Probleme beim Upload von Belegen

Probleme beim Upload von Belegen

In diesem Artikel erhalten Sie alle Informationen um eventuelle Probleme beim Upload von Belegen in BuchhaltungsButler zu analysieren und zu beheben. Neben allgemeinen Problemen zeigen wir Ihnen im Folgenden mögliche Ursachen auf, die den Upload von Belegen per E-Mail oder Dropbox verhindern.

Geschützte Dokumente

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Dokumente nicht schreibgeschützt sind.

Geschützte Dokumente: Fehlermeldung „Import nicht zulässig“
Wenn Sie beim Hochladen von Belegen die Fehlermeldung „Import nicht zulässig“ bekommen und der Import fehlschlägt, handelt es sich in vielen Fällen um ein geschütztes Dokument.

Geschützte Dokumente können oft, jedoch nicht immer, durch BuchhaltungsButler und die OCR-Technologie verarbeitet werden. Unten sehen Sie zwei mögliche Lösungen:

  • Lösung 1: Wandeln Sie das Dokument mit Hilfe von Online-Tools wie beispielsweise https://online2pdf.com in ein „normales“ PDF um. Die Nutzung ist kostenlos.
    Anschließend können Sie den Beleg ganz normal in BuchhaltungsButler hochladen.
  • Lösung 2: Drucken Sie das PDF erneut als ein PDF. Auf dem Mac haben Sie über die Druckfunktion die Möglichkeit, per Default als PDF zu speichern. Für Windows PCs benötigen Sie eventuell einen PDF-Drucker. Diese gibt es als Freeware, z.B. bei chip.de.
    Diese neu erzeugte Datei können Sie anschließend ganz normal in BuchhaltungsButler hochladen.

 

Spezielle Anforderungen beim Belegupload per E-Mail

Wenn Sie Rechnungen per E-Mail an BuchhaltungsButler weiterleiten und diese anschließend nicht in Ihrem Belegarchiv finden, prüfen Sie bitte die folgenden Punkte:

  • Versandadresse nicht legitimiert:
    Prüfen Sie bitte, ob die E-Mail-Adresse des Versenders als legitime Versandadresse in den Einstellungen, im Punkt "Belegübertragung per E-Mail", hinterlegt wurde. Achten Sie auch darauf, dass bei Weiterleitungsregeln E-Mails oftmals als von der ursprünglichen Versandadresse versendet weitergeleitet werden. Sie müssen somit auch die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Absenders (Rechnungsstellers) hinterlegen. Insbesondere, wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten, ist dies ein Indiz, dass die Versandadresse nicht legitimiert wurde.
  • Falsche Empfangs-E-Mail-Adresse:
    Achten Sie darauf, dass die Adresse für den Belegversand "@belege.buchhaltungsbutler.de" lautet, damit Ihre E-Mails nicht an die falsche E-Mail-Adresse versendet werden. Die vollständige Adresse für den Belegversand finden Sie in den "Einstellungen", im Punkt "Belegübertragung per E-Mail". Dort können Sie auch alle gewünschten E-Mail-Adressen für den Versand legitimieren.
  • E-Mails werden nicht verschickt:
    Prüfen Sie bitte den erfolgreichen Versand, indem Sie eine zweite E-Mail-Adresse in das CC-Feld setzen um hier den Empfang der Mail als auch die korrekte Adressierung der BuchhaltungsButler Beleg-E-Mail prüfen zu können.
  • Apple Mail:
    Bei Apple Mail, auf dem Mac sowie auf dem iPhone, werden Anhänge oft als "Inline-Attachment" versendet. Inline-Attachments können aus Sicherheitsgründen nicht ausgelesen werden.
    Ob Ihre Anhänge als Inline-Attachment gesendet werden können Sie prüfen, indem Sie die Mail an Ihre eigene Adresse senden und dann den Header der Nachricht öffnen.
    Finden Sie "Content-Disposition: inline;" im Text des Headers, ist der Anhang inline. Dies kann auch dann der Fall sein, wenn der Anhang z.B. in Gmail oder anderen Mailprogrammen wie ein normaler Anhang aussieht.
  • Deaktivieren von Inline-Attachments auf dem Mac:
    Wenn Sie eine E-Mail aus Apple Mail an BuchhaltungsButler senden möchten, klicken Sie vor dem Versenden in Ihrer Menü-Leiste auf „Format“ und anschließend auf „In reinen Text umwandeln“. So werden Inline Attachments vermieden.
  • Deaktivieren von Inline-Attachments auf dem iPhone:
    Auf dem iPhone können Sie nach dem Auswählen des Dokuments in Ihrer E-Mail auf das Dokument tippen. Jetzt erscheint die Option „als Anhang versenden“.

