto oder auf einem bereits bestehenden Konto verbuchen wollen.


10. Freies Buchen

Der BuchhaltungsButler bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit des freien Buchens. Falls Sie also einmal Buchungen haben sollten, welche zum Beispiel nicht auf Zahlungskonten basieren, etwa vorbereitende Jahresabschlussarbeiten, können diese in der Buchungsmaske "Freies Buchen" unter "Konten/Buchen" mit Soll- und Habenkonto angelegt werden. Das klassische Buchen ist somit auch problemlos möglich.


Freies Buchen undter Konten/Buchen


Individuelle Konten anlegen

11. Individuelle Konten anlegen

Individuelle Sachkonten und zusätzliche Kassen-/Bankkonten (Basiskonten) legen Sie in den Einstellungen in der Kontenverwaltung an. Im Dropdown-Menü wird vorab die Auswahl zwischen Sachkonten, Basiskonten und Kreditoren-/Debitorenkonten getroffen. Es kann eine individuelle Kontonummer und Bezeichnung vergeben werden und Sie müssen bei Sachkonten ein Vorlagekonto auswählen.

Das Vorlagekonto dient der Grundeinstellung. Das neu anzulegende Konto verhält sich im Anschluss bei der Auswertungslogik genau so wie das Vorlagekonto. Beispiel: Sie haben zwei Firmenfahrzeuge und legen für den Zweitwagen ein Konto "Kfz Betriebskosten Audi" mit der Nummer 4531 auf Basis des Kontos 4530 ("Lfd. Kfz Betriebskosten") an.
Basiskontenlogik: Bei den manuellen (Basis) Konten kann hier übrigens die Funktion "Belege erzeugen automatisch eine Transaktion" ausgewählt werden. Achten Sie darauf, dass die aktivierte Funktion gewünscht ist, und kontrollieren Sie die aktuelle Einstellung unbedingt, nachdem Sie ein manuelles Basiskonto hinzugefügt haben.


12. Splittbuchungen erfassen

Bei einigen Geschäftsvorfällen macht es Sinn, die Buchung aufzuteilen, "zu splitten". Ein gutes Beispiel hierfür ist eine Rechnung, auf der Produkte verschiedener Art aufgelistet sind, wie Büromaterial für den alltäglichen Gebrauch und Kaffee als Aufmerksamkeit für Kunden. Es sind so also unterschiedliche Kostenarten auf einer Rechnung vorhanden. Um eine Splittbuchung vorzunehmen, klicken Sie bei der entsprechenden Transaktion zuerst auf den Stift zum Bearbeiten und dann auf das Kuchensymbol.
Im Anschluss fangen Sie mit der unteren Zeile an und geben das Konto und den Betrag, welchen Sie abgrenzen möchten, an. Der obere Betrag passt sich dadurch automatisch an.


Splittbuchungen mit BuchhaltungsButler



Kasse und EÜR-Verrechnungskonto

13. Kasse / EÜR-Verrechnungskonto

Im Dropdown-Menü finden Sie ebenfalls eine Kasse, sowie, falls aktiviert, das EÜR-Verrechnungskonto (zur Buchführung ohne Bankkonto für Einnahme-Überschuss-Rechner). Jeder in die Kasse hochgeladene Beleg erzeugt, sofern die Option in den Einstellungen des Kontos nicht deaktiviert wurde, automatisiert eine Kassentransaktion. So haben Sie ein Kassenbuch, welches sich ganz von alleine schreibt.
Das EÜR-Verrechnungskonto ist, im Rahmen der einfachen Buchführung, eine Methode zur Gewinnermittlung. Einnahmen und Ausgaben werden hier einfach gegen dieses Konto gebucht, anstatt gegen Kasse und Bank. Oft ist es bei den sog. 4/3-Rechnern ratsam, anstelle der Kasse das EÜR-Verrechnungskonto zu nutzen. Ob Sie komplett darauf verzichten können, Kasse und Bank zu buchen, sollten Sie jedoch unbedingt mit ihrem Steuerberater abklären.


14. Auswertungen

In den "Auswertungen" finden Sie u.a. eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) auf Kontenbasis, die Summen- und Saldenliste, Kontenblätter, Auswertung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung, die EÜR und den Datenexport. Bilanz, GuV, sowie weitere Auswertungsmöglichkeiten sind in Planung.

Plausibilisierung unverbuchter Transaktionen / Belege: Wenn Sie sich eine Auswertung generieren, findet in der Regel eine Plausibilitätsprüfung statt, die Ihnen anzeigt, falls Transaktionen oder Belege nicht verbucht wurden. Sollte dies der Fall sein, prüfen Sie bitte (mit Filtereinstellung "ohne Buchungssätze/unbestätigt") folgende vier Seiten:
"Konten/Buchen" → "Alle Konten" sowie "Freies Buchen"
"Belege" → "Eingangsrechnungen" sowie "Ausgangsrechnungen"


Auswertungen in BuchhaltungsButler




Umsatzsteuer Voranmeldung UmSt.-VA

15. Umsatzsteuer-Voranmeldung

Über den Menüpunkt "Auswertungen" finden Sie die Auswertungsmöglichkeit "Umsatzsteuer-Voranmeldung". Nach Auswahl des gewünschten Zeitraumes gibt Ihnen der Butler die in das amtliche Formular einzutragenden Werte vor, welche Sie direkt mit Copy/Paste übernehmen können.
UmSt.-VA übermitteln:
Die Übermittlung der UmSt.-VA ist mit ElsterOnline (Browser basiert) oder ElsterFormular (Desktop Anwendung) möglich. Da für die Übermittlung der UmSt.-VA ein Authentifizierungszertifikat benötigt wird, ist in einem ersten Schritt immer die Registrierung bei ElsterOnline notwendig. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier.


16. DATEV-Export für den Steuerberater

Generieren Sie eine CSV-Datendatei mit allen Buchungssätzen für Ihren Steuerberater mit wenigen Klicks. Durch diesen DATEV-Export kann Ihr Steuerbüro ganz einfach und schnell die Daten in die Kanzleisoftware importieren. Ihre Belege werden nach der laufenden Buchungsnummer benannt und mit ausgegeben. Wenn Belege mehreren Buchungssätzen zugewiesen wurden, werden diese mehrfach ausgegeben. So hat Ihr Steuerberater immer zu jeder Buchung den passenden Beleg. Er ist zudem immer auf dem gleichen Stand wie Sie und kann z.B. Jahresabschlüsse effektiver erstellen.

Exportdatei für Ihren Steuerberater



Rechnungen, Angebote, Gutschriften erstellen

17. Rechnungen, Angebote und Gutschriften erstellen

Über den Menüpunkt "Rechnung stellen" finden Sie alle über BuchhaltungsButler erstellten Rechnungen, Angebote und Gutschriften in einer separaten Übersicht. Über den Button "Neu erstellen" auf der linken Seite können Sie neue Rechnungen kreieren. Über das Dropdown Menü links von "Neu erstellen" können Sie von "Rechnung" auf "Angebot" oder "Gutschrift" wechseln.

Standardmäßig werden Ihre in "Eigene Daten" unter "Unternehmensdaten" und "Bankverbindung" getätigten Angaben auf Ihrer Rechnung/Angebot/Gutschrift angezeigt. Das in "Eigene Daten" hochgeladene Logo erscheint in der rechten oberen Ecke der Rechnung, das Farbschema lässt sich in "Eigene Daten" anpassen.

Kunden-/ und Artikelverwaltung
BuchhaltungsButler hat keine Kunden-/ und Artikelverwaltung im klassischen Sinne. Jedoch wird jeder Kunde und jeder Artikel, der einmal angelegt wurde, automatisch gespeichert und steht für die nächste zu erstellende Rechnung über das Dropdown zur Verfügung.
Benötigen Sie einen Eintrag nicht mehr? Klicken Sie einfach auf das "X" neben dem Eintrag!

Auswahl Rechnungen, Angebote, Gutschriften

Noch kein BuchhaltungsButler Nutzer?

BuchhaltungsButler ist ein online Buchhaltungsprogramm, das auf Automatismus ausgelegt ist.
Buchen Sie eine Live-Demo und lassen Sie sich einmal von uns durch die Anwendung führen.

Live-Demo anfordern

Erfahrungen & Bewertungen zu BuchhaltungsButler GmbH

Software made and hosted in Berlin

Testsiegel Netzsieger für die Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler