Schritte, um die Buchhaltung am Monatsende fertigzustellen

Erklärungen, wie die Buchhaltung zum Monatsende schrittweise geprüft und abgeschlossen werden kann.

  1. Duplikatsprüfung (Belege)
    Gehen Sie in “Belege” in Ihre Eingangsbelege und aktivieren den Filter “Duplikatsverdacht”. Bevor Sie Belege löschen, kontrollieren Sie bitte immer, ob es sich tatsächlich um Duplikate handelt. Hilfreich ist hier, die Belege mit Klick auf “Gegenpartei” und/oder “Datum” nach Rechnungssteller und/oder Datum zu sortieren.
    Überprüfen Sie mit der gleichen Vorgehensweise auch Ihre Ausgangsrechnungen.
  2. Ungebuchte Zahlungen prüfen
    Anschließend überprüfen Sie, ob Sie noch ungebuchte Zahlungen haben. Dazu wechseln Sie in den Bereich “Zahlungen” und setzen die Filtereinstellung auf “ungebucht“.
    Gegebenenfalls sollten Sie in den Filtereinstellungen auch den Zeitraum eingrenzen.

    Wichtig: Achten Sie dabei darauf, dass die Einstellung auf “Alle Konten“ liegt, und Sie nicht nur eines der Konten überprüfen.
  3. Ungebuchte Belege prüfen (für Bilanzierer)
    Als Nächstes kontrollieren Sie, ob ungebuchte Belege vorhanden sind. Dazu gehen Sie wieder in den Reiter “Belege” und setzen die Filtereinstellung auf “ungebucht” (ggf. den Zeitraum wieder einschränken). Für einen korrekten Periodenabschluss sollten Sie ungebuchte Eingangsrechnungen “kreditorisch” als offenen Posten (offene Verbindlichkeit) einbuchen. Bitte betrachten Sie auch hier anschließend die Ausgangsrechnungen.

    Ungebuchte Belege werden durch Filtereinstellung nicht angezeigt
    Sie entdecken bei der Durchsicht Ihrer Belege einen ungebuchten Beleg oder Ihr Steuerberater macht Sie darauf aufmerksam, obwohl der Filter “ungebuchte Belege” kein Ergebnis anzeigt?
    Dies hat einen einfachen Grund: Ein Beleg wird in BuchhaltungsButler auch dann als “gebucht” markiert, wenn die zugrunde liegende Zahlung, der dieser Beleg zugeordnet ist, verbucht wurde. Von diesem Verhalten gibt es nur eine Ausnahme: Wenn die Zahlung ausschließlich gegen ein Debitoren- oder Kreditoren-Konto gebucht wurde, wird der Beleg weiterhin als “ungebucht” bewertet.
  4. Banksalden prüfen
    Als vierten Schritt sollten Sie Ihre Banksalden abstimmen. Nutzen Sie dazu die Funktion “Kontostand berechnen” oder Ihre “Summen-und Saldenliste” im Menüpunkt “Abschluss”.
  5. Konten plausibilisieren
    Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Buchungen nun in “Abschluss” → “SuSa-Liste / Kontenblätter” plausibilisieren.
    Die folgenden Prüfungen sind empfehlenswert:

    Sind Soll / Haben konsistent auf der richtigen Seite?
    Stimmt z.B. die Anzahl an Telefon-/Mietzahlungen mit der Anzahl der Perioden überein?
    Ist die Kontierung konsistent auf den richtigen Konten?
    Gibt es verdächtige Buchungen mit bzw. ohne Umsatzsteuer/Vorsteuer?

    Wichtig: Haben die Konten Geldtransit (1360 I 1460)* und Interimskonto (1590 I 1370) einen Nuller-Saldo?
    *(SKR03 | SKR04)
  6. Buchungen festschreiben
    Als Nächstes sollten Sie Ihre Buchungen festschreiben. Das können Sie unter Abschluss vornehmen. Stellen Sie dazu zunächst den Zeitraum ein, in dem Sie Ihre Buchungen festschreiben wollen, bevor Sie die Festschreibung bestätigen.

    Anschließend können Sie mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung beginnen.
    Bitte lesen Sie hierzu den Artikel “Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung“.

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