Kassenbuch führen: Das müssen Unternehmer beachten

Susanne Woda
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Kassenbuch richtig führen | BuchhaltungsButler

Ein Kassenbuch gehört zu den Nebenbüchern der doppelten Buchführung und ist für alle Unternehmen mit Bartransaktionen ein wichtiges Instrument, um die Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen. Da Geschäfte mit Bargeld einen besonderen Stellenwert bei der Betriebsprüfung einnehmen, sollten Unternehmer das Kassenbuch mit besonderer Sorgfalt führen. Wir erklären, wer überhaupt ein Kassenbuch führen muss und was dabei zu beachten ist.

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Was ist ein Kassenbuch?

In einem Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens erfasst, die bar bezahlt werden. Es verschafft einen Überblick über dessen Ein- und Auszahlungen sowie den aktuellen Kassenbestand.

Das Kassenbuch dient dazu, dem Finanzamt transparent und lückenlos alle Bargeld-Transaktionen nachweisen zu können. So soll verhindert werden, dass Unternehmen Umsätze unterschlagen und dadurch Steuern hinterziehen. Eine besonders hohe Bedeutung hat das Kassenbuch deswegen in Branchen, bei denen Kunden häufig mit Bargeld bezahlen, wie beispielsweise dem Einzelhandel und der Gastronomie.

Nicht jeder Unternehmer muss ein Kassenbuch führen

Alle Unternehmer, die buchführungs- und umsatzsteuerpflichtig sind, müssen ein Kassenbuch führen. Diese Pflicht ergibt sich aus §146 AO und §22 UStG.

Laut Abgabenordnung ist jeder Unternehmer im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung dazu verpflichtet, täglich seine Kasseneinnahmen und -ausgaben festzuhalten. In Form eines Kassenbuchs müssen dies laut Umsatzsteuergesetz allerdings nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen tun.

Ausgenommen von der Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs sind

Diese können ihre Bareinnahmen und Barausgaben im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auflisten.

Unternehmer mit vielen oder hohen Barumsätzen können zur besseren Selbstkontrolle auch freiwillig ein Kassenbuch führen, wenn sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind. Wenn sie sich dazu entscheiden, müssen sie aber alle Vorschriften einhalten.

Das steht im Kassenbuch

Im Kassenbuch müssen umsatzsteuerpflichtige Kaufleute für jeden Eintrag folgende Angaben erfassen:

  • Einnahme oder Ausgabe
  • Datum
  • Fortlaufende Belegnummer
  • Betrag und Währung
  • Zweck / Beschreibung
  • Umsatzsteuersatz
  • Betrag des Umsatz- bzw. Vorsteuer
  • Aktueller Kassenbestand

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Anforderungen an ein Kassenbuch

Damit ein Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es bestimmte inhaltliche und organisatorische Anforderungen erfüllen.

Formen des Kassenbuchs

Egal, in welcher Form Unternehmer ein Kassenbuch führen: Die Eintragungen müssen revisionssicher vorgenommen werden, das heißt, sie dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden.

Traditionell wurden Kassenbücher handschriftlich geführt. Das kann für Unternehmen, die nur wenige Bartransaktionen ausführen, auch in Zeiten der Digitalisierung eine zweckmäßige Vorgehensweise sein. Im Handel sind vorgedruckte Kassenbücher erhältlich, in denen alle Felder für die notwendigen Einträge enthalten. Im Internet können Sie auch einzelne Kassenbuchblätter als Muster herunterladen. So können Einnahmen und Ausgaben einfach eingetragen werden. Die Belege dazu sind separat aufzubewahren.

so führen Sie ein Kassenbuch

Ein elektronisches Kassenbuch ersetzt heute in vielen Betrieben die papierhafte Dokumentation. Es gibt sie als lokale Software, die auf einem Rechner installiert wird, oder Online-Software, die über eine Cloud von mehreren autorisierten Rechnern oder Mobilgeräten erreichbar ist. Solche digitalen Kassenbücher müssen jedoch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllen. Sie müssen die Aufzeichnungen unveränderbar erfassen bzw. Änderungen kennzeichnen und schnell maschinell auszuwerten sein.

Da der Gesetzgeber keine veränderlichen elektronischen Dokumente zulässt, ist die Kassenbuchführung in Excel nicht zulässig.

Eine Registrierkasse ersetzt kein Kassenbuch. Sie vereinfacht die Erfassung, indem sie die Kasseneinlagen und -entnahmen automatisch protokolliert, jederzeit den Sollbestand ausweist und einen Tagesabschluss mit dem Kassenendbestand aufstellt. Kassenbelege und tägliche Zählprotokolle müssen jedoch ausgegeben und in einem separaten Kassenbuch aufbewahrt werden.

