Etsy: Zahlungen per CSV-Datei importieren

Importieren Sie Ihre Zahlungen aus Etsy in BuchhaltungsButler per CSV-Datei.

Inhalt

Herangehensweise

Vor dem Import der Etsy Zahlungen in BuchhaltungsButler ist es notwendig, den von Etsy zur Verfügung gestellten Transaktionsbericht anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Datei ist, dass die fertige CSV-Datei – ähnlich der ausgestellten Gebührenrechnung von Etsy – eine Liste der verkauften Artikel, die Gebühren & Steuern und Transaktionskosten von Etsy abbildet. Die Aufbereitung des CSV-Exports von Etsy vor dem Import zu BuchhaltungsButler erfolgt mithilfe der Excel Tools “Text in Spalten” und der Filterfunktion.

Hinweis zu Etsy Gebühren

Einstellgebühren

  • Für das Einstellen und Erneuern eines Artikels berechnet Etsy pro Artikel 0,20 USD. Dies sind je nach Wechselkurs EUR 0,17 – 0,19. Die Gebühr wird zum aktuellen Marktkurs von USD in der Währung Ihres Zahlkontos errechnet, zu dem Zeitpunkt an dem die Gebühr im Zahlkonto ausgewiesen wird. Aufgrund schwankender Wechselkurse kann diese variieren.

Transaktionsgebühren

  • Die Transaktionsgebühr ist ein Teil der Verkaufsgebühren. Sie beträgt 6,5% und wird für Verkaufspreis und Versand gezahlt. Sie wird fällig, sobald ein Artikel verkauft wird.

Gebühren für die Zahlungsbearbeitung

  • Als Verkäufer in Deutschland und Österreich ist die zu verwendende Zahlart Etsy Payments. Die Gebühr für Etsy Payments besteht aus zwei Teilen, einem festen Betrag und einem Prozentsatz. Der Prozentsatz wird für den Gesamtpreis (Preis, Versand, eventuelle Steuern) berechnet. Sie beträgt in Deutschland EUR 0,30 plus 4% und wird automatisch vom Verkaufsbetrag abgezogen.

Manuelle Aufbereitung Ihrer Etsy Zahlungen für die Buchhaltung

1. Text in Spalten

Nach dem Download werden sämtliche Vorgänge im Exportdokument von Etsy in einer Spalte aufgeführt. Über die Funktion “Text in Spalten” wird der Text in einzelne Spalten getrennt. Hierzu wird die Spalte mit dem Text markiert, anschließend wählen Sie “Daten” → “Text in Spalten”, nun setzen Sie das Häkchen bei “Getrennt” und wählen als Trennzeichen “Komma”.

Transaktionsbericht Aufbereiten

Anschließend sind die Vorgänge in verschiedene Spalten unterteilt, die in den folgenden Schritten weiter zu bearbeiten sind.

2. Datenaufbereitung

Aktuell sind die Daten in der Datei noch so dargestellt, dass sie für die weitere Bearbeitung noch nicht geeignet sind. In den Spalten “Betrag”, “Gebühren” und “Netto” müssen die Euro-Symbole entfernt werden und der Punkt (trennt Euro- von Centbeträgen) durch ein Komma ersetzt werden.

Markieren Sie die betroffenen Spalten, indem Sie mit gehaltener “Shift”-Taste auf die Spalten-Buchstaben (in diesem Beispiel “F”, “G” und “H”) klicken, damit diese ausgewählt sind.

Nun drücken Sie bitte die Tastenkombination “Strg”+”F” und wählen den “Ersetzen”-Reiter.

Aufbereitung der Daten aus etsy

Geben Sie in das Feld “Suchen nach:” einen Punkt ein (“.”) und in das Feld “Ersetzen durch:” ein Komma (“,”).

Gleiche Vorgehensweise ist nun auch für das Euro-Symbol notwendig. Geben Sie in das Feld “Suchen nach:” das Euro-Symbol ein (“€”) und lassen das Feld “Ersetzen durch:” leer. Mit Klick auf “Alle ersetzen” werden nun alle Euro-Symbole im ausgewählten Bereich gelöscht.

 

Bearbeitung der Gebühren

 

 

3. Vergleich der einzelnen Kategorien mit den Posten der Rechnung von Etsy

Etsy benutzt folgende Spaltennamen: Datum, Art, Titel, Info, Währung, Betrag, Gebühren & Steuern, Netto.

Abgleich der einzelnen etsy Kategorien

In der Spalte “Art” lässt sich erkennen, um welche Transaktionskategorie es sich handelt. Um nun die einzelnen Posten der Etsy Rechnung zuordnen zu können, wird zunächst ein Filter bei den Spaltennamen gesetzt. Nun kann im Feld “Art” nach den einzelnen Posten gefiltert werden.

Filtern nach Transaktionskategorien

 

 

4. Filtern Sie zunächst den Posten “Fee”

Filtern Sie in der Spalte “Art” zunächst den Posten “Fee”.

Unter dieser Kategorie fasst Etsy sämtliche Gebühren (“Einstellgebühren”, “Transaktionsgebühren” und “Bearbeitungsgebühren”) zusammen.

Berechung der Summe aller Gebühren

Ziehen Sie nun mithilfe von Excel die Summe aller Fees in der Spalte “Gebühren”. Markieren Sie dazu die gesamte Spalte “Gebühren”, indem Sie auf den Buchstaben über der Spaltenbezeichnung klicken.

Am unteren Bildschirmrand hat Excel für Sie die Summe aller Einträge in dieser Spalte gebildet. Bitte notieren Sie sich den Summenbetrag entsprechend.

Der errechnete Wert muss mit der Summe aus “Einstellgebühren”, “Transaktionsgebühren” und “Bearbeitungsgebühren” Ihrer Etsy Rechnung übereinstimmen.

Überprüfung der Summe der Gebühren

5. Weitere Bearbeitung des Postens “Fee”

Fügen Sie nun eine neue Zeile in die Tabelle ein. Mit Rechtsklick auf eine Zeilennummer (hier bspw. Zeile 6) und Klick auf “Zeile einfügen”, fügt Excel eine neue Zeile über den anderen Zeilen ein. Tragen Sie in dieser Zeile die zuvor notierte Summe in das Feld der Spalte “Betrag” ein.

Als Datum kann je nach Monat der 30. bzw. 31. gewählt werden. In die Spalte “Titel” kommt nun folgender Text: “Gesamtsumme Gebühren Fee”. Die anderen Zeilennamen können so übernommen werden. In unserem Beispiel bleibt “Info” leer.

Auswahl letzter Tag des Monats

Da die Gesamtsumme der Gebühren als Information ausreicht, löschen Sie nun im letzten Schritt alle anderen Zeilen der Kategorie “Fee”. Markieren Sie dazu (mit Ausnahme der eben manuell angelegten Zeile) alle Zeilen der Kategorie “Fee”, rechtsklicken Sie in der Auswahl und wählen Sie “Zellen löschen”.

6. Filtern nach “Tax”

Etsy bildet die vom Käufer gezahlte Steuer (“Sales tax paid by buyer”) unter dem Namen “Tax” in der CSV-Datei ab. Folgen Sie nun den gleichen Schritten wie eben beschrieben:

1. Filtern nach “Tax”

2. Summe ziehen und mit Etsy Rechnungen vergleichen

3. In einer neuen Zeile mit “Datum”: 30. oder 31., unter “Titel” können Sie folgenden Text eintragen: “Gesamtsumme Tax Etsy”. Die nachfolgend gezogene Summe wird unter dem Spaltennamen “Betrag” eingefügt

4. Löschen Sie im letzten Schritt alle Zeilen der Kategorie “Tax”

Bitte beachten Sie: Vor Januar 2022 wurde die “Sales Tax paid by buyer”, also die Steuer, die vom Käufer gezahlt wurde, mit in der Position “Verkauf” (ab Januar 2022 geändert in “Sale”) verrechnet. Für einen besseren Überblick werden die beiden Positionen in der CSV-Datei nun getrennt dargestellt.

