BMF-Schreiben E-Rechnung 2027: Update-Checkliste zu Leistungsbeschreibung, Anhängen und Abschlagsrechnungen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Sie als Unternehmen ihre Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen. Kurz vor diesem Stichtag hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 15. Oktober 2026 sein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung 2027 führt keine neue Pflicht ein, beantwortet aber viele Fragen, die bei der Umstellung in der Praxis immer wieder auftauchen. Die wichtigste Frage lautet: Wie ausführlich muss die erbrachte Leistung im XML-Datensatz beschrieben werden, damit der Vorsteuerabzug bestehen bleibt? Dieser Artikel ergänzt unsere bisherigen Ratgeber zur E-Rechnung um alle Neuerungen und zeigt, was Sie bis Jahresende prüfen sollten.

Das Schreiben vom 15.10.2026 ist nach den Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 die dritte Verwaltungsanweisung zur verpflichtenden E-Rechnung. Es ersetzt die beiden vorherigen Schriftsätze nicht, sondern ergänzt sie an den Stellen, die in der Umstellung für Unsicherheit gesorgt haben. Gleichzeitig ändert es den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), unter anderem in Abschnitt 14.5.

Die Grundsätze gelten für alle Umsätze, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden. Für die neuen, zusätzlichen Anforderungen gibt es aber eine Schonfrist: E-Rechnungen, die bis zum 31.12.2026 ausgestellt werden und den Vorgaben der vorherigen Schreiben auf dem Jahr 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet. Das gilt ausdrücklich auch für den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden. Ab dem 1.1.2027 greifen die neuen Vorgaben dann vollständig.

Der Zeitpunkt ist kein Zufall. Zum 1. Januar 2027 endet die erste Übergangsfrist nach § 27 Abs. 38 UStG: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Vorjahr müssen ab dann im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen bis zu dieser Grenze dürfen noch bis Ende des Jahres 2027 sonstige Rechnungen wie Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, ab 2028 gilt die Pflicht dann auch für diese Gruppe. Ausgenommen davon sind unter anderem Rechnungen bis 250 € und Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen. Den Empfang von E-Rechnungen müssen dagegen alle Unternehmen bereits seit 2025 sicherstellen. Die Grundlagen dazu finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Bei einer E-Rechnung zählt der strukturierte Teil, also die XML-Daten. Das gilt auch für hybride Formate wie ZUGFeRD: Was nur im sichtbaren PDF steht, ist für die umsatzsteuerliche Beurteilung nicht maßgeblich. Schon das Schreiben von 2025 hat klargestellt, dass alle Pflichtangaben einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil enthalten sein müssen. Das neue Schreiben beschreibt nun, wie detailliert die Leistungsbeschreibung dort sein muss.

Im XML-Datensatz müssen vier Merkmale eindeutig erkennbar sein: die Art der Leistung, ihr Umfang, ihr Gehalt und gegebenenfalls der Ort der Leistung. Allein aus diesen Angaben muss erkennbar sein, ob eine Lieferung oder eine sonstige Leistung vorliegt, wo sie erbracht wurde, ob der angewandte Steuersatz stimmt und ob der Empfänger grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Knappe Sammelbegriffe reichen dafür häufig nicht (mehr) aus. Positionen wie „Beratungsleistung“, „Montage“ oder „Dienstleistung laut Anlage“ ermöglichen keine hinreichende Prüfung des Steuersatzes oder des Leistungsorts. Das hat direkte Folgen: Ist die Leistungsbeschreibung unzureichend, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß erstellt worden und der Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist gefährdet.

Ein Beispiel: Statt „Beratungsleistung, 1.200 €“ sollte im strukturierten Teil etwa stehen: „Beratung zur Umstellung der Ausgangsrechnungen auf E-Rechnung, 8 Stunden à 150 €, Leistungszeitraum 01.03.–15.03.2027“. So sind Art, Umfang und Zeitraum der Leistung ohne zusätzliches Dokument nachvollziehbar.

Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise, Aufmaße oder detaillierte Leistungsnachweise dürfen weiterhin als Anhang mitgeschickt werden. Das BMF stellt aber auch hier klar: Der Anhang muss in die E-Rechnung selbst eingebettet sein.

Eine zweite Datei, die nur in derselben E-Mail neben der E-Rechnung liegt, erfüllt diese Anforderung nicht. Wer also bisher die E-Rechnung und einen separaten PDF-Stundenzettel gemeinsam verschickt, sollte sich bereits an ein neues Vorgehen gewöhnen.

Wichtig ist außerdem die Rangfolge: Der Anhang ergänzt die Leistungsbeschreibung, er ersetzt sie nicht. Die Angaben, die für Steuersatz, Leistungsort und Vorsteuerabzug nötig sind, gehören immer in den XML-Datensatz. Klären Sie deshalb mit Ihrem Softwareanbieter, wie BuchhaltungsButler, ob eingebettete Anhänge unterstützt werden, und denken Sie daran, dass eingebettete Anlagen zusammen mit der Rechnung aufbewahrt werden müssen.

Bauunternehmen rechnen häufig auf Basis umfangreicher Leistungsverzeichnisse ab. Diese lassen sich in der Norm EN 16931 derzeit nicht vollständig abbilden. Das BMF beanstandet es deshalb aktuell nicht, wenn im strukturierten Teil nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen aufgeführt werden.

Voraussetzung ist jedoch, dass die vollständige Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis als eingebetteter Anhang der Rechnung mitgesendet wird und der strukturierte Teil auf den Anhang verweist. Zusätzlich kann das Leistungsverzeichnis zum Beispiel als GAEB-Datei übermittelt werden. Wie lange diese Erleichterung gilt, lässt das Schreiben offen.

