One-Stop-Shop-Verfahren: Meldung auf Basis der Buchhaltung erstellen

One-Stop-Shop-Verfahren: Meldung auf Basis der Buchhaltung erstellen

Seit dem 01.07.2021 müssen Sie bestimmte Fernverkäufe in andere Länder der EU über das One-Stop-Shop-Verfahren an das Bundeszentralamt für Steuern melden. Damit Sie die Daten direkt aus Ihrer Buchhaltung entnehmen können, erläutern wir in diesem Artikel die korrekte Verbuchung grenzüberschreitender Verkäufe.

Allgemeine Informationen zum One-Stop-Shop-Verfahren

Beim One-Stop-Shop-Verfahren handelt es sich um eine Sonderregelung mit Bezug auf die Umsatzsteuer, die sich an inländische Unternehmen richtet. Registrierte Unternehmen können ab dem 01.07.2021 ausgeführte und von der Sonderregel betroffene Umsätze zentral an das Bundeszentralamt für Steuern melden.

Wichtige Information:

Bitte beachten Sie, dass über das One-Stop-Shop-Verfahren nur Umsätze gemeldet werden, die die nachfolgenden Kriterien erfüllen. Sollten Sie beispielsweise auch Warenlager im Ausland nutzen, müssen Sie sich auch im Versandland umsatzsteuerlich registrieren. Lieferungen bei denen das Versandland mit dem Zielland übereinstimmt, werden nicht über das One-Stop-Shop-Verfahren gemeldet, sondern über die lokale Meldung im jeweiligen Land.

Welche Geschäftsvorfälle sind betroffen?

Das One-Stop-Shop-Verfahren richtet sich an Unternehmen, die im Inland ansässig sind und kostenpflichtige Dienstleistungen an Privatpersonen im EU-Ausland oder innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Gegenständen tätigen.


Was bedeutet innergemeinschaftlicher Fernverkauf?

Bei einem innergemeinschaftlichen Fernverkauf handelt es sich um eine Lieferung von Ware an eine Privatperson im EU-Ausland.

Wichtige Information:

Bitte beachten Sie, dass die Regelung des One-Stop-Shops nur Lieferungen an Privatkunden betrifft. Lieferungen an Unternehmen, deren Umsatzsteuer-ID Ihnen bekannt ist, sind weiterhin innergemeinschaftliche Lieferungen.

Wie funktioniert die Ausnahmeregelung für kleinere Unternehmen?

Für innergemeinschaftliche Fernverkäufe bis zum 01.07.2021 galten für jedes EU-Land eigene Lieferschwellen, die nur die Lieferungen in das jeweilige Land enthielten. Seit dem 01.07.2021 gilt für die Ausnahmeregelung für das One-Stop-Shop-Verfahren nur noch eine einheitliche EU-Lieferschwelle von 10.000 €.

Folgende drei Bedingungen müssen für die Anwendung der Ausnahmeregelung erfüllt sein:

  • Das leistende Unternehmen ist in nur einem EU-Mitgliedstaat ansässig.
  • Es handelt sich bei den erzielten Umsätzen um Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen oder auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen oder um innergemeinschaftliche Fernverkäufe.
  • Der Gesamtnettoumsatz der unter 2. genannten Umsätze ist im laufenden Kalenderjahr und im Vorjahr jeweils kleiner als 10.000 €.
Tipp:

Sie können von Anfang an auf die Anwendung der Ausnahmeregelung verzichten. Dies empfiehlt sich, wenn sich bereits absehen lässt, dass Sie die Grenze von 10.000 € überschreiten werden. Dies mindert den administrativen Aufwand die Umsatzgrenze von 10.000 € zu überwachen und der Umstellung der Faktura.

Welcher Umsatzsteuersatz steht auf den Rechnungen?

Wenn Sie Gebrauch von der oben beschriebenen Ausnahmeregelung machen, können Ihre Rechnungen mit der deutschen Umsatzsteuer erstellt werden. Die Meldung erfolgt über Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Sollten Sie über die Lieferschwelle von 10.000 € netto kommen oder sich von Anfang an gegen die Anwendung der Ausnahmeregelung entscheiden, erstellen Sie Ihre Rechnungen immer mit dem Umsatzsteuersatz des Ziellandes, wenn es sich um Lieferungen an Privatpersonen handelt.