 

7. Filtern nach “Marketing” (falls vorhanden)

Etsy bildet die Marketingkosten unter dem gleichen Namen in der CSV-Datei ab. Folgen Sie nun den gleichen Schritten wie eben beschrieben:

1. Filtern nach “Marketing”

2. Summe ziehen und mit Etsy Rechnung vergleichen

3. In einer neuen Zeile mit “Datum”: 30. oder 31., unter “Titel” können Sie folgenden Text eintragen: “Gesamtsumme Marketing Etsy”. Die nachfolgend gezogene Summe wird unter dem Spaltennamen “Betrag” eingefügt

4. Löschen Sie im letzten Schritt alle Zeilen der Kategorie “Marketing”

Bitte beachten Sie: Es bleibt Ihnen freigestellt, ob Sie die Marketing-Positionen komplett zusammenfassen oder zwischen den verschiedenen Marketing-Kategorien (“Etsy Ads”, “Offside Fees” etc.) unterscheiden und dafür eigene/einzelne Zeilen mit entsprechender Summe bilden.
Bitte halten Sie diesbezüglich Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

 

8. Filtern nach “Sale”

Unter “Sale” werden die einzelnen verkauften Artikel mit Nettobetrag aufgeführt.

1. Filtern nach “Sale”

2. Die Summe der Spalte “Netto” sollte der “Verkäufe Insgesamt” von Etsy auf dem Dashboard entsprechen.

3. Stimmen die Beträge überein, fügen Sie die Summe nach dem gleichen Prinzip wie oben beschrieben in einer neuen Zeile hinzu. Als Datum setzten Sie auch hier den 30. oder 31., unter “Titel”: können Sie “Verkäufe Insgesamt” eintragen und in der Spalte “Betrag” die gezogene Summe hinzufügen.

Wichtig: Die einzelnen Positionen in “Sale” werden nicht gelöscht, sondern bleiben als Auflistung bestehen.

9. Filtern nach “Überweisung”

Da für Etsy in BuchhaltungsButler ein neues Zahlungskonto angelegt wird, das ähnlich zu einem Bankkonto funktioniert, müssen nun die Beträge, die an das eigene Bankkonto ausgezahlt wurden, mit einem Minus in der Spalte “Betrag” eingefügt werden. Den dazugehörigen Betrag entnehmen Sie dem Text der Überweisung (in Spalte C “Titel”).

Filtern nach Kategorie Überweisung

Eventuelle Refunds (Rückerstattung) können so belassen werden und benötigen keiner weiteren Bearbeitung.

Die Datei ist nun fertig für den Import in Ihren Account. Bitte stellen Sie sicher, die Datei vor dem Import zu BuchhaltungsButler als CSV-Datei – “CSV (Trennzeichen getrennt)” – zu speichern.

Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Konto für Etsy angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Basiskonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.

Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter “Zahlungen” aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf “Kontoauszug importieren”.

Import der etsy Transaktionen in BuchhaltungsButler

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl sollte wie folgt erfolgen:

Spaltenzuweisung

Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen. Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank.

Import mit Hilfe von Makros

Alternativ können Sie den Import auch über ein Makro durchführen. Wir haben sowohl für Excel als auch Google Sheets ein Makro zum Download für Sie vorbereitet.

Bitte beachten Sie, dass das Makro urheberrechtlich geschützt ist und nur für die Vorbereitung der Zahlungen für den Import in BuchhaltungsButler genutzt werden darf. Sofern Sie eine andere Buchhaltungssoftware nutzen und das Makro benutzen möchten, so können Sie es für eine Schutzgebühr i.H.v. EUR 50,00 netto käuflich erwerben. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür über das Kontaktformular.

Allgemeine Informationen zum Installieren und Ausführen von Makros in Excel und Google Sheets haben wir ebenfalls in unserer Wissensdatenbank bereitgestellt.

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