Für den Jahreswechsel besonders praktisch: Abschlagsrechnungen, Anzahlungs- und Vorausrechnungen, die Sie vor Beginn Ihrer persönlichen E-Rechnungspflicht zulässig als Papier- oder PDF-Rechnung gestellt haben, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung neu ausgestellt werden. Das gilt auch dann, wenn die Leistung oder die Zahlung erst danach erfolgt.

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt im Dezember 2026 eine Abschlagsrechnung als PDF. Die Schlussrechnung im März 2027 muss er als E-Rechnung ausstellen, die PDF-Abschlagsrechnung aus Dezember bleibt aber gültig.

Auch für Endrechnungen verlängert und erweitert das BMF eine bestehende Übergangsregel. Bis zum 30.06.2030 wird es nicht beanstandet, wenn bereits vereinnahmte Teilentgelte im strukturierten Teil als Summe im Feld BT-113 („Paid amount“) abgezogen und die Details im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“) angegeben werden. Alternativ dürfen die Einzelheiten in einem eingebetteten Anhang stehen, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich verweist.

Validierungsfehler: Prüfprogramme melden eine E-Rechnung oft schon dann als fehlerhaft, wenn eine technische Geschäftsregel der EN 16931 verletzt ist. Das BMF stellt klar, dass diese technische Sicht für die Umsatzsteuer nicht entscheidend ist. Eine Datei mit einem reinen Geschäftsregelfehler, aber ohne Formatfehler, bleibt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine E-Rechnung. Entscheidend ist, ob die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG vollständig und richtig enthalten sind. Für die Eingangsrechnungsprüfung heißt das: Eine Fehlermeldung ist ein Anlass, die Ursache zu prüfen, aber kein automatischer Grund, die Rechnung zurückzuweisen.

Skonto, Boni und Rabatte: Steht die Höhe einer vereinbarten Entgeltminderung bei Rechnungsstellung noch nicht fest, genügt künftig ein allgemeiner Hinweis auf die schriftliche Vereinbarung. Die zugehörigen Unterlagen müssen Teil Ihrer Aufzeichnungen sein und kurzfristig vorgelegt werden können. Ändert sich die Vereinbarung nach Rechnungsstellung, muss die Rechnung nicht berichtigt werden.

Rechnungsberichtigung: Besteht eine E-Rechnungspflicht, muss auch die Korrektur als E-Rechnung möglich sein. Eine Berichtigung mittels einer Gutschrift des Leistungsempfängers ist möglich, wenn das vorher vereinbart wurde und die Gutschrift klar auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Den Unterschied zwischen beiden Varianten erklärt unser Artikel zu Gutschrift und Rechnungskorrektur.

Kein Bußgeld, aber Risiken: Wer trotz E-Rechnungs-Pflicht eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellt, begeht laut BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Eine Entwarnung ist das allerdings noch nicht: Die Rechnung ist trotzdem nicht ordnungsgemäß, der Vorsteuerabzug beim Empfänger kann gefährdet sein, und Ihr Kunde kann eine korrekte Rechnung verlangen.

Massengeschäft und Sonderfälle: Unternehmen mit großer, gemischter Kundschaft, bspw. Energieversorger, müssen bei einem Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht grundsätzlich nichts befürchten, solange sie nachweisen können, dass sie weder wussten noch hätten erkennen können (trotz sorgfältiger Überprüfung), dass sie an ein Unternehmen leisten. Für E-Rechnungen auf Basis von Bruttopreisen gilt bis zum 31.12.2027 eine Vereinfachung, weil XRechnung und ZUGFeRD hierfür noch kein passendes Format bieten. Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben, die zugleich Rechnungen sind, dürfen bis zum 30.06.2030 weiter als sonstige Rechnung ergehen.

Bis Jahresende 2026 greift die Nichtbeanstandungsregel. Nutzen Sie die Zeit, um Ihren Rechnungsprozess anhand dieser Punkte zu überprüfen:

Wie stark Sie betroffen sind, hängt auch von Ihrer Branche ab. Freiberufler und Dienstleister, die nach Stunden abrechnen, sollten vor allem ihre Leistungsbeschreibungen und Stundennachweise überprüfen. Bau- und Handwerksbetriebe profitieren von den Erleichterungen für Leistungsverzeichnisse und Abschlagsrechnungen, müssen dafür aber saubere Verweise auf eingebettete Anlagen sicherstellen. Steuerkanzleien müssen sowohl die eigene Rechnungsstellung als auch die ihrer Mandanten anpassen. Einen Fahrplan dafür bietet unser Beitrag zur E-Rechnung in der Kanzlei.

Das dritte BMF-Schreiben zur E-Rechnung bringt für 2027 vor allem Klarheit. Die wichtigste Verschärfung betrifft die Leistungsbeschreibung: Sie muss im XML-Datensatz so konkret sein, dass sich Steuersatz, Leistungsort und Vorsteuerabzug allein daraus beurteilen lassen. Anhänge sind erlaubt, müssen aber eingebettet sein. Gleichzeitig nimmt das Schreiben Druck aus dem Jahreswechsel: Ältere Abschlagsrechnungen bleiben gültig, Bauunternehmen dürfen Leistungsverzeichnisse auslagern, und ein technischer Geschäftsregelfehler kostet nicht automatisch den Vorsteuerabzug. Nutzen Sie die Schonfrist bis zum 31.12.2026, um Stammdaten, Vorlagen und Prüfprozesse anzupassen.