Bilanz: Funktionsweise und Fehlerbehebung

Bilanz: Funktionsweise und Fehlerbehebung

Bilanz einfach erklärt

Eine Bilanz lässt sich in BuchhaltungsButler zu Anschauungszwecken generieren. Die Übermittlung der Bilanz an die Finanzverwaltung kann derzeit nur über Drittanbieter erfolgen.

Was ist die Bilanz?

Bei der Bilanz handelt es sich um eine Auswertungsmöglichkeit Ihrer Buchhaltung. Dabei erfüllt die Bilanz drei Funktionen:

  • Dokumentation: Mithilfe der Bilanz wird das Vermögen und das Kapital eines Unternehmens dokumentiert.
  • Gewinnermittlung: Über die Veränderung des Eigenkapitals als Bestandteil der Bilanz kann der Gewinn ermittelt werden.
  • Information: Durch die Standardisierung der Auswertung “Bilanz” können auch Dritte schnell über den Stand eines Unternehmens informiert werden.

Die Bilanz ist fester Bestandteil des Jahresabschlusses eines Unternehmens und muss von der Geschäftsführung unterschrieben werden.
Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet eine Bilanz zu erstellen. Es gibt jedoch Ausnahmen hierzu in Abhängigkeit des Umsatzes und Gewinns.
Unter bestimmten Voraussetzungen reicht daher die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Wie funktioniert eine Bilanz?

Eine Bilanz entspricht einer Waage mit zwei Seiten. Die linke Seite heißt “Aktiva” und die rechte Seite “Passiva”.

Aktiva

Die Aktivseite der Bilanz enthält die Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Hierbei handelt es sich mit anderen Worten um die
Mittelverwendung. Hierzu gehören beispielsweise die Maschinen eines Unternehmens im sogenannten “Anlagevermögen” und die eingekauften
Waren oder das Bankguthaben im “Umlaufvermögen”.
Die Summe sämtlicher Posten der Aktivseite ist die “Bilanzsumme”.
Es gilt, dass der Wert der Aktiva immer dem Wert der Passiva entspricht.

Passiva

Die Passivseite der Bilanz enthält die Kapitalgegenstände eines Unternehmens. Hier findet sich entsprechend die Mittelherkunft. Hierzu gehören
beispielsweise das gezeichnete Kapital und der Jahresüberschuss als Teil des “Eigenkapitals”.

Bilanzübersicht

Jahresüberschuss

Der Jahresüberschuss oder der Jahresfehlbetrag sind das Ergebnis Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Sämtliche Buchungskonten Ihrer Buchhaltung, die den Gewinn Ihres Unternehmens mehren (Erlöse) oder mindern (Aufwände), werden hier aufgeführt. Die GuV ähnelt als
Auswertung der BWA, die Sie sich in BuchhaltungsButler ausgeben lassen können.

Übermittlung der Bilanz

Eine Bilanz lässt sich in BuchhaltungsButler zu Anschauungszwecken generieren. Die Übermittlung der Bilanz an die Finanzverwaltung kann derzeit nur über Drittanbieter erfolgen.

Sofern Sie Ihre Bilanz selbst erstellen und übermitteln möchten, stellen wir Ihnen in unserem Steuer-Wiki zwei kostenfreie Tools zur Übermittlung der E-Bilanz vor.
Bewährt ist auch das Zusammenspiel mit Lexware.
Die Datenübertragung von BuchhaltungsButler zu Lexware kann mittels DATEV-Export problemlos erfolgen. Achten Sie nur darauf, dass alle in
BuchhaltungsButler genutzten Sachkonten auch in Lexware vorhanden sind.
Ihre EB-Werte verwalten Sie bitte direkt in Lexware, diese werden aus BuchhaltungsButler nicht mit übergeben.

Bilanz: Integritätsprobleme beheben

Wenn die Bilanz in BuchhaltungsButler Integritätsprobleme meldet, sollten Sie folgende Punkte prüfen um diese zu beheben.

Integritätsprobleme: Ursachen

Integritätsprobleme werden immer dann gemeldet, wenn die Aktivseite der Bilanz nicht mit der Passivseite übereinstimmt, denn Aktiva und Passiva der Bilanz müssen immer ausgeglichen sein.

Ein Beispielfall

Sie gründen ein Unternehmen und erstellen Ihre Eröffnungsbilanz. In diesem Beispiel nehmen wir aus Gründen der Einfachheit an, dass es sich um eine GmbH handelt. Zum Tag der Eintragung befinden sich in der Eröffnungsbilanz auf der Aktivseite lediglich die Gesellschaftereinlage in Höhe von 25.000,- € und auf der Passivseite das gezeichnete Kapital in Höhe von 25.000,- €.

