Funktionsweise auf einen Blick:

funktionen im überblick

Automatisierte Buchhaltung mit Belegerkennung und Kontierungsvorschlägen

Automatisierte Buchhaltung

Durch intelligente Belegerkennung mit 80%+ Erkennungsquote, automatischem Sortieren der Belege zu den Banktransaktionen und automatische Buchungsvorschläge, automatisiert BuchhaltungsButler den Großteil der manuellen Schritte der Finanzbuchhaltung.

Wenn Sie automatische Buchungssvorschläge ändern möchten, können Sie dies ganz einfach über ca. 1.500 Stichwörter wie z.B. "Tanken" oder "Taxi", welche auf die passenden Buchhaltungskonten gemappt sind, erledigen.

Andernfalls bestätigen Sie die Belegzuordnung und den Kontierungsvorschlag einfach mit nur einem Klick.

Wenn Sie nicht selbst kontieren möchten, können Sie die Kontierung auch einfach unbestätigt lassen. Im Export wählen Sie dann "Für unbestätigte Buchungen ein Interimskonto einfügen" und übergeben die Buchhaltungsdaten an Ihren Steuerberater.

Mehr zur automatisierten Buchhaltung

Automatisches Verbuchen der Kasse, von Reisekosten und Auslagen

Spesen/Privatauslagen

Wenn Sie Ausgaben aus der Kasse bezahlen oder bar verauslagen, sei es für Ihr Einzelunternehmen oder Ihre GmbH, können die Belege nicht mit einer Transaktion gematcht werden, da diese ja nicht auf Ihrem Geschäftskonto auftaucht.

Für dieses Szenario haben wir den Modus „Beleg erzeugt Transaktion“ entwickelt: Für jedes „Basiskonto“, also z.B. ein Bank-, Kassen-, Verbindlichkeiten- oder Verrechnungskonto, können Sie die Option „Beleg erzeugt Transaktion“ aktivieren.

Ist die Option aktiviert und laden Sie einen Beleg direkt auf dieses Konto, wird automatisch eine Transaktion und ein Buchungsvorschlag auf das jeweilige "Basiskonto" geschrieben.

So können Sie auch Reisekosten oder verauslagte Ausgaben mit lediglich einem Klick verbuchen.

Online Banking Integration

Online Banking

Über unsere Schnittstelle zu figo, dem Marktführer in Deutschland für die Anbindung von Banken und Zahlungsdienstleistern, lassen sich über 3.100 Banken, Kreditkarten sowie auch PayPal nahtlos in BuchhaltungsButler integrieren.

Um Ihre Bankkonten zu verknüpfen gehen Sie in BuchhaltungsButler in den Einstellungen auf den Reiter „Online Banking“ und folgen dort dem Link zu figo. Alternativ kann die Registrierung auch über home.figo.me erfolgen. Das Anlegen des figo-Kontos dauert weniger als 2 Minuten.

Die Nutzung von figo ist für Sie gratis. Es entstehen auch keinerlei Kosten seitens der Kreditinstitute, wie dies bspw. für den Kontoauszugs-Manager der DATEV der Fall ist.

Um Sammel-, Termin- und Einzelüberweisungen anzustoßen können Sie in BuchhaltungsButler auf Basis der automatisch erkannten Rechnungsdaten eine SEPA-Datei generieren lassen. Diese können Sie in Ihr Online-Banking oder bspw. in StarMoney hochladen und so mehrere Überweisungen mit einer TAN freizeichnen.

Rechnungsprogramm

Rechnungsprogramm

Mit BuchhaltungsButler können Sie Angebote, Rechnungen und Gutschriften erstellen und direkt aus der Anwendung per E-Mail versenden. Angebote können in Rechnungen und Rechnungen in Gutschriften gewandelt werden. Auch wiederkehrende Rechnungen können mit BuchhaltungsButler erstellt werden.

Sie können unser Rechnungsformular mit Ihren Farben und mit Ihrem Logo anpassen. Weitere Rechnungsvorlagen und Individualisierungsmöglichkeiten sind geplant.

Ihre erstellten Rechnungen landen automatisch im Belegarchiv und werden bei Zahlung automatisch als „bezahlt“ markiert. So haben Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Außenstände.

Mehr zum Rechnungsprogramm

Digitales Belegarchiv für Ein- und Ausgangsrechnungen

Belegarchiv

Im Menüpunkt „Belege“ werden alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen archiviert. Sie sehen auf der Übersichtsseite direkt, welche Rechnungen noch unbezahlt sind und haben so jederzeit einen Überblick über Ihre offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.

