CSV-Import von eBay Managed Payments Transaktionen

CSV-Import von eBay Managed Payments Transaktionen

Herangehensweise

Vor dem Import der eBay Managed Payments Transaktionen in BuchhaltungsButler ist es notwendig die von eBay zur Verfügung gestellten Transaktionsberichte und Auszahlungsberichte anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Dateien ist, dass die fertigen CSV-Dateien eine Liste der verkauften Artikel, die angefallene Gebühren und Auszahlungen von eBay abbildet.

Wichtige Information:

Wir haben diese Anleitung zur Umwandlung der eBay Transaktionslisten nach bestem Wissen und aktuellem Wissensstand erstellt. Mögliche Anpassungen der Exporte oder andere individuelle Einstellungsmöglichkeiten können zu einer abweichenden Ausgangssituation führen.

Bei dem Abgleich der Formatierung der eBay-Exporte von verschiedenen Anwendern haben wir Unterschiede festgestellt. Sollte die Formatierung Ihrer eBay-Exporte von dieser Anleitung abweichen, bitten wir Sie sich an den Spaltenüberschriften zu orientieren.

Manuelle Aufbereitung Ihrer eBay Transaktionen für die Buchhaltung

1. Export aus Verkäufer-Cockpit

Ihre Transaktionsliste: In Ihrem eBay Verkäufer-Cockpit Pro finden Sie im Bereich “Zahlungen” den Menüpunkt “Berichte”. Hier können Sie die notwendigen Berichte für den gewünschten Zeitraum erstellen.

Bitte generieren Sie hier den “Transaktionsbericht” und den “Auszahlungsbericht” für den gewünschten Zeitraum und laden Sie beides herunter.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler
2. Transaktionsbericht: Nicht benötigte Daten und Zahlenformat

Öffnen Sie die Datei “Transaktionsbericht” in Excel. Sollten sich in den ersten Zeilen Werte oder Daten befinden, die kein Teil der Tabelle der Transaktionen sind, löschen Sie diese Zeilen bitte zunächst heraus. Markieren Sie dazu die entsprechenden Zeilen und löschen diese mit Rechtsklick "Zellen löschen".

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

Beim Öffnen der CSV-Datei interpretiert Excel die Dateneinträge teilweise nicht korrekt. An verschiedenen Stellen innerhalb der Tabelle kann es vorkommen, dass Excel Zahlen in wissenschaftlicher Notation (bspw. "1,23E+10"" statt "12345678901") darstellt. Für den Import in BuchhaltungsButler ist es notwendig sämtliche falsch dargestellte Spalten umzuformatieren. Hierfür kann die gesamte Spalte (inkl. Überschrift) ausgewählt werden und unter "Start" → "Zahl" ins "Zahlenformat" formatiert werden.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler
3. Gebühren in neuer Spalte zusammenfassen
Bitte beachten Sie:

Das Layout der Transaktionsberichte aus eBay ist nicht immer einheitlich. Im folgenden Schritt gilt es die Spalten ausfindig zu machen, in denen die verschiedenen Gebührenarten aufgelistet sind. In der Regel umfasst der Gebührenbereich die Spalten zwischen "Vom Verkäufer angegebener MwSt.-Satz" und "Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)".

Diese Anleitung nimmt Bezug auf Transaktionsberichte in denen die Gebühren in den Spalten zwischen "T" und "Z" abgebildet sind. Sollte Ihre CSV-Datei anders strukturiert sein, prüfen Sie bitte, ob die Gebühren sich zwischen den Spalten "Z" und "AG" befinden.

Ergänzen Sie eine Spalte links der Spalte “Z” (mit dem Titel "Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)"), indem Sie auf die Spalte mit der rechten Maustaste klicken und “Zellen einfügen” auswählen. In dieser Spalte fassen Sie alle Gebühren (die sich in den Spalten "T", bzw. "Fixer Anteil der Verkaufsprovision", bis "Y", bzw. "Internationale Gebühr ", befinden sollten).

Anschließend summieren Sie in dieser Spalte ab der ersten Zeile sämtliche Gebühren mit der Formel “=SUMME(U2:Y2)” und ziehen die Formel bis in die letzte Zeile der Tabelle.

Sollten sich die Gebühren in Ihrem Transaktionsbericht an andere Stelle befinden, passen Sie die Formel bitte dementsprechend an (bspw.: "=SUMME(AA2:AF2).

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4. Zeile für Verkaufsgebühren anlegen

Je nach Umfang des Transaktionsberichtes legen Sie entweder am Anfang oder am Ende der Tabelle eine Zeile mit folgenden Werte:

  1. In der Spalte "Transaktionsdatum": Tragen Sie das letzte Datum des exportierten Zeitraums ein.
  2. In der Spalte "Name des Käufers": Tragen Sie “eBay Verkaufsgebühren” ein.
  3. In der Spalte "Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)": Übertragen Sie die Summe aller Gebühren aus der Spalte, die Sie im Schritt 3 dieser Anleitung angelegt haben. Bitte tragen Sie die Summe manuell in das entsprechende Feld ein, sodass in der Zelle nur die Zahl und keine Formel eingetragen ist.
  4. In der Spalte “Transaktionswährung”: Tragen Sie “EUR” ein.
  5. In der Spalte “Alte Bestellnummer”: Tragen Sie “Verkaufsgebühren” ein.
5. Zeile für Angebotsgebühren

In Ihrer Datei befinden sich Transaktionen in denen eBay Ihnen Anzeigengebühren in Rechnung stellt. Um die Summe der Anzeigengebühren korrekt zu verbuchen, führen Sie folgende Schritte durch:

Tipp:

Bei längeren Transaktionsberichten empfiehlt es sich, die erste Zeile zu fixieren, um einen guten Überblick über die Spaltenbeschriftungen zu behalten. Scrollen Sie dazu zur obersten Zeile Ihres Transaktionsberichtes, klicken auf “Ansicht” -> “Fenster fixieren” und wählen nun “Oberste Zeile fixieren” aus. Nun sollten die Spaltenbeschriftungen immer die oberste Zeile ergeben.

  1. Suchen Sie die Spalte mit der Beschriftung „Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)“ (Spalte AG)
  2. Fügen Sie folgende Formel in die erste freie Zelle dieser Spalte (am unteren Ende der Tabelle) ein:


    =SUMMEWENN(B:B;"Andere Gebühr";K:K)

  3. Wichtig: Wählen Sie nun die Zelle in die Sie soeben die Formel eingegeben haben und drücken Sie die Tastenkombination “Strg” + “C”. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in die selbe Zelle und wählen folgende Einfügeoption:

    eBay Managed Payments Transaktionen in Buchhaltung importieren

    Durch diesen Vorgang ersetzen Sie die Formel durch den respektiven Wert und verhindern Folgefehler.
  4. In der Spalte "Transaktionsdatum": Tragen Sie das letzte Datum des exportierten Zeitraums ein.
  5. In der Spalte “Name des Käufers“: Tragen Sie “eBay Angebotsgebühren“ ein.
  6. In der Spalte “Transaktionswährung”: Tragen Sie “EUR” ein.
  7. In der Spalte “Alte Bestellnummer”: Tragen Sie “Angebotsgebühren” ein.

Zur Kontrolle: Um zu kontrollieren, dass alle Beträge richtig erfasst wurden, vergleichen Sie die Summe der Spalte “Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)“ (inklusive der soeben für Verkaufs- und Angebotsgebühren erstellten Zeilen) mit der Summe der Spalte “Betrag abzügl. Kosten” (Spalte K). Diese sollten gleich sein.

6. Spalten umbenennen

Die Zellen in Zeile 1 beinhalten die Überschriften der darunter aufgeführten Daten. Um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen, empfiehlt es sich hier Veränderungen vorzunehmen. Benennen Sie nun die aufgelisteten Zellen in der ersten Zeile wie folgt um:

  1. Spalte “A”: Transaktionsdatum → Buchungsdatum
  2. Spalte “B”: Typ → Auftragsart
  3. Spalte “C”: Bestellnummer → Zahlungsreferenz
  4. Spalte “D”: Alte Bestellnummer → Buchungstext
  5. Spalte “F”: Name des Käufers → Empfänger/Zahlungspflichtiger
  6. Spalte “I”: Auszahlungsnr. → Verwendungszweck
  7. Spalte “Z”: Transaktionsbetrag (inkl. Kosten) → Betrag
  8. Spalte “AA”: Transaktionswährung → Währung

Alle übrigen Spalten sind für den Import in BuchhaltungsButler irrelevant. In der uns vorliegenden Beispieldatei sind das die Spalten "E", “G”, “H”, “J” bis “Y” sowie alle Spalten ab “AB”.
Bitte ändern Sie den Titel der Spalten, die Sie noch nicht umbenannt haben in “irrelevant”, um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen.

*Für ein optimales Belegmatching in BuchhaltungsButler sollte die Bestellnummer als Zahlungsreferenz auf Ihren eBay Ausgangsrechnungen ausgewiesen sein. Hinweise zur Systematik des Belegmatchings haben wir im entsprechenden Artikel in unserer Wissensdatenbank für Sie zusammengestellt.

Bitte beachten Sie:

Wir empfehlen Ihnen auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erleichtert. Sie können jedoch entgegen unserer Empfehlung auf die Umbenennung verzichten. Achten Sie in diesem Fall jedoch unbedingt auf die korrekte Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei.

7. Zeilen mit leeren Beträgen löschen

Im folgenden Schritt gilt es, alle Zeilen zu löschen deren Betrag gleich Null ist oder keine Zahl eingetragen ist.

Markieren Sie dafür mit der Tastenkombination "Strg" + "A" das gesamte Dokument und klicken in Excel unter "Start" auf "Sortieren und Filter" und klicken auf "Filter".

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler
Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

Klicken Sie nun auf das Auswahldreieck in der Spalte "Betrag" und wählen in den Filterauswahlmöglichkeiten die letzten beiden Punkte "--" und "Leere".

Die Zeilenansicht sollte sich nun ausschließlich auf Transaktionen beschränken, deren Betrag leer ist. Markieren Sie alle durch den Filter sichtbar gemachten Zeilen.

Wichtig:
Aktuell scheinen nur die gefilterten Zeilen ausgewählt, jedoch sind auch alle anderen Zeilen im Dokument markiert. Mit der Tastenkombination “Alt” + “Umschalt” + “;” markieren Sie die sichtbaren Zeilen. Mit Rechtsklick in eine beliebige (markierte) Zeile und Klick auf "Zelle löschen" werden alle gefilterten Zeilen gelöscht.

8. Bearbeitung des Auszahlungsberichtes

Öffnen Sie die Datei “Auszahlungsbericht” in Excel.
Sollten sich in den ersten Zeilen Werte oder Daten befinden, die kein Teil der Tabelle der Transaktionen sind, löschen Sie diese Zeilen bitte zunächst heraus. Gehen Sie an dieser Stelle genauso vor wie in Schritt 2 dieser Anleitung.

Benennen Sie die Zelle "Betrag" in "Alter Betrag" um. Fügen Sie anschließend rechts in die erste leere Spalte den Titel “Betrag” hinzu. Nun fügen Sie folgende Formel ein “=0-E2” und kopieren Sie diese in die gesamte Spalte.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

Anschließend entfernen Sie sämtliche Zeilen mit einem Betrag von “0” um Fehler bei Import in BuchhaltungsButler auszuschließen.

Ergänzen Sie nun eine neue Spalte mit dem Titel “Zahlungspflichtiger/Empfänger” und tragen in sämtlichen Zeilen der Spalte “eBay Auszahlung” ein.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler
9. Spalten umbenennen

Ändern Sie die Titel der Spalten nun wie folgt:

  1. Auszahlungsdatum → Buchungsdatum
  2. Auszahlungsnr. → Verwendungszweck

Die Titel der Spalten “Status”, “Auszahlungsmethode”, “Anzahl der Transaktionen” und "Alter Betrag" ändern Sie bitte zu “irrelevant”.

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Bitte beachten Sie:

Wir empfehlen Ihnen auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erleichtert. Sie können jedoch entgegen unserer Empfehlung auf die Umbenennung verzichten. Achten Sie in diesem Fall jedoch unbedingt auf die korrekte Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei.

10. Dateien speichern und in BuchhaltungsButler importieren

Speichern Sie nun beide Dateien im csv-Format. Die Dateien können nun als Kontoauszug importiert werden. Achten Sie bitte darauf, dass beim Import in BuchhaltungsButler alle "irrelevanten" Spalten nicht verarbeitet werden.

Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Bankkonto für eBay Managed Payments angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.

Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter "Zahlungen" aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf "Kontoauszug importieren".

Etsy Kontoauszüge importieren

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl für den Transaktionsbericht sollte wie folgt erfolgen:

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler
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Nachdem der Transaktionsbericht erfolgreich hochgeladen wurde, wird im nächsten Schritt der Auszahlungsbericht importiert. Die Feldauswahl für den Auszahlungsbericht sollte wie folgt erfolgen:

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler
Buchungsszenarien BuchhaltungsButler



Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen. Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank.