Belegupload per E-Mail funktioniert nicht

Eine Beschreibung möglicher Ursachen für das Fehlschlagen der Weiterleitung von Belegen per E-Mail an BuchhaltungsButler.

Prüfen Sie bitte, ob die E-Mail-Adresse des Versenders als legitime Versandadresse in den “Einstellungen” → “Belegübertragung/Schnittstellen/API-Zugang” → “Belegübertragung per E-Mail” hinterlegt wurde. Achten Sie auch darauf, dass bei Weiterleitungsregeln E-Mails oftmals als von der ursprünglichen Versandadresse versendet weitergeleitet werden. Sie müssen somit auch die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Absenders (Rechnungsstellers) hinterlegen. Insbesondere, wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten, ist dies ein Indiz, dass die Versandadresse nicht legitimiert wurde.

Achten Sie darauf, dass die Adresse für den Belegversand “@belege.buchhaltungsbutler.de” lautet, damit Ihre E-Mails nicht an die falsche E-Mail-Adresse versendet werden. Die vollständige Adresse für den Belegversand finden Sie in den “Einstellungen” → “Belegübertragung per E-Mail”. Dort können Sie auch alle gewünschten E-Mail-Adressen für den Versand legitimieren.

Prüfen Sie den erfolgreichen Versand, indem Sie eine zweite E-Mail-Adresse in das CC-Feld setzen, um hier den Empfang der Mail, als auch die korrekte Adressierung der BuchhaltungsButler Beleg-E-Mail prüfen zu können.

Bei Apple Mail, auf dem Mac sowie auf dem iPhone, werden Anhänge oft als “Inline-Attachment” versendet. Inline-Attachments können aus Sicherheitsgründen nicht ausgelesen werden.
Ob Ihre Anhänge als Inline-Attachment gesendet werden, können Sie prüfen, indem Sie die Mail an Ihre eigene Adresse senden und dann den Header der Nachricht öffnen.
Finden Sie “Content-Disposition: inline;” im Text des Headers, ist der Anhang inline. Dies kann auch dann der Fall sein, wenn der Anhang z.B. in Gmail oder anderen Mailprogrammen wie ein normaler Anhang aussieht.

Wenn Sie eine E-Mail aus Apple Mail an BuchhaltungsButler senden möchten, klicken Sie vor dem Versenden in Ihrer Menüleiste auf “Format“ und anschließend auf “In reinen Text umwandeln“. So werden Inline Attachments vermieden.

Auf dem iPhone können Sie nach dem Auswählen des Dokuments in Ihrer E-Mail auf das Dokument tippen. Jetzt erscheint die Option “als Anhang versenden“.

Laden Sie den betroffenen Beleg einmal direkt in der Anwendung hoch, um zu überprüfen, ob es am Dokument oder dem Dokumententyp liegt, dass der Upload nicht funktioniert. Eine Übersicht über die möglichen Ursachen finden Sie in unserem Artikel zu den Fehlermeldungen beim Belegupload.

Funktioniert auch nach Prüfung aller Punkte kein Versand von Belegen per E-Mail, senden Sie uns bitte:

Gerne prüfen wir dann, ob der E-Mail Versand aus anderen Gründen fehlschlägt.