Belegupload: Automatisches Sortieren vs. “Beleg erzeugt Transaktion”

Belegupload: Die verschiedenen Logiken

Der BuchhaltungsButler verarbeitet Ihre Belege nach zwei verschiedenen Arten, welche durch die Einstellung des Kontos bedingt werden.

"Zu Transaktion sortieren" und "Transaktion erzeugen"

Logik 1: Ein hochgeladener Beleg wird zu bestehenden Transaktionen sortiert.
Logik 2: Ein hochgeladener Beleg erzeugt automatisch eine Transaktion auf Basis der Belegdaten in dem Konto, dem er zugewiesen wurde.

Ausschlaggebend, welche Logik angewandt wird, ist die Einstellung des Kontos. In der Kontenverwaltung (in den "Einstellungen") oder im Untermenü im ausgewählten Konto (in "Konten/Buchen") haben Sie jeweils die Möglichkeit, die Option "Beleg erzeugt Transaktion" zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Bei über figo bzw. FinTecSystems verknüpften Konten ist diese Option standardmäßig deaktiviert und kann auch nicht aktiviert werden.
Auf manuell angelegten Konten oder in der Kasse ist die Einstellung standardmäßig aktiviert und muss bei Bedarf deaktiviert werden.

Sinn der unterschiedlichen Verfahrensweisen:

Um Doppelbuchungen zu vermeiden, kann diese Option für über figo / FinTecSystems verknüpfte Konten nicht aktiviert werden, da die Transaktionen bereits vorhanden sind und nicht erneut erstellt werden müssen. Für manuell angelegte Konten, kommen jedoch beide Möglichkeiten in Frage, je nach Situation:

  1. Wenn Sie Belege in die Kasse laden, erzeugt BuchhaltungsButler auf Basis der Belegdaten automatisch die zugrundeliegende Transaktion. Diese wird vorkontiert und muss anschließend nur noch bestätigt werden.
  2. Wenn Sie aber beispielsweise Ihr Kassenbuch in Excel führen und dieses über den CSV-Import hochladen, sollen die in die Kasse hochgeladenen Belege nur den bestehenden Transaktionen zugeordnet werden. Hier empfiehlt es sich, die Einstellung zu deaktivieren.

Ausnahme Ausgangsrechnungen: Für Ausgangsrechnungen, die über ein manuelles Konto bezahlt wurden, müssen Sie die Transaktionen grundsätzlich manuell anlegen.