CSV-Import von Shopify Transaktionen

CSV-Import von Shopify Transaktionen

Herangehensweise

Vor dem Import der Shopify Transaktionen in BuchhaltungsButler ist es notwendig die von Shopify zur Verfügung gestellten Transaktionsberichte und Auszahlungsberichte anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Dateien ist, dass die fertigen CSV-Dateien eine Liste der Transaktionen, die angefallene Gebühren und Auszahlungen von Shopify abbildet.

Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem BuchhaltungsButler Account ein extra Konto für Shopify angelegt haben. Eine Erklärung zum Anlegen von Basiskonten finden Sie in unserer Wissensdatenbank.
Wichtige Information:

Wir haben diese Anleitung zur Umwandlung der Shopify Transaktionslisten nach bestem Wissen und aktuellem Wissensstand erstellt. Mögliche Anpassungen der Exporte oder andere individuelle Einstellungsmöglichkeiten können zu einer abweichenden Ausgangssituation führen.

Bei dem Abgleich der Formatierung der Shopify-Exporte von verschiedenen Anwendern haben wir Unterschiede festgestellt. Sollte die Formatierung Ihrer Shopify-Exporte von dieser Anleitung abweichen, bitten wir Sie sich an den Spaltenüberschriften zu orientieren.

Manuelle Aufbereitung Ihrer Shopify Transaktionen

1. Export der Shopify Transaktions- und Auszahlungsberichte

In der Shopify Oberfläche finden Sie im Bereich “Einstellungen” den Menüpunkt “Zahlungen” -> “Auszahlungen”. Hier können Sie Transaktions- und Auszahlungsberichte für den gewünschten Zeitraum erstellen.

Export Transaktionsberichte

Um den Transaktionsbericht zu exportieren, klicken Sie auf den grünen Reiter “Transaktionen”.

Shopify Transaktionen exportieren

Wenn Sie Ihre Bestellungen nach Datum exportieren möchten, wählen Sie den Filter “nach Datum” aus und legen das Start- und Enddatum für die Bestellungen fest. Wählen Sie im Anschluss unter “Aktionen” den Punkt “Exportieren” aus.

Um einen Auszahlungsbericht zu erhalten klicken Sie im Bereich “Einstellungen” auf den Menüpunkt “Zahlungen” -> “Auszahlungen”. Klicken Sie NICHT auf den grünen Reiter “Transaktionen”, sondern direkt auf “Aktionen” und den Punkt “Exportieren”. Passen Sie davor den zu exportierenden Zeitraum so an, dass er dem Zeitraum des Transaktionsberichtes entspricht.

2. Text in Spalten

Öffnen Sie den Transaktionsbericht nun in Excel. Nach dem Download werden sämtliche Vorgänge im Exportdokument von Shopify in einer Spalte aufgeführt. Über die Funktion “Text in Spalten” wird der Text in einzelne Spalten getrennt. Hierzu wird die Spalte mit dem Text markiert, anschließend wählen Sie “Daten”, darauf folgend “Text in Spalten”, nun setzen Sie das Häkchen bei “getrennt” und wählen als Trennzeichen “Komma”.

Shopify Buchhaltung


Nun sind die Vorgänge in verschiedene Spalten unterteilt, die in den folgenden Schritten weiter zu bearbeiten sind.

3. Transaktionen mit dem Status “Pending” und “In Transit”

Sollte es in Ihrer Datei Zahlungen mit dem Status “Pending” oder “In Transit” geben, sehen Sie das in der Spalte “Payout Status”. Um einen doppelten Import in Ihren Account zu verhindern (in der nächsten Exportdatei würden diese, noch offenen Transaktionen, als abgeschlossen verbucht sein), löschen Sie bitte alle Zeilen in denen eine nicht abgeschlossene Transaktion vermerkt ist. Diese finden Sie immer in den ersten Zeilen ihrer Datei.

Datenaufbereitung für Shopify
4. Punkt und Komma

Abhängig von den Voreinstellungen in Excel sind die Daten in der Datei aktuell so dargestellt, dass sie für die weitere Bearbeitung noch nicht geeignet sind. In den Spalten “Amount”, “Fee” und “Net” muss der Punkt (trennt Euro- von Centbeträgen) durch ein Komma ersetzt werden.
Markieren Sie die betroffene Spalte, indem Sie auf den Spalten-Buchstaben klicken. Nun drücken Sie bitte die Tastenkombination "Strg"+"F" und wählen den "Ersetzen"-Reiter.

Geben Sie in das Feld "Suchen nach:" einen Punkt ein (".") und in das Feld "Ersetzen durch:" ein Komma (","). Mit Klick auf "Alle ersetzen" werden nun im markierten Bereich alle Punkte durch Kommas ersetzt. Stellen Sie sicher, dass Excel die Werte als Zahlen erkennt. Sollte dies nicht der Fall sein, zeigt Ihnen Excel dies über ein kleines grünes Dreieck in der jeweiligen Zelle an. Markieren Sie alle Zellen bei denen dies der Fall ist und klicken Sie auf das Ausrufezeichen an der oberen linken Ecke des ausgewählten Bereichs. Wählen Sie nun den Unterpunkt “In eine Zahl umwandeln”.

5. Verketten der Spalten “Order” & “Type”

Da die Shopify Datei keinen Verwendungszweck (außer der Zahlungsreferenz) aufweist, muss dieser zunächst erstellt werden. Dazu fügen Sie rechts neben der Spalte “Order” eine leere Spalte ein. Wählen Sie dazu die Spalte durch Klick auf den Spaltenbuchstaben aus. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spalten-Buchstaben und wählen den Punkt "Zellen einfügen". Fügen Sie dazu folgende Formel in die erste Zelle der neuen Spalte ein:

=C1& " "&B1

Um die Formel auf alle Zellen der neuen Spalte anzuwenden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger an die untere rechte Ecke der Zelle.
Verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen, können Sie die Formel, nach einem Mausklick, auf die anderen Zellen "herunterziehen".

6. Datum umformatieren
Shopify CSV Buchhaltung Import

Das Auszahlungsdatum muss vor dem Import in das Format "TT.MM.JJJJ" gebracht werden. Wählen Sie dazu die Spalte "Transaction Date" (Spalte "A") durch Klick auf den Spaltenbuchstaben aus. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spalten-Buchstaben und wählen den Punkt "Zellen einfügen".

Fügen Sie dazu folgende Formel in die zweite Zelle der neuen Spalte ein:

=TEIL(B2;9;2)&"."&TEIL(B2;6;2)&"."&TEIL(B2;1;4)

Durch die Formel wird das Datum im korrekten Format aus der ursprünglichen Zelle ausgelesen. Um die Formel auf alle Zellen der neuen Spalte anzuwenden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger an die untere rechte Ecke der Zelle.

Verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen, können Sie die Formel, nach einem Mausklick, auf die anderen Zellen "herunterziehen".

Wichtig: Benennen Sie die Spalte (durch einen Eintrag in Zelle "A1") nun "Datum".

7. Transaktionsgebühren zusammenfassen und neue Zeile anlegen

In BuchhaltungsButler sollen die Transaktionsgebühren als gesonderter Posten aufgeführt werden. Dafür gilt es nun, die Gesamtsumme aller Transaktionsgebühren in der Datei zu bilden und zusammengefasst in einer neuen Zeile darzustellen.

Ziehen Sie nun mit Hilfe von Excel die Summe der Transaktionsgebühren. Markieren Sie dazu die gesamte Spalte "Fee" indem Sie auf den Buchstaben über der Spaltenbezeichnung klicken.

Shopify Gebühren in der Buchhaltung

Am unteren Bildschirmrand hat Excel für Sie die Summe aller Einträge in dieser Spalte gebildet. Bitte beachten Sie, dass die Gebühren im Moment noch einen positiven Betrag darstellen. Um in BuchhaltungsButler korrekt verbucht zu werden, muss dieser Betrag negativ sein, folglich wird die Summe mit (-1) multipliziert. Bitte notieren Sie sich den Summenbetrag entsprechend.

Bitte beachten: Aus 488,72 wird (- 488,72)

Tipp: Bei längeren Transaktionsberichten empfiehlt es sich, die erste Zeile zu fixieren um einen guten Überblick über die Spaltenbeschriftungen zu behalten. Scrollen Sie dazu zur obersten Zeile Ihres Transaktionsberichtes, klicken auf “Ansicht” -> “Fenster fixieren” und wählen nun “Oberste Zeile fixieren” aus. Nun sollten die Spaltenbeschriftungen immer die oberste Zeile ergeben.

Je nach Umfang des Transaktionsberichtes legen Sie entweder am Anfang oder am Ende der Tabelle eine Zeile mit folgenden Werten an:

  1. In der Spalte "Datum": Tragen Sie das letzte Datum des exportierten Zeitraums ein (Zelle I2).
  2. In der Spalte "Type": Tragen Sie "Gebühren" ein.
  3. In der Spalte “Order”: Tragen sie “Shopify” ein
  4. In der Spalte "Order Type": Tragen Sie "Gebühren TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ" ein und wählen hierzu das erste und letzte Transaktionsdatum aus.
  5. In der Spalte "Payout Status": Tragen Sie “Shopify Gebühren” ein.
  6. In der Spalte "Amount": Tragen Sie die zuvor notierte, negative Summe der Transaktionsgebühren ein.
8. Spalten umbenennen

Die Zellen in Zeile 1 beinhalten die Überschriften der darunter aufgeführten Daten. Um den Import in Ihren BuchhaltungsButler Account zu vereinfachen, empfiehlt es sich hier Veränderungen vorzunehmen. Benennen Sie nun die aufgelisteten Zellen in der ersten Zeile wie folgt um:

  1. Spalte “A”: Datum → Buchungsdatum
  2. Spalte “D”: Order → Zahlungsreferenz
  3. Spalte “E”: Order Type → Empfänger/Zahlungspflichtiger
  4. Spalte “F”: Card Brand → Auftragsart
  5. Spalte “H”: Payout Status → Buchungstext
  6. Spalte “K”: Amount → Betrag
  7. Spalte “N”: Checkout → Verwendungszweck

Alle übrigen Spalten sind für den Import in BuchhaltungsButler irrelevant. Bitte ändern Sie den Titel der Spalten, die Sie noch nicht umbenannt haben in “irrelevant”, um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen.

Bitte beachten Sie:

Wir empfehlen Ihnen auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erheblich erleichtert.

9. Aufbereitung des Auszahlungsberichtes

Öffnen Sie den Auszahlungsbericht in Excel.
Teilen Sie, wie in Schritt 2 dieser Anleitung beschrieben, den Text in Spalten auf.

Falls es Auszahlungen mit dem Status “pending” oder “in transit” gibt, löschen Sie die jeweiligen Zeilen aus dem Bericht.

Tauschen Sie nun wieder über die Suchen und Ersetzen Funktion (Strg + F), Punkt und Komma, um einen fehlerlosen Import zu ermöglichen.

Formatieren Sie das Datum um, indem Sie eine Spalte links von “Payout Date” hinzufügen, dem wie oben beschriebenen Ablauf folgen und die neue Spalte “Datum” benennen.

Ergänzen Sie nun eine neue Spalte mit dem Titel “Zahlungspflichtiger/Empfänger” und tragen in sämtlichen Zellen der Spalte “Shopify Auszahlung” ein.

Ergänzen Sie nun rechts neben der Spalte Total eine neue Spalte mit dem Titel “Betrag”. Die Spalte dient dazu, die ausgezahlten Beträge in negative Beträge zu wandeln. dies ist notwendig, um das Konto auszugleichen. Fügen Sie nun folgende Formel in die zweite Zelle der neuen Spalte ein.

=K2*(-1)

Benennen Sie nun die Spalten des Auszahlungsberichtes wie folgt:

  1. Spalte “A”: Datum → Buchungsdatum
  2. Spalte “K”: Currency → Währung
  3. Spalte “L”: Zahlungspflichtiger/Empfänger
  4. Benennen Sie alle anderen Spalten in “irrelevant” um
10. Datei speichern und in BuchhaltungsButler importieren

Speichern Sie die Datei nun im CSV-Format. Wir empfehlen hier die Option “CSV (Trennzeichen getrennt)”. Die Datei kann nun als Kontoauszug importiert werden. Achten Sie bitte darauf, dass beim Import in BuchhaltungsButler alle "irrelevanten" Spalten nicht verarbeitet werden.

Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Bankkonto für Shopify Payments angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.
Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter "Zahlungen" aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf "Kontoauszug importieren".

Shopify Kontoauszüge importieren

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl für die Transaktionsdatei sollte wie folgt erfolgen:

Feldzuweisungen Shopify 4
Feldzuweisungen Shopify 3

Nachdem die Transaktionsdatei erfolgreich hochgeladen wurde, wird im nächsten Schritt die Auszahlungsdatei importiert. Die Feldauswahl für die Auszahlungsdatei sollte wie folgt erfolgen:

Feldzuweisungen Shopify 2
Shopify Feldzuweisungen 1

Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen. Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank.