Rechnungen, Angebote und Gutschriften erstellen

Erstellen und Versenden von Rechnungen, Angeboten und Gutschriften mithilfe von BuchhaltungsButler.

Inhalt

Hinterlegen der Stammdaten

Auf der Rechnung werden die in BuchhaltungsButler hinterlegten Stammdaten angezeigt. Diese können Sie im Bereich “Unternehmensdaten” ändern und ergänzen. Im Bereich “Einstellungen” → “Rechnungseinstellungen” können Sie zudem Ihr Logo, Ihre Primär- und Sekundärfarbe hinterlegen und Ihren Nummernkreis für die Rechnungsnummer definieren.
Bitte beachten Sie, dass das Logo maximal 20 MB groß sein darf.

Rechnung erstellen

Im Menüpunkt “Dokumente” über das Kontextmenü oben rechts kreieren Sie neue Ausgangsbelege und wählen zwischen “Neue Rechnung erstellen”, “Neues Angebot erstellen” und “Neue Gutschrift erstellen”.

Kontextmenu für Erstellen von Rechnung, Angebot oder Gutschrift

Mit Klick auf “Neue Rechnung erstellen” öffnet sich eine Rechnungsmaske, die Sie nun mit Ihren gewünschten Daten in den zur Verfügung stehenden Feldern für Ihre Rechnung befüllen können. 

Sie können an dieser Stelle auch auswählen, ob die Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden soll und ob es sich um eine “Wiederkehrende Rechnung” handelt. 

Jeder Kunde und jeder Artikel, der einmal angelegt wurde, wird automatisch gespeichert und steht für die folgenden zu erstellenden Rechnungen über das Dropdown-Menü im jeweiligen Feld zur Verfügung. Sollten Sie den Eintrag nicht mehr benötigen, entfernen Sie diesen einfach mit einem Klick auf das “X” neben dem Vorschlag.

Handelt es sich um einen Neukunden, haben Sie zudem die Möglichkeit, mit Setzen des Häkchens bei “Neuen Debitor anlegen”, bei Erstellung der Rechnung direkt ein Debitorenkonto anzulegen

Mit Klick auf “Rechnung erstellen” öffnet sich Ihre neu erstellte Rechnung in einem neuen Tab in Ihrem Browser, außerdem erscheint sie nun im Bereich “Rechnungsausgang” und wird als “Ausgangsbeleg” erfasst. 

Generell finden Sie im Bereich “Dokumente” alle über BuchhaltungsButler erstellten Rechnungen, Angebote und Gutschriften in einer separaten Übersicht.

Übersicht der erstellten Dokumente

Übersicht weiterer Funktionen im Bereich Rechnungsstellung

Folgende weitere Funktionen stehen Ihnen zur Vereinfachung der Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Gutschriften zur Verfügung:

Rechnungsentwürfe/Rechnungsvorlagen
Rechnungen können zunächst als Entwurf gespeichert werden. Bitte beachten Sie, dass Entwürfe ohne Rechnungsdatum und -nummer gespeichert werden. Diese Daten werden erst mit dem Erstellen der Rechnung final vergeben.

Wenn Sie eine Rechnungsvorlage erstellen wollen, nutzen Sie hierzu die Funktion “Duplizieren”. Diese finden Sie über das Kontextmenü an einer bereits erstellten Rechnung.

Rechnung aus dem Account an den Kunden senden
Fügen Sie eine “E-Mail für den Rechnungsversand” (nur für Sie intern sichtbar) bei der Erstellung der Rechnung hinzu. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre erstellten Rechnungen im Bereich “Rechnungsausgang” mit Klick auf das Kontextmenü neben Ihrer erstellten Rechnung, direkt aus Ihrem Account heraus an den Kunden zu senden. Als Absender erscheint für Ihren Kunden Ihre E-Mail-Adresse. Sollten Ihre Ausgangsrechnungen vermehrt im Spam Ihrer Kunden landen, prüfen Sie Ihre DNS-Settings.

Dokumente umwandeln
Erstellte Rechnungen können in Gutschriften und Angebote in Rechnungen umgewandelt werden. Klicken Sie im Bereich “Dokumente” → “Rechnungsausgang” einfach auf das Kontextmenü am gewünschten Dokument und wählen die gewünschte Aktion aus. Lesen Sie für das Erstellen einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur gerne den entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.

Wiederkehrende Rechnungen
Während Sie eine Rechnung erstellen, können Sie in den “Optionen” festlegen, ob es sich um eine wiederkehrende Rechnung handeln soll und in welchem Rhythmus die Rechnungen erstellt werden sollen.
Mit dem Anlegen des Rechnungsplans wird die erste Rechnung unmittelbar erstellt, die nächste zum definierten Datum, ab dann immer im definierten Intervall.
Um einen Rechnungsplan zu stoppen, wechseln Sie in “Dokumente” → “Wiederkehrende Rechnungen” und “Deaktivieren” oder “Löschen” Sie den bestehenden Rechnungslauf.

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