Export: Beschreibung und Hinweise zu Exporten

Beschreibung der Exportformate

Im BuchhaltungsButler stehen Ihnen nachfolgende Exportformate für Buchungssätze (und Belege) zur Verfügung.

Unbestätigte Buchungen im Export

Wenn Sie einen Export von Buchungssätzen für eine Periode generieren möchten, in der noch nicht alle Buchungen bestätigt wurden, erhalten Sie folgenden Hinweis:

Export von unbestätigten BuchungenÜber diese Funktion können Sie alle Daten exportieren, auch wenn Sie nur partiell buchen und z.B. komplexe Geschäftsvorfälle für den Steuerberater offen lassen.

Export nachträglich erfasster Buchungen

Wenn Sie Ihre Buchungen exportiert und an Ihren Steuerberater weiter gegeben haben, sollten Sie nach dem Export alle Buchungen festschreiben. So können Sie, wenn Sie nachträglich Buchungen erfassen oder bereits erfasste Buchungen ändern, bequem nur die ergänzten/geänderten Buchungen exportieren und Ihrem Steuerberater nachreichen. Dies tun Sie, indem Sie nicht "alle Buchungen" wählen, sondern nur die nicht festgeschriebenen Buchungen einer Periode exportieren.

Beschreibung des BB Standardexports

Das "BB Standardformat" ist universell kompatibel und kann zum Import in Controlling-Tools oder andere Buchhaltungssoftware verwendet werden, die nicht den DATEV-Standard erfordern.

Im Standardexport finden Sie folgende Spalten:

  • Datum [Datum des Geschäftsvorfalls]
  • Buchungstext [Gegenpartei des Geschäftvorfalls & Buchungstext, sofern vergeben]
  • Betrag
  • Währung
  • Sollkonto
  • Habenkonto
  • Steuerschlüssel [Ein Mapping der Steuerschlüssel ("BU" genannt) finden Sie hier. Wichtig: Bei DATEV-Automatikkonten* wird kein BU-Schlüssel ausgegeben]
  • Buchungsnummer [ID des Buchungssatzes, durch BHB vergeben. Es handelt sich nicht um die fortlaufende Nummer des Journals (festgeschriebene Buchungen)]
  • Rechnungsnummern [Rechnungenummern der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Gegenpartei [Gegenpartei der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Umsatzsteuer [Umsatzsteuer der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Zugewiesene Beträge [Beträge der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Beleglinks [Links zu den (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Festschreibung [Festschreibekennzeichen. 0=nicht festgeschrieben; 1=festgeschrieben]
  • Kommentar [Kommentar, der am Geschäftsvorfall hinterlassen wurde]

*DATEV-Automatikkonten können im offiziellen Kontenrahmen der DATEV nachgesehen werden. Automatikkonten sind durch das Kürzel "AV" (automatische Vorsteuer) bzw. "AM" (automatische Umsatzsteuer) gekennzeichnet.

Beschreibung des DATEV-Exports

Der DATEV Export wird von allen gängigen Buchhaltungsprogrammen akzeptiert. Ihr DATEV Export enthält folgende Spalten (es werden nur die durch BHB befüllten Spalten aufgelistet:

  • Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) [Betrag der Buchung]
  • Soll/Haben-Kennzeichen [S/H; gibt an, ob der Betrag auf der Soll- oder Habenseite des Kontos steht]
  • WKZ Umsatz [Währungskürzel]
  • Konto
  • Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)
  • BU-Schlüssel [Steuerschlüssel; die durch BHB unterstützten Steuerschlüssel finden Sie hier]
  • Belegdatum [Datum des Geschäftsvorfalls in Format "DDMM"
  • Belegfeld-1 [Rechnungsnummer des zugewiesenen Belegs. Gibt es keine Rechnungsnummer, wird eine interne Nummer generiert im Format "BB-Int-[fortl. Nummer]" um ein Matching von Belegen zu Transaktionen auch ohne die XML-Datei zu ermöglichen.]
  • Buchungstext [Gegenpartei des Geschäftvorfalls & Buchungstext, sofern vergeben]
  • Beleglink [Unique Identifier, welcher das Matching der Belege zu den Buchungssätzen in DATEV mit Hilfe der XML-Datei auslöst]
  • Beleginfo 1 - 7 [wie im Export beschrieben]
  • Zusatzinformation 1 - 2 [wie im Export beschrieben]
  • Sachverhalt L+L [Kennzeichen, welches den Sachverhalt von §13b Fällen näher spezifiziert. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier]

Export von Belegbildern

Standardmäßig werden die Belege anhand der "Buchungsnummer" benannt (Dateiname). Sie haben jedoch auch die Option, "Originaldateiname verwenden" anzuklicken. Mit der Standardoption ist es jedoch in der Regel einfacher, den einer Buchung zugehörigen Beleg zu identifizieren.

Im DATEV Export wird dem Export mit Belegen zudem eine XML-Datei beigefügt. Diese sorgt in DATEV Kanzlei Rechnungswesen für die korrekte Zuordnung der Belege zu den Buchungssätzen. Dies geschieht über den "Beleglink", welcher einen Code enthält. Die Zuordnung des Codes zu den Dateinamen wird über die mitgelieferte XML Datei durch DATEV ermöglicht.