Automatisierungsregeln

Automatisierungsregeln

Über Workflow-Rules können bestimmte Geschäftsvorfälle vollständig automatisiert abgebildet werden, ohne dass diese erneut angefasst werden müssen.

Aktivierung und Systematik

Um Automatisierungsregeln anzulegen, navigieren Sie bitte in den Menüpunkt “Einstellungen” und wählen dort den Reiter “Automatisierungsregeln”.

Automatisierungsregeln finden immer nur Anwendung, wenn neue Belege oder Transaktionen importiert werden. Auf bereits existierende Geschäftsvorfälle können die Automatisierungsregeln nicht angewendet werden.

Um die Automatisierungsregeln für Eingangsrechnungen zu nutzen, müssen die Kreditoren aktiviert sein. Damit eine Regel für Ausgangsrechnungen anlegt werden kann, müssen die Debitoren aktiviert werden. Wie Sie mit Debitoren und Kreditoren arbeiten, erfahren Sie hier.

Die Automatisierungsregeln funktionieren über klassische “Wenn / Dann”-Funktionen, die anhand vorgegebener Kriterien bzw. Auswahlmöglichkeiten frei definiert werden können.

Kriterien und Auswahlmöglichkeiten (Die “Wenn”-Seite)

Automatisierungsregeln können für drei Bereiche formuliert werden. Diese lauten Transaktion, Eingangsbeleg und Ausgangsrechnung.

Transaktion:
Im Bereich der Transaktionen können folgende Kriterien ausgewählt werden:

  • Gegenpartei - Der Zahlungsempfänger oder Zahlungspflichtige
  • Betrag
  • Verwendungszweck

Eingangsbeleg:
Im Bereich der Eingangsbelege können folgende Kriterien ausgewählt werden:

  • Rechnungssteller - Der Lieferant
  • Rechnungsnummer
  • Betrag
  • Volltext - Als Text auf der Rechnung zu finden

Ausgangsrechnung:
Im Bereich der Ausgangsrechnungen können folgende Kriterien ausgewählt werden:

  • Rechnungsempfänger - Der Kunde
  • Rechnungsnummer
  • Betrag
  • Volltext

Für die genannten Kriterien gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:

Gegenpartei, Verwendungszweck, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger und Rechnungsnummer:

  • ist
  • ist nicht
  • enthält nicht
  • enthält

Betrag:

  • ist
  • ist nicht
  • größer als
  • kleiner als

Volltext:

  • enthält nicht
  • enthält

Funktionen (Die “Dann”-Seite)

Die Automatisierungsregeln können verschiedene Funktionen auslösen.

Beleglos markieren
Eine Transaktion kann mit Hilfe einer Automatisierungsregel als beleglos markiert werden.
Dies kann zum Beispiel bei Mietzahlungen oder Kontoführungsgebühren hilfreich sein.

Kontieren auf
Sowohl eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung, als auch eine Transaktion kann über eine Automatisierungsregel auf ein Buchungskonto gebucht werden. Wiederkehrende Geschäftsvorfälle, wie Miete oder Telefonkosten, die immer auf dasselbe Buchungskonto gebucht werden, können so direkt verbucht werden und müssen nicht erneut bestätigt werden. Die Diskette ist also bereits grün.

Buchungsvorschlag auf
Auch kann über eine Automatisierungsregel der mitlernende Buchungsvorschlag überschrieben werden.

Kreditor zuweisen
Ein Eingangsbeleg kann über eine Automatisierungsregel einem Kreditoren zugewiesen werden. Hier kann mit Hilfe von Stichworten beispielsweise ein Sammelkreditor angesprochen werden.

Debitor zuweisen
Einer Ausgangsrechnung kann mit Hilfe einer Automatisierungsregel ein Debitor zugewiesen werden. Wenn beispielsweise ein Sammeldebitor für einen bestimmten Marktplatz verwendet wird, hilft diese Funktion weiter.

Tipps und Beispiele

Mit Hilfe der Automatisierungsregeln können diese exemplarischen Work-Flows dargestellt werden:

  • Transaktion: Wenn Verwendungszweck enthält „Miete“ dann kontiere auf „Büromiete“
  • Transaktion: Wenn Gegenpartei ist „PayPal (Europe) S.a.r.l.“ dann kontiere auf „Geldtransit“
  • Transaktion: Wenn Gegenpartei ist „GoCardless“ dann markiere beleglos
  • Transaktion: Wenn Betrag größer als „1.000€“ dann Buchungsvorschlag auf „Durchlaufende Posten“ mit Buchungstext „zu prüfen“
  • Eingangsbeleg: Wenn Betrag größer als „1.000€“ dann weise Kreditorenkonto „Großbestellungen“ zu
  • Ausgangsrechnung: Wenn Volltext enthält „Steuerfreie Ausfuhrlieferung Schweiz“ dann weise Debitorenkonto „Sammelkonto Schweiz“ zu
  • Ausgangsrechnung: Wenn Volltext enthält „Steuerfreie Ausfuhrlieferung Schweiz“ dann kontiere auf „Erlöse Lieferungen Drittland“.
Tipp

Ergänzen Sie das Layout Ihrer Ausgangsrechnungen um bestimmte “Codes”. Diesen “Code” können Sie anschließend für die Kontierungsregeln verwenden.