Bilanz Gesellschaftereinlage

Erstes Geschäftsjahr

Im ersten Geschäftsjahr wird nun lediglich ein einziger Geschäftsvorfall aufgezeichnet. Ein Umsatzerlös in Höhe von 1.000,- €, der Bar in der Kasse eingenommen wird.
Die Schlussbilanz am Ende des ersten Geschäftsjahres enthält nun zusätzlich zu den beiden Posten aus der Eröffnungsbilanz eine Mehrung auf der Aktivseite im Umlaufvermögen (genauer im Kassenbestand) und eine Mehrung auf der Passivseite nämlich über den Jahresüberschuss aus der GuV in Höhe von 1.000,- €.

Bilanz erstes Geschäftsjahr

Zweites Geschäftsjahr

Wenn im zweiten Geschäftsjahr keine Umbuchungen vorgenommen werden und die Bilanz ausgegeben wird, kommt es zu einer Fehlermeldung und dieser Bilanz.

Integritätsprobleme Bilanz

Bilanz zweites Geschäftsjahr
In diesem Beispiel wurde der Gewinn aus dem Jahr 2020 nicht umgebucht, wodurch die Aktivseite und die Passivseite der Bilanz im Jahr 2021 nicht gleich sind.
Mit der Umbuchung des Gewinns wird die Passivseite korrigiert und die Bilanz stimmt.

Häufige Ursachen für Integritätsprobleme

EB-Werte im Jahr 1 der Buchhaltung

Wenn Sie Ihre Buchhaltung erstmalig mit BuchhaltungsButler anlegen, müssen Sie alle Eröffnungsbilanzwerte (auch EB-Werte oder Anfangssalden genannt) korrekt über das Saldo-Vortragskonto erfassen.
Lassen Sie sich dazu von Ihrem Steuerberater die Summen- und Saldenliste zum 01.01. des ersten Jahres geben, in welchem Sie mit
BuchhaltungsButler arbeiten.

Das Saldo aller Buchungen auf dem Saldovortragskonto 9000 muss in Summe 0 ergeben.

Beispiel: Wenn Sie auf der Aktivseite 1.000€ Kassenbestand einbuchen, müssen Sie auch auf der Passivseite abbilden, wo das Geld herkommt, also z.B. ein Bankdarlehen erfasst oder einen Gewinnvortrag gebucht haben.
Prüfen Sie in Ihrer Summen- und Saldenliste, ob der Wert im Soll und im Haben des Kontos 9000 in Summe 0 ergibt.

Folgejahre: Automatische EB-Werte

EB-Werte werden in BuchhaltungsButler jahresübergreifend automatisch berechnet und vorgetragen. Die Anwendung nullt hierfür automatisch die Salden der Erlös- und Aufwandskonten, die Salden der Bilanzkonten werden fortgeschrieben. Es gibt jedoch einzelne Kontenklassen, die manuell durch den Anwender fortgetragen werden müssen.
Weitere Informationen zum automatischen Fortschreiben von Salden finden Sie hier.

Folgejahre: Manuell zu erfassende EB-Werte

Zu den nicht automatisch fortgeschriebenen EB-Werten zählen:

Saldenvortrag der Umsatz- und Vorsteuerkonten
Das Saldo aller Umsatz- und Vorsteuerkonten muss zu Beginn eines Jahres auf das Konto “Umsatzsteuer-Vorjahr” umgebucht werden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Gewinn- bzw. Verlustvortrag
Der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag muss als Bilanzgewinn bzw. -verlust des Vorjahres zu Beginn des Folgejahres manuell, z.B. auf das Konto “Gewinnvortrag”, eingebucht werden.

Praxistipp

In der Praxis starten Sie in einem bestimmten Jahr mit der Bilanz in BuchhaltungsButler.
Nehmen Sie sich die Summen- und Saldenliste Ihres Steuerberaters zum 01.01. diesen Jahres und gleichen Sie diese mit der Summen- und Saldenliste in BuchhaltungsButler ab.
Etwaige Differenzen buchen Sie gegen das Saldenvortragskonto 9000 ein.
Wenn alle Salden stimmen und sich nur das Konto 9000 in Summe nicht nullt, ist Ihre Bilanz dennoch korrekt und wir empfehlen, damit weiter zu arbeiten.