Probleme beim Upload von Belegen

Probleme beim Upload von Belegen

In diesem Artikel erhalten Sie alle Informationen um eventuelle Probleme beim Upload von Belegen in BuchhaltungsButler zu analysieren und zu beheben. Neben allgemeinen Problemen zeigen wir Ihnen im Folgenden mögliche Ursachen auf, die den Upload von Belegen per E-Mail oder Dropbox verhindern.

Generelle Anforderungen: Geschützte Dokumente:

Die Belege können nicht verarbeitet werden, wenn die Dokumente geschützt sind. Vergewissern Sie sich, den Schreibschutz des Dokuments zu entfernen. Sehen Sie oben, wie geschützte Dokumente in „normale“ PDFs umwandelt werden können.

Geschützte Dokumente: Fehlermeldung „Import nicht zulässig“
Wenn Sie beim Hochladen von Belegen die Fehlermeldung „Import nicht zulässig“ bekommen und der Import fehlschlägt, handelt es sich in den meisten Fällen um ein geschütztes Dokument.

Geschützte Dokumente können oft, jedoch nicht immer, durch BuchhaltungsButler und die OCR-Technologie verarbeitet werden. Unten sehen Sie zwei mögliche Lösungen:

  • Lösung 1: Sie können das geschützte Dokument in ein „normales“ PDF umwandeln. Dies können Sie kostenlos online, beispielsweise mit dem Tool https://online2pdf.com/de/pdf-entsperren erreichen. Auf dem Mac können Sie ebenfalls „Cmd + P“ drücken, dann auf PDF im Druckmenü unten links klicken und als PDF speichen (https://pdfexpert.com/de/how-to-create-pdf). Anschließend können Sie den Beleg ganz normal in den BuchhaltungsButler hochladen.
  • Lösung 2: Sie haben auch die Möglichkeit, das geschützte Dokument als PDF auszudrucken. Diese neu erzeugte Datei können Sie scannen und anschließend ganz normal in BuchhaltungsButler hochladen.

 

Spezielle Anforderungen beim Belegupload per E-Mail

Sie leiten Rechnungen per E-Mail an BuchhaltungsButler weiter und finden diese nicht in Ihrem Belegarchiv? Bitte prüfen Sie die folgenden Punkte:

  • Versandadresse nicht legitimiert:Die Versand- E-Mail-Adresse ist nicht als legitime Versandadresse in den Einstellungen im Punkt "Belegübertragung per E-Mail" von BuchhaltungsButler hinterlegt. Achten Sie auch darauf, dass bei Weiterleitungsregeln E-Mails oftmals als von der ursprünglichen Versandadresse versendet weitergeleitet werden. Sie müssen somit auch die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Absenders (Rechnungsstellers) hinterlegen. Insbesondere, wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten, ist dies ein Indiz, dass die Versandadresse nicht legitimiert wurde.
  • Falsche Empfangs-E-Mail-Adresse:
    Achten Sie darauf, dass die Adresse für den Belegversand "@belege.buchhaltungsbutler.de" lautet, damit Ihre E-Mails nicht an die falsche E-Mail-Adresse versendet werden. Die vollständige Adresse für den Belegversand finden Sie in den "Einstellungen" im Punkt "Belegübertragung per E-Mail". Dort können Sie auch alle gewünschten E-Mail-Adressen für den Versand legitimieren.
  • E-Mails werden nicht verschickt:
    Prüfen Sie bitte den erfolgreichen Versand, indem Sie eine zweite E-Mail-Adresse in das CC-Feld setzen.
  • Inline-Attachments bei Apple Mail nicht lesbar:
    Bei Apple Mail, auf dem Mac sowie auf dem iPhone werden Anhänge oft als Inline-Attachment versendet. Inline-Attachments können aus Sicherheitsgründen nicht ausgelesen werden.
    Ob Ihre Anhänge als Inline-Attachment gesendet werden können Sie prüfen, indem Sie die Mail an Ihre eigene Adresse senden und dann den Header der Nachricht öffnen.
    Finden Sie "Content-Disposition: inline;" im Text, ist der Anhang inline. Dies kann auch dann der Fall sein, wenn der Anhang z.B. in Gmail oder anderen Mailprogrammen wie ein normaler Anhang aussieht.

Um Inline-Attachments bei Apple Produkte zu vermeiden, gehen Sie bitte wie Folgt vor:

  • Mac:
    Bei Mac deaktivieren Sie bitte den Versand der Anhänge als Inline-Attachment. Wenn Sie eine E-Mail aus Apple Mail an den BuchhaltungsButler senden möchten, klicken Sie vor dem Versenden in Ihrer Menü-Leiste auf „Format“ und anschließend auf „In reinen Text umwandeln“.
  • iPhone:
    Auf dem iPhone können Sie nach dem Auswählen des Dokuments in Ihrer E-Mail auf das Dokument tippen. Jetzt erscheint die Option „als Anhang versenden“.

Problem nicht gelöst?

Funktioniert auch nach Prüfung aller Punkte kein Versand von Belegen per Mail, senden Sie uns bitte Screenshots von:

1

Screenshot Ihrer Zieladresse laut Darstellung in BHB

2

Screenshot Ihrer Zieladresse laut Darstellung in BHB

3

Header der ausgehenden E-Mail, aus der sich Versand- und Zieladresse, Zeitstempel, Betreff sowie der Tag „Content-Disposition: attachment;“ und nicht „inline“ ergeben

Gerne prüfen wir dann, ob der E-Mail-Versand aus anderen Gründen fehlschlägt.

 

Spezielle Anforderungen beim Belegupload per Dropbox

Sie haben Belege im synchronisierten Konten-Ordner Ihrer Dropbox abgelegt und diese erscheinen nun nicht in BuchhaltungsButler? Dies kann folgende Ursachen haben:

  • Zu viele Dateien auf einmal:
    Bitte laden Sie nie mehr als 50 Dateien auf einmal über die Dropbox hoch, andernfalls kann es zu Fehlern kommen.
  • Mehrere Uploads kurz nacheinander:
    Bitte warten Sie unbedingt nach jedem Upload-Vorgang die Bestätigungsmail ab und kontrollieren dann zunächst in „Belege“, ob auch alle Dateien hochgeladen wurden. Nutzen Sie dafür als Kontrollsumme die Gesamtanzahl Ihrer Belege, diese sehen Sie ganz unten im Belegarchiv.
  • Systemüberlastung:
    Sind die Belege auch nach etwa 60 Minuten nicht hochgeladen? Dann wäre eine kurzfristige Systemüberlastung und dadurch bedingte Verzögerung auszuschließen.
    Mit einem manuellen Upload in der Anwendung lässt sich zudem testen, ob Sie möglicherweise Ihr Uploadlimit erreicht haben.
  • Ordner wurden verändert:
    Ist Ihre Dropbox-Ordner-Struktur genauso, wie sie automatisch angelegt wurde? Wurden Ordner weder verschoben noch umbenannt? Im Zweifel lösen Sie bitte die Verknüpfung Ihrer Dropbox noch einmal, löschen alle Ordner ab dem Ordner „Apps“ und stellen dann die Verknüpfung mit Dropbox erneut her.
  • Belege wurden im Überordner abgelegt:
    Bitte achten Sie darauf, dass Belege nicht in einem Überordner, z.B. „Eingangsrechnungen“ abgelegt werden, sondern im Ordner des jeweiligen Kontos bzw. im Ordner „Automatische Kontenzuordnung“.
  • Upload-Limit erreicht:
    Haben Sie Ihr Upload-Limit erreicht? Dies können Sie testen, indem Sie einen Beleg manuell über „Upload“ in der Anwendung hochladen. Falls ja, kontaktieren Sie bitte unseren Support, wenn Sie vorzeitig eine Anpassung des Beleglimits benötigen.
  • Keine automatische Übermittlung der Belege nach Anpassung des Uploadlimits:
    Nach der Anpassung des Uploadlimits werden die in der Dropbox wartenden Belege nicht automatisch hochgeladen. Erst ein neuer erfolgreicher Upload via Dropbox löst die Synchronisation aller wartenden Belege aus. Sie müssen daher einen weiteren Beleg in der Dropbox ablegen, um die Synchronisation auszulösen.

Problem nicht gelöst?

Wenn Sie immer noch nach Prüfung aller Punkte Ihre Belege per Dropbox nicht hochladen können, kontaktiere uns und wir würden prüfen, ob der Dropbox-Import aus anderen Gründen fehlschlägt.