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Best Practices
In der Kategorie "Best Practices" finden Sie alle Artikel zum optimalen Workflow mit BuchhaltungsButler.
Created by Maximilian Zielosko / Last updated Apr 17, 2019 by Natalie Bichler
Erste Schritte mit dem BuchhaltungsButler
Erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Grundfunktionen des BuchhaltungsButlers für einen guten Start bei dem Arbeiten mit der Anwendung.
Belege: Vorbereitung, Formate, Upload
Alle wichtigen Informationen zu Ihren Belegen im BuchhaltungsButler, wie zum Beispiel Belegerkennung, mögliche Formate, Uploadmöglichkeiten und Speicherung.
Fehlende Belege identifizieren
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie schnell und einfach einen Überblick über noch fehlende Belege für Ihre Buchhaltung bekommen.
Periodenabschluss Ihrer Buchhaltung
Hier finden Sie eine Checkliste mit den einzelnen Schritten, die beim Abschluss einer Periode in BuchhaltungsButler zu beachten sind.
So stellen Sie ihre Buchhaltung auf den BuchhaltungsButler um: Tipps zum besten Startzeitpunkt und zur Vorbereitung für den Wechsel.
Einrichtung und Funktionen
In der Kategorie "Einrichtung und Funktionen" finden Sie alle Artikel zur Grundkonfiguration sowie Erklärungen zu den verschiedenen Funktionen des BuchhaltungsButlers.
Created by Maximilian Zielosko / Last updated Jan 10, 2019 by Natalie Bichler
Einstellungen und Kontenverwaltung
Die Kategorie "Einstellungen und Kontenverwaltung" beinhaltet Artikel zum Thema Einrichtung des individuellen Kontenrahmens.
- Einrichtung & Auswertung eines revisionssicheren Kassenbuches In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie im BuchhaltungsButler eine revisisonssichere Kasse einrichten und diese richtig nutzen.
- Zusätzliche Sachkonten anlegenGestalten Sie Ihren Sachkontenrahmen selbst, in dem Sie zusätzlich eigene Buchungskonten anlegen. So schaffen Sie auch die Grundlage für ein Controlling.
- Manuelle Bank-/Kassen-/Auslagen-/EÜR-Verrechnungskonten anlegenErfahren Sie, welche Arten von Basiskonten Ihnen im BuchhaltungsButler zur Verfügung stehen und wie Sie diese dort anlegen können.
- Löschen von nicht benötigten KontenIn diesem Artikel zeigen wir Ihnen wie Sie vorgehen wenn Sie nicht (länger) benötigte Konten im BuchhaltungsButler entfernen möchten.
- Wahl des Kontenrahmens und der Kontenlänge, KontenrahmenwechselErfahren Sie hier, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihre Kontenrahmen und Kontolängen im BuchhaltungsButler auszuwählen.
- GWG-Konto in der Kontenverwaltung hinzufügenDiese Einstellungen müssen Sie vornehmen, um im BuchhaltungsButler Ihre gewünschte Abschreibungsmethode nutzen zu können.
Bankkonten verknüpfen, synchronisieren & Überweisungen
Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Bankkonto mit dem BuchhaltungsButler verknüpfen und tagesaktuell automatisch synchronisieren können.
- Bankkonto verknüpfen mit figo & FTS: Einrichtung und InformationenSo verbinden Sie Ihre Bankkonten, PayPal und Kreditkarten erstmalig mit BuchhaltungsButler. In dieser Übersicht lesen Sie auch, welche Banken unterstützt werden.
- Überweisungen ausführen (figo, FTS)Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach und bequem unbezahlte Eingangsrechnungen direkt im BuchhaltungsButler überweisen können.
- Neuanbindung von Bankkonten oder Wechsel des Anbieters (figo, FTS)Wenn Ihre Bankanbindung nicht wie gewünscht funktioniert, sollten Sie das Konto neu anbinden oder die Anbindung über einen anderen Anbieter (figo, FTS) testen.
