Belege hochladen und verarbeiten

Wie Belege in BuchhaltungsButler hochgeladen werden können und was jeweils beim Upload beachtet werden muss.

Inhalt

Möglichkeiten für den Belegupload in BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Ihre Belege in Ihren Account zu importieren:

Belegupload via E-Mail-Weiterleitung

Eine Variante ist, erhaltene Belege per E-Mail weiterzuleiten. In den “Einstellungen” → “Belegübertragung/Schnittstellen/API-Zugang” finden Sie eine E-Mail Adresse für Ihre Ausgangsbelege und eine weitere für Ihre Eingangsbelege. Achten Sie darauf, dass die Absenderadresse als autorisierte Mailadresse hinzugefügt ist. Richten Sie sich für den optimalen Workflow eine E-Mail-Weiterleitung ein und leiten Sie sich so Ihre Eingangsbelege automatisch an Ihren Account weiter. Eine entsprechende Anleitung für die Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung finden Sie in unserer Wissensdatenbank.

Tipp für den Upload von Ausgangsbelegen Hinterlegen Sie beim Versand Ihrer Ausgangsbelege die Mailadresse von BuchhaltungsButler für Ausgangsbelege in Ihrem Rechnungstool im Bcc. So versenden Sie Ihren Beleg sowohl an Ihren Kunden, als auch direkt an Ihren BuchhaltungsButler Account.

Upload via Dropbox-Synchronisierung

Für einen automatisierten Upload haben Sie die Möglichkeit Ihre Dropbox zu verknüpfen. Durch Anbindung Ihrer Dropbox erstellen sich Unterordner für Eingangs- und Ausgangsbelege, die Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Belege in der Dropbox vorzusortieren und automatisiert zu BuchhaltungsButler hochzuladen.

Vorteil ist, dass Sie so eine Vielzahl von Belegen auf einmal verarbeiten können. Wie Sie Ihre Dropbox mit BuchhaltungsButler verknüpfen, können Sie in unserem Artikel zur Anbindung der Dropbox in unserer Wissensdatenbank nachlesen. Neben der Anbindung zur Dropbox, haben Sie auch die Möglichkeit Google Drive oder OneDrive zu verknüpfen.

Manueller Upload via Drag & Drop

Sie können Ihre Belege auch manuell via Drag and Drop zu BuchhaltungsButler importieren. Gehen Sie hierfür in den Bereich “Dokumente” und klicken Sie oben rechts auf “Hochladen”:

Belegupload via Drag & Drop

Nun können Sie wählen, ob es sich um einen Eingangs- oder einen Ausgangsbeleg handelt. Die Belege werden, sofern eine Zahlung bereits vorhanden ist, automatisch einem Konto zugeordnet. Wenn Sie Konten manuell ohne Schnittstelle verwalten, können Sie Eingangsbelege auch direkt dem entsprechenden Konto zuweisen:

Zuweisung zu Konten

Über die Funktion “Beleg erzeugt Zahlung” wird so bereits die dazugehörige Zahlung auf Basis der Belegdaten auf Ihrem Konto erstellt.

Hinweis: Bitte laden Sie in einem Schritt nicht mehr als 20 Belege hoch und plausibilisieren Sie nach jedem Uploadvorgang stets, dass auch alle Belege hochgeladen wurden (nehmen Sie dazu die Summe aller Belege ganz unten auf der Seite als Prüfsumme).

Upload via API-Schnittstelle

Wenn Sie technisch versiert sind, bietet BuchhaltungsButler auch die Möglichkeit die Belege über API zu übermitteln. Lesen Sie für weiterführende Informationen unseren Artikel zur API-Dokumentation in unserer Wissensdatenbank.

Weitere Schnittstellen

Alternativ haben Sie zudem die Möglichkeit eines der Portale GetMyInvoices oder InvoiceFetcher mit Ihrem BuchhaltungsButler Account zu verknüpfen. Beides sind Dienstleister, die Ihre Belege aus verschiedenen Portalen sammeln und automatisiert an BuchhaltungsButler übergeben. 

Ausgangsbelege können zudem auch als “debitorischer Buchungssatz” via CSV-Datei importiert werden. Weiterführende Informationen dazu können Sie in unserem Artikel zum Import von debitorischen Buchungssätzen in unserer Wissensdatenbank nachlesen.

Zulässige Formate

Belegdateien können Sie in den Formaten PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP und GIF hochladen.

Eine Belegdatei kann maximal bis zu 50 Seiten enthalten. Die OCR liest Ihre Datei bis zur Seite 3 aus. Ab vier Seiten findet keine automatische Belegerkennung mehr statt und Sie müssen die Daten gegebenenfalls händisch nachtragen. 