Auch sehen Sie in der Übersicht sofort die Resultate der Belegerkennung: Nicht manuell kontrollierte Belege sind grau hinterlegt und können in der Regel schon in der Listenansicht, ohne in die Detailansicht mit Lupenfunktion gehen zu müssen, plausibilisiert werden, ob eine manuelle Nachkontrolle notwendig ist.

Wenn Sie mit Debitoren/Kreditoren arbeiten, ändert sich der Menüpunkt in „Belege/Buchen“ und Sie können direkt am Beleg einen Debitor/Kreditor zuweisen und den Buchungsvorschlag für das Gegenkonto bestätigen.

Mehr zum Belegarchiv

Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) und Bilanz

Modus EÜR vs. Bilanz

Mit BuchhaltungsButler können sowohl Einnahmen-Überschuss-Rechner als auch Bilanzierer arbeiten.

Die einzige Einschränkung für Einnahmen-Überschuss-Rechner ist, dass nicht mit Debitoren/Kreditoren gearbeitet werden kann, sofern Sie in BuchhaltungsButler die Auswertungsmöglichkeit „EÜR“ nutzen möchten.

Sie können jedoch in jedem Fall immer mit Debitoren/Kreditoren (im Modus „Bilanz“) arbeiten und die Daten am Jahresende an den Steuerberater weitergeben. Er wird Ihnen immer auf Basis der Daten aus BuchhaltungsButler ohne Mehraufwand eine EÜR erstellen können.

Die Auswertungsmöglichkeit „EÜR“ in Verbindung mit der Arbeit mit Debitoren/Kreditoren ist für Q3 2018 geplant.

Umsatzsteuer Voranmeldung mit BuchhaltungsButler

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Mit BuchhaltungsButler können Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung mit wenigen Klicks erstellen und via integrierter Elster-Schnittstelle direkt aus der Anwendung übermitteln.

In der Auswertung „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ sehen Sie, welcher Wert in welches Feld der amtlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung eingetragen wird. Auch sehen Sie das Vorauszahlungssoll bzw. den Vorsteuerüberhang.

Bei der Auswertung findet auch eine Plausibilitätsprüfung statt: BuchhaltungsButler weist Sie u.a. auf nicht verbuchte Geschäftsvorfälle hin. So wissen Sie bei der Auswertung, ob Sie gegebenenfalls noch Belege oder Transaktionen vergessen haben zu verbuchen.
Vor der Übermittlung lohnt sich immer auch ein Blick in die Kontenblätter. In der Auswertung "SuSa-Liste / Kontenblätter" können Sie schnell und einfach prüfen, ob alles korrekt verbucht wurde.

Mehr zur UmSt.-Voranmeldung

Buchungssätze und Belege zu DATEV übermitteln

Export & DATEV-Schnittstelle

Alle Buchungsdaten können problemlos aus BuchhaltungsButler exportiert und in Steuersoftware wie DATEV, Addison, Simba, Agenda, Lexware und Stotax importiert werden.

Beim Export erhalten Sie eine sog. „DATEV-Datei“ mit Buchungssätzen, welche direkt in bspw. DATEV eingelesen werden kann.

Daneben erhalten Sie einen Ordner mit allen Belegen. In DATEV findet das Mapping von Belegen und Buchungssätzen über eine beigefügte „document.xml“ Datei statt. Der ganze „Belege“ Ordner wird mitsamt dieser Datei einfach in den Belegtransfer zu DATEV geschoben. Dies sind für den Steuerberater wenige Klicks. Weitere Infos hierzu gibt es auf unserer Seite für Steuerberater.

Andere Steuersoftware wie bspw. Addison, Agenda oder Stotax stellt die Belegbildverknüpfung über den Dateinamen her. In Spalte V der Buchungssatzdatei steht der Name der dem Buchungssatz zugeordneten Belegdatei. So kann auch hier eine problemlose Belegbildverknüpfung gewährleistet werden.

Import von Buchungssätzen und Bankbewegungen

Import-Schnittstelle

Mit der Importschnittstelle können Sie bequem Buchungsdaten der Lohnbuchhaltung, Kundenrechnungen samt Buchungssätzen aus anderen Warenwirtschafts- oder Rechnungsstellungssystemen oder auch Bestandsdaten und Debitoren-/Kreditorenkonten aus anderen Buchhaltungssystemen importieren.

So können Sie in BuchhaltungsButler eine ganzheitliche Buchhaltung abbilden und müssen die Buchhaltungsdaten nicht erst beim Steuerberater zusammenführen. Ihre BWA in BuchhaltungsButler ist so immer korrekt.