Vorschriften für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

Nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) sind darin alle Geschäftsvorfälle lückenlos, fortlaufend und transparent aufzuführen. Aus AO und HGB ergeben sich folgende Grundsätze:

Grundsatz Praktische Bedeutung
Belegpflicht Jede Buchung ist mit einem Beleg nachzuweisen. Die Aufzeichnungen müssen für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar sein.
Vollständigkeit Ein Kassenbuch muss alle Geschäftsvorfälle korrekt aufführen.
Einzelaufzeichnung Jede Buchung muss einzeln erfasst werden.
Revisionssicherheit Die Aufzeichnungen müssen unveränderbar sein.
Aktualität Die Aufzeichnungen sind zeitnah, das heißt täglich zu führen.
Chronologie Die Einträge sind zeitlich geordnet vorzunehmen.
Aufbewahrung Das Kassenbuch inklusive aller Belege ist 10 Jahre aufzubewahren.
Marcus Kemper

Marcus Kemper

Steuerberater bei Steuerkemper

Marcus Kemper arbeitete bereits in verschiedenen renommierten Steuerberaterkanzleien. Nachdem er 2006 erfolgreich sein Steuerberaterexamen absolvierte, folgte 2007 dann die eigene Existenzgründung. Seine Kanzlei bietet unter anderem Bescheidprüfung, Betriebsprüfung sowie betriebswirtschaftliche und gestalterische Beratung an. Zu einer der jüngsten Auszeichnungen von Steuerkemper zählt das Datev-Label “Digitale Kanzlei”, welches der Kanzlei im Jahr 2019 verliehen wurde.

Kassenfehlbetrag – und nun?

Trotz bester Sorgfalt kann es passieren, dass der Betrag in der Kasse nicht mit dem Sollbestand aus dem Kassenbuch übereinstimmt. Unstimmigkeiten und Kassenfehlbeträge muss ein Unternehmer unverzüglich aufklären. Dazu gehört es auch, bei Diebstählen die entsprechenden personellen Konsequenzen zu ziehen. Kann ein Mehr- oder Minderbestand in der Kasse auch durch die Prüfung aller Geschäftsvorfälle nicht aufgedeckt werden, muss dieser als sogenanntes Manko buchhalterisch erfasst werden.

Kassenfehlbestand buchen

Ist beim Kassensturz am Tagesende weniger in der Kasse als im Kassenprotokoll steht, ist der Fehlbetrag als sonstige unregelmäßige Ausgabe zu erfassen.

Kassenfehlbestand erfassen

s 2309; Sonstige Aufwendungen unregelmäßig 0,56€
h 1000; Kasse 0,56€

Kassenmehrbestand buchen

Ergibt die Kassenprüfung einen Mehrbestand in der Kasse, ist dieser als sonstige unregelmäßige Einnahme zu buchen.

Kassenmehrbestand buchen

s 1000; Kasse 2,01€
h 2709; Sonstige Erträge unregelmäßig 2,01€

Fehler im Kassenbuch können ernste Folgen haben

Fehler sind menschlich, aber in der Buchführung und beim Führen des Kassenbuchs können sie ernste Folgen haben. Deswegen sollten Sie als Unternehmer hier besondere Sorgfalt walten lassen.

Wenn Unternehmer das Kassenbuch fehlerhaft führen, drohen ihnen hohe Bußgelder bis zu 25.000 Euro. Außerdem kann das Finanzamt bei Unregelmäßigkeiten Umsätze und Steuern schätzen. Dies fällt meist zuungunsten des Unternehmens aus und kann hohe Steuernachzahlungen zur Folge haben. Wenn das Finanzamt Vorsatz vermutet, kann es das fehlerhafte Führen von Kassenbüchern sogar als Steuerhinterziehung strafrechtlich ahnden lassen.

was bei einem Kassenbuch zu beachten ist

Sieben häufige Fehler und wie sie sich vermeiden lassen

Unleserliche Einträge, ein fehlender Beleg oder eine unzureichende Beschreibung: Vermeintlich belanglose Fehler können unangenehme Folgen haben. Das sind die sieben häufigsten Fehler im Kassenbuch und wie Sie diese vermeiden können:

