Kaufland: Zahlungen per CSV-Datei importieren

Zahlungen über Kaufland.de können in BuchhaltungsButler mittels einem CSV-Datenimport importiert werden.

Inhalt

Herangehensweise

Vor dem Import der Kaufland.de Zahlungen in BuchhaltungsButler ist es notwendig, den von Kaufland.de zur Verfügung gestellten Transaktionsbericht anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Datei ist, dass die fertige CSV-Datei eine Liste der Zahlungen, die angefallenen Gebühren und Auszahlungen von Kaufland.de abbildet.

Wichtige Information: Wir haben diese Anleitung zur Umwandlung der Kaufland.de Transaktionslisten nach bestem Wissen und aktuellem Wissensstand erstellt. Mögliche Anpassungen der Exporte oder andere individuelle Einstellungsmöglichkeiten können zu einer abweichenden Ausgangssituation führen.

Bei dem Abgleich der Formatierung der Kaufland.de-Exporte von verschiedenen Anwendern haben wir Unterschiede festgestellt. Sollte die Formatierung Ihrer Kaufland.de-Exporte von dieser Anleitung abweichen, bitten wir Sie, sich an den Spaltenüberschriften zu orientieren.

Manuelle Aufbereitung Ihrer Kaufland.de Zahlungen

1. Export des Transaktionsberichtes

Ihre Bestellungen aus dem Kaufland.de Marktplatz finden Sie unter “Reporte & Statistiken” → “Ihre Verkäufe”. Hier können Sie filtern, welche Bestellungen Sie exportieren möchten:

Export des Transaktionsberichtes

Wählen Sie die Artikel aus, für die Sie einen Buchungsbericht erstellen wollen. Hier ist eine Mehrfachauswahl möglich. Grenzen Sie anschließend den Zeitraum ein und exportieren Sie die CSV-Datei.

Bitte beachten Sie: Die exportierte Datei sollte den Dateinamen “report_booking_…” tragen.

2. Zahlenformat anpassen

Beim Öffnen der CSV-Datei interpretiert Excel die Dateneinträge teilweise nicht korrekt. An verschiedenen Stellen innerhalb der Tabelle kann es vorkommen, dass Excel Zahlen anders darstellt. Für den Import in BuchhaltungsButler ist es notwendig, sämtliche falsch dargestellte Spalten umzuformatieren. Hierfür kann die gesamte Spalte (inkl. Überschrift) ausgewählt werden und unter “Start” → “Zahl” ins “Zahlenformat” formatiert werden.

Zahlenformat anpassen

 

3. Erstellen des Empfängers/Zahlungspflichtigen und Vervollständigen der Summen

Um einen eindeutigen Empfänger/Zahlungspflichtigen festzulegen, müssen zuerst die Spalten “billing.first_name” (Spalte AM) und “billing.last_name” (Spalte AN) zusammengefasst werden. Dazu fügen Sie rechts neben der Spalte “billing.last_name” eine leere Spalte ein.
Wählen Sie dazu die Spalte durch Klick auf den Spaltenbuchstaben aus. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenbuchstaben und wählen den Punkt “Zellen einfügen”.

Fügen Sie in die zweite Zelle der neu erstellten Spalte folgende Formel ein:

=AM2&” “&AN2

Einige Zellen dieser Spalte werden keinen Inhalt haben. Dies liegt daran, dass diese Tabelle auch Auszahlungen und Gebühren von Kaufland.de auflistet, denen keine Gegenpartei zugeordnet ist.
Dies lässt sich wie folgt lösen:

Markieren Sie dafür mit der Tastenkombination “Strg” + “A” das gesamte Dokument und klicken unter “Start” → “Sortieren und Filter” → “Filtern”.

Sortieren und Filtern

 

Klicken Sie auf das Auswahldreieck der in diesem Schritt neu erstellten Spalte und wählen in den Filterauswahlmöglichkeiten den letzten Punkt “Leere”. Tragen Sie nun in die leeren Zellen der Spalte AO bitte “Kaufland.de” ein.
Lassen Sie den Filter aktiviert und suchen Sie in Ihrer Datei nach der Spalte mit Beschriftung “sum_price_gross” (Spalte I). Aufgrund des gesetzten Filters wird Ihnen für die angezeigten Transaktionen ein “sum_price_gross” von 0 angezeigt. Klicken Sie auf die oberste Zelle mit dem Wert 0 in dieser Spalte und fügen Sie folgende Formel ein:

=E2
Um die Formel auf alle Zellen der neuen Spalte anzuwenden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger an die untere rechte Ecke der Zelle. Verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen, können Sie die Formel, nach einem Mausklick, auf die anderen Zellen “herunterziehen”.

