Ist-Versteuerung und Einsatz von Debitoren: Wichtige Informationen

Ist-Versteuerung und Einsatz von Debitoren: Wichtige Informationen

Wenn Sie Ist-Versteuerer sind und mit Debitorenkonten arbeiten sind einige wichtige Verhaltensregeln zu berücksichtigen, damit die Umsatzsteuer korrekt bei Zahlungseingang in der Umsatzsteuer-Voranmeldung berechnet und angezeigt werden kann.

Punkte 2 + 3 sind essentiell, wenn Sie Ausgangsrechnungen mit mehreren Steuersätzen haben und/oder der Steuersatz Ihrer Ausgangsrechnungen nicht Ihrem Standarderlös-Steuersatz entspricht. Punkt 1 betrifft alle Fälle.

Kurz zusammengefasst sind folgende Punkte zu Berücksichtigen:

  1. Kein Ausgleich debitorisch eingebuchter Ausgangsrechnungen über das “Freie Buchen”
  2. Kein Splitting einer Zahlung auf mehrere Debitorenkonten bei Zuweisung mehrerer debitorisch gebuchter Rechnungen
  3. Bei Überzahlung wird die Umsatzsteuer zum Standarderlöskonten-Steuersatz berechnet

 

Grundsätzliches zur Systematik des Systems

Die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer erfolgt bei der Buchung einer Zahlung (in “Konten/Buchen”) gegen ein Debitorenkonto grundsätzlich zum Standarderlöskonten-Steuersatz, welchen Sie über die Wahl Ihres Standarderlöskontos mit definiert haben.

Ist der Zahlung ein Beleg zugewiesen erfolgt die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer zu den mit der Belegbuchung eingebuchten Steuersätzen.

Unterzahlungen werden anteilig auf die Steuersätze der eröffnenden Belegbuchung umgelegt.

Überzahlungen erfolgen zum Standarderlöskonten-Steuersatz.

Wichtig: die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer erfolgt stets fiktiv und wird nicht hart gebucht. 

Mit einem Wechsel von Soll- zu Ist Versteuerung sowie der Veränderung des Standarderlöskontos können Sie die Berechnung jederzeit verändern.

Es ist nicht möglich eine Buchung von einem Basiskonto gegen einen Debitor zu einem anderen als dem Standarderlöskonten-Steuersatz zu tätigen. Nur durch die Zuweisung eines Belegs wird die Berechnung analog der eröffnenden Debitorenbuchung am Beleg durchgeführt.

 

Kein Ausgleich debitorisch eingebuchter Ausgangsrechnungen über das “Freie Buchen”

Aufgrund der Systematik des Systems ist es nicht möglich, debitorisch erfasste Ausgangsrechnungen über das “Freie Buchen” auszugleichen. Es erfolgt in diesem Fall keine Berechnung der fälligen Umsatzsteuer.

Wenn Sie eine debitorisch eingebuchte Ausgangsrechnung über das Freie Buchen ausgleichen möchten, arbeiten Sie bitte mit folgendem Workaround:

  1. erstellen Sie ein “sonstiges Basiskonto”, welches in “Konten/Buchen” erscheint
  2. erstellen Sie eine Transaktion zum Buchungsdatum auf dem Konto, weisen Sie den Beleg zu und buchen Sie gegen Debitor
  3. Buchen Sie im Freien Buchen den Saldo des sonstigen Basiskontos aus.

Typische Fälle wären die Verrechnung einer erhaltenen Anzahlung. So haben Sie das gleiche Resultat erzielt.

 

Keine Splittung einer Zahlung auf mehrere Debitorenkonten

Es ist nicht möglich, einen Beleg einer Buchung zuzuordnen. Ein Beleg kann immer nur zu einer Transaktion, welche ggf. mehrere Splitbuchungen enthält, zugewiesen werden.

Bei der Zuweisung mehrerer debitorisch gebuchter Belege mit unterschiedlichen Steuersätzen bzw. einem Steuersatz, welcher nicht dem Standarderlöskonten-Steuersatz entspricht, kommt es zu ungewünschten Berechnungen, wenn die Transaktion gesplittet wurde.

Aufgrund der Systematik des Systems (Zuweisung der Belege zu Transaktionen und nicht zu einzelnen Buchungen) erfolgt die Berechnung die Umsatzsteuer anhand der zugewiesenen Belege je Buchung und nicht je Transaktion. Dies erfolgt nach dem “FIFO-Prinzip”. Der zuerst zugewiesene Beleg wird für die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer der ersten Buchung einer Transaktion zugrundegelegt. Für einen etwaigen Restbetrag wird der nächste zugewiesene Beleg vewendet etc.

Dies führt zu folgendem Szenario:

Sie haben Kunden A eine Rechnung über 50€ mit 19% UmSt. gestellt, an Kunde B eine Rechnung über 50€ 7%.
Kunde A bezahlt die Rechnungen für A und B mit einer Zahlung über 100€ an Sie.

Sie weisen die beiden debitorisch eingebuchten Belege der Zahlung zu.

Sie splitten die Zahlung und buchen 50€ an Debitor A und 50€ an Debitor B.

Das System kann Belege nicht den einzelnen Buchungen zuordnen sondern nur der Transaktion. Die Berechnungssystematik legt zunächst den ersten Beleg (19%) auf die erste Buchung um. Diese wird vollständig ausgeglichen. Es erfolgt eine fiktive Umbuchung von 19% UmSt.

Anschließend wird wieder der erste Beleg auf die zweite Buchung umgelegt. Es erfolgt eine weitere fiktive Umbuchung von 19% UmSt.

Somit wurden nun beide Debitorenposten zwar ausgeglichen, die Berechnung der Umsatzsteuer erfolgte jedoch nicht wie gewünscht.

In diesem Fall hätten Sie die Zahlung in zwei Transaktionen aufteilen müssen (ggf. löschen und manuell anlegen) und jeden Beleg einer Zahlung zuweisen.

Wichtig: Dieses Szenario betrifft Sie nur, wenn Sie 

  • Mehrere Belege mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen haben
  • Diese einer Zahlung zuordnen
  • Die Zahlung anschließend splitten (gegen ein oder mehrere Debitorenkonten)

 

Überzahlungen: Berechnung der UmSt. zum Standarderlöskonten-Steuersatz

Bei Überzahlungen wird der Restbetrag, welcher nicht auf einen zugewiesenen Beleg umgelegt werden kann, zum Steuersatz des definierten Standarderlöskontos für die Berechnung der Umsatzsteuer kalkuliert.

Ihren Standarderlöskonten-Steuersatz definieren Sie mit Ihrem Standarderlöskonto in “Einstellungen” -> “Kontenrahmen” -> “Standardkonto für Einnahmen”.