Rechnungsvorlage kostenlos: Word-Vorlage mit allen Pflichtangaben

Ja, die Rechnungsvorlage ist komplett kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Ein Klick auf den Download-Button genügt, und die Word-Datei steht Ihnen sofort zur Verfügung.

Die Vorlage ist eine Word-Datei im .docx-Format. Sie lässt sich auch mit kostenlosen Programmen wie LibreOffice, Google Docs oder Apple Pages öffnen und bearbeiten. Zum Versand speichern Sie die fertige Rechnung einfach als PDF.

Nein. Eine Rechnung als Word- oder PDF-Datei gilt rechtlich nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Eine solche können Sie mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Tool erstellen.

Das hängt von Ihrem Umsatz und Ihren Kunden ab. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle Unternehmen. Für Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und als Kleinunternehmer können Sie die Vorlage weiterhin nutzen.

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Löschen Sie in der Vorlage die Zeilen für Steuersatz und Steuerbetrag und ergänzen Sie einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland gilt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren. Sie stellen die Rechnung netto aus, geben Ihre USt-IdNr. und die Ihres Kunden an und ergänzen den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen von Waren vermerken Sie stattdessen „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“. Für Kunden außerhalb der EU gelten wieder eigene Regeln, etwa für Ausfuhrlieferungen.

Bei Leistungen an andere Unternehmen müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung stellen. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen und Lieferungen gilt eine kürzere Frist: bis zum 15. des Folgemonats. Ausgestellte Rechnungen müssen Sie acht Jahre lang aufbewahren.

Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden und muss einer fortlaufenden Systematik folgen. Sie können dabei Zahlen, Buchstaben und Jahreszahlen kombinieren, zum Beispiel „2026-0042“ oder „RE-2026-0042“.

Eine bereits versendete Rechnung dürfen Sie nicht einfach überschreiben. Je nach Fehler korrigieren Sie sie per Rechnungskorrektur oder stornieren sie mit einer Stornorechnung und stellen eine neue aus. Eine passende Vorlage finden Sie in unserem Stornorechnung Muster.

Bei einer Rechnung stellt der leistende Unternehmer seine Leistung in Rechnung. Bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift rechnet dagegen der Leistungsempfänger ab, und die Gutschrift muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet sein. Dafür gibt es unsere Gutschriftsvorlage.

Ja. Mit dem gratis Rechnungsprogramm von BuchhaltungsButler erstellen Sie Rechnungen direkt online, inklusive E-Rechnung, fortlaufender Rechnungsnummern und Ihrem Logo und Ihren Farben. Ihre Rechnungen landen dabei automatisch in Ihrer Buchhaltung.