Heben Sie jetzt den gesetzten Filter wieder auf.

4. Gebühren in neuer Zeile zusammenfassen

In BuchhaltungsButler sollen die erhobenen Gebühren als gesonderter Posten aufgeführt werden. Dafür gilt es, die Gesamtsumme aller Gebühren in der Datei zu bilden und zusammengefasst in einer neuen Zeile darzustellen.
Je nach Umfang der Datei legen Sie entweder am Anfang oder am Ende der Tabelle eine neue Zeile an. Kehren Sie wieder zu der Spalte “sum_price_gross” zurück und klicken Sie dort in die Zelle der neu erstellten Zeile. Fügen Sie folgende Formel ein:

=SUMME(M:M)*(-1)

Tragen Sie nun folgende Inhalte in der neu angelegten Zeile ein:

  1. booking_date (Spalte A): Tragen Sie hier das letzte Buchungsdatum (aus Spalte A) Ihrer Datei ein.
  2. booking_text (Spalte B) der neu angelegten Zeile: “Gebühren”
  3. Spalte AO (diese haben Sie in Schritt 3 neu angelegt): “Kaufland.de Gebühren”

5. Spalten umbenennen

Die Zellen in Zeile 1 beinhalten die Überschriften der darunter aufgeführten Daten. Um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen, empfiehlt es sich hier Veränderungen vorzunehmen. Benennen Sie nun die aufgelisteten Zellen in der ersten Zeile wie folgt um:

  1. Spalte “A”: booking_date → Buchungsdatum
  2. Spalte “B”: booking_text → Buchungstext
  3. Spalte “D”: order_number → Zahlungsreferenz


Bitte beachten Sie:
 Wenn Sie beim Import in BuchhaltungsButler eine Zahlungsreferenz angeben, wird diese beim Belegmatching bevorzugt. Daher muss sichergestellt werden, dass auf jeder Rechnung auch die jeweilige order_number angegeben ist. Sollte dies nicht der Fall sein oder sollten Sie sich nicht sicher sein, empfehlen wir Ihnen die order_number NICHT als Zahlungsreferenz zu verwenden. Der Algorithmus nutzt dann den Empfänger/Zahlungspflichtigen und den jeweiligen Betrag, um Zahlung und Beleg zu matchen.

  1. Spalte “I”: sum_price_gross → Betrag
  2. Spalte “AO”(diese haben Sie in Schritt 3 erstellt): Empfänger/Zahlungspflichtiger 

Alle übrigen Spalten sind für den Import in BuchhaltungsButler irrelevant. Bitte löschen Sie den Titel der Spalten, die Sie noch nicht umbenannt haben, um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen.

*Für ein optimales Belegmatching in BuchhaltungsButler sollte die Bestellnummer oder Zahlungsreferenz auf Ihren Kaufland.de Ausgangsrechnungen ausgewiesen sein. Hinweise zur Systematik des Belegmatchings haben wir im entsprechenden Artikel in unserer Wissensdatenbank für Sie zusammengestellt.

Bitte beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erleichtert. Sie können jedoch entgegen unserer Empfehlung auf die Umbenennung verzichten. Achten Sie in diesem Fall jedoch unbedingt auf die korrekte Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei.

Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Bankkonto für Kaufland.de Payments angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.
Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter “Zahlungen” aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf “Kontoauszug importieren”.

Kontoauszug importieren

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl für den Transaktionsbericht sollte wie folgt erfolgen:

Spaltenzuweisung

Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen. Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank.

Import mit Hilfe von Makros

Alternativ können Sie den Import auch über ein Makro durchführen. Wir haben sowohl für Excel als auch Google Sheets ein Makro zum Download für Sie vorbereitet.

Bitte beachten Sie, dass das Makro urheberrechtlich geschützt ist und nur für die Vorbereitung der Zahlungen für den Import in BuchhaltungsButler genutzt werden darf. Sofern Sie eine andere Buchhaltungssoftware nutzen und das Makro benutzen möchten, so können Sie es für eine Schutzgebühr i.H.v. EUR 50,00 netto käuflich erwerben. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür über das Kontaktformular.

Allgemeine Informationen zum Installieren und Ausführen von Makros in Excel und Google Sheets haben wir ebenfalls in unserer Wissensdatenbank bereitgestellt.

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