Mit der Importschnittstelle können Sie…

  • Bankbewegungen mit oder ohne Kontierung
  • Buchungssätze im DATEV-Format
  • Buchungssätze in Fremdformaten mit S/H-Kennzeichen oder Soll-/Haben Spalten
  • Debitoren-/Kreditorenkonten

…mit wenigen Klicks in BuchhaltungsButler importieren.

Die Spaltenzuweisung ist frei, sodass im Prinzip jede beliebige Datei in BuchhaltungsButler importiert werden kann.

Schnittstellen zu Warenwirtschaftsprogrammen und Zahlungsdienstleistern

Schnittstellen zu Warenwirtschafts- & Payment Service Providern

BuchhaltungsButler kann aktuell mit den folgenden Anbietern nahtlos verknüpft werden:

  • Billbee (Nahtlosübertragung Ihrer Rechnungen aus der Billbee Warenwirtschaft)
  • Figo (Schnittstelle zu 3.100+ Banken, Kreditkarten und PayPal)
  • GetMyInvoices (Automatische Abholung Ihrer Rechnungan aus 500+ Portalen)
  • Dropbox (Bequeme Synchronisation von Rechnungen aus einem anzulegenden Dropbox-Ordner)

Wir planen und entwickeln diverse weitere Schnittstellen zu Kassen-, Warenwirtschaftssystemen und Zahlungsdienstleistern. Aktuell entwickeln wir bspw. eine Nahtlosanbindung an Amazon, um Amazon-Händlern einen nahtlosen Import vom Amazon Transaktionen und das Matching der Belege zu ermöglichen.

Nutzen Sie ein System welches wir unbedingt anbinden sollten? Schreiben Sie uns!

Vorbereitende Jahresabschluss-Arbeiten: Abschreibungen, Rückstellungen, Umbuchungen und Abgrenzungen

Abschlussbuchungen

Mit BuchhaltungsButler können Sie im Prinzip eine Bilanz abgabefertig vorbereiten. Sie können Abschreibungen, Rückstellungen und Abgrenzungsposten buchen, Umbuchungen vornehmen und die Konten abstimmen.

Für solche Jahresabschlussarbeiten haben wir den Modus „Freies Buchen“ entwickelt. Hier können Profis klassisch mit Soll und Haben buchen.

Wer weniger erfahren ist und beispielsweise seine Abschreibungen oder Rückstellungen selbst berechnen und buchen möchte, findet in unserem Blog viele nützliche Tipps, wie vorgegangen werden kann.

Auswertungsmöglichkeiten der Buchhaltung

Auswertungen

Folgende Auswertungsmöglichkeiten stehen Ihnen in BuchhaltungsButler zur Verfügung:

  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
  • Summen- und Saldenliste (SuSa-Liste)
  • Kontenblätter
  • Zusammenfassende Meldung (über Kontenblatt 8336 (SKR03) oder 4336 (SKR04))
  • DATEV-Export Buchungssätze
  • DATEV-Export Belege

Demnächst geplant sind:

  • Bilanz & GuV
  • Cash-Flow-Rechnung

Mehr zu den Auswertungen

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Kontenrahmen, Sachkontolänge sowie Besteuerungs- und Gewinnermittlungsarten

Individualisierungsmöglichkeiten

Die Buchhaltungssoftware kann durch diverse Einstellungsmöglichkeiten ganz auf Ihre persönlichen Bedürfnisse abgestimmt werden.

Kontenrahmen
SKR03, SKR04 und SKR49

Kontenlänge Sachkonten
4- bis 8-stellig

Kontenlänge Debitoren/Kreditoren
5- bis 9-stellig

Versteuerungsarten
Soll- und Ist-Versteuerung bzw. ohne Steuer (u.a. Kleinunternehmer)

Gewinnermittlungsart
EÜR und Bilanz

Buchung von Rechnungen mit Debitoren/Kreditoren

Eröffnende Debitorenbuchung an der Rechnung.

Automatischer OPOS Ausgleich bei Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung

Automatische Ausgleichsbuchung bei Zahlung.

Debitoren/Kreditoren

Debitoren- und Kreditorenkonten lassen sich direkt am Beleg anlegen und das Gegenkonto dann sofort am Beleg bestätigen. Die Anlage des Kontos geht mit einem Klick, die Bestätigung des automatisch erfolgten Gegenkontovorschlags ebenso.

Wird der Beleg bezahlt, wird er wie gewohnt der Banktransaktion zugeordnet und es erfolgt automatisch die Ausgleichsbuchung.