Wichtige Information:

Bitte beachten Sie, dass es in Europa viele unterschiedliche Umsatzsteuersätze gibt. Mithilfe der Zolltarifnummer können Sie Ihr Produkt klassifizieren und über die Datenbank der Europäischen Kommission die jeweiligen Umsatzsteuersätze der EU-Länder herausfinden.

Der richtige Umgang mit Fernverkäufen in Ihrer Buchhaltung

In diesem Absatz gehen wir davon aus, dass Sie die EU-Lieferschwelle von 10.000 € netto bereits überschritten haben oder freiwillig auf die Anwendung der Ausnahmeregel verzichten. Nachfolgend werden unterschiedliche steuerliche Sachverhalte dargestellt. Die gewählten Ländernamen sind hier exemplarisch gewählt worden. Deutschland steht in den Beispielen für das Land in dem das Unternehmen ansässig ist. Polen und Frankreich stehen beispielhaft für sämtliche Länder im EU-Ausland.


Die unterschiedlichen Meldeverfahren für die Umsatzsteuer

Da der Umsatz einer Lieferung dort steuerbar ist, wo die Lieferung endet, unterliegen Ihre Umsätze aus Fernverkäufen der Umsatzsteuer des Landes, in das Sie liefern. Wie Sie die fällige Umsatzsteuer melden müssen, hängt allerdings von unterschiedlichen Faktoren ab. Für die Buchhaltung ist wichtig, dass die steuerlichen Sachverhalte unterschieden werden können. Aus diesem Grund empfiehlt es sich für jeden der nachfolgenden Steuerfälle ein eigenes Erlöskonto anzulegen. Die hier genannten Buchungskontonummern stammen aus dem SKR03. Weiter unten finden Sie eine Übersicht der Kontonummern auch im SKR04.



Szenario 1: Lieferung aus Deutschland nach Deutschland

Hier ist es egal, ob es sich um eine Lieferung an eine Privatperson (B2C) oder ein Unternehmen (B2B) handelt. Die Umsätze unterliegen der deutschen Umsatzsteuer und werden in der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das deutsche Finanzamt gemeldet.

Szenario 2: Lieferung aus Deutschland nach Polen an eine Privatperson

In diesem Fall endet die Lieferung in Polen und unterliegt somit der polnischen Umsatzsteuer. Die Meldung der Umsätze erfolgt über das neu eingeführte One-Stop-Shop-Verfahren. Ein Erlöskonto für diese Umsätze könnte beispielsweise “8322; Erlöse PL/OSS” lauten und auf dem Vorlagekonto “8320; Umsätze/Erlöse Lieferungen an Privat im anderen EU Land steuerpflichtig“ basieren.

Szenario 3: Lieferung aus Deutschland nach Polen an ein Unternehmen

Bei diesem Geschäftsvorfall handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung. Wenn Ihnen die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden bekannt ist und Sie diese auf der Rechnung aufführen, wechselt die Steuerschuldnerschaft von Ihnen auf den Leistungsempfänger. Sie stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung und verweisen auf das “Reverse Charge”-Verfahren. Sie melden diesen Umsatz dennoch im Rahmen Ihrer Zusammenfassenden Meldung in Deutschland an das Finanzamt. Diesen Umsatz verbuchen Sie auf das Konto "8125; Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG". Weitere Informationen zu innergemeinschaftlichen Lieferungen finden Sie in unserem Steuer-Wiki.