Problem nicht gelöst?

Funktioniert auch nach Prüfung aller Punkte kein Versand von Belegen per Mail, senden Sie uns bitte
1) Screenshot Ihrer Belegempfangsadresse aus BuchhaltungsButler
2) Screenshot Ihrer legitimierten Versandadresse aus BuchhaltungsButler
3) Den Header der ausgehenden E-Mail, aus der sich Versand- und Zieladresse, Zeitstempel, Betreff sowie der Tag „Content-Disposition: attachment;“ und nicht „inline“ ergeben.
Gerne prüfen wir dann, ob der E-Mail-Versand aus anderen Gründen fehlschlägt.

 

Spezielle Anforderungen beim Belegupload per Dropbox

Wenn Sie Belege im synchronisierten Konten-Ordner Ihrer Dropbox abgelegt haben und diese nun nicht in BuchhaltungsButler erscheinen kann dies folgende Ursachen haben:

  • Zu viele Dateien auf einmal:
    Bitte laden Sie nie mehr als 50 Dateien auf einmal über die Dropbox hoch, andernfalls kann es zu Fehlern kommen.
  • Mehrere Uploads kurz nacheinander:
    Bitte warten Sie unbedingt nach jedem Upload-Vorgang die Bestätigungsmail ab und kontrollieren dann zunächst in „Belege“, ob auch alle Dateien hochgeladen wurden. Nutzen Sie dafür als Kontrollsumme die Gesamtanzahl Ihrer Belege, diese sehen Sie ganz unten im Belegarchiv.
  • Ordner wurden verändert:
    Ist Ihre Dropbox-Ordner-Struktur so, wie sie automatisch durch BuchhaltungsButler angelegt wurde? Wurden Ordner weder verschoben noch umbenannt? Im Zweifel lösen Sie bitte die Verknüpfung Ihrer Dropbox noch einmal, löschen alle Ordner ab dem Ordner „Apps“ und stellen dann die Verknüpfung mit Dropbox erneut her.
  • Belege wurden im Überordner abgelegt:
    Bitte achten Sie darauf, dass Belege nicht in einem Überordner, z.B. „Eingangsrechnungen“ abgelegt werden, sondern im Ordner des jeweiligen Kontos bzw. im Ordner „Automatische Kontenzuordnung“.
  • Upload-Limit erreicht:
    Haben Sie Ihr Upload-Limit erreicht? Dies können Sie testen, indem Sie einen Beleg manuell über „Upload“ in der Anwendung hochladen. Falls ja, können Sie im Menüpunkt "Eigene Daten" zusätzliche Belege hinzubuchen.
  • Keine automatische Übermittlung der Belege nach Anpassung des Uploadlimits:
    Nach der Anpassung des Uploadlimits werden die in der Dropbox wartenden Belege nicht automatisch hochgeladen. Erst ein neuer erfolgreicher Upload via Dropbox löst die Synchronisation aller wartenden Belege aus. Sie müssen daher einen weiteren Beleg in der Dropbox ablegen, um die Synchronisation auszulösen.

Problem nicht gelöst?

Wenn Sie nach Prüfung aller Punkte immer noch keine Belege per Dropbox hochladen können, kontaktieren Sie uns bitte. Gerne prüfen wir, ob der Dropbox-Import aus anderen Gründen fehlschlägt.