Aktive & passive Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen

Erträge und Aufwendungen, die wirtschaftlich einer anderen Periode zuzuordnen sind, als der Periode, in der sie erfasst werden, müssen über einen Rechnungsabgrenzungsposten abgegrenzt werden.

Inhalt

Erklärung zu Rechnungsabgrenzungsposten

In §252 HGB ist beschrieben, dass “Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres […] unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen [sind]” (§252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Daraus ergibt sich, dass Sie den Ertrag oder Aufwand einer Zahlung, die periodenfremd stattfindet, abgrenzen müssen. So wird der Erfolg Ihres Unternehmens in jeder Periode korrekt abgebildet. Ein gängiges Beispiel hierzu ist Ihre Januarmiete, die Sie bereits im Dezember überweisen. Wirtschaftlich ist die Miete dem Folgejahr zuzuordnen, die Zahlung hat allerdings im Vorjahr stattgefunden. Damit diese Zahlung keinen Einfluss auf Ihren Jahresabschluss des Vorjahres hat, müssen Sie an dieser Stelle einen Rechnungsabgrenzungsposten bilden.
Die Unterscheidung zwischen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (aRAP) und passiven Rechnungsabgrenzungsposten (pRAP) erfolgt aufgrund der Einordnung in der Bilanz nach Aktiva und Passiva.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten buchen

Ein aRAP liegt vor, wenn:

die Zahlung im alten Jahr liegt und
der Aufwand in das neue Jahr gehört.

Buchungsbeispiel im SKR03
Sie haben die Miete für den Januar 2021 bereits im Dezember 2020 überwiesen. Bei der Miete fallen 19% Umsatzsteuer an, Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt. Es liegt jedoch keine Rechnung vor und laut Vertrag wäre die Miete erst am 01.01. fällig.

Zum Zahlungsdatum buchen Sie auf dem Bankkonto:

Im neuen Jahr buchen Sie im Bereich “Erweitert”:

Praxistipp
Auch ein Jahresabo für beispielsweise eine Software müssen Sie periodengerecht aufteilen. Wenn Sie also im Oktober ein Abonnement für 12 Monate Nutzungsdauer zu einem Preis von EUR 1.200 abgeschlossen und im Voraus bezahlt haben, müssen Sie dieses auf die beiden Jahre der Nutzung aufteilen.

Die Berechnung zum Praxistipp sieht wie folgt aus:

EUR 1.200 : 12 = EUR 100 je Monat
Oktober, November, Dezember = 3 Monate im ersten Jahr und 9 Monate im zweiten Jahr
EUR 100 x 3 = EUR 300 werden als Aufwand im ersten Jahr gebucht (zum Beispiel Softwarekosten)
EUR 100 x 9 = EUR 900 werden abgegrenzt als aRAP und erst im zweiten Jahr als Aufwand umgebucht

Passive Rechnungsabgrenzungsposten buchen

Ein pRAP liegt vor, wenn:

der Geldeingang im alten Jahr liegt und
der Ertrag ins neue Jahr gehört.

Buchungsbeispiel im SKR03
Sie erhalten im Dezember eine Zinszahlung für ein gewährtes Darlehen für das neue Jahr. Zinsen sind umsatzsteuerfrei (§4 Nr. 8a UStG).

Zum Zahlungsdatum buchen Sie auf dem Bankkonto:

Im neuen Jahr buchen Sie im Bereich “Erweitert”:

Weitere Informationen zu der periodengerechten Abgrenzung von Erlösen und Aufwendungen finden Sie auch in den Artikeln unseres Steuerwikis zu [aktiven Rechnungsabgrenzungsposten] (https://www.buchhaltungsbutler.de/aktive-rechnungsabgrenzungsposten-arap-buchungssatz-skr03/) und [passiven Rechnungsabgrenzungsposten] (https://www.buchhaltungsbutler.de/passive-rechnungsabgrenzungsposten-prap-buchungssatz-skr03/).