Importfehler bei CSV-Dateien

Importfehler bei CSV-Dateien

Probleme beim Import von CSV-Dateien können verschiedene Ursachen haben. Häufig sind Formatierungsfehler, leere Zeilen, Sonderzeichen oder versteckte Zeilenumbrüche der Grund.
Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre CSV-Datei auf Fehler prüfen können:

Dateien nie mit Excel öffnen/bearbeiten

Wichtig: Zum Prüfen von CSV-Dateien verwenden Sie bitte einen Editor wie NotePad++. Verwenden Sie nicht Excel, denn CSV-Dateien sind keine Excel-Dateien und Excel stellt die Dateien oft falsch dar. Beispielsweise sind versteckte Zeilenumbrüche in Excel nicht sichtbar.

Durch das Öffnen und erneute Speichern von CSV-Dateien mit Excel kommt es insbesondere bei Mac-Usern häufig zu Formatierungsfehlern, sodass die Datei nach dem Öffnen und Speichern mit Excel unbrauchbar ist.

Prüfpunkte

  1. Sind ausschließlich kommagetrennte Dateien vorhanden? (Tabulatorgetrennte können bspw. nicht importiert werden.)
  2. Haben alle Pflichtangaben in jeder Zeile einen Wert? Falls Werte fehlen, bitte nachtragen. Leere Werte bei Pflichtangaben sind unzulässig.
  3. Haben Sie überflüssige Spalten und Zeilen? Löschen Sie diese bitte vor dem Import heraus.
  4. Sind Werte zu kurz oder zu lang?
    Zeichenminimum/Feld: 2
    Zeichenmaximum/Feld: 500
  5. Ist die Zeichencodierung falsch, gibt es z.B. chinesische Zeichen?
  6. Gibt es Zeilenumbrüche, wie hier im Screenshot zu sehen?
  7. Haben Sie Steuerschlüssel ("BU-Schlüssel") für Buchungskonten angegeben, welche als Automatikkonto* definiert sind? Für Automatikkonten dürfen keine Steuerschlüssel mit übergeben werden, da diese nur mit dem Default-Steuerschlüssel des jeweiligen Kontos bebucht werden können.

*DATEV-Automatikkonten können im offiziellen Kontenrahmen der DATEV nachgesehen werden. Automatikkonten sind durch das Kürzel "AV" (automatische Vorsteuer) bzw. "AM" (automatische Umsatzsteuer) gekennzeichnet.

Versteckte Zeilenumbrüche entfernen

Um das Problem versteckter Zeilenumbrüche zu beheben, öffnen Sie die Datei in Excel und speichern sie zunächst im .xls oder .xlsx Format ab.

Bitte identifizieren Sie nun mit Hilfe von Notepad++, in welcher Spalte es zu den Zeilenumbrüchen kommt. Oft ist dies im Verwendungszweck der Fall.
Wählen Sie nun in Excel die erste freie Spalte und fügen Sie bitte eine Überschrift, bspw. "Verwendungszweck neu", ein.

Nun schreiben Sie in die erste Zelle unterhalb der neuen Überschrift folgende Funktion: =WECHSELN(I2;ZEICHEN(10);" ")
--> I2 steht für die Zelle mit dem "kaputten" Verwendungszweck in der gleichen Zeile.
Anschließend markieren Sie die Zelle mit dem neu eingefügten Wert und wählen "Kopieren". Bitte ziehen Sie die Funktion nun die komplette Spalte herunter (Einfügen).

Anschließend klicken Sie bitte auf das kleine Symbol (Strg) und wählen "Werte einfügen" (siehe nachfolgender Screenshot).

Nun können Sie die Spalte mit dem kaputten Verwendungszweck löschen, ohne dass die Werte der neu hinzugefügten Spalte ebenfalls verschwinden.

Bitte speichern Sie die Datei als .xls oder .xlsx und anschließend als .csv Datei. Diese können Sie nun in den BuchhaltungsButler importieren.

Testen Sie die Datei vor dem Import bitte erneut, bspw. mit Notepad++.