Alle Belege, alle Transaktionen. Sortiert, vorerfasst, digital und tagesaktuell.
Einfaches Setup, intuitive Bedienung.
Integrieren Sie alle Bankkonten, Kreditkarten sowie PayPal-Konten Ihrer Mandanten.
Ihr Mandant lädt seine Belege hoch und BuchhaltungsButler kümmert sich um das Erkennen, Sortieren und Vorkontieren der Geschäftsvorfälle.
Setup: Bankkonten verbinden
Belege hochladen: BHB sortiert und kontiert Belege und Transaktionen
Prüfen statt buchen: optimale Arbeitsteilung mit Ihren Mandanten
Mit einem Klick die Buchhaltung erledigen.
Sind die Konten verknüpft und die Belege hochgeladen, ist der Aufwand für die meisten Geschäftsvorfälle genau: 1 Klick.
Durch die automatischen Buchungsvorschläge und die selbstlernende Technologie nimmt die Arbeitserleichterung von ca. 30% im ersten Monat auf über 70% im dritten Monat kontinuierlich zu.
Integration in die DATEV-Welt.
Exportieren Sie alle Geschäftsvorfälle zu DATEV, inklusive Belegbildverknüpfung. Für nicht kontierte Geschäftsvorfälle wird auf Wunsch ein Interimskonto eingefügt. So können Sie Mandanten auch selektiv einfache Geschäftsvorfälle selbst kontieren lassen.
Importieren Sie – wenn gewünscht, Ihre Umbuchungen anschließend zurück in den Butler, dann haben beide Systeme immer den gleichen Stand und Ihr Mandant sieht seine BWA tagesaktuell im BuchhaltungsButler.
Grundkonfiguration Datev Belegtransfer Sollte es im Belegtransfer noch kein Verzeichnis für den Mandanten mit dem Belegtyp „Ohne Belegtyp“ geben, dann legen Sie dieses bitte unter „Verzeichnis hinzufügen“ an. Achten Sie darauf, dass die Option „Verzeichnis enthält aus DATEV DMS(…)“ aktiviert ist.
Bitte prüfen Sie vor dem erstmaligen Upload in ein bestehendes Verzeichnis unbedingt den Verzeichnistyp. Hierfür rechtsklicken Sie bitte auf das entsprechende Verzeichnis und wählen „Ändern“. Dort setzen Sie bitte den Verzeichnistyp auf „DATEV XML-Schnittstelle online/DMS/Dok.ablage“ sollte dies nicht bereits der Fall sein. Anschließend klicken Sie auf „Übernehmen“.
Daten exportieren und Buchungssätze einlesen Wenn Sie nun die Buchungssätze und Belegbilder in DATEV Kanzlei Rechnungswesen übertragen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1) Exportieren Sie in BuchhaltungsButler den gewünschten Zeitraum. Wählen Sie "DATEV-Format" und aktivieren Sie die Option "Belege anhängen".
2) Der Nutzer erhält einen Downloadlink per E-Mail. Wenn Sie die Daten für einen Mandanten exportieren, dessen Zugangsdaten Sie haben, können Sie den Export nach ein paar Minuten auch über folgenden Link abrufen: www.buchhaltungsbutler.de/webapp/download/datenexport.zip Sie müssen hierfür zwingend(!) in BuchhaltungsButler im Nutzerkonto des Mandanten eingeloggt sein.
3) Entpacken Sie nun den Ordner "Datenexport.zip".
4) Importieren Sie die csv-Datei mit den Buchungssätzen in Kanzlei Rechnungswesen.
Übermitteln der Belege (Hinweis: Unternehmen Online muss freigeschaltet sein, der Mandant benötigt jedoch keinen eigenen Zugang)
1) Entnehmen Sie den Ordner „Belege“ aus dem Sammelordner „Datenexport“. Falls nicht gezippt, müssen Sie den Ordner „Belege“ erneut als ZIP-Datei packen (bspw. mit WinRAR).
2) Öffnen Sie den DATEV Belegtransfer und wählen Sie den Mandanten.
3) Rechtsklick auf das Verzeichnis „Ohne Belegtyp“ und „Ordner öffnen“ wählen.
4) Den gezippten Belegordner in das Verzeichnis kopieren.
5) In „DATEV Belegtransfer“ über Schaltfläche „Daten senden“ den Upload starten.
