Export: Beschreibung und Hinweise zu Exporten

Beschreibung der Exportformate

In BuchhaltungsButler stehen Ihnen die Exportformate "BB Standardformat" und "DATEV" für Buchungssätze (und Belege) zur Verfügung.

Unbestätigte Buchungen im Export

Wenn Sie einen Export von Buchungssätzen für eine Periode generieren möchten, in der noch nicht alle Buchungen bestätigt wurden, erhalten Sie den Hinweis, dass noch ungebuchte Geschäftsvorfälle vorliegen. Nun stehen Ihnen drei Optionen zur Auswahl.

  1. Unbestätigte Buchungsvorschläge ausgeben und bei ungebuchten Geschäftsvorfällen ein Platzhalter-Konto einfügen
  2. Für unbestätigte und ungebuchte Geschäftsvorfälle ein Platzhalter-Konto einfügen
  3. Unbestätigte und ungebuchte Geschäftsvorfälle nicht mit ausgeben

Um die drei Optionen richtig zu verstehen, ist es wichtig den Unterschied zwischen "unbestätigten Buchungsvorschlägen" und "ungebuchten Geschäftsvorfällen" zu kennen.

  • "Unbestätigte Buchungsvorschläge" lassen sich in der Anwendung an einer gelben Diskette erkennen. BuchhaltungsButler schlägt ein Buchungskonto vor, das jetzt noch bestätigt werden muss (grüne Diskette).
  • "Ungebuchte Geschäftsvorfälle" hingegen konnten noch nicht einem Buchungskonto zugeordnet werden. Die Diskette ist noch grau.

Für die drei Optionen ergeben sich nun unterschiedliche Anwendungsfälle:

  1. Der Buchungsvorschlag von BuchhaltungsButler wird angenommen und der Sachverhalt entsprechend verbucht ausgegeben. Geschäftsvorfälle, für die kein Buchungsvorschlag ausgegeben werden konnte, werden auf ein Platzhalter-Konto gebucht.
  2. Sämtliche ungebuchten Geschäftsvorfälle (gelbe und graue Diskette) werden auf ein Platzhalter-Konto gebucht ausgegeben.
  3. Nur gebuchte Geschäftsvorfälle (mit grüner Diskette) werden ausgegeben.

Export nachträglich erfasster Buchungen

Wenn Sie Ihre Buchungen exportiert und an Ihren Steuerberater weiter gegeben haben, sollten Sie nach dem Export alle Buchungen festschreiben. So können Sie, wenn Sie nachträglich Buchungen erfassen oder bereits erfasste Buchungen ändern, bequem nur die ergänzten/geänderten Buchungen exportieren und Ihrem Steuerberater nachreichen. Dies tun Sie, indem Sie nicht "alle Buchungen" wählen, sondern nur die nicht festgeschriebenen Buchungen einer Periode exportieren.

Beschreibung des BB Standardexports

Das "BB Standardformat" ist universell kompatibel und kann zum Import in Controlling-Tools oder andere Buchhaltungssoftware verwendet werden, die nicht den DATEV-Standard erfordern.

Im Standardexport finden Sie folgende Spalten:

  • Datum [Datum des Geschäftsvorfalls]
  • Buchungstext [Gegenpartei des Geschäftvorfalls & Buchungstext, sofern vergeben]
  • Betrag
  • Währung
  • Sollkonto
  • Habenkonto
  • Steuerschlüssel [Ein Mapping der Steuerschlüssel ("BU" genannt) finden Sie hier. Wichtig: Bei DATEV-Automatikkonten* wird kein BU-Schlüssel ausgegeben]
  • Buchungsnummer [ID des Buchungssatzes, durch BHB vergeben. Es handelt sich nicht um die fortlaufende Nummer des Journals (festgeschriebene Buchungen)]
  • Rechnungsnummern [Rechnungenummern der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Gegenpartei [Gegenpartei der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Umsatzsteuer [Umsatzsteuer der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Zugewiesene Beträge [Beträge der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Beleglinks [Links zu den (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
  • Festschreibung [Festschreibekennzeichen. 0=nicht festgeschrieben; 1=festgeschrieben]
  • Kommentar [Kommentar, der am Geschäftsvorfall hinterlassen wurde]

*DATEV-Automatikkonten können im offiziellen Kontenrahmen der DATEV nachgesehen werden. Automatikkonten sind durch das Kürzel "AV" (automatische Vorsteuer) bzw. "AM" (automatische Umsatzsteuer) gekennzeichnet.

Beschreibung des DATEV-Exports

Der DATEV Export wird von allen gängigen Buchhaltungsprogrammen akzeptiert. Ihr DATEV Export enthält folgende Spalten (es werden nur die durch BHB befüllten Spalten aufgelistet:

  • Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) [Betrag der Buchung]
  • Soll/Haben-Kennzeichen [S/H; gibt an, ob der Betrag auf der Soll- oder Habenseite des Kontos steht]
  • WKZ Umsatz [Währungskürzel]
  • Konto
  • Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)
  • BU-Schlüssel [Steuerschlüssel; die durch BHB unterstützten Steuerschlüssel finden Sie hier]
  • Belegdatum [Datum des Geschäftsvorfalls in Format "DDMM"
  • Belegfeld-1 [Rechnungsnummer des zugewiesenen Belegs. Gibt es keine Rechnungsnummer, wird eine interne Nummer generiert im Format "BB-Int-[fortl. Nummer]" um ein Matching von Belegen zu Transaktionen auch ohne die XML-Datei zu ermöglichen.]
  • Buchungstext [Gegenpartei des Geschäftvorfalls & Buchungstext, sofern vergeben]
  • Beleglink [Unique Identifier, welcher das Matching der Belege zu den Buchungssätzen in DATEV mit Hilfe der XML-Datei auslöst]
  • Beleginfo 1 - 7 [wie im Export beschrieben]
  • Zusatzinformation 1 - 2 [wie im Export beschrieben]
  • Sachverhalt L+L [Kennzeichen, welches den Sachverhalt von §13b Fällen näher spezifiziert. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier]

Export von Belegbildern

Standardmäßig werden die Belege anhand der "Buchungsnummer" benannt (Dateiname). Sie haben jedoch auch die Option, "Originaldateiname verwenden" anzuklicken. Mit der Standardoption ist es jedoch in der Regel einfacher, den einer Buchung zugehörigen Beleg zu identifizieren.

Im DATEV Export wird dem Export mit Belegen zudem eine XML-Datei beigefügt. Diese sorgt in DATEV Kanzlei Rechnungswesen für die korrekte Zuordnung der Belege zu den Buchungssätzen. Dies geschieht über den "Beleglink", welcher einen Code enthält. Die Zuordnung des Codes zu den Dateinamen wird über die mitgelieferte XML Datei durch DATEV ermöglicht.