E-Mail-Import funktioniert nicht: Mögliche Ursachen

Fehlerhafter E-Mail-Import

Mögliche Ursachen

Sie leiten Rechnungen per E-Mail an BuchhaltungsButler und finden diese nicht in Ihrem Belegarchiv? Bitte prüfen Sie folgende Punkte:

  1. Falsche Kategorisierung: Belege wurden fälschlich als Ein- bzw. Ausgangsrechnungen kategorisiert und sind nun dort abgelegt.
  2. Versandadresse nicht legitimiert: Die Versand- E-Mail-Adresse ist nicht als legitime Versandadresse in den Einstellungen im Punkt "Belegübertragung per E-Mail" von BuchhaltungsButler hinterlegt. Achten Sie auch darauf, dass bei Weiterleitungsregeln E-Mails oftmals als von der ursprünglichen Versandadresse versendet weitergeleitet werden. Sie müssen somit auch die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Absenders (Rechnungsstellers) hinterlegen. Insbesondere wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten, ist dies ein Indiz, dass die Versandadresse nicht legitimiert wurde.
  3. Empfangs-E-Mail Adresse prüfen: E-Mails wurden an die falsche E-Mail-Adresse versendet: Achten Sie darauf, dass die Adresse für den Belegversand "@belege.buchhaltungsbutler.de" lautet. Die vollständige Adresse für den Belegversand finden Sie in den "Einstellungen" im Punkt "Belegübertragung per E-Mail". Dort können Sie auch alle gewünschten E-Mail-Adressen für den Versand legitimieren.
  4. E-Mails werden nicht verschickt: Prüfen Sie bitte den erfolgreichen Versand, indem Sie eine zweite E-Mail-Adresse in das CC-Feld setzen.
  5. Geschützte Dokuments: Die Belege können nicht verarbeitet werden, etwa, weil die Dokumente geschützt sind oder die Rechnung als Inline-Attachment und nicht als Dokument angehängt ist.
  6. Inline-Attachments: Bei Apple Mail, auf dem Mac wie auf dem IPhone, werden Anhänge oft als Inline-Attachment versendet. Inline-Attachments können nicht ausgelesen werden.
    Ob Ihre Anhänge als Inline-Attachment gesendet werden können Sie prüfen, indem Sie die Mail an die Adresse eines Kollegen senden und dann den Header der Nachricht öffnen. Finden Sie "Content-Disposition: inline;" im Text, ist der Anhang inline. Dies kann auch dann der Fall sein, wenn der Anhang z.B. in GMail oder anderen Mailprogrammen wie ein normaler Anhang aussieht. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, Inline-Attachments zu verarbeiten.
    Um Inline-Attachments bei Mac & IPhone zu vermeiden, gehen Sie bitte wie Folgt vor:
    Bei Mac deaktivieren Sie bitte den Versand der Anhänge als Inline-Attachment. Wenn Sie eine E-Mail aus Apple Mail an den BuchhaltungsButler senden möchten, klicken Sie vor dem Versenden in Ihrer Menü-Leiste auf "Format" und anschließend auf "In reinen Text umwandeln".
    Auf dem IPhone haben wir derzeit leider keine Lösung für Sie, wie Anhänge als "normale" Anhänge und nicht als "Inline-Attachments" gesendet werden können.

Funktioniert auch nach Prüfung aller Punkte kein Versand von Belegen per Mail, senden Sie uns bitte Screenshots von:

  1. Legitimierung der Versandadresse in BHB
  2. Screenshot Ihrer Zieladresse laut Darstellung in BHB
  3. Header der ausgehenden E-Mail, aus der sich Versand- und Zieladresse, Zeitstempel, Betreff sowie der Tag "Content-Disposition: attachment;" und nicht "inline"  ergeben)

Gerne prüfen wir dann, ob der E-Mail-Versand aus anderen Gründen fehlschlägt.