Dropbox-Verknüpfung mit BuchhaltungsButler

Dropbox-Verknüpfung

So übertragen Sie Ihre Belege über die Dropbox in den BuchhaltungsButler:

Vorgehensweise

  1. Gehen Sie auf "Einstellungen" → "Belegübertragung per Dropbox".
  2. Folgen Sie dem Link, um einen Autorisierungscode zu erhalten.
  3. Diesen kopieren Sie in BuchhaltungsButler und drücken die Enter-Taste. Ihre Dropbox wurde nun verknüpft.
  4. In Ihrer Dropbox finden Sie nun den Ordner "Apps" und darin den Ordner "BuchhaltungsButler". Darin finden Sie die Ordner "Eingangsrechnungen" und "Ausgangsrechnungen". Für jedes Basiskonto wurde im Ordner "Eingangsrechnungen" ein einzelner Unterordner angelegt. Für Ausgangsrechnungen gibt es einen Sammelordner.
  5. Jeder hier abgelegte Beleg wird automatisch in den BuchhaltungsButler hochgeladen. Sie bekommen jeweils eine Bestätigung per E-Mail, welche Dokumente hochgeladen wurden.

Wichtig: Belege werden durch BuchhaltungsButler aus der Dropbox abgeholt und aus dieser unmittelbar gelöscht. Möchten Sie die Belege in Ihrer Dropbox dauerhaft speichern, legen Sie sie bitte zusätzlich in einem anderen Ordner ab.

Ihre Belege müssen immer im untersten Ordner abgelegt werden. Belege, welche in einem Überordner abgelegt werden, können nicht verarbeitet werden.

Wichtige Hinweise zur Dropbox-Synchronisierung

  1. Bitte warten Sie unbedingt die Bestätigungsmail zur erfolgreichen Synchronisation ab, bevor Sie weitere Belege in der Dropbox ablegen. Andernfalls kann es zu Synchronisationsproblemen kommen (Doppler oder fehlende Dateien). Bitte daher auch immer alle Belege auf einmal ablegen und nicht einen nach dem anderen.
  2. Sie dürfen die Ordner weder umbenennen noch verschieben. Falls die Synchronisation nicht mehr funktioniert, sollten Sie die Verknüpfung mit Dropbox in den Einstellungen trennen und anschließend wiederherstellen. Gleiches gilt, wenn Ihnen Ordner für neu angelegte Konten fehlen sollten.

Bei Problemen mit Ihrer Dropbox Anwendung

Wenn Sie Probleme mit der Dropbox-Schnittstelle haben, lesen Sie bitte in diesen Artikel.

Einsatz von Dropbox: Datenschutz

Der Einsatz von Dropbox ist, da Dropbox auch Server außerhalb der EU betreibt, grundsätzlich zu evaluieren. Es sollten entsprechende Maßnahmen getroffen werden, z.B. durch den Abschluss von AV-Verträgen, um die Synchronisation von Belegen zu BuchhaltungsButler via Dropbox GoBD und DSGVO-konform einsetzen zu können.

Wir haben uns auf vielfachen Kundenwunsch hin entschieden, eine Anbindung zu Dropbox zu entwickeln. Grund hierfür ist, dass eine Vielzahl von Unternehmen Dropbox nutzt und die Synchronisation von Daten aus der Dopbox mit BuchhaltungsButler einfach, schnell und bequem ist.
In keinster Weise besteht eine Pflicht oder wollen wir Nutzer dazu drängen, die Dropbox-Synchronisation zu nutzen. BuchhaltungsButler ist vollumfänglich auch ohne den Einsatz von Dropbox nutzbar.
Diese Informationen sollen Ihnen helfen, für sich selbst zu entscheiden, ob Sie Dropbox für die Synchronisation von Belegen mit BuchhaltungsButler einsetzen möchten oder nicht.

Bei der Dropbox-Synchronisation werden Daten aus Ihrer Dropbox abgeholt, in BuchhaltungsButler importiert und im Anschluss automatisch aus der Dropbox gelöscht. Daten, die einmal in der Dropbox lagen, sind jedoch auch nach dem Löschen grundsätzlich wiederherstellbar.
Die Dienstleistung "Dropbox" wird angeboten von Dropbox Inc., 185 Berry Street, Ste 400, San Francisco, CA 94107, USA. Bei der Nutzung von Dropbox gelten die Dropbox-Datenschutzrichtlinien, welche unter https://www.dropbox.com/de/privacy/ abgerufen werden können.

Dropbox unterliegt dem sogenannten "EU-US Privacy Shield".
Bei der Übertragung von Daten aus der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz nutzt Dropbox eine Reihe von Rechtsmechanismen. In Bezug auf die Erfassung, Verwendung und Speicherung personenbezogener Daten, die aus der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz in die USA übertragen werden, folgt Dropbox den Bestimmungen der Privacy Shield-Abkommen zwischen der EU bzw. der Schweiz und den USA. Die Privacy Shield-Zertifizierung von Dropbox finden Sie hier. Weitere Informationen zu Privacy Shield finden Sie unter https://www.privacyshield.gov/.