CSV-Import von Wise Transaktionen

CSV-Import von Wise Transaktionen

Herangehensweise

Vor dem Import der Wise Transaktionen in BuchhaltungsButler ist es notwendig die von Wise zur Verfügung gestellten Transaktionsberichte anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Datei ist, dass die fertige CSV-Datei eine Liste der Transaktionen, die angefallene Gebühren und Auszahlungen von Wise abbildet.

Wichtige Information:

Wir haben diese Anleitung zur Umwandlung der Wise Transaktionslisten nach bestem Wissen und aktuellem Wissensstand erstellt. Mögliche Anpassungen der Exporte oder andere individuelle Einstellungsmöglichkeiten können zu einer abweichenden Ausgangssituation führen.

Bei dem Abgleich der Formatierung der Wise-Exporte von verschiedenen Anwendern haben wir Unterschiede festgestellt. Sollte die Formatierung Ihrer Wise-Exporte von dieser Anleitung abweichen, bitten wir Sie sich an den Spaltenüberschriften zu orientieren.

Manuelle Aufbereitung Ihrer Wise Transaktionen

1. Download aus Wise

Um die Kontoauszüge aus Wise herunterzuladen wählen Sie zuerst das Guthaben oder die Spardose für welche Sie die Auszüge erstellen wollen und klicken dann auf “Auszüge”. Hier wählen Sie nun das CSV-Format und laden die Datei mit klick auf “Herunterladen” herunter.

Weitere Informationen erhalten Sie auch direkt bei Wise.

2. Text in Spalten

Wenn Sie die Datei nach dem Download in Excel öffnen, werden sämtliche Vorgänge im Exportdokument von Wise Transfer in einer Spalte aufgeführt. Über die Funktion “Text in Spalten” wird der Text in einzelne Spalten getrennt. Hierzu wird die Spalte mit dem Text (Spalte “A”) markiert, anschließend wählen Sie “Daten”, darauf folgend “Text in Spalten”, nun setzen Sie das Häkchen bei “getrennt” und wählen als Trennzeichen “Komma”.

Text in Spalten

Nun sind die Vorgänge in verschiedene Spalten unterteilt, die in den folgenden Schritten weiter zu bearbeiten sind.

3. Datenaufbereitung
1. Punkt und Komma

Abhängig von den Voreinstellungen in Excel sind die Daten in der Datei aktuell so dargestellt, dass sie für die weitere Bearbeitung noch nicht geeignet sind. In der Spalte “Amount” müssen der Punkt (trennt Euro- von Centbeträgen) durch ein Komma ersetzt werden.

Markieren Sie die betroffene Spalte, indem Sie auf den Spalten-Buchstaben (in diesem Beispiel "C") klicken. Nun drücken Sie bitte die Tastenkombination "Strg"+"F" und wählen den "Ersetzen"-Reiter.

Geben Sie in das Feld "Suchen nach:" einen Punkt ein (".") und in das Feld "Ersetzen durch:" ein Komma (","). Mit Klick auf "Alle ersetzen" werden nun im markierten Bereich alle Punkte durch Kommas ersetzt.

2. Zahlenformat

Beim Öffnen der CSV-Datei interpretiert Excel die Dateneinträge teilweise nicht korrekt. An verschiedenen Stellen innerhalb der Tabelle kann es vorkommen, dass Excel Zahlen in wissenschaftlicher Notation (bspw. "1,23E+10"" statt "12345678901") darstellt. Für den Import in BuchhaltungsButler ist es notwendig sämtliche falsch dargestellte Spalten umzuformatieren.

In den meisten Fällen reicht es aus, die Spaltenbreite zu vergrößern. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger an die Abgrenzungslinie rechts neben den Buchstaben der betroffenen Spalte und schieben diese mit gedrückter Maustaste nach rechts, bis die Spalte groß genug ist um die Einträge vollständig abzubilden.

Vergrößern von Spalten

Alternativ kann die gesamte Spalte (inkl. Überschrift) ausgewählt und unter "Start" → "Zahl" ins "Zahlenformat" formatiert werden.

