Systematik der Soll- und Ist-Versteuerung

Ist-Versteuerung und Einsatz von Debitoren: Wichtige Informationen

Systematik von Soll- und Ist-Versteuerung

Die Einstellung der Besteuerungsart (Soll- oder Ist-Versteuerung) hat nur Auswirkungen, wenn Ausgangsrechnungen debitorisch gebucht werden*.
Wenn auf die Buchung mit Debitorenkonten verzichtet wird und nur Zahlungen gebucht werden, ist zwangsläufig immer das Zahlungsdatum für die Berechnung der Steuer maßgeblich (was umsatzsteuerlich der Ist-Versteuerung entspräche).
Ist- und Soll-Versteuerung sind Berechnungslogiken, welche sich in bestimmten Auswertungen, wie der UmSt.-VA, den Kontenblättern und dem GDPdU-Export auswirken, jedoch den zugrundeliegenden Buchungssatz in seiner Form nicht verändern. Die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer erfolgt anhand der zugrundeliegenden Einstellung (Ist oder Soll) fiktiv und wird nicht hart gebucht.
Durch diesen Ansatz ist ein jederzeitiger Wechsel zwischen Ist- und Soll-Versteuerung möglich, was in den Auswertungen zu unterschiedlichen Ergebnissen führt.

Wichtig: Die Einstellung "Ist-" oder "Soll-Versteuerung" bedingt unmittelbar das Ergebnis Ihrer Auswertungen.
Beim Auswerten einer Periode muss daher darauf geachtet werden, diejenige Besteuerungsart einzustellen, welche für die auszuwertende Periode maßgeblich war.

*Das debitorische Erfassen einer Ausgangsrechnung ist Voraussetzung, damit das System wissen kann, welches das für die Steuer maßgebliche Rechnungs-/Leistungsdatum ist und wie der Geschäftsvorfall somit umsatzsteuerlich zu werten ist.

Verhaltensregeln für Ist-Versteuerung

Für Ist-Versteuerer sind wichtige Verhaltensregeln zu berücksichtigen, damit die Umsatzsteuer korrekt berechnet und ausgewiesen werden kann.

  1. Kein Ausgleich debitorisch eingebuchter Ausgangsrechnungen über das “Freie Buchen”
  2. Kein Splitting einer Zahlung auf mehrere Debitorenkonten bei Zuweisung mehrerer
    debitorisch gebuchter Rechnungen
  3. Bei Überzahlung wird die Umsatzsteuer zum eingestellten Standard-Steuersatz berechnet

Im Detail werden die Punkte im Folgenden erläutert.

Berechnung der Steuer bei Zahlungen

Die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer erfolgt bei der Buchung einer Zahlung gegen ein Debitorenkonto (in "Konten/Buchen")
a) zum Standard-Steuersatz, welcher in den Einstellungen definiert wird (ohne zugewiesenen Beleg)
b) zu den mit der Belegbuchung erfassten Steuersätzen (bei zugewiesenem debitorisch gebuchtem Beleg)

Unterzahlungen werden anteilig auf die Steuersätze der Belegbuchung umgelegt.
Überzahlungen erfolgen zum Standard-Steuersatz.

Wichtig: die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer erfolgt stets fiktiv und wird nicht hart gebucht.

Mit einem Wechsel von Soll- zu Ist Versteuerung sowie der Veränderung des Standard-Steuersatzes, können Sie die Berechnung jederzeit verändern.
Es ist nicht möglich, eine Buchung von einem Basiskonto gegen einen Debitor zu einem anderen als dem eingestellten Standard-Steuersatz zu tätigen. Nur durch die Zuweisung eines Belegs wird die Berechnung der Umsatzsteuer analog der eröffnenden Debitorenbuchung am Beleg durchgeführt.
Bei ausgleichenden Debitorenbuchungen ist somit ein Beleg zwingend erforderlich.

Kein Ausgleich debitorisch eingebuchter Ausgangsrechnungen über das “Freie Buchen”

Aufgrund der Systematik des Systems ist es nicht möglich, debitorisch erfasste Ausgangsrechnungen über das “Freie Buchen” auszugleichen. Es erfolgt in diesem Fall keine Berechnung der fälligen Umsatzsteuer.
Wenn Sie eine debitorisch eingebuchte Ausgangsrechnung über das Freie Buchen ausgleichen möchten, arbeiten Sie bitte mit folgendem Workaround:

  1. erstellen Sie ein “sonstiges Basiskonto”, welches in “Konten/Buchen” erscheint
  2. erstellen Sie eine Transaktion zum Buchungsdatum auf dem Konto, weisen Sie den Beleg zu und buchen Sie gegen Debitor
  3. Buchen Sie im Freien Buchen den Saldo des sonstigen Basiskontos gegen das gewünschte Konto um

Typische Fälle wären die Verrechnung einer erhaltenen Anzahlung. So haben Sie das gleiche Resultat erzielt.

Keine Splittung einer Zahlung auf mehrere Debitorenkonten

Es ist nicht möglich, einen Beleg einer Buchung zuzuordnen; ein Beleg kann immer nur einer Transaktion, welche ggf. mehrere Splitbuchungen enthält, zugewiesen werden.

Bei der Zuweisung mehrerer debitorisch gebuchter Belege mit unterschiedlichen Steuersätzen bzw. einem Steuersatz, welcher nicht dem Standard-Steuersatz entspricht, kommt es zu ungewünschten Berechnungen, wenn die Transaktion gesplittet wurde.
Aufgrund der Systematik des Systems (Zuweisung der Belege zu Transaktionen und nicht zu einzelnen Buchungen) erfolgt die Berechnung die Umsatzsteuer anhand der zugewiesenen Belege je Buchung und nicht je Transaktion.
Dies erfolgt nach dem “FIFO-Prinzip”. Der zuerst zugewiesene Beleg wird für die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer der ersten Buchung einer Transaktion zugrundegelegt. Für einen etwaigen Restbetrag wird der nächste zugewiesene Beleg verwendet etc.

Dies führt zu folgendem Szenario:
Sie haben Kunden A eine Rechnung über 50€ mit 19% UmSt. gestellt, an Kunde B eine Rechnung über 50€ 7%.
Kunde A bezahlt die Rechnungen für A und B mit einer Zahlung über 100€ an Sie.
Sie weisen die beiden debitorisch eingebuchten Belege der Zahlung zu.
Sie splitten die Zahlung und buchen 50€ an Debitor A und 50€ an Debitor B.

Das System kann Belege nicht den einzelnen Buchungen zuordnen sondern nur der Transaktion. Die Berechnungssystematik legt zunächst den ersten Beleg (19%) auf die erste Buchung um. Diese wird vollständig ausgeglichen. Es erfolgt eine fiktive Umbuchung von 19% UmSt.
Anschließend wird wieder der erste Beleg auf die zweite Buchung umgelegt. Es erfolgt eine weitere fiktive Umbuchung von 19% UmSt.
Somit wurden nun beide Debitorenposten zwar ausgeglichen, die Berechnung der Umsatzsteuer erfolgte jedoch nicht wie gewünscht.
In diesem Fall hätten Sie die Zahlung in zwei Transaktionen aufteilen müssen (ggf. löschen und manuell anlegen) und jeden Beleg einer Zahlung zuweisen.

Wichtig: Dieses Szenario betrifft Sie nur, wenn Sie

  • Mehrere Belege mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen haben
  • Diese einer Zahlung zuordnen
  • Die Zahlung anschließend splitten (gegen ein oder mehrere Debitorenkonten)

Überzahlungen: Berechnung der UmSt. zum Standarderlöskonten-Steuersatz

Bei Überzahlungen wird der Restbetrag, welcher nicht auf einen zugewiesenen Beleg umgelegt werden kann, zum Steuersatz des definierten Standarderlöskontos für die Berechnung der Umsatzsteuer kalkuliert.
Ihren Standarderlöskonten-Steuersatz definieren Sie mit Ihrem Standarderlöskonto in “Einstellungen” -> “Kontenrahmen” -> “Standardkonto für Einnahmen”.