CSV-Import von Amazon Pay Transaktionen

CSV-Import von Amazon Pay Transaktionen

Herangehensweise

Vor dem Import der Amazon Pay Transaktionen in BuchhaltungsButler ist es notwendig die von Amazon zur Verfügung gestellten Transaktionsberichte und Auszahlungsberichte anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Datei ist, dass die fertige CSV-Datei eine Liste der Transaktionen, die angefallene Gebühren und Auszahlungen von Amazon abbildet.

Wichtige Information:

Wir haben diese Anleitung zur Umwandlung der Amazon Pay Transaktionslisten nach bestem Wissen und aktuellem Wissensstand erstellt. Mögliche Anpassungen der Exporte oder andere individuelle Einstellungsmöglichkeiten können zu einer abweichenden Ausgangssituation führen.

Bei dem Abgleich der Formatierung der Amazon Pay-Exporte von verschiedenen Anwendern haben wir Unterschiede festgestellt. Sollte die Formatierung Ihrer Amazon Pay-Exporte von dieser Anleitung abweichen, bitten wir Sie sich an den Spaltenüberschriften zu orientieren.

Manuelle Aufbereitung Ihrer Amazon Pay Transaktionen

1. Export der Amazon Pay Transaktionsdatei

In der Amazon Pay Oberfläche finden Sie im Bereich “Zahlungen” den Menüpunkt “Berichte nach Zeitraum”. Hier können Sie die notwendigen Berichte für den gewünschten Zeitraum erstellen.

Bitte generieren Sie durch Klick auf "Bericht erstellen" den Transaktionsbericht und laden diesen im Anschluss durch Klick auf "Herunterladen" herunter.

Amazon Pay Transaktionen in BuchhaltungsButler importieren
2. Text in Spalten

Nach dem Download werden sämtliche Vorgänge im Exportdokument von Amazon Pay in einer Spalte aufgeführt. Über die Funktion “Text in Spalten” wird der Text in einzelne Spalten getrennt. Hierzu wird die Spalte mit dem Text markiert, anschließend wählen Sie “Daten”, darauf folgend “Text in Spalten”, nun setzen Sie das Häkchen bei “getrennt” und wählen als Trennzeichen “Komma”.

Amazon Pay Buchhaltung


Nun sind die Vorgänge in verschiedene Spalten unterteilt, die in den folgenden Schritten weiter zu bearbeiten sind.

3. Datenaufbereitung
1. Punkt und Komma

Abhängig von den Voreinstellungen in Excel sind die Daten in der Datei aktuell so dargestellt, dass sie für die weitere Bearbeitung noch nicht geeignet sind. In der Spalte “TotalTransactionFee” müssen der Punkt (trennt Euro- von Centbeträgen) durch ein Komma ersetzt werden.

Markieren Sie die betroffene Spalte, indem Sie auf den Spalten-Buchstaben (in diesem Beispiel "N") klicken. Nun drücken Sie bitte die Tastenkombination "Strg"+"F" und wählen den "Ersetzen"-Reiter.

Geben Sie in das Feld "Suchen nach:" einen Punkt ein (".") und in das Feld "Ersetzen durch:" ein Komma (","). Mit Klick auf "Alle ersetzen" werden nun im markierten Bereich alle Punkte durch Kommas ersetzt.

2. Zahlenformat

Beim Öffnen der CSV-Datei interpretiert Excel die Dateneinträge teilweise nicht korrekt. An verschiedenen Stellen innerhalb der Tabelle kann es vorkommen, dass Excel Zahlen in wissenschaftlicher Notation (bspw. "1,23E+10"" statt "12345678901") darstellt. Für den Import in BuchhaltungsButler ist es notwendig sämtliche falsch dargestellte Spalten umzuformatieren.

In den meisten Fällen reicht es aus, die Spaltenbreite zu vergrößern. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger an die Abgrenzungslinie rechts neben den Buchstaben der betroffenen Spalte und schieben diese mit gedrückter Maustaste nach rechts, bis die Spalte groß genug ist um die Einträge vollständig abzubilden.

Buchung für Amazon Pay


Alternativ kann die gesamte Spalte (inkl. Überschrift) ausgewählt und unter "Start" → "Zahl" ins "Zahlenformat" formatiert werden.

4. Datum umformatieren
Amazon Pay CSV Buchhaltung Import

Das Transaktionsdatum muss vor dem Import in das Format "TT.MM.JJJJ" gebracht werden. Wählen Sie dazu die Spalte "TransactionPostedDate" (Spalte "A") durch Klick auf den Spaltenbuchstaben aus. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spalten-Buchstaben und wählen den Punkt "Zellen einfügen".

