CSV-Import von Etsy Transaktionen

CSV-Import von Etsy Transaktionen

Herangehensweise

Vor dem Import der Etsy Transaktionen in BuchhaltungsButler ist es notwendig den von Etsy zur Verfügung gestellten Transaktionsbericht anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Datei ist, dass die fertige CSV-Datei - ähnlich der ausgestellten Gebührenrechnung von Etsy - eine Liste der verkauften Artikel, die Gebühren & Steuern und Transaktionskosten von Etsy abbildet. Die Aufbereitung des CSV-Exports von Etsy vor dem Import zu BuchhaltungsButler erfolgt mit Hilfe der Excel Tools “Text in Spalten” und der Filterfunktion.

Hinweis zu Etsy Gebühren

Einstellgebühren:
  • Für das Einstellen und Erneuern eines Artikels berechnet Etsy pro Artikel 0,20 USD. Dies sind je nach Wechselkurs 0,17 - 0,19 EUR. Die Gebühr wird zum aktuellen Marktkurs von USD in die Währung Ihres Zahlkontos errechnet, zu dem Zeitpunkt an dem die Gebühr im Zahlkonto ausgewiesen wird. Aufgrund schwankender Wechselkurse kann diese variieren.
Transaktionsgebühren:
  • Die Transaktionsgebühr ist ein Teil der Verkaufsgebühren. Sie beträgt 5% und wird für Verkaufspreis und Versand gezahlt. Sie wird fällig sobald ein Artikel verkauft wird.
Gebühren für die Zahlungsbearbeitung:
  • Als Verkäufer in Deutschland und Österreich ist die zu verwendende Zahlart Etsy Payments. Die Gebühr für Etsy Payments besteht aus zwei Teilen, einem festen Betrag und einem Prozentsatz. Der Prozentsatz wird für den Gesamtpreis (Preis, Versand, eventuelle Steuern) berechnet. Sie beträgt in Deutschland 0,30 EUR plus 4% und wird automatisch vom Verkaufsbetrag abgezogen.
Wichtige Information:

Wir haben diese Anleitung zur Umwandlung der Etsy Transaktionsliste nach bestem Wissen und aktuellem Wissensstand erstellt. Mögliche Anpassungen der Exporte oder andere individuelle Einstellungsmöglichkeiten können zu einer abweichenden Ausgangssituation führen.

Bei dem Abgleich der Transaktionsliste von Etsy mit dem Dashboard bei Etsy sind uns bei verschiedenen Anwendern Differenzen aufgefallen. Diese lagen in der Regel unter 25,00 Euro. Diese Differenzen ließen sich durch uns nicht einwandfrei zuordnen. Sollten Ihnen diese Differenzen auch auffallen, wenden Sie sich bitte an Etsy zwecks Klärung oder an Ihren Steuerberater für weitere Informationen zur steuerlichen Behandlung.

 

Manuelle Aufbereitung Ihrer Etsy Transaktionen für die Buchhaltung

1. Text in Spalten

Nach dem Download werden sämtliche Vorgänge im Exportdokument von Etsy in einer Spalte aufgeführt. Über die Funktion “Text in Spalten” wird der Text in einzelne Spalten getrennt. Hierzu wird die Spalte mit dem Text markiert, anschließend wählen Sie “Daten”, darauf folgend “Text in Spalten”, nun setzen Sie das Häkchen bei “getrennt” und wählen als Trennzeichen “Komma”.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

Anschließend sind die Vorgänge in verschiedene Spalten unterteilt, die in den folgenden Schritten weiter zu bearbeiten sind.

2. Datenaufbereitung

Aktuell sind die Daten in der Datei noch so dargestellt, dass sie für die weitere Bearbeitung noch nicht geeignet sind. In den Spalten "Betrag", "Gebühren" und "Netto" müssen die Euro-Symbole entfernt werden und der Punkt (trennt Euro- von Centbeträgen) durch ein Komma ersetzt werden.

Markieren Sie die betroffenen Spalten, indem Sie mit gehaltener "Shift"-Taste auf die Spalten-Buchstaben (in diesem Beispiel "F", "G" und "H") klicken, damit diese ausgewählt sind.

Nun drücken Sie bitte die Tastenkombination "Strg"+"F" und wählen den "Ersetzen"-Reiter.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

Geben Sie in das Feld "Suchen nach:" einen Punkt ein (".") und in das Feld "Ersetzen durch:" ein Komma (",").

Gleiche Vorgehensweise ist nun auch für das Euro-Symbol notwendig. Geben Sie in das Feld "Suchen nach:" das Euro-Symbol ein ("€") und lassen das Feld "Ersetzen durch:" leer. Mit Klick auf "Alle ersetzen" werden nun alle Euro-Symbole im ausgewählten Bereich gelöscht.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

3. Vergleich der einzelnen Kategorien mit den Posten der Rechnung von Etsy

Etsy benutzt folgende Spaltennamen: Datum, Art, Titel, Info, Währung, Betrag, Gebühren & Steuern, Netto.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

In der Spalte “Art” lässt sich erkennen um welche Transaktions-Kategorie es sich handelt. Um nun die einzelnen Posten der Etsy Rechnung zuordnen zu können, wird zunächst ein Filter bei den Spaltennamen gesetzt. Nun kann im Feld “Art” nach den einzelnen Posten gefiltert werden.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

4. Filtern Sie zunächst den Posten “Artikel”

Filtern Sie in der Spalte "Art" zunächst den Posten “Artikel”:

Unter dieser Kategorie fasst Etsy sämtliche Einstellgebühren (“Listing Fees”, Renew Expired Fees” und “Renew Sold Fees”) zusammen.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

Ziehen Sie nun mit Hilfe von Excel die Summe der Gebühren aller Artikel. Markieren Sie dazu die gesamte Spalte "Gebühren" indem Sie auf den Buchstaben über der Spaltenbezeichnung klicken.

Am unteren Bildschirmrand hat Excel für Sie Summe aller Einträge in dieser Spalte gebildet. Bitte notieren Sie sich den Summenbetrag entsprechend.

Die Summe muss mit der Summe aus “Listing Fees”, “Renew Expired Fees” und “Renew Sold Fees” Ihrer Etsy Rechnung übereinstimmen.

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

5. Weitere Bearbeitung des Postens “Artikel”
    1. Fügen Sie nun eine neue Zeile in die Tabelle ein. Mit Rechtsklick auf eine Zeilennummer (hier bspw. Zeile 6) und Klick auf "Zeile einfügen", fügt Excel eine neue Zeile über den anderen Zeilen ein. Tragen Sie in dieser Zeile die zuvor notierte Summe in das Feld der Spalte “Betrag” ein.

 

    1. Als Datum kann je nach Monat der 30. bzw 31. gewählt werden. In die Spalte “Titel” kommt nun folgender Text: "Gesamtsumme Gebühren Artikel". Die anderen Zeilennamen können so übernommen werden. (In unserem Beispiel bleibt "Info" leer.)

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

  1. Da die Gesamtsumme der Gebühren als Information ausreicht, löschen Sie nun im letzten Schritt alle anderen Zeilen der Kategorie “Artikel”. Markieren Sie dazu (mit Ausnahme der eben manuell angelegten Zeile) alle Zeilen der Kategorie "Artikel", rechtsklicken Sie in der Auswahl und wählen Sie "Zellen löschen".
6. Filtern nach “Transaktion”

Etsy bildet die Transaktionen (“Transaction Fees”) unter dem gleichen Namen in der CSV-Datei ab. Folgen Sie nun den gleichen Schritten wie eben beschrieben:

  1. Filtern nach “Transaktionen”
  2. Summe ziehen und mit Etsy Rechnung vergleichen
  3. In einer neuen Zeile mit “Datum”: 30. oder 31., unter “Titel” können Sie folgenden Text eintragen: “Gesamtsumme Transaktionsgebühren Etsy”. Die nachfolgend gezogene Summe wird unter dem Spaltennamen “Betrag” eingefügt.
  4. Löschen Sie im letzten Schritt alle Zeilen der Kategorie “Transaktion”
7. Filtern nach “Marketing” (falls vorhanden)

Etsy bildet die Marketingkosten unter dem gleichen Namen in der CSV-Datei ab. Folgen Sie nun den gleichen Schritten wie eben beschrieben:

  1. Filtern nach “Marketing”
  2. Summe ziehen und mit Etsy Rechnung vergleichen
  3. In einer neuen Zeile mit “Datum”: 30. oder 31., unter “Titel” können Sie folgenden Text eintragen: “Gesamtsumme Transaktionsgebühren Etsy”. Die nachfolgend gezogene Summe wird unter dem Spaltennamen “Betrag” eingefügt.
  4. Löschen Sie im letzten Schritt alle Zeilen der Kategorie “Marketing”

Bitte beachten Sie:

Es bleibt Ihnen freigestellt, ob Sie die Marketing-Positionen komplett zusammenfassen oder zwischen den verschiedenen Marketing-Kategorien ("Etsy Ads", "Offside Fees" etc.) unterscheiden und dafür eigene/einzelne Zeilen mit entsprechender Summe bilden.
Bitte halten Sie diesbezüglich Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

8. Filtern nach “Verkauf”

Unter “Verkauf” werden die einzelnen verkauften Artikel mit Betrag, Gebühr und Nettobetrag aufgeführt.

    1. Filtern nach “Verkauf”
    2. Die Summe der Spalte “Netto” sollte der monatlichen Abrechnung von Etsy auf dem Dashboard entsprechen.
    3. Die Summe der “Gebühren” sind die “Processing Fees” der Etsy Rechnung.
    4. Stimmen die Beträge überein, fügen Sie die Gebühren nach dem gleichen Prinzip wie oben beschrieben in einer neuen Zeile hinzu. Als Datum setzten Sie auch hier den 30. oder 31., “Titel”: “Processing Fees” und in der Spalte “Betrag” die gezogene Summe.

Wichtig:
Die einzelnen Verkäufe werden nicht gelöscht, sondern bleiben als Auflistung bestehen.

9. Filtern nach “Überweisung”

Da für Etsy in BuchhaltungsButler ein neues Zahlungskonto angelegt wird, das ähnlich einem Bankkonto funktioniert, müssen nun die Beträge, die an das eigene Bankkonto ausgezahlt wurden, mit einem Minus in der Spalte “Betrag” eingefügt werden. Den dazugehörigen Betrag entnehmen Sie dem Text der Überweisung (in Spalte C "Titel").

Buchungsszenarien BuchhaltungsButler

Eventuelle Rückerstattung können so belassen werden und benötigen keiner weiteren Bearbeitung.

Die Datei ist nun fertig für den Import in Ihren Account. Bitte stellen Sie sicher, die Datei vor dem Import zu BuchhaltungsButler als CSV-Datei zu speichern.


Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Bankkonto für Etsy angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.

Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter "Zahlungen" aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf "Kontoauszug importieren".

Etsy Kontoauszüge importieren

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl sollte wie folgt erfolgen:

Etsy Buchhaltung in BuchhaltungsButler
CSV Import von Etsy Transaktionen in BuchhaltungsButler

Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen.
Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank.