Aktivierung und Einrichtung von Debitoren und Kreditoren

Aktivierung und Einrichtung von Debitoren und Kreditoren

Vielleicht lohnt es sich, für jeden Kunden ein individuelles Debitorenkonto anzulegen oder Sie möchten lieber ein Sammelkonto nutzen. Gegebenenfalls gibt es bereits einen Bestand an Kunden, den Sie nur noch importieren wollen. Hier erfahren Sie die Möglichkeiten und die Herangehensweise in BuchhaltungsButler.

Wo werden Debitoren und Kreditoren aktiviert?

Über das Menü können Sie in die Einstellungen navigieren, dort finden Sie die beiden Reiter “Debitoren” und “Kreditoren”. Hier können Sie jeweils auswählen, ob Sie Debitoren und Kreditoren im Modus “selektiv” oder “Sammelkonto” aktivieren wollen.

Wichtig: Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) steht in den Auswertungen nur bei deaktivierter Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zur Verfügung.

Unterschiede “Sammelkonto” und “selektiv”

Sobald für einen bestimmten Kunden ein spezifisches Debitorenkonto existiert oder für einen bestimmten Lieferanten ein spezielles Kreditorenkonto, wird dieses automatisch ausgewählt, wenn eine entsprechende Eingangs- oder Ausgangsrechnung importiert wird.
Eine Unterscheidung zwischen den beiden Modi “Sammelkonto” und “selektiv” gibt es nur, wenn für eine Gegenpartei kein Debitor oder Kreditor existiert.

selektiv:
Wenn für eine Rechnung kein Debitor oder Kreditor existiert, wird im Modus “selektiv” die Rechnung nicht automatisch debitorisch oder kreditorisch erfasst. Sie kann entweder an der Zahlung verbucht werden oder muss manuell einem Debitoren oder Kreditoren zugewiesen werden. Natürlich kann am Beleg auch ein neuer Debitor oder Kreditor angelegt werden.

Sammelkonto:
Wenn für eine Rechnung kein individueller Debitor oder Kreditor existiert, wird im Modus “Sammelkonto” automatisch das Debitoren-Sammelkonto (10000) bzw. Kreditoren-Sammelkonto (70000) zur Erfassung vorgeschlagen. Über den Modus “Sammelkonto” kann ich also sicherstellen, dass sämtliche Ausgangsrechnungen debitorisch und sämtliche Eingangsrechnungen kreditorisch verbucht werden.
Natürlich kann auch hier am Beleg mit wenigen Klicks ein neuer Debitor/Kreditor angelegt werden.

Einrichtung von Debitoren und Kreditoren

Wenn Sie jede Eingangsrechnung auf dem Sammel-Kreditoren und jede Ausgangsrechnung auf dem Sammel-Debitoren erfassen wollen, reicht die Aktivierung in den Einstellungen aus.
Wenn Sie allerdings für wiederkehrende Lieferanten oder Ihre Stammkunden individuelle Kreditoren und Debitoren anlegen wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Anlegen von D-/K-Konten in den Einstellungen:
In den Einstellungen können Sie unter “Kontenverwaltung” mit einem Klick auf das Dropdown der Kontotypen auswählen, ob Sie ein Kreditoren- oder ein Debitorenkonto anlegen wollen. Im Anschluss öffnet sich ein Dialogfenster und Sie können die Stammdaten erfassen.

Anlegen von D-/K-Konten am Beleg:
Alternativ haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Debitoren oder Kreditoren direkt am zugehörigen Beleg anzulegen. Hierfür klicken Sie unter “Belege/Buchen” in den Eingangsrechnungen einfach auf das “K” und in den Ausgangsrechnungen auf das “D”. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie die am Beleg bereits erkannten Stammdaten prüfen und ggf. vervollständigen können, um einen neuen Debitor/Kreditor anzulegen.

Import von D-/K-Konten als CSV:
Wenn Sie bereits Debitoren- und Kreditorenkonten in einem anderen System führen und Kontonummern und Bezeichnungen der Konten exportieren können, können Sie diese Daten über unsere Importschnittstelle importieren. Weitere Informationen zum Import von Debitoren- und Kreditorenstammdaten sowie eine Vorlage finden Sie in unserem Artikel zum CSV-Import.

PraxistippDie Informationen in den Stammdaten Ihrer Kreditoren helfen uns bei der Zuordnung der Rechnungen. Besonders hilfreich sind die IBAN und die USt-ID. Wenn diese Daten in den Stammdaten des Kreditorenkontos hinterlegt sind und wir die Informationen auf einer Eingangsrechnung finden, erhöht dies die Chance einer korrekten automatischen Zuweisung der Rechnung zum Kreditor. Gleichzeitig wird die IBAN für den Überweisungsvorgang herangezogen, was potentielle Fehler in der Belegdatenextraktion ohne Auswirkung lässt.