Von der Komplexitäts-Hürde zur smarten Vereinsbuchhaltung
Wie Spartan Combat Sports e.V. durch BuchhaltungsButler die Komplexität der Vereinsbuchhaltung meisterte und volles Verständnis gewann.
SpartanCombatSports Kampfsport und Inklusion e.V.
Spartan Combat Sports Kampfsport und Inklusion e.V. ist eine Kampfsportschule und zugleich leistungsorientierte Wettkampfschule, die K1 Kickboxen, klassisches Kickboxen, Boxen, Functional Training, Kindertraining sowie Inklusions- und Integrationsprojekte anbietet. Der Verein legt großen Wert auf eine familiäre, respektvolle und sozial verantwortungsvolle Umgebung. Gleichzeitig fördert er ambitionierte Sportlerinnen und Sportler gezielt auf Wettkampf- und Turnierebene. Mit einem klaren sozialen Auftrag verfolgt der Verein das Ziel, Kampfsport auch für Menschen mit gesundheitlichen Einschränkungen, aus sozial benachteiligten Verhältnissen oder aus Krisen- und Fluchtgebieten zugänglich zu machen. Inklusion, Integration und Leistungsförderung stehen dabei gleichberechtigt im Mittelpunkt.
Herausforderung
Der geschäftsführende Vorstand Igor Fundak und das Team standen nach der Vereinsgründung vor einer Herausforderung: Es fehlte nicht nur an etablierten Prozessen, sondern auch am spezifischen Fachwissen für die Buchhaltung eines Vereins. Der anfängliche Plan, die Buchhaltung über eine Excel-Tabelle abzubilden, wurde schnell verworfen, da der manuelle und gedankliche Aufwand für die vielen verschiedenen Sphären der Vereinsbuchhaltung zu hoch war.
Die Suche nach der passenden Lösung gestaltete sich als Herausforderung. Da die Auslagerung der Buchhaltung an ein teures Steuerbüro für den kleinen Verein finanziell nicht tragbar war, musste dringend eine effiziente und verständliche interne Softwarelösung gefunden werden.
Die Lösung: BuchhaltungsButler als Wegbereiter zur finanziellen Kontrolle
BuchhaltungsButler überzeugte das Team sofort durch seine einfache Handhabung und die klaren Funktionen. Der Wechsel ermöglichte es dem Verein, die Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen und das notwendige Fachwissen aufzubauen.
„BuchhaltungsButler ist genau das, was wir haben wollten, weil es mit einem sehr verständlich aufgebautem Frontend intuitiv zu bedienen ist.“
Die Implementierung verlief trotz der Komplexität der Vereinsbuchhaltung dank gezielter Unterstützung schnell. Nach einem ersten Onboarding-Termin und weiteren Sprechstunden mit dem Support-Team wurden die vielen anfänglichen Fragen zügig geklärt, was für den Verein jedes Mal ein wichtiges Vorankommen bedeutete.
Schnell vereinfachte die Software den gesamten Zahlungsverkehr – von Mitgliedsbeiträgen bis hin zu Pauschalen und Miete. Ein großer Vorteil ist das lernende System, das wiederkehrende Posten erkennt und automatisch die richtigen Konten vorschlägt. Zudem schafft die einfache Handhabung des Kassenbuchs sowie die spezielle Kassenprüfer-Funktion Transparenz und Sicherheit, da der Prüfer nur die relevanten Daten sieht.
Ergebnisse & Impact
Das Team von Spartan Combat Sports e.V. gewann volle Kontrolle über die Buchhaltung. Die Lösung steigerte die Effizienz und schuf nachhaltigen Mehrwert in Form von Wissen und Sicherheit.
Zeitersparnis im Alltag
Die Buchhaltung ist nun schnell erledigt, und die praktische Aufgabenverwaltung stellt sicher, dass Rückfragen im Team sofort geklärt werden.
Volle Transparenz
Der größte Gewinn ist das vollständige Verständnis der Vereinsabläufe, wodurch das Team jede Buchung lückenlos nachvollziehen kann.
Fundiertes Vereinswissen
Das Team hat durch die Nutzung der Software wichtiges Fachwissen zur Vereinsbuchhaltung aufgebaut und wurde unabhängig von externen Erklärungen.
Sicherer Abschluss
Die automatisierte Vorbereitung der EÜR sowie die direkte Übermittlung der Daten an das Steuerbüro machen den Jahresabschluss mühelos.
„Insgesamt war BuchhaltungsButler die beste Entscheidung, die wir bei der Vereinsgründung treffen konnten.“
Überzeugen Sie sich einfach selbst.
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