Arbeiten mit Debitoren und Kreditoren

Arbeiten mit Debitoren und Kreditoren

Die Arbeit mit Debitoren und Kreditoren hält einige Besonderheiten bereit. In diesem Artikel gehen wir auf die besonderen Anforderungen ein und zeigen, wie Sie mit BuchhaltungsButler wirklich Zeit sparen können.

Verbuchung des Aufwands oder Erlöses am Beleg

In der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung findet die Buchung des Aufwands oder Erlöses immer direkt am Beleg statt. So erfassen Sie die Leistung unmittelbar zum Rechnungs- bzw. Leistungsdatum.
In BuchhaltungsButler werden Sie erkennen, dass mit der Aktivierung von Debitoren und Kreditoren der Menüpunkt “Belege” in “Belege / Buchen” umbenannt wird. Dies macht deutlich, dass eine Buchung nun unmittelbar am Beleg erfolgen kann.
Am Beleg finden Sie ein “K” in den Eingangsrechnungen und ein “D” in den Ausgangsrechnungen. Unter dem Beleg finden Sie, wenn ein Debitor/Kreditor zugewiesen ist, eine Buchungszeile, über die Sie das zutreffende Erlös- oder Aufwandskonto bebuchen können.
Mit einem Klick auf das “K” in den Eingangsrechnungen oder das “D” in den Ausgangsrechnungen können Sie auswählen, ob Sie ein neues Debitoren- oder Kreditorenkonto anlegen wollen, das Sammelkonto nutzen oder einen bestehenden Debitoren oder Kreditoren zuordnen möchten.

Darstellung der Buchungen in der SuSa-Liste

Sobald Sie den Beleg debitorisch oder kreditorisch verbucht haben, haben Sie automatisch einen offenen Posten angelegt. Sie finden in den Auswertungen, in der Summen- und Saldenliste, den angesprochenen Debitor oder Kreditor mit einem Saldo.

Gleichzeitig wird das Saldo aller Debitoren- und Kreditorenkonten auf dem Konto “Forderungen aus Lieferungen und Leistungen” (Debitoren) bzw. “Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen” (Kreditoren) gespiegelt. Die Salden dieser Konten finden Sie im Aktiva bzw. Passiva Ihrer Bilanz.

Verbuchung der Zahlung

Wenn die Rechnung bezahlt ist, existiert eine Transaktion auf Ihrem Bankkonto. Diese erscheint in BuchhaltungsButler auf dem jeweiligen Konto in "Konten / Buchen". Sofern BuchhaltungsButler den Beleg automatisch zuordnen kann werden Sie sehen, dass die Software Ihnen bereits die Buchung gegen das Debitoren- bzw. Kreditorenkonto vorschlägt.
Auch wenn Sie den Beleg manuell zuordnen, erfolgt der Buchungsvorschlag.

Wichtig: Der Aufwand oder Erlös wird nicht an der Zahlung gebucht. Gleiches gilt für die Umsatz- oder Vorsteuer, die bereits bei der Erlös- oder Aufwandsbuchung am Beleg gebucht wurde. Der Ausgleich des Debitoren oder Kreditoren erfolgt immer ohne Steuer. Die Zahlung gleicht lediglich den zuvor angelegten offenen Posten aus.

Auch bei Ist-Versteuerung ist die Buchung mit Steuer weder möglich noch notwendig. Durch die Zuweisung des Belegs zur Zahlung und die Buchung dieser gegen das Debitorenkonto bucht die Software die Umsatzsteuer automatisch im Hintergrund von “nicht fällig” auf “fällig” um.

Keine Doppelerfassung möglich

BuchhaltungsButler prüft bei der Verbuchung einer Transaktion, welcher ein Beleg zugeordnet wurde, ob dieser Beleg debitorisch oder kreditorisch erfasst wurde. Ist dies der Fall, kann die Transaktion auch nur gegen den Debitoren oder Kreditoren gebucht werden und nicht gegen Aufwand oder Erlös.
Die gleiche Prüfung erfolgt, wenn Sie einen Beleg kreditorisch oder debitorisch verbuchen möchten, welcher bereits einer Transaktion zugeordnet ist, die auf Aufwand oder Erlös gebucht wurde. In diesem Fall können Sie den Beleg nicht verbuchen sondern müssen zunächst die zugrundeliegende Transaktionsbuchung aufheben.

PraxistippDurch diese Prüfung wird vermieden, dass Sie Geschäftsvorfälle doppelt als Aufwand oder Ertrag buchen. Sie können also bequem selektiv nur diese Kunden und Lieferanten debitorisch/kreditorisch buchen, mit denen Sie ein Zahlungsziel vereinbart haben und bei denen Rechnungs-/Leistungsdatum und Zahlungsdatum nicht in der gleichen Periode liegen.

Besonderheiten bei der Buchung mit Debitoren und Kreditoren

Neben dem grundlegenden Ablauf der Buchhaltung gibt es anwendungsbedingte Unterschiede in BuchhaltungsButler, die hier noch einmal aufgeführt werden.

Filtereinstellung “ungebucht”
Um zu prüfen, ob auch wirklich sämtliche Belege kreditorisch oder debitorisch verbucht wurden, bietet sich in “Belege / Buchen” die Filtereinstellung “Buchung: ungebucht” an.
Diese Filtereinstellung blendet alle Belege aus, welche bereits debitorisch/kreditorisch gebucht wurden oder einer Transaktion zugeordnet sind, welche gegen ein Nicht-Debitoren-/Kreditorenkonto gebucht wurde.

WichtigBeachten Sie, dass hierdurch auch Belege als “gebucht” ausgeblendet werden, welche einer verbuchten Teilzahlung zugeordnet sind. Verbuchen Sie daher immer zuerst den Beleg und dann die Zahlung.

Keine D-/K Buchung bei “Beleg erzeugt Transaktion”

Haben Sie für ein Bank-, Kassen- oder Auslagekonto (“Basiskonto”) die Funktion “Beleg erzeugt Transaktion” aktiviert, können diese Belege nicht debitorisch/kreditorisch gebucht werden.
Dies hat den Grund, dass der Beleg, da er ja zum Rechnungsdatum bezahlt wurde (das Rechnungsdatum wird für die erstellte Transaktion als Zahlungsdatum verwendet) nie einen offenen Posten erzeugt hat. Es widerspricht insofern der Logik der Kreditorenbuchhaltung, wenn eine kreditorisch erfasste Eingangsrechnung eine Transaktion mit dem Rechnungsdatum als Zahlungsdatum erzeugen würde. Sollten Sie dennoch eine Eingangsrechnung, die Sie bar bezahlt haben, kreditorisch verbuchen wollen, müssen Sie den Beleg mit “automatischer Kontenzuordnung” hochladen, dann die Kreditorenbuchung vornehmen und anschließend die Transaktion in der Kasse manuell hinzufügen.

Skonto verbuchen

Skonto buchen Sie unbedingt an der Zahlung. Auch wenn Sie bereits bei der Erfassung der Rechnung wissen, dass Sie den Skonto in Anspruch nehmen werden, müssen Sie den vollen Rechnungsbetrag als Aufwand erfassen. Da der Zahlungsbetrag vom Rechnungsbetrag abweichen wird, müssen Sie, um den Kreditor vollständig auszugleichen, den Skonto mit negativem Vorzeichen erfassen. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel zum Thema Skonti korrekt verbuchen.

Video-Tutorial: Arbeit mit Debitoren/Kreditoren