  1. Fehlende Einträge: Wenn Transaktionen nicht gleich in das Kassenbuch eingetragen werden, kann es schon einmal passieren, dass etwas in Vergessenheit gerät. Das ist besonders bei Privatentnahmen heikel. Führen Sie das Kassenbuch deswegen immer zeitnah und tragen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben am besten sofort ein. Auch eine regelmäßige Kassenzählung hilft, Differenzen zu entdecken und ihnen auf den Grund zu gehen.
  2. Belege nicht hinterlegt: Wie grundsätzlich in der Buchführung gilt auch beim Kassenbuch: “Keine Buchung ohne Beleg”! Denken Sie deswegen daran, alle Belege direkt im Kassenbuch zu sammeln oder sie gleich bei Erhalt digital einzuscannen und abzuspeichern.
  3. Nachträgliche Änderungen: Grundsätzlich müssen die Aufzeichnungen in Kassenbüchern unveränderbar sein. Wenn sich doch mal ein Fehler eingeschlichen hat, müssen die Änderungen nachvollziehbar sein. Das heißt, Sie dürfen keine Einträge löschen oder schwärzen. Streichen Sie den fehlerhaften Eintrag und erfassen Sie diesen in einer neuen Position neu.
  4. Nicht chronologisch: Um nachträgliche Änderungen von vorneherein zu unterbinden, müssen alle Einträge fortlaufend und anhand ihrer zeitlichen Entstehung erfasst werden.
  5. Kassenbuch per Excel: Nachträgliche Änderungen sind bei elektronischen Kassenbüchern nicht erlaubt. Achten Sie deswegen darauf, dass ihr digitales Kassenbuch die GoBD-Anforderungen erfüllt.
  6. Keine regelmäßige Zählung: Damit der Soll-Bestand im Kassenbuch mit dem Ist-Bestand in der Kasse übereinstimmt, ist der Kassenbestand regelmäßig nachzuzählen. Am besten mehrmals am Tag. Es ist nicht erlaubt, ein Kassenbuch “rein rechnerisch” (also ohne Zählung) zu führen.
  7. Private Auslagenerstattung: Manchmal legt ein Unternehmer Ausgaben privat vor und entnimmt diese erst später aus der Kasse. Dann ist eine Quittung über den Betrag besonders wichtig, als Datum ist der tatsächliche Zeitpunkt der Kassenentnahme und nicht die Ausgabe selbst zu erfassen.

BuchhaltungsButler führt Ihr Kassenkonto bzw. Kassenbuch als eigenständiges Konto – und zwar ganz automatisch. Der Kassenbucheintrag wird anhand der Daten des Belegs automatisiert geschrieben, der Beleg anschließend digital archiviert und mit dem Kassenbucheintrag verknüpft. Über das Belegarchiv ist Ihr Kassenzettel jederzeit und von überall für Sie abrufbar. Durch die intelligente selbstlernende Technologie von BuchhaltungsButler wird Ihr Kassenzettel automatisiert ausgelesen. Auf Basis dieser Information generiert BuchhaltungsButler zusätzlich einen Buchungsvorschlag im online Kassenbuch, welchen Sie nur noch bestätigen müssen.

Fazit: Kassenbuch sorgfältig führen

Ein Kassenbuch zu führen, stellt für einen sorgfältigen und gewissenhaften Unternehmer keine besondere Schwierigkeit dar. Grundsätzlich sind dabei dieselben Grundsätze wie bei der ordnungsgemäßen Buchführung zu befolgen. Die Eintragungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Wer ein digitales Kassenbuch führt, muss darauf achten, dass dieses GoBD-konform ist. Wie bei allen Bestandteilen der Buchführung sollten Unternehmer auch das Kassenbuch ordnungsgemäß führen. Stellt das Finanzamt Unregelmäßigkeiten fest, kann das hohe Bußgelder und sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. 

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FAQs

Wann ist ein Kassenbuch zu führen?

Alle buchführungspflichtigen Unternehmen, die zum Abführen der Umsatzsteuer verpflichtet sind, müssen ein Kassenbuch führen. Ausnahme: Für Kleinunternehmer und Freiberufler ist es ausreichend, wenn sie ihre Bartransaktionen im Rahmen der EÜR gegenüberstellen.

Was muss in einem Kassenbuch stehen?

In einem Kassenbuch sind alle Bartransaktionen eines Unternehmens lückenlos und chronologisch als Einnahme oder Ausgabe mit Datum, Betrag, Währung, Umsatzsteuersatz, absolutem Steuerbetrag sowie einer Belegnummer zu erfassen. Zudem ist ein Verwendungszweck sowie der Kassenbestand danach zu vermerken.

Welches Kassenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Kassenbücher können handschriftlich oder elektronisch geführt werden. Wichtig ist, dass sie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllen. Transaktionen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden und dürfen nicht änderbar sein. Ein Kassenbuch im Excel-Format wird deswegen nicht anerkannt.

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