Hacks and Shortcuts mit BuchhaltungsButler

Hacks and Shortcuts mit BuchhaltungsButler

E-Mail Inbox & Dropbox nutzen

Nutzen Sie Ihre E-Mail Inbox (eingang.IhrName@belege.buchhaltungsbutler.de) um per E-Mail eingehende Rechnungen direkt an die Anwendung weiter zu leiten. Richten Sie für Lieferanten Weiterleitungsregeln ein. Nutzen Sie zum Upload vieler Belege die Dropbox-Synchronisation. Der manuelle Upload in der Anwendung eignet vor allem für einzelne, wenige Dateien.

Fehlende Belege direkt an Zahlung hochladen

Fehlt Ihnen bei einer Zahlung ein Beleg (Filter: „fehlender Beleg“) können Sie diesen direkt an der Transaktion hochladen. Klicken Sie dazu auf das Belegsymbol an der Transaktion. Im „Beleg zuweisen“ Fenster klicken Sie dann oben links auf „Upload“.
Wichtig: Prüfen Sie immer zuerst über die Volltextsuche, ob der Beleg nicht bereits im Belegarchiv ist.
Falls der Beleg bereits einer anderen Zahlung zugewiesen ist stellen Sie den Filter von "unbezahlt" (Default) auf "alle" Belege um.

Wichtigste Filter

1. Beleg: „Fehlender Beleg“
2. Buchung: „ungebucht“
Dies sind die beiden wichtigsten Filtereinstellungen.
In der Praxis sind dies oft die einzigen Ansichten, mit denen man regelmäßig arbeitet.

Filter prüfen/zurücksetzen

Ihre Ansicht zeigt nicht was sie soll? Sehr oft sind gesetzte Filter der Grund.
Öffnen Sie im Zweifel immer zuerst die Filter und wählen „Filter zurücksetzen“.

Sammelfunktion

Durch die Nutzung der Sammelfunktion können Sie mit BuchhaltungsButler die Bearbeitungszeit Ihrer Buchungen erheblich verringern.
Die Sammelfunktion finden Sie sowohl bei Belege/Buchen, als auch bei Konten/Buchen am Ende der Seite. Über das Setzen des Häkchens bei “Alle auswählen”, werden alle Buchungen ausgewählt, die Ihnen momentan angezeigt werden. Über das Dropdown daneben wählen Sie eine Aktion, die über “Aktion ausführen” bestätigt wird.
Arbeiten Sie gleichzeitig mit den verfügbaren Filtern und/oder der Volltextsuche, können Sie gezielte Buchungen gesammelt bearbeiten.

Bei Belege/Buchen gibt es folgende Aktionen zur Auswahl:

Buchungen bestätigen, Buchungsbestätigung aufheben, Buchungen festschreiben, Buchungsvorschläge aktualisieren, Kontenzuordnung ändern, löschen
Sammelfunktion Belege buchen Bei Konten/Buchen gibt es folgende Aktionen zur Auswahl:

Kontieren auf…, Buchungen bestätigen, Buchungsbestätigung aufheben, Buchungen festschreiben, Buchungsvorschläge aktualisieren, Beleglos markieren, Beleglos-Markierung aufheben, löschen
Sammel Konten buchen Durch die Sammelfunktion entfällt somit die manuelle Ausführung der Aktionen an jedem einzelnen Beleg.

Ungenutzte Basiskonten ausblenden

Haben Sie alte Bankkonten, welche in der Fibu zwar vorhanden aber nicht mehr benötigt werden?
Blenden Sie ungenutzte Basiskonten zur besseren Übersicht aus. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Einstellungen" → "Kontenverwaltung". Klicken Sie dann auf das Stift-Symbol neben dem auszublendenden Konto. Wählen Sie „In der Dropdownliste der Basiskonten ausblenden“.