Debitoren-/ Kreditorenbuchhaltung: Aktivierung und Arbeiten in BuchhaltungsButler

Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung: Aktivierung und Arbeiten in BuchhaltungsButler

Wann brauche ich Debitoren und Kreditoren

Wenn Sie bilanzieren, sind Sie verpflichtet, Eingangs- und Ausgangsrechnungen zum Rechnungs- bzw. Leistungsdatum als Aufwand bzw. Erlös zu erfassen.

Falls Sie zum Beispiel einem Kunden (Debitor) eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von einem Monat schicken, die Rechnung aber erst bei Geldeingang verbuchen, erscheint der Betrag einen Monat zu spät in Ihrer Bilanz. Deshalb erfassen bilanzierende Unternehmen die Rechnung zum Rechnungsdatum auf ein Debitorenkonto. Mit der Zahlung gleicht man das Debitorenkonto und damit den sog. "offenen Posten" wieder aus.

Übrigens: Bei aktivierter "Ist-Versteuerung" wird die Umsatzsteuer erst dann berechnet, wenn die Zahlung geflossen ist.
Die Vorsteuer kann bei Eingangsrechnungen (Lieferanten- bzw. "Kreditorenrechnung") jedoch bei Soll- wie bei Ist-Versteuerern zum Rechnungs-/Leistungsdatum geltend gemacht werden. BuchhaltungsButler nimmt diese Berechnungen automatisch für Sie vor.

Wo aktiviere ich Debitoren und Kreditoren

Wenn Sie mit Debitoren-/Kreditorenkonten arbeiten möchten, aktivieren Sie diese zunächst in den Einstellungen.
Debitoren-/Kreditorenbuchungen erfolgen direkt am Beleg. Mit der Zahlung auf dem Bankkonto wird der Debitoren-/Kreditorenposten wieder aufgelöst.

Import von Debitoren- und Kreditorenstammdaten

Wenn Sie bereits Debitoren- und Kreditorenkonten in einem anderen System führen und Kontonummern und Bezeichnungen der Konten exportieren können, können Sie diese Daten über unsere Importschnittstelle ganz einfach importieren. Weitere Informationen zum Import von Debitoren- und Kreditorenstammdaten finden Sie in unserem Artikel zum CSV-Import.

Wo buche ich mit Debitoren/Kreditoren

Die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung findet unmittelbar in den Belegen (Ausgangsrechnungen = Debitorenbuchhaltung; Eingangsbelege = Kreditorenbuchhaltung) statt.
Mit einem Klick auf das "D" bzw. "K" lösen Sie die Buchung direkt an der Rechnung aus. Anschließend wählen Sie, ob Sie die Rechnung auf einem neu anzulegenden Debitoren-/Kreditorenkonto, einem Sammelkonto, oder auf einem bereits bestehenden Debitoren-/Kreditorenkonto verbuchen möchten.

Erklärung und Nutzen der Modi "Sammelkonto" und "selektiv"

Wenn Sie Debitoren/Kreditoren aktivieren, haben Sie die Auswahlmöglichkeit zwischen den Modi "Sammelkonto" und "Selektiv".

Im Modus "Sammelkonto" werden standardmäßig alle Ausgangsrechnungen dem Debitoren-Sammelkonto (10000) (bzw. alle Eingangsrechnungen dem Kreditoren-Sammelkonto 70000) zugeordnet, wenn diesem Kunden nicht ein individuelles Debitoren-/Kreditorenkonto zugewiesen wurde. In diesem Fall wird immer das individuelle Debitoren-/Kreditorenkonto genommen.

Der Modus "Sammelkonto" eignet sich also besonders dann, wenn Sie alles debitorisch/kreditorisch buchen möchten, jedoch nicht für jeden Kunden ein individuelles Debitoren-/Kreditorenkonto vergeben wollen.

Ausgleich des Debitoren-/Kreditorenpostens bei Zahlung

Wenn die Rechnung bezahlt ist, haben Sie eine Transaktion auf Ihrem Bankkonto. Diese erscheint in BuchhaltungsButler auf dem jeweiligen Konto in "Konten/Buchen". Sofern BuchhaltungsButler den Beleg automatisch zuordnen kann werden Sie sehen, dass die Software Ihnen bereits die Buchung gegen das Debitoren- bzw. Kreditorenkonto vorschlägt.
Auch wenn Sie den Beleg manuell zuordnen, erfolgt der Buchungsvorschlag.

Keine Doppelerfassung bei selektivem Einsatz von D-/K-Konten möglich

BuchhaltungsButler prüft bei der Verbuchung einer Transaktion, welcher ein Beleg zugeordnet wurde, ob dieser Beleg debitorisch/kreditorisch erfasst wurde. Ist dies der Fall, kann die Transaktion auch nur gegen Debitor/Kreditor gebucht werden und nicht gegen Aufwand oder Ertrag.
Die gleiche Prüfung erfolgt wenn Sie einen Beleg buchen möchten, welcher bereits einer Transaktion zugeordnet ist, welche auf Aufwand/Ertrag gebucht wurde. In diesem Fall können Sie den Beleg nicht buchen sondern müssten zunächst die zugrundeliegende Transaktionsbuchung aufheben.

Gut zu wissen:
Durch diese Prüfung wird vermieden, dass Sie Geschäftsvorfälle doppelt als Aufwand oder Ertrag buchen. Sie können also bequem selektiv nur diese Kunden und Lieferanten debitorisch/kreditorisch buchen, mit denen Sie ein Zahlungsziel vereinbart haben und bei denen Rechnungs-/Leistungsdatum und Zahlungsdatum nicht in der gleichen Periode liegen.

Video-Tutorial: Arbeit mit Debitoren/Kreditoren