- Kontobewegungen werden nicht mehr abgerufen (figo, FTS)So gehen Sie vor, wenn Ihre Transaktionen nicht mehr oder nicht mehr automatisch von Ihrem verbundenen Bankkonto abgerufen werden.
- Kontobewegungen aus früheren Zeiträumen fehlen (figo, FTS)Sollten nicht mehr alle Daten Ihrer Bank zum Abruf zur Verfügung stehen, können Sie die Transaktionen in BuchhaltungsButler nachpflegen.
Belegmanagement und -import
Hier finden Sie sämtliche Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten des Beleguploads in den BuchhaltungsButler sowie zur Konfiguration dieser.
- Belegupload: Automatisches Sortieren vs. "Beleg erzeugt Transaktion"Lernen Sie die Unterschiede der beiden Logiken des Beleguploads "Transaktion erzeugen" vs. "zu Transaktion sortieren" in BuchhaltungsButler kennen.
- E-Mail-Weiterleitung von BelegenHier finden Sie Erläuterungen zur richtigen Vorgehensweise, wenn Sie Belege per E-Mail-Weiterleitung in den BuchhaltungsButler hochladen möchten.
- E-Mail-Import funktioniert nicht: Mögliche UrsachenPrüfen Sie diese Auflistung möglicher Ursachen, sollten Sie Schwierigkeiten mit dem Belegupload per E-Mail in den BuchhaltungsButler haben.
- Belegübertragung per Dropbox einrichtenVerknüpfen Sie Ihre Dropbox mit BuchhaltungsButler, um Belege aus einem Dropbox Ordner mit der Anwendung zu synchronisieren.
- Dropbox-Import funktioniert nicht: Mögliche UrsachenPrüfen Sie diese Auflistung möglicher Ursachen, sollten Sie Schwierigkeiten mit der Belegübertragung per Dropbox in den BuchhaltungsButler haben.
- Verknüpfung von Google Drive, OneDrive etc.Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie über einen einfachen Workaround, Dienste wie Google Drive, OneDrive etc. mit dem BuchhaltungsButler verknüpfen und zum Belegupload nutzen können.
- Empfehlungen für Scan-AppsFür den Belegupload von unterwegs empfehlen wir die kostenlosen Apps CamScanner oder ScanBot. Mit nur einem Foto und einem Klick wird Ihr Beleg hochgeladen.
- Fehlermeldung "Import nicht zulässig"So gehen Sie mit geschützten Dokumenten im BuchhaltungsButler um, bei deren Upload Sie die Fehlermeldung erhalten, dass der Import nicht zulässig ist.
- Belege werden nicht automatisch zugeordnetErfahren Sie hier, warum Belege nicht automatisch zugeordnet werden und wie Sie das ändern können.
- Belege manuell (mehreren) Transaktionen zuordnenBei einer fehlenden automatischen Belegzuweisung haben Sie auch jederzeit die Möglichkeit, Belege manuell einer bzw. mehreren Transaktion zuzuordnen.
- Beleg zu falschem Kreditor zugeordnetHier zeigen wir Ihnen, wie Sie in BuchhaltungsButler eine fehlerhafte Belegzuweisung bei Kreditorenkonten korrigieren und vermeiden.
- 100% Match der Belege über Payment_Reference erreichenHier erfahren Sie, wie Rechnungen, die über Amazon, Stripe oder PayPal bezahlt wurden, problemlos der richtigen Zahlung zugeordnet werden.
CSV-Importe
Diese Kategorie beschreibt den Import von Buchungssätzen, Kontoauszügen und Debitoren-/Kreditorenstammdaten im CSV-Format.
- CSV-Import: Bankbewegungen, Buchungssätze und Debitoren-/Kreditorenkonten
Hier erfahren Sie, wie Sie einen CSV-Import von Bankbewegungen, Buchungssätzen und Debitoren-/Kreditorenkonten durchführen. - Importfehler bei CSV-Dateien
Lesen Sie hier, was Sie tun können, wenn es beim Import von CSV-Dateien zu Fehlern kommt. Mit Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie die Datei prüfen.