Sollten Sie beim Belegupload eine Fehlermeldung erhalten, lesen Sie bitte unsere Lösungsvorschläge zum Umgang mit Fehlermeldungen beim Belegupload in unserer Wissensdatenbank.

Hinweise zur Belegerkennung

Erfolgreich hochgeladene Belege werden Ihnen in Ihrem Account im Bereich “Dokumente” → “Ausgangsbelege”/”Eingangsbelege” mit dem Tag “ungeprüft” angezeigt. Sie können nun prüfen, ob die Daten vollständig ausgelesen wurden. 

Beachten Sie, dass ein abweichendes Leistungsdatum durch die OCR nicht erkannt wird. Dieses müssten Sie manuell nachtragen.

Hinweis: In den seltenen Fällen, dass die Umsatzsteuer/Vorsteuer falsch ausgelesen wurde, hat dies jedoch keine Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung. Relevant ist, welche Umsatzsteuer/Vorsteuer Sie bei der Buchung des Geschäftsvorfalls wählen.

Das System hat einen Lerneffekt hinsichtlich der Gegenpartei. Wird diese beim ersten Upload nicht korrekt ausgelesen und dann von Ihnen korrigiert und gespeichert, dann wird bei erneutem Upload eines Belegs des gleichen Lieferanten, der “Rechnungssteller” korrekt angezeigt.. Daneben können Sie die Belegerkennung auch signifikant verbessern, wenn Sie:

  • Ihre “Unternehmensdaten” vollständig hinterlegt haben
  • In Ihren Debitoren-/Kreditorenkonten unter “Einstellungen” → “Kontenverwaltung” über den Bearbeitenstift am entsprechenden Konto auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) und die IBAN hinterlegen

Belegbilder verzerrt nach dem Upload

Selten kommt es vor, dass ein Belegbild nach dem Upload verzerrt dargestellt wird.

Der OCR-Prozess

BuchhaltungsButler nutzt im Belegerkennungs-Prozess die Software “ABBYY”.
ABBYY ist eine OCR Software, die Bilddateien in Textdateien umwandelt.
Auch bereinigt ABBYY mögliche Verwackler, berichtigt Verzerrungen und schärft den Kontrast.

Durch ABBYY erhalten wir eine strukturierte XML-Datei, welche wir im weiteren Erkennungs-Prozess verwenden.
Auch erzeugt ABBYY ein größenoptimiertes PDF des durch ABBYY nachbearbeiteten Belegs. BuchhaltungsButler hält das größenoptimierte und das originale Bilddokument vor. In der Nutzeransicht ist aus Performancegründen nur das größenoptimierte Bild sichtbar.

Warum kommt es zu dem Fehler

Leider kommt es in sehr wenigen Fällen dazu, dass ein Belegbild nach der Bearbeitung durch ABBYY verzerrt ist. Dies betrifft immer nur die durch ABBYY erzeugte Version des Bildes und nie das Original. Der Grund ist, dass ABBYY in manchen Schrift/Bild Kombinationen denkt, das Dokument sei verzerrt. Dies ist zumeist dann der Fall, wenn der Beleg ein Logo mit Text enthält.

Aus Performancegründen wird in der Anwendung immer nur das durch ABBYY größenoptimierte Belegbild dargestellt. Das Original bleibt selbstverständlich gespeichert und kann jederzeit serverseitig exportiert werden. Derzeit implementieren wir in diesem Zusammenhang eine erweiterte Möglichkeit zum Export, sodass beim Export der Buchungssätze und Belege auch die Original-Dateien exportiert werden können.
Es handelt sich bei diesem Problem um einen sehr seltenen Darstellungsfehler, das Original-Dokument wird nicht verändert.

Was können Sie tun

Meist genügt es, das Dokument einfach neu zu scannen und erneut hoch zu laden.
Handelt es sich um eine rein digitale Rechnung so empfehlen wir, diese in einem anderen Bildformat zu speichern oder erneut als PDF zu drucken (über sogenannte “PDF Drucker”).
Bei erneutem Upload in einem leicht anderen Format tritt das Problem in aller Regel nicht erneut auf.

Rechtliche Informationen zum Belegarchiv

Da wir die Originalbelege, so wie Sie sie hochladen, unveränderbar festschreiben, erfüllen wir grundsätzlich die Kriterien an das papierlose Büro. Allerdings fehlt uns ein Wirtschaftsprüfertestat, sodass wir aktuell keinem Kunden raten dürfen, die Originalbelege zu vernichten.

Wir empfehlen allen Kunden, die papierhaften Originalrechnungen in einem Ordner aufzubewahren und für den Fall einer Betriebsprüfung als “Backup“ vorzuhalten.

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