Der Stotax Buchungsimport bietet eine komfortable Möglichkeit, Buchungen im Datev-Format inkl. verknüpfter Dokumente zu importieren.
- Die Dokumente können über eine Rewe-Archiv-DVD oder als Dokumentensammlung bereitgestellt werden. - Um einen automatischen Ablauf zu gewährleisten, muss sich der Ordner mit den Dokumenten in dem Ordner befinden, in dem sich die Datei mit den Buchungssätzen befindet!
Vor dem Import in STOTAX müssen Sie die Datei mit den Buchungssätzen wie Folgt bearbeiten: Kopieren Sie den Wert aus Spalte 22 ("Beleginfo - Inhalt 1") in das Feld Spalte 20 ("Beleglink"). Ergänzen Sie den Wert mittels der Folgenden Excelformel um ein ".pdf". Die Excelformel für das Kopieren und Ergänzen lautet: =V3&".pdf"
- Starten Sie über Rechnungswesen-Finanzbuchhaltung Import/Export das Stotax Rechnungswesen Schnittstellen-Programm - Wählen Sie dort unter Schnittstellen - Fibu - Einzelbuchungen den Punkt Datev Pro Buchungen - Es erscheint folgender Dialog
- Wählen Sie die über den Button die zu importierende Datei, die den Buchungsstapel enthält. - Achten Sie außerdem auf die Auswahl der Kontenbeziehungstabelle sowie der Fibu-Schlüssel-Tabelle. - Stotax liefert für Datev SKR 03 die entsprechende Beziehungstabelle mit. - Die Informationen für die Verknüpfungen werden gem. Datev Standard in Spalte 20 erwartet. - Über den Button Weiter gelangen Sie zur Vorschau der Buchungen. Beim Import werden die verknüpften Dokumente im Stotax DMS abgelegt und mit den entsprechenden Buchungen in Stotax verknüpft
Anbei noch der Aufbau der Import-Schnittstelle in Stotax:
Buchungssätze und Belege können in PRODAT nur getrennt voneinander eingelesen werden. Zuerst müssen die Buchungssätze, z.B. im DATEV-CSV-Format, importiert werden und danach können die Belege eingelesen werden. Die Belege können aber beim Import den vorhandenen Buchungssätzen automatisch zugeordnet werden.
Ab der rodat-FIBU Version 6.33 steht die Funktion Buchungsbelege importieren zur Verfügung, mit welcher vollautomatisch Buchungsbelege den einzelnen Buchungen eines Buchungsvorlaufs zugeordnet werden können. Unterstützt wird der Import von Textdokumenten, Bildern oder Archiven.
Die Verknüpfung von Buchung mit Buchungsbeleg erfolgt über die laufende Buchungsnummer, welche in BuchhaltungsButler dem Dateinamen entspricht. Wählen Sie aus, dass die lfd. Buchungsnummer für die Zuordnung aus Spalte "Beleginfo - Inhalt 1" (Spalte 22) ermittelt werden soll. Der Dateiname der zuzuordnenden Datei setzt sich zusammen aus der laufenden Buchungsnummer und der Dateiendung je nach Dateityp.
Beispiel: In der Buchung wird als Belegnummer 7325 im Feld Beleginfo - Inhalt 1 angegeben. Eine vorhandene Datei mit dem Namen 7325.PDF kann automatisch zugeordnet werden.
Hinweis: Vorsicht bei mehreren Belegen zu einem Buchungssatz
Sind mehrere Belege zu einem Buchungssatz zugewiesen, so werden die Dateien mit einem "_1", "_2" etc. ausgegeben. Lediglich der erste Beleg wird nun automatisch zugewiesen. Im Feld Beleginfo 4 (Spalte 28) sind die einzelnen Rechnungsnummern der dem Buchungssatz zugewiesenen Belege kommagetrennt aufgereit. Die Zuweisung muss in diesem Fall manuell erfolgen, da PRODAT den Import von mehreren Belegen zu einem Buchungssatz nicht zulässt.
Vorgehensweise für den Import
Kopieren der Belegdateien in einen eigenen (am besten leeren) Ordner
Auswahl dieses Ordners im Programm Buchungsbelege importieren
Einstellen, welche Dateitypen (Archive, Dokumente und/oder Bilder) importiert werden sollen
Festlegen, aus welchem Feld der Buchung die Verknüpfung zum Buchungsbeleg ermittelt werden kann
Auswahl des Buchungsvorlaufes, zu dessen Buchungen die Belegdateien importiert werden sollen
Die getroffenen Einstellungen werden pro Mandant gespeichert und brauchen daher nicht jedes Mal neu eingestellt werden. Nach dem Importieren der Buchungsbelege wird ein Protokoll ausgegeben, welches die Buchungsnummer im ausgewählten Vorlauf und die dazu importierte Datei ausweist.
Wichtig: Nach der erfolgreichen Zurordnung der Belegdateien zu einer Buchung wird die entsprechende Datei automatisch gelöscht. Dadurch wird vermieden, dass bei wiederholtem Import aus dem gleichen Ordner immer wieder die gleichen Dateien ausgewertet werden müssen.
Der Import von Buchungsdaten im DATEV-CSV-Format ist in SIMBA möglich. Der Import der mit den Buchungen verknüpften Belege ist allerdings (noch) nicht möglich. Dies soll im Laufe des Jahres umgesetzt werden.
Datenübergabe BuchhaltungsButler an DATEV Kanzlei Rechnungswesen
Vorteile für Ihre Mandanten
Alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten tagesaktuell im Blick
SEPA-Überweisungsdatei für Sammelüberweisungen direkt aus der Anwendung generieren
Das System weißt intuitiv auf fehlende Rechnungen hin
Rechnungen, Angebote und Gutschriften erstellen und versenden
Einfaches Vorkontieren über Stichwörter
Kommentarfunktion für Hinweise zur Verbuchung
Vorteile in der Mandantenzusammenarbeit
Alle Daten tagesaktuell, digital vorsortiert und vorkontiert
Nahtlose Anbindung fast aller Banken, Kreditkarten und PayPal
Entlastung von Arbeitsspitzen, durch jederzeitige Verfügbarkeit der Unterlagen
Integration in die DATEV-Welt über Export und Belegtransfer
Optionale Kontierung über Stichwörter oder Konten, auch selektiv, je nach Kenntnissen des Mandanten
Ausgabe ungebuchter Geschäftsvorfälle auf Interimskonto möglich
Effizienzsteigerung durch Arbeit in Teams und optimale Einbindung der Mandanten in Schritt 1+2:
1Team 1: Setup & scannen
Einrichtung der Software bei neuen Mandanten und scannen der Belege, welche noch im Pendelordner in die Kanzlei gelangen.
2Team 2: Belege prüfen
Plausibilisierung der Belegerkennung und Zuordnung der Belege zu den Transaktionen. Ggf. Bestätigen einfacher (oder aller) Vorkontierungen.
3Team 3: Plausibilisieren
Plausibilisieren der Kontierungen und Übergabe der Daten an DATEV, Addison & Co.
4Team 4: Erklärungen
Erstellen von Anmeldungen, Erklärungen und Besprechung der Ergebnisse mit den Mandanten.
Marcus Ferchland
Steuerberater bei Ferchland Consulting Partners Steuerberatungsges. mbH
"Wir hatten Ende 2017 ein Neumandat, der mit einem Schuhkarton voll Unterlagen zu uns kam. Wir planten mehrere Tage für das Sortieren und Bearbeiten der Buchhaltung. Durch Zufall kamen wir auf den BuchhaltungsButler wo man uns riet, alle Belege unsortiert zu scannen und hochzuladen. Wir hatten die Buchhaltung an einem Tag fertig. Das hat uns so überzeugt, dass wir nun bereits viele Mandanten auf den BuchhaltungsButler - als Vorerfassungssystem vor DATEV - umgestellt haben."
Projekt Kanzlei 2020: Gehen Sie mit uns den Weg an die Spitze der innovativen Kanzleien in Deutschland.
White-Label in Ihrem Design
Nutzen Sie unsere Software in Ihrem Design mit neutraler Domain zur Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten.
Lassen Sie sich von den Vorteilen des Einsatzes von BuchhaltungsButler in der Mandantenzusammenarbeit überzeugen und buchen Sie eine Live-Präsentation der Anwendung:
- Starten Sie über Rechnungswesen-Finanzbuchhaltung Import/Export das 