Oft will man auch nur einzelne Lieferanten kreditorisch buchen, etwa wenn ein Zahlungsziel vereinbart wurde und die Zahlung nicht in der gleichen Periode wie das Rechnungsdatum liegt.

BuchhaltungsButler eignet sich perfekt für einen intelligenten Mix und selektive Arbeit mit Debitoren- und Kreditoren, denn unsere integrierte Plausibilitätsprüfung verhindert zuverlässig Doppelerfassung (Beleg und Transaktion werden versehentlich kreditorisch gebucht).

So können Sie für den mit der Firmenkreditkarte bezahlten Tankbeleg direkt die zugrundeliegende Transaktion auf Aufwand buchen. Ihrem Lieferanten, den Sie erst 30 Tage später zahlen, weisen Sie aber ein Kreditorenkonto zu und verbuchen den Beleg.

Die Arbeit mit, ohne bzw. unter selektivem Einsatz von Debitoren und Kreditoren geht vollständig automatisiert und maximiert Ihre Zeitersparnis.

Mehr zu Debitoren/Kreditoren

Buchung von Rechnungen mit Debitoren/Kreditoren

Rechnungen automatisch abholen.

Rechnungen automatisch
abholen

Sie können Ihre Rechnungen über den Dienst "GetMyInvoices" automatisch abholen lassen. So werden Rechnungen, welche Ihnen von Anbietern wie Car2Go, Vodafone oder Amazon lediglich zum Download angeboten werden, automatisch in BuchhaltungsButler importiert. Die Einbindung eines Online-Portals kostet für BuchhaltungsButler Kunden lediglich 2,50€ je Portal und Monat.

Egal, wie viele Rechnungen abgerufen werden. Weitere Informationen und die Schritte zur Einrichtung finden Sie hier.

Datensicherheit und
Verfügbarkeit

BuchhaltungsButler betreibt seine Anwendung im Rechenzentrum der Telekom in Deutschland. Durch ein redundantes Setup über unterschiedliche Bereiche des Rechenzentrums ist eine jederzeitige Verfügbarkeit der Daten, auch beim Ausfall einzelner Server, sichergestellt. Laufende Backups außerhalb des Rechenzentrums ermöglichen es uns, auch im Falle einer Zerstörung des ganzen Rechenzentrums, Ihre Daten wieder herzustellen.

Wenn Sie Ihren Vertrag mit uns kündigen wird Ihr Account inaktiv gesetzt, Ihre Daten aber entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt. Bei Wiederaufnahme einer Mitgliedschaft haben Sie Zugriff auf alle Daten.

Wünschen Sie eine vollständige Löschung Ihrer Daten, können Sie diese schriftlich beauftragen. Im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz ist ein Treuhänder beauftragt, die Bereitstellung der Daten für unsere Kunden zu gewährleisten.

  • Deutsches Rechenzentrum
  • Redundantes Setup
  • Aufbewahrung entsprechend der gesetzl. Fristen

Revisionssicherheit
(GoBD)

Durch die Funktionen "Festschreiben" (Buchungssätze) und "Nicht-Löschbarkeit" (Belegarchiv) gewährleisten wir, dass Sie revisionssicher arbeiten können.

Festschreiben
Mit der Funktion "Festschreiben" können Sie Ihre Buchungssätze irreversibel festschreiben. Regelmäßiges Festschreiben, spätestens mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung, ist Voraussetzung für eine GoBD-konforme Buchhaltung. Nachträgliche Änderungen erzeugen bei festgeschrieben Buchungen eine Stornobuchung im Hintergrund, damit die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.

Belegarchiv / Nicht-Löschbarkeit
In die Anwendung hochgeladene Belege können physisch nicht gelöscht werden und werden beim Löschen lediglich als "gelöscht" markiert und ausgeblendet. So sind Änderungen nachvollziehbar, nachträgliche Manipulationen nicht möglich und Ihr Belegarchiv ist revisionssicher.

Verfahren
Wenn Sie Belege hochladen, wird das Original auf unseren Servern abgelegt. In der Webanwendung wird, aus Gründen der Performance, eine auf ca. 200-300 Kb herunterskalierte Version des Originals verfügbar gemacht. Beide Dokumente werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten.

  • Revisionssicheres Festschreiben
  • Unveränderbarkeit der Buchungssätze
  • Unveränderbarkeit des Belegarchivs

Nutzerhandbuch

Nutzerhandbuch

Im Nutzerhandbuch finden Sie ausführliche Informationen zu allen Funktionen und der Arbeit mit BuchhaltungsButler. Viele Fragen werden auch in den FAQ beantwortet und Buchhaltungsthemen behandeln wir im Blog.

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Unterstützung

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