Importfehler bei CSV-Dateien

Importfehler bei CSV-Dateien

Beim Import von Daten im CSV-Format, die aus Dritt-Systemen stammen, kann es gelegentlich zu Fehlermeldungen kommen. Diese Fehlermeldungen können sich entweder auf die Datei beziehen oder auf die Datensätze, da es Unterschiede in der Buchungslogik beider Systeme gibt.
Dieser Artikel nennt einige mögliche Fehlermeldungen inklusive Lösungsansätze - damit der Import trotzdem klappt.

Fehlermeldungen

Für alle Pflichtfelder gilt:

  • Falls ungültig, z.B. ungültiges Datum: "Der Wert für das Feld {Feldname} ist ungültig"
  • Falls leer: "Das Feld {Feldname} darf nicht leer sein"

Zusätzlich für Betrag:

  • "Der Betrag ist ungültig" wenn der Betrag ungültig ist
  • "Der Betrag muss in der gewählten Konfiguration positiv sein", wenn der Betrag bei Konfiguration 1 oder 3 negativ ist

Zusätzlich für Konten:

  • "Das als {Feldname} angegebene Konto ist nicht verfügbar", wenn das Konto nicht existiert

Zusätzlich für Steuerschlüssel:

  • "Der angegebene Steuerschlüssel wird nicht unterstützt" bei ungültigem Steuerschlüssel

Zusätzlich für Sachverhalt L+L:

  • "Der angegebene Sachverhalt L+L kann nicht korrekt verarbeitet werden"

Zusätzlich für fix_posting:

  • "Der Wert für das Feld {Feldname} ist ungültig" wenn der Wert nicht 0 oder 1 ist.

Formatierungsfehler

Probleme beim Import von CSV-Dateien können verschiedene Ursachen haben. Häufig sind Formatierungsfehler, leere Zeilen, Sonderzeichen oder versteckte Zeilenumbrüche der Grund.
Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre CSV-Datei auf Fehler prüfen können:

Dateien nie mit Excel öffnen/bearbeiten

Wichtig: Zum Prüfen von CSV-Dateien verwenden Sie bitte einen Editor wie NotePad++. Verwenden Sie nicht Excel, denn CSV-Dateien sind keine Excel-Dateien und Excel stellt die Dateien oft falsch dar. Beispielsweise sind versteckte Zeilenumbrüche in Excel nicht sichtbar.

Durch das Öffnen und erneute Speichern von CSV-Dateien mit Excel kommt es insbesondere bei Mac-Usern häufig zu Formatierungsfehlern, sodass die Datei nach dem Öffnen und Speichern mit Excel unbrauchbar ist.

Prüfpunkte

  1. Sind ausschließlich kommagetrennte Dateien vorhanden? (Tabulatorgetrennte können bspw. nicht importiert werden.)Prüfpunkte Importfehler CSV-Datei
  2. Haben alle Pflichtangaben in jeder Zeile einen Wert? Falls Werte fehlen, bitte nachtragen. Leere Werte bei Pflichtangaben sind unzulässig.
  3. Haben Sie überflüssige Spalten und Zeilen? Löschen Sie diese bitte vor dem Import heraus.
  4. Sind Werte zu kurz oder zu lang?
    Zeichenminimum/Feld: 2
    Zeichenmaximum/Feld: 500
  5. Ist die Zeichencodierung falsch, gibt es z.B. chinesische Zeichen?
  6. Gibt es Zeilenumbrüche, wie hier im Screenshot zu sehen?
  7. Haben Sie Steuerschlüssel ("BU-Schlüssel") für Buchungskonten angegeben, welche als Automatikkonto* definiert sind? Für Automatikkonten dürfen keine Steuerschlüssel mit übergeben werden, da diese nur mit dem Default-Steuerschlüssel des jeweiligen Kontos bebucht werden können.

*DATEV-Automatikkonten können im offiziellen Kontenrahmen der DATEV nachgesehen werden. Automatikkonten sind durch das Kürzel "AV" (automatische Vorsteuer) bzw. "AM" (automatische Umsatzsteuer) gekennzeichnet.

Versteckte Zeilenumbrüche entfernen

Um das Problem versteckter Zeilenumbrüche zu beheben, öffnen Sie die Datei in Excel und speichern sie zunächst im .xls oder .xlsx Format ab.

Bitte identifizieren Sie nun mit Hilfe von Notepad++, in welcher Spalte es zu den Zeilenumbrüchen kommt. Oft ist dies im Verwendungszweck der Fall.
Wählen Sie nun in Excel die erste freie Spalte und fügen Sie bitte eine Überschrift, bspw. "Verwendungszweck neu", ein.

Nun schreiben Sie in die erste Zelle unterhalb der neuen Überschrift folgende Funktion: =WECHSELN(I2;ZEICHEN(10);" ")
--> I2 steht für die Zelle mit dem "kaputten" Verwendungszweck in der gleichen Zeile.
Anschließend markieren Sie die Zelle mit dem neu eingefügten Wert und wählen "Kopieren". Bitte ziehen Sie die Funktion nun die komplette Spalte herunter (Einfügen).

Anschließend klicken Sie bitte auf das kleine Symbol (Strg) und wählen "Werte einfügen" (siehe nachfolgender Screenshot).

Werte einfügen bei Zeilenumbrüchen

Nun können Sie die Spalte mit dem kaputten Verwendungszweck löschen, ohne dass die Werte der neu hinzugefügten Spalte ebenfalls verschwinden.

Bitte speichern Sie die Datei als .xls oder .xlsx und anschließend als CSV-Datei. Diese können Sie nun in den BuchhaltungsButler importieren.

Testen Sie die Datei vor dem Import bitte erneut, bspw. mit Notepad++.

Import von Buchungssätzen

Vorbereitung im Vorsystem (DATEV)

Je Buchungsjahr ist eine CSV Datei zu exportieren.
Sortier-Reihenfolge bei Splitbuchungen "Standard" wählen, denn "Journal-Reihenfolge beachten" führt später zu Import-Problemen.

Import in den BuchhaltungsButler

Abschlussbuchungen Steuer (Ausbuchung der einzelnen Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten auf ein Jahressaldo)
Übernahme nicht möglich (da direkte Buchung auf Umsatzsteuerkonten in BuchhaltungsButler nicht zulässig)
⯈ Buchungsätze aus den CSV Importdateien löschen

Buchungsschlüssel bei DATEV-Automatikkonten
Automatikkonten sind meist Aufwands- oder Erlöskonten, die in der Kontenbezeichnung bei BuchhaltungsButler bereits den Steuersatz enthalten (z.B. Konten Erlöse 19% UmSt. etc.).
Da diese Konten mit einem festen Steuerschlüssel bei BuchhaltungsButler gebucht werden, dürfen sie in der Import-Datei nur ohne Steuerschlüssel oder mit 0 als Steuerschlüssel importiert werden.
⯈ Für alle Buchungssätze mit solchen Konten sind daher die Steuerschlüssel vor einem Import entsprechend zu ändern.
Beim Import wird dann automatisch mit dem fest bei BuchhaltungsButler hinterlegten Steuerschlüssel gebucht (auch wenn 0 eingetragen wurde).

Buchungsätze mit Bankkonto
Bestimmte Konten-Kombinationen sind in dem Zusammenhang nicht zulässig.
Dies betrifft u.a. Buchungen mit der Konten-Kombination 1200 (Bank) und 1890 (Privateinlagen), sofern beide Konten in BuchhaltungsButler als "Basiskonto" geführt werden.
Hier muss der Import über das 1360 (Geldtransit) anstatt über 1200 erfolgen.
⯈ Das Konto ist in den betreffenden Buchungssätzen entsprechend abzuändern.

Weitere nicht akzeptierte Konten-Kombinationen
Die Konten-Kombination 980 (Aktivische Rechnungsabgrenzung) gegen Aufwandskonto mit Steuerschlüssel bzw. gegen ein Automatikkonto läuft auf einen Fehler, da die Kotnen ARAP und PRAP in BuchhaltungsButler nicht mit Steuer bebucht werden dürfen.
⯈ Solche Buchungssätze besser aus der Importdatei entfernen, und anschließend manuell einbuchen.