Szenario 4: Lieferung aus Polen nach Polen

Wenn Sie ein Lager im EU-Ausland haben oder einen Fulfillment-Dienstleister beauftragen, der Ihre Waren im EU-Ausland lagert und von dort aus versendet, müssen Sie sich in diesem Land umsatzsteuerlich registrieren. Da es in diesem Beispiel keinen grenzüberschreitenden Warenverkehr gibt, ist der Umsatz in Polen mit der polnischen Umsatzsteuer zu versteuern. Auch hier ist es wie in Szenario 1 irrelevant, ob die Lieferung an eine Privatperson oder ein Unternehmen geht. Die Meldung erfolgt in der lokalen polnischen Umsatzsteuer-Voranmeldung. Ein Erlöskonto könnte beispielsweise “8332; Erlöse PL/PL” lauten und auf dem Vorlagekonto “8320; Umsätze/Erlöse Lieferungen an Privat im anderen EU Land steuerpflichtig“ basieren.

Szenario 5: Lieferung aus Polen nach Frankreich an eine Privatperson

In diesem Fall endet die Lieferung in Frankreich und unterliegt somit der französischen Umsatzsteuer. Die Meldung der Umsätze erfolgt über das neu eingeführte One-Stop-Shop-Verfahren in Deutschland. Ein Erlöskonto für diese Umsätze könnte beispielsweise “8321; Erlöse FR/OSS” lauten und auf dem Vorlagekonto “8320; Umsätze/Erlöse Lieferungen an Privat im anderen EU Land steuerpflichtig“ basieren.

Szenario 6: Lieferung aus Polen nach Frankreich an ein Unternehmen

Wie bereits in Szenario 4 erklärt, müssen Sie sich auf Grund des Lagers im Ausland im anderen EU-Land umsatzsteuerlich registrieren. Dennoch handelt es sich bei diesem Geschäftsvorfall um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Die Rechnung muss daher von Ihnen in netto ausgestellt werden mit dem Verweis auf das Reverse-Charge-Verfahren. Außerdem müssen Sie den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung in Polen melden. Das zugehörige Buchungskonto könnte beispielsweise “8222; B2B PL” lauten.


Übersicht der unterschiedlichen Steuerfälle

Bei den Buchungskontonummern handelt es sich um Vorschläge. Bitte sprechen Sie sich hier mit Ihrem Steuerberater ab. Sollten Buchungskontonummern bereits vergeben sein, kann es zu Schwierigkeiten bei der Datenübernahme kommen.

OSS-Artikel


Verbuchung der Umsatzsteuer aus anderen EU-Ländern

Derzeit ist es in BuchhaltungsButler nur möglich die deutsche Umsatzsteuer direkt am Buchungssatz zu verbuchen. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie die Buchungen, die ausländische Umsatzsteuer enthalten, jeweils ohne Steuer buchen.


Buchung ohne Steuer

Abbildung 1: Verbuchung eines Geschäftsvorfalls aus Szenario 5 ohne Steuer

Wenn Sie sämtliche Umsätze einer Periode gebucht haben, können Sie die im jeweiligen EU-Land fällige Umsatzsteuer berechnen und anschließend im “Erweiterten Buchen” umbuchen. Werten Sie hierzu die Kontenblätter der einzelnen Buchungskonten aus (siehe Abbildung 2). Der Saldo entspricht dem Bruttoumsatz im jeweiligen Land. Wenn Sie diesen Wert nun durch (100 + USt-Satz) teilen und anschließend mit dem USt-Satz multiplizieren, erhalten Sie die im jeweiligen EU-Land fällige Umsatzsteuer.


In diesem Beispiel lautet die Rechnung (4.641 € / (100+20)) x 20 = 773,50 €.
Die fällige Umsatzsteuer buchen Sie anschließend im “Erweiterten Buchen” gegen das Konto “1767; Umsatzsteuer aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen Lieferungen” aus (siehe Abbildung 3).

Summen und Saldenliste 1

Abbildung 2: Kontenblatt des Kontos “8321; Erlöse FR/OSS”

Buchung ohne USt.

Abbildung 3: Umbuchung der Umsatzsteuer



Auswertung der Daten und Meldung an das BZSt

Für die Meldung über das One-Stop-Shop-Verfahren benötigen Sie für jedes Land in dem Sie im Meldezeitraum Umsätze erlöst haben die fällige Umsatzsteuer und den Nettoumsatz.

Auswertung aus BuchhaltungsButler

Wenn Sie Ihre Daten, wie oben beschrieben, vorbereitet haben, können Sie sowohl den Nettoumsatz als auch die fällige Umsatzsteuer direkt vom Kontenblatt aus der Summen- und Saldenliste ablesen. Die Differenz zwischen Endsaldo und Anfangssaldo im Meldezeitraum entspricht dem Nettoerlös für das jeweilige Land. Die fällige Umsatzsteuer sollte als letzte Buchung aufgeführt sein und bereits im vorherigen Punkt berechnet worden sein. Der zu meldende Nettoerlös in unserem Beispiel beträgt 3.867,50 € und die fällige Umsatzsteuer 773,50 € (siehe Abbildung 4).

Summen und Salden Liste 2#

Abbildung 4: Kontenblatt nach der Umbuchung der Umsatzsteuer


Auswertung aus Ihrer Warenwirtschaft, Ihrer Faktura oder Ihrem Fulfillment-Management-Tool

In der Regel sollte Ihnen Ihr Warenwirtschaftssystem, Ihre Faktura oder Ihr Fulfillment-Management-Tool eine Möglichkeit zur Auswertung der OSS-relevanten Umsätze geben. Die Informationen, aus welchem Land in welches Land die Lieferung stattfindet und welcher Umsatzsteuersatz auf der Rechnung ausgewiesen wird, ist hier aus erster Hand. Wenn Sie Billbee nutzen, können Sie hier nachlesen, wie Sie die OSS-Daten auswerten können.

Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern

Die Übermittlung der Formulare im One-Stop-Shop-Verfahren erfolgt elektronisch über das BZSt Online-Portal des Bundeszentralamtes für Steuern. Eine Schnittstelle für Anwendungen wie BuchhaltungsButler wird bislang noch nicht angeboten. Die Steuererklärung für das One-Stop-Shop-Verfahren erfolgt quartalsweise jeweils bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Quartals folgt.



Tipps und Tricks in BuchhaltungsButler

Diese beiden Tipps beziehen sich auf die Verbuchung der unterschiedlichen Steuerfälle und sorgen sowohl für eine höhere Automatisierung bei der Verbuchung als auch für eine Reduzierung des Fehlerpotenzials.

Einsatz von Automatisierungsregeln über Codes

Wenn Sie das Layout Ihrer Rechnungen individuell gestalten können, empfiehlt es sich, dass Sie je Steuerfall individuelle “Codes” im Fließtext der Rechnung platzieren. Diese Codes wiederum können Sie dann als Kriterium für die Automatisierungsregeln definieren. Auf diesem Weg verbuchen sich Ihre Ausgangsrechnungen wie von selbst.

Import der Ausgangsrechnungen über den csv-Import

Wenn Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihre Faktura einen Export der Ausgangsrechnungen in Form von Buchungssätzen ermöglicht, können Sie die oben beschriebenen Buchungskonten auch bereits im vorgelagerten System hinterlegen und Ihre Ausgangsrechnungen auf diesem Weg in Form von Debitorenbuchungen zu BuchhaltungsButler übertragen. Den Import von Buchungssätzen haben wir in unserer Wissensdatenbank beschrieben.

Wichtige Information:

Bitte beachten Sie, dass auf diesem Weg keine Belegbilder mit übertragen werden. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Belege bereits im vorgelagerten System revisionssicher gespeichert sind.

Ausblick

Durch das Inkrafttreten des One-Stop-Shop-Verfahrens hat sich keine direkte Änderung für die Erstellung der Buchhaltung ergeben. Lediglich das Herabsetzen und Zusammenführen der Lieferschwellen zu einer einzelnen EU-Lieferschwelle führt dazu, dass mehr Unternehmen als zuvor im Ausland steuerpflichtige Umsätze verbuchen und melden müssen.

Wichtige Information:

Bitte beachten Sie, dass die Thematik des One-Stop-Shops tief in das Umsatzsteuerrecht hineinreicht. Gemäß §6 StBerG dürfen wir hierbei nur in eingeschränktem Umfang unterstützen. Bei Anfragen, die über den Inhalt dieses Wissensdatenbank-Artikels hinausgehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.