- CSV-Import: Bankbewegungen, Buchungssätze und Debitoren-/Kreditorenkonten
Rechnungsstellung
Hier finden Sie Tipps und Tricks, die Ihnen den Umgang mit dem Rechnungstool des BuchhaltungsButlers erleichtern.
- Rechnungen, Angebote, Gutschriften erstellenSo erstellen Sie Angebote, Rechnungen und Gutschriften in BuchhaltungsButler und wandeln Angebote in Rechnungen oder Rechnungen in Gutschriften um.
- Stornorechnungen erstellenHier lesen Sie, wie Sie mit BuchhaltungsButler eine korrekte Stornorechnung erstellen. Mit einer Anleitung, welche Daten auf dieser angegeben werden müssen.
- Spam-Problematik bei Rechnungsversand per MailWenn über BuchhaltungsButler versendete Rechnungen als Spam eingestuft werden, folgen Sie bitte diesen Schritten, um einen "SPF-Eintrag" in Ihren DNS-Einstellungen hinzuzufügen.
Auswertungen
Diese Kategorie beschreibt sämtliche Auswertungen, die Ihnen der BuchhaltungsButler ermöglicht, um den Periodenabschluss korrekt vorzubereiten und durchzuführen.
- Summen- und Saldenliste & KontenblätterPlausibilisieren Sie die erfassten Buchungen ganz einfach über unsere Summen- und Saldenliste sowie die Kontenblätter.
- Zusammenfassende Meldung (ZM) erstellenHier lesen Sie, wie Sie auf Basis der Daten aus BuchhaltungsButler eine "Zusammenfassende Meldung" (ZM) selbst erstellen können.
- Auswertungen & Export: Downloadlink nicht erhaltenHier lesen Sie, was Sie für Lösungsmöglichkeiten haben, wenn Sie die E-Mail mit dem Downloadlink für Ihre Auswertungen oder den Export nicht erhalten haben.
- Leere bzw. fehlerhafte AuswertungenHier finden Sie mögliche Ursachen, warum es zu leeren oder fehlerhaften Auswertungen kommt.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: Bedeutung der WarnmeldungenHier lesen Sie die Bedeutung der Warnmeldungen, die Ihnen möglicherweise beim Erstellen der Umsatzsteuer-Voranmeldung, BWA oder des Exports mit BuchhaltungsButler angezeigt werden.
- Unterschiedliche Ergebnisse der EÜR und BWALesen Sie hier, weshalb die Ergebnisse von EÜR und BWA unterschiedlich sein können.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Hier finden Sie alle Erklärungen und Hilfethemen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung mit BuchhaltungsButler.
- Übermittlung der Umsatzsteuer-VoranmeldungSo übermitteln Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus dem BuchhaltungsButler an das Finanzamt auch ohne eigenes ELSTER-Zertifikat.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: Mapping der Konten auf KennziffernHier lesen Sie, wie BuchhaltungsButler Ihre Buchungen anhand der Steuerschlüssel und Buchungskonten auf die Kennziffern der UmSt.-Voranmeldung mappt.
- Abgabe einer berichtigten Umsatzsteuer-VoranmeldungHier zeigen wir Ihnen, wie Sie eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung in BuchhaltungsButlers erstellen und abgeben können.
- Konsolidierte Umsatzsteuer-VoranmeldungSo erstellen Sie eine konsolidierte Umsatzsteuer-Voranmeldung mithilfe des BuchhaltungsButlers mit wenigen Klicks in ELSTER.
Debitoren und Kreditoren
Bilanzierer können hier nachlesen, wie Sie mit Debitoren- und Kreditorenkonten arbeiten können.
- Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung: Aktivierung und Arbeiten in BuchhaltungsButler Lesen Sie hier, wie Sie die Debitoren- & Kreditorenbuchhaltung aktivieren und wie Sie mit Debitoren/Kreditoren in BuchhaltungsButler arbeiten. Mit Video-Tutorial.
Nutzer- und Firmenverwaltung
Hier finden Sie Artikel zum Anlegen und Verwalten mehrerer Firmen (Mehrmandantenfähigkeit) sowie zu den einzelnen Rollen und den damit verbundenen Berechtigungen im Rahmen der Nutzerverwaltung.
- Mehrmandantenfähigkeit: Mehrere Firmen mit einem Konto verwaltenLesen Sie, wie ein Hauptkonto zur Verwaltung mehrerer Firmen definieren und dieses Hauptkonto mit Ihren anderen Firmenkonten verknüpfen.
- Nutzerverwaltung: Rechte und Rollen weiterer Nutzer festlegenIn diesem Artikel erfahren Sie, welche Rollen Sie in der Nutzerverwaltung vergeben können und welche Zugriffberechtigungen diese aufweisen.
Steuerberater & Export
Diese Kategorie beschreibt Steuerberatern, wie sie am besten mit dem BuchhaltungsButler arbeiten, um mehrere Mandanten gleichzeitig über unsere Software betreuen zu können.
- DATEV: Import von Buchungssätzen mit Belegbildverknüpfung (mit Video-Tutorial)In diesem Artikel zeigen und erklären wir Ihnen, wie Sie Buchungssätze und Belegbilder von BuchhaltungsButler zu DATEV Kanzlei Rechnungswesen inkl. Belegbildverknüpfung übernehmen.
- STOTAX: Buchungssätze & BelegbildverknüpfungIn diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Buchungssätze und Belegbilder von BuchhaltungsButler zu Stotax Kanzlei übernehmen.
- rodat-FIBU: Buchungssätze & Belegbildverknüpfung: Buchungssätze & BelegbildverknüpfungIn diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Buchungssätze und Belegbilder von BuchhaltungsButler zu rodat-FIBU übernehmen.
- SIMBA: Buchungssätze & BelegbildverknüpfungIn diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Buchungssätze und Belegbilder von BuchhaltungsButler zu SIMBA Kanzlei übernehmen.
- Einrichtung eines Steuerberater-ZugangsIn diesem Artikel finden Sie weitere Informationen zu der Aktivierung Ihres Accounts als Steuerberater zur Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten.
- Einrichtung von MandantenkontenIn diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Account für Ihren Mandanten anlegen, Berechtigungen festlegen und mit Ihrem Zugang verknüpfen.
Buchhaltung und Kontierungstipps
Buchhaltungsvorgänge mit BuchhaltungsButler und konkrete Kontierungstipps. Für mehr Tipps zu Steuern und Buchhaltung schauen Sie bitte auch in unseren Steuer-Blog.
Created by Natalie Bichler / Last updated 15.04.2019 by Natalie Bichler
Buchhaltung
Hier finden Sie Schritt für Schritt Anleitungen zu verschiedenen Buchhaltungsvorgängen und wie diese im BuchhaltungsButler abgebildet werden können.
- Logik der Steuerschlüssel, Sachverhalte §13b, AutomatikkontenWelche Steuersätze gibt es, welche Auswirkungen haben diese und für welche Vorgänge müssen Automatikkonten bebucht werden.
- Splitbuchungen verstehen und erfassenIn diesem Artikel beschreiben wir, wann es notwendig ist eine Splitbuchung vorzunehmen und wie Sie diese im BuchhaltungsButler erfassen.
- Auslagen, Spesen, Privateinlagen buchenIn diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ganz einfach Ihre Auslagen, Spesen und Privateinlagen zentral sammeln und verbuchen können.
- Ausgangsrechnungen in der Kasse verbuchenWieso Sie Ihre Ausgangsrechnungen nicht der Kasse zuordnen sollten und wie es richtig geht, erfahren Sie in diesem Artikel.
- Fremdwährungs-Rechnungen erfassen & buchenIn diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie richtig mit Rechnungen in einer Fremdwährung umgehen und beschreiben zwei Möglichkeiten.
- Fremdwährungs-Zahlungen auf dem PayPal-KontoHier erklären wir, wie Sie mit Zahlungen in Fremdwährungen umgehen und wie Sie in PayPal einstellen, dass keine Fremdwährungen importiert werden.
- Transaktion bei festgeschriebener Buchung löschenIn diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Transaktion, die bereits verbucht und festgeschrieben wurde, löschen können.
Kontierungstipps (schwierige Geschäftsvorfälle)
Konkrete Geschäftsvorfälle und praktische Kontierungsbeispiele in SKR03 und SKR04.
- Erhaltenen/Gewährten Skonto richtig verbuchenWir erklären, worum es sich beim Skonto handelt und wie Sie im BuchhaltungsButler Ihre gewährten und erhaltenen Skonti richtig verbuchen.
- Stornos und Rücklastschriften verbuchenIn diesem Artikel beschreiben wir, für die unterschiedlichen Fälle einer Gutschrift, die idealen Vorgehensweisen der Verbuchung im BuchhaltungsButler.
- Trinkgelder richtig verbuchenGezahltes Trinkgeld können Sie unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgabe geltend machen. Hier erklären wir, worauf Sie achten müssen.
- Abschreibungen berechnen und buchenIn diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie ganz einfach Ihre Abschreibungen im BuchhaltungsButler berechnen und verbuchen.
- Anfangssaldo: EB-Werte einbuchenHier erfahren Sie, wie Sie die Werte Ihrer Eröffnungsbilanz oder Ihre Anfangsbestände in den BuchhaltungsButler übernehmen.
- Geldtransit buchen (z.B. Kasse an Bank)So gehen Sie vor, wenn Sie Geld aus der Kasse auf Ihr Bankkonto einzahlen oder eine Gutschrift von Ihrem PayPal-Konto auf Ihr Bankkonto erhalten.
- Verbuchung von GehaltszahlungenIn diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gehaltszahlungen mit bzw. ohne Import von Lohnbuchhaltungsdaten im BuchhaltungsButler verbuchen.
- Aktive/Passive Rechnungsabgrenzung (aRAP/pRAP) buchenLesen Sie, wie Sie mit BuchhaltungsButler schnell aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten erfassen und auflösen. Mit Erklärung und Buchungsbeispielen.
- EU-Erwerb von Neufahrzeugen von Lieferanten ohne USt. IDIn diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie auch den Erwerb von Neufahrzeugen von Lieferanten ohne Umsatzsteuer ID aus der EU richtig verbuchen.
- Erwerb von Waren (Dreiecksgeschäft)In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie den Erwerb von Waren als letzter Abnehmer in einem Dreiecksgeschäft richtig verbuchen.
Schnittstellen, Services & Partnerdienste
Hier finden Sie unsere bestehenden Schnittstellen zu Drittanbietern sowie komplementäre Dienstleistungen wie Scanservice oder Kontoauszugs-Digitalisierungsservice.
Created by Malte Kanther / Last updated 10. April 2019 by Natalie Bichler
Schnittstellen
Im Bereich "Schnittstellen" erfahren Sie, welche Anwendungen Sie direkt mit dem BuchhaltungsButler verknüpfen können.
- Bankenanbindung über figo und FinTecSystemsAlle Informationen zur Anbindung von Banken und Kreditkarten über unsere Schnittstellen zu figo und FinTecSystems finden Sie weiter oben in der Kategorie "Einrichtung und Funktionen" -> "Bankkonten verknüpfen & synchronisieren".
- PayPalPayPal kann über figo und über eine eigene Schnittstelle angebunden werden. Hier ist auch die Anbindung sehr großer Accounts möglich.
- Amazon MWSDie Anbindung von Amazon MWS ermöglicht es Ihnen, alle Transaktionen aus Amazon je Marktplatz als eigenes "Bankkonto" zu führen. So bringen Sie Ordnung in Ihre Amazon Buchhaltung.
- StripeMit unserer Stripe-Anbindung können Sie Stripe als eigenes Bankkonto führen. Alle guthabenrelevanten Transaktionen werden täglich importiert.
- BillbeeÜber die Partnerschnittstelle zu Billbee können Sie Ihre Billbee-Rechnungen automatisch in BuchhaltungsButler importieren lassen.
- DATEV, Steuerberater & Co.Alle Informationen zum Export und Import der Daten in DATEV & Co. finden Sie im Punkt "Einrichtung und Funktionen" -> "Steuerberater & Export".
Services & Partnerdienste
Hier haben wir für Sie ergänzende Dienstleistungen und Services von Partnern zusammengefasst. Diese können in der Regel nahtlos in BuchhaltungsButler integriert werden.
- ScanserviceÜber unseren Partnerdienst können Sie Ihre analogen Rechnungen scannen und direkt in BuchhaltungsButler importieren lassen.
- Kontoauszüge digitalisierenUnser Digitalisierungsservice für Kontoauszüge ermöglicht es Ihnen, auch analoge Kontoauszüge für BuchhaltungsButler aufzubereiten.
- LohnbuchhaltungÜber unseren Partner TAXMARO können Sie Mitarbeiter online verwalten und die Gehaltsabrechnungen steuern. Mit nahtloser Anbindung an BuchhaltungsButler.
- Manueller BelegreviewMit der manuellen Belegnachkontrolle unseres Backoffice erreichen Sie eine Erfassungsgenauigkeit von 99% Ihrer in BuchhaltungsButler hochgeladenen Belege.
- Rechnungen automatisch abholen (GetMyInvoices)Über die Partnerschnittstelle zu GetMyInvoices können Sie Rechnungen aus über 5.000 Online-Portalen automatisch abholen und in BuchhaltungsButler importieren lassen.
- Rechnungen automatisch abholen (invoicefetcher)Über die Partnerschnittstelle zu invoicefetcher können Sie Rechnungen vielen Online-Portalen automatisch abholen und in BuchhaltungsButler importieren lassen.
Accountverwaltung, Rechtliches & Datenschutz
Hier finden Sie Artikel zum Thema Abonnement-Verwaltung, Datenschutz, GoBD und Verfahrensdokumentation.
Created by Maximilian Zielosko / Last updated 18. April 2019 by Maximilian Zielosko
Beleguploads, Upgrades & Downgrades
Hier lesen Sie, wie Sie Upgrades, Downgrades oder den Kauf zusätzlicher Beleguploads vornehmen können.
Wo finde ich meine Rechnungen?
In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie Ihre alten bzw. aktuellen Rechnungen für die Nutzung Ihres BuchhaltungsButler-Accounts wiederfinden können.
Datenschutz bei figo und FinTecSystems
figo und FinTecSystems unterliegen strengen Regulierungen und erheben höchste Standards zum Schutz Ihrer Daten. Lesen Sie hier mehr zu den Datenschutzmaßnmahmen der beiden Anbieter.
Datenschutz: Technische & organisatorische Maßnahmen
Der Schutz Ihrer sensiblen Daten steht für uns an erster Stelle: Lesen Sie hier unsere Technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.
Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV)
Sie möchten zusätzlich eine unterzeichnete Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV)? Hier können Sie das Formular herunterladen.
GoBD, Revisionssicherheit, Verfahrensdokumentation
Hier haben wir für Sie alle Informationen zusammen gestellt, welche für Sie für die Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation notwendig sind.
Kündigung der Services & Aufbewahrungsfristen
Hier lesen Sie, wie Sie unsere Services kündigen können und was im Fall einer Kündigung mit Ihren Daten passiert.