4. Verketten der Spalten “Payer Name”, “Payee Name” & “Merchant”

Da die Wise Datei mehrere Spalten (“Payer Name”,“Payee Name” & “Merchant”) zum Anzeigen der Empfänger und Zahlungspflichtigen aufweist, müssen diese zunächst zusammengefasst werden. Dazu fügen Sie rechts neben der Spalte “Merchant” eine leere Spalte ein. Wählen Sie dazu die Spalte O durch Klick auf den Spaltenbuchstaben aus. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spalten-Buchstaben und wählen den Punkt "Zellen einfügen". Die neue Spalte nennen Sie in der ersten Zeile “Empfänger/Zahlungspflichtiger”. Anschließend fügen Sie folgende Formel in die zweite Zelle der neuen Spalte ein:

=VERKETTEN(K2;L2;N2)

Um die Formel auf alle Zellen der neuen Spalte anzuwenden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger an die untere rechte Ecke der Zelle.
Verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen, können Sie die Formel, nach einem Mausklick, auf die anderen Zellen "herunterziehen".

5. Überprüfen nach Leerzeilen

Aus unterschiedlichen Gründen (z.B. die Gebühr beim Bestellen einer neuen Debitkarte) kann es vorkommen, dass in der in Schritt 4 erstellten Spalte “Empfänger/Zahlungspflichtiger” immer noch Leerzeilen vorhanden sind. Diese müssen manuell befüllt werden. Bei unserem Beispiel der Kartengebühr müsste hier somit “Wise” als Zahlungsempfänger angegebenen werden.

Tipp: Den einfachsten Weg zur Überprüfung auf Leerzeilen bietet die Filter-Funktion. Wählen Sie hierzu in der Kategorie “Start” rechts oben “Sortieren und Filtern” und hier wiederum “Filtern”. Nun werden in der erste Zeile für jede Spalte Filtermöglichkeiten angegeben. Gehen Sie in die in Schritt 4 erstellte Spalte auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift Pfeil für Filtern. Geben Sie in das Suchfeld “(Leere)” ein. Falls leere Felder vorhanden sind werden diese nun angezeigt und müssen manuell ergänzt werden.

6. Spalten umbenennen

Die Zellen in Zeile 1 beinhalten die Überschriften der darunter aufgeführten Daten. Um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen, empfiehlt es sich hier Veränderungen vorzunehmen. Benennen Sie nun die aufgelisteten Zellen in der ersten Zeile wie folgt um:

  1. Spalte “A”: TransferWise ID → Buchungstext
  2. Spalte “B”: Date → Buchungsdatum
  3. Spalte “C”: Amount → Betrag
  4. Spalte “D”: Currency → Währung
  5. Spalte “E”: Description → Verwendungszweck
  6. Spalte “F”: Payment Reference → Zahlungsreferenz
  7. Spalte “Neue Spalte aus Schritt 4”: → Empfänger/Zahlungspflichtiger

Alle übrigen Spalten sind für den Import in BuchhaltungsButler irrelevant. Bitte ändern Sie den Titel der Spalten, die Sie noch nicht umbenannt haben in “irrelevant”, um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen.

*Für ein optimales Belegmatching in BuchhaltungsButler sollte die Bestellnummer oder Zahlungsreferenz auf Ihren Wise Transfer Ausgangsrechnungen ausgewiesen sein. Hinweise zur Systematik des Belegmatchings haben wir im entsprechenden Artikel in unserer Wissensdatenbank für Sie zusammengestellt.

Bitte beachten Sie:

Wir empfehlen Ihnen auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erheblich erleichtert.

7. Datei speichern und in BuchhaltungsButler importieren

Speichern Sie die Datei nun im CSV-Format. Die Datei kann nun als Kontoauszug importiert werden. Achten Sie bitte darauf, dass beim Import in BuchhaltungsButler alle "irrelevanten" Spalten nicht verarbeitet werden.

Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Bankkonto für Wise Transaktionen angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.
Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter "Zahlungen" aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf "Kontoauszug importieren".

Wise Kontoauszüge importieren

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl für die Transaktionsdatei sollte wie folgt erfolgen:

Feldauswahl Wise CSV-Upload

Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen. Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank.