Umsatzsteuer-Voranmeldung: Bedeutung der Warn- und Fehlermeldungen

USt-VA: Warnmeldungen

Wenn Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung mit BuchhaltungsButler erstellen, können Ihnen Hinweise von BuchhaltungsButler angezeigt werden, oder es kann zu Fehlermeldungen seitens Elster kommen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was die einzelnen Hinweise und Warnmeldungen bedeuten.

Erklärung der Warnmeldungen

Sie haben Buchungen auf dem Konto "1234" erfasst

Sie haben Buchungen auf das Konto 1234 getätigt. Diese können derzeit noch nicht korrekt für die Eintragung in die Umsatzsteuer-Voranmeldung verarbeitet werden. Bitte halten Sie mit Ihrem Steuerberater Rücksprache. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Wenn Sie diese Warnmeldung ausgegeben bekommen, haben Sie ein Konto bebucht, für welches die getätigten Buchungen nicht korrekt für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewertet werden können. Dies ist bspw. beim Konto "Leistungen nach §13b ohne Vorsteuerabzug" der Fall, da diese Konstellation, eine Buchung mit dem Steuerschlüssel §13b mit Umsatzsteuerausweis jedoch ohne Vorsteuerausweis, aktuell nicht korrekt ausgegeben werden kann.

In diesem Fall sollten Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht mit BuchhaltungsButler sondern mit Elster vornehmen und die Steuer der auf den gegenständlichen Konten getätigten Buchungen manuell berechnen.

Buchungen entgegen der "normalen Logik"

Sie haben Buchungen entgegen der "normalen" Logik erfasst (z.B. Zahlungsausgänge als Ertrag, Zahlungseingänge als Aufwand), welche den Betrag von 100 € je Buchung (oder den Betrag von 400€ insgesamt) überschreiten. Dies kann gewollt sein, kann jedoch auch ein Fehler sein. Tipp: Für "durchlaufende Posten" empfiehlt es sich, für Ein- und Auszahlung das Interimskonto 1590 anzusprechen.

Hier haben Sie, wie in der Warnmeldung beschrieben, einen Zahlungseingang als Aufwand gebucht, oder einen Zahlungsausgang als Erlös. Dies kann z.B. bei einer Rückerstattung nach einer Warenrücksendung oder Stornierung passiert sein, oder wenn Sie einem Kunden Geld erstattet haben.

Diese Warnmeldung kann in aller Regel ignoriert werden, wenn einer der beiden oberen Fälle auf Sie zutrifft. Es ist lediglich ein Hinweis, dass entgegen der "normalen" Buchungslogik gebucht wurde.

Unbestätigte Buchungen

Achtung: Im abgefragten Zeitraum sind noch XXXX unbestätigte Buchungen. Diese werden in der Auswertung nicht berücksichtigt. Unbestätigte Buchungen können in "Konten/Buchen", "Belege" oder im Punkt "Freies Buchen" sein. Prüfen Sie bitte zuerst auf offene Buchungen, indem Sie in "Konten/Buchen" den Filter unter "Buchung" auf "ungebucht" setzen.

Hier weist BuchhaltungsButler Sie darauf hin, dass Sie nicht alle Transaktionen (bzw. Belege mit zugewiesenem Debitor oder Kreditor bei Bilanzierern) verbucht haben. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihre Buchhaltung nicht abschließend erledigt haben. Sie sollten daher mit den Filtereinstellung "ungebucht" in "Konten/Buchen" sowie ggf. auch in "Belege/Buchen" (Bilanzierer) prüfen, ob Sie in dem gewünschten Zeitraum alles verbucht haben.

Nicht festgeschriebene Buchungen

Achtung: Im abgefragten Zeitraum sind noch 21 nicht festgeschriebene Buchungen. Bitte schreiben Sie Buchungen zeitnah fest, spätestens mit der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Gehen Sie hierzu unter "Auswertungen und Export" auf den Reiter "Festschreiben".

Wenn Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln, setzt die Finanzverwaltung voraus, dass alle Buchungen revisionssicher festgeschrieben wurden. Sie sollten daher unbedingt alle Buchungen, wie in der Warnmeldung beschrieben, festschreiben, um bei einer etwaigen Betriebsprüfung dem Prüfer keine Argumente für eine nicht GoBD-konforme Buchhaltung zu liefern (Festschreibedatum älter als Übermittlungsdatum der UmSt.-Voranmeldung).

Nicht verbuchte Belege

Achtung: Sie haben in der auszuwertenden Periode einzelne Belege nicht verbucht. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Eingangsrechnungen die Vorsteuer zum Rechnungs-/Leistungsdatum geltend machen sollten. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Belege noch kreditorisch einzubuchen.

Bei dieser Warnmeldung weist BuchhaltungsButler Sie darauf hin, dass Belege vorhanden sind, die zwar ein Rechnungsdatum in der ausgewerteten Periode haben, jedoch

  • weder in der Periode bezahlt und die zugrundeliegende Transaktion verbucht wurde
  • noch der Beleg kreditorisch eingebucht wurde

Da Sie die Vorsteuer, als Soll- wie als Ist-Versteuerer, immer zum Leistungsdatum geltend machen müssen, sollten Sie periodenübergreifend bezahlte Belege immer kreditorisch buchen.

Im schlimmsten Fall kann Ihnen bei einer Steuerprüfung der Vorsteuerabzug verwehrt werden, wenn die Vorsteuer für einen Beleg aus Dezember 2012 im Januar 2013 gezogen wurde und für 2012 die 5-Jahres-Frist abgelaufen ist (der Prüfer verwehrt den Abzug in 2013, 2012 kann jedoch nicht mehr korrigiert werden).

Fehlermeldungen durch Elster

Fehlermeldungen, die uns von Elster bei der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung zurückgegeben werden, erscheinen in einem Pop-Up-Fenster und sehen so oder so ähnlich aus:
"Das Feld '$/Elster[1]/DatenTeil[1]/Nutzdatenblock[1]/Nutzdaten[1]/Anmeldungssteuern[1]/DatenLieferant[1]/Telefon[1]$' darf maximal 20 Zeichen enthalten."

Hierbei handelt es sich in aller Regel um einen Formatierungsfehler in den Stammdaten, welche an Elster mit übermittelt werden. In diesem Beispiel handelt es sich um die Telefonnummer, die für die Übermittlung zu lang ist.
Weitere häufige Fehler sind Sonderzeichen im Firmennamen oder eine ungültige Steuernummer. Aufschluss darüber, welches Feld den Fehler verursacht hat, gibt der letzte Begriff in der Kette. In diesem Beispiel “Telefon”.

Um den Fehler aus unserem Beispiel zu beheben, navigieren Sie in den Menüpunkt “Firmendaten” und anschließend auf den Reiter “System-Daten / Ansprechpartner”. Die dort eingetragene Telefonnummer ist länger als 20 Zeichen und muss gekürzt werden.

Je nachdem, welche Daten in der Fehlermeldung bemängelt werden, finden Sie diese im Menüpunkt “Firmendaten”, entweder unter “System-Daten / Ansprechpartner”, “Firmendaten” oder “Steuerliche Informationen”.