Fügen Sie dazu folgende Formel in die zweite Zelle der neuen Spalte ein:

=TEIL(B2;9;2)&"."&TEIL(B2;6;2)&"."&TEIL(B2;1;4)

Durch die Formel wird das Datum im korrekten Format aus der ursprünglichen Zelle ausgelesen. Um die Formel auf alle Zellen der neuen Spalte anzuwenden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger an die untere rechte Ecke der Zelle.

Verwandelt sich der Mauszeiger in ein fettes Pluszeichen, können Sie die Formel, nach einem Mausklick, auf die anderen Zellen "herunterziehen".

Wichtig: Benennen Sie die Spalte (durch einen Eintrag in Zelle "A1") nun "Datum".

5. Transaktionsgebühren zusammenfassen und neue Zeile anlegen

In BuchhaltungsButler sollen die Transaktionsgebühren als gesonderter Posten aufgeführt werden. Dafür gilt es nun, die Gesamtsumme aller Transaktionsgebühren in der Datei zu bilden und zusammengefasst in einer neuen Zeile darzustellen.

Ziehen Sie nun mit Hilfe von Excel die Summe der Transaktionsgebühren. Markieren Sie dazu die gesamte Spalte "TotalTransactionFee" indem Sie auf den Buchstaben über der Spaltenbezeichnung klicken.

Am unteren Fensterrand hat Excel für Sie Summe aller Einträge in dieser Spalte gebildet. Bitte notieren Sie sich den Summenbetrag entsprechend.

Amazon Pay Gebühren in der Buchhaltung

Je nach Umfang des Transaktionsberichtes legen Sie entweder am Anfang oder am Ende der Tabelle eine Zeile mit folgenden Werten an:

  1. In der Spalte "Datum": Tragen Sie das letzte Datum des exportierten Zeitraums ein.
  2. In der Spalte "AmazonTransactionId": Tragen Sie “Amazon Pay Gebühren” ein.
  3. In der Spalte "TransactionType": Tragen Sie "Gebühren" ein.
  4. In der Spalte "SellerOrderId": Tragen Sie "Gebühren TT.MM. - TT.MM.JJJJ" ein und wählen hierzu das erste und letzte Transaktionsdatum aus.
  5. In der Spalte "TransactionAmount": Tragen Sie die zuvor notierte Summe der Transaktionsgebühren ein.
6. Spalten umbenennen

Die Zellen in Zeile 1 beinhalten die Überschriften der darunter aufgeführten Daten. Um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen, empfiehlt es sich hier Veränderungen vorzunehmen. Benennen Sie nun die aufgelisteten Zellen in der ersten Zeile wie folgt um:

  1. Spalte “A”: TransactionPostedDate → Datum
  2. Spalte “C”: SettlementId → Buchungstext
  3. Spalte “D”: AmazonTransactionId → Empfänger/Zahlungspflichtiger
  4. Spalte “F”: TransactionType → Auftragsart
  5. Spalte “G”: AmazonOrderReferenceId → Zahlungsreferenz
  6. Spalte “H”: SellerOrderId → Verwendungszweck
  7. Spalte “L”: TransactionAmount → Betrag

Alle übrigen Spalten sind für den Import in BuchhaltungsButler irrelevant. Bitte ändern Sie den Titel der Spalten, die Sie noch nicht umbenannt haben in “irrelevant”, um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen.

*Für ein optimales Belegmatching in BuchhaltungsButler sollte die Bestellnummer oder Zahlungsreferenz auf Ihren Amazon Pay Ausgangsrechnungen ausgewiesen sein. Hinweise zur Systematik des Belegmatchings haben wir im entsprechenden Artikel in unserer Wissensdatenbank für Sie zusammengestellt.

Bitte beachten Sie:

Wir empfehlen Ihnen auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erheblich erleichtert.

7. Auftragssart "Transfer" ergänzen

Im folgenden Schritt gilt es, in allen leeren Zellen in der Spalte "Auftragsart" den Eintrag "Auszahlung" zu ergänzen.

Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass (in den umbenannten Spalten) keine Zelle leer bleibt, da dies zu Fehlern beim Import der CSV-Datei führen kann.

Amazon Pay Auftragsart Buchhaltungssoftware
8. Datei speichern und in BuchhaltungsButler importieren

Speichern Sie die Datei nun im CSV-Format. Die Datei kann nun als Kontoauszug importiert werden. Achten Sie bitte darauf, dass beim Import in BuchhaltungsButler alle "irrelevanten" Spalten nicht verarbeitet werden.

Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Bankkonto für Amazon Pay Payments angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.

Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter "Zahlungen" aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf "Kontoauszug importieren".

Etsy Kontoauszüge importieren

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl für den Transaktionsbericht sollte wie folgt erfolgen:

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler
Buchungsszenarien BuchhaltungsButler
Buchungsszenarien BuchhaltungsButler


Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen. Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank.