Lieferanten mit Prepaid-Guthaben buchen

Lieferanten mit Prepaid-Guthaben buchen

Ein Lieferant fordert, dass Sie ein Prepaid-Konto bei ihm anlegen und die einzelnen Rechnungen jeweils von diesem abgebucht werden. Dieser Sachverhalt begegnet unseren Kunden beispielsweise bei der Deutschen Post.
Hieraus ergeben sich unterschiedliche Herausforderungen für die Buchhaltung. So darf die Vorsteuer zum Beispiel nicht beim Kauf des Guthabens gezogen werden, sondern erst, wenn die Leistung in Anspruch genommen wurde.
Im Folgenden werden einfache Wege zum Umgang mit Guthabenkonten in der Buchhaltung erklärt.

Vorbereitung

Legen Sie für diesen Lieferanten ein eigenes Basiskonto an. Dieses können Sie in den “Einstellungen” unter “Kontenverwaltung” als sonstiges Basiskonto anlegen. Aktivieren Sie für das Konto die Option “Beleg erzeugt Transaktion”.
Sie finden das neue Konto nun zur Auswahl unter “Konten/Buchen”.

Einzahlungen auf das Prepaid-Konto

Wenn Sie nun Geld auf das Prepaid-Konto einzahlen, müssen Sie auf dem neuen Basiskonto unter “Konten/Buchen” eine manuelle Transaktion hinzufügen.
Den Geldabgang auf Ihrem Bankkonto und den Geldzugang auf dem Prepaid-Konto buchen Sie gegen Geldtransit. Die Buchungen gleichen sich aus.

Rechnung für in Anspruch genommene Leistung

Sie erhalten eine Rechnung von Ihrem Lieferanten und der Rechnungsbetrag wurde bereits von Ihrem Prepaid-Guthaben abgezogen. Diese Rechnung können Sie nun unter “Belege” direkt dem Prepaid-Konto zuweisen. Dort wird automatisch eine Transaktion erzeugt, die das Guthaben auf dem Konto mindert. Sie sehen dies an dem Kontostand oben links. Unter “Konten/Buchen” können Sie die Transaktion nun entsprechend dem Aufwand verbuchen.

Fazit

Auf diesem Weg buchen Sie die Vorsteuer erst, wenn die Leistung und auch eine Rechnung vorliegen und Sie haben zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über das verfügbare Guthaben auf dem Prepaid-Konto.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass diese Vorgehensweise nur korrekt ist, wenn es sich um Guthaben handelt, dass für unterschiedliche Leistungen in Anspruch genommen werden und im Zweifel auch zurückgefordert werden kann. Eine Prepaid-Waschkarte für ein Auto erfüllt diese Voraussetzung in der Regel nicht und wird umsatzsteuerlich als sogenannter Einzweck-Gutschein i. S. v. § 3 Abs. 13f. UStG behandelt. Hier erfolgt der Vorsteuerabzug zum Zeitpunkt der Aufladung.