Geschäftskonto richtig wählen: So vereinfachen Sie Cashflow und Buchhaltung

Ein kostenloses Geschäftskonto ist gebührenfrei. Einzelne Leistungen können trotzdem Geld kosten. Prüfen Sie zunächst, ob der Tarif für Ihre Rechtsform verfügbar ist: Ein Angebot für Selbstständige gilt nicht automatisch auch für eine GmbH oder UG.

Vergleichen Sie anschließend die Leistungen, die Sie regelmäßig nutzen. Dazu gehören Überweisungen und Lastschriften, Karten, zusätzliche Nutzerzugänge und Unterkonten. Bei internationalen Geschäften kommen mögliche Entgelte für Auslandsüberweisungen und Währungsumrechnungen hinzu. Wer Bargeld einzahlt, sollte außerdem prüfen, ob der Anbieter dies ermöglicht und zu welchen Konditionen.

Die Tarifübersicht dient als Einstieg; die genauen Bedingungen finden Sie im Preis- und Leistungsverzeichnis. Sind bestimmte Buchungen nur bis zu einer Freigrenze enthalten, rechnen Sie mit Ihrem üblichen Monatsvolumen. Ein Tarif mit höherer Grundgebühr kann günstiger sein, wenn darin mehr der benötigten Leistungen enthalten sind.

Cashback kann die Kosten senken. Rechnen Sie dabei nur mit berechtigten Ausgaben und beachten Sie mögliche Obergrenzen. Wichtiger ist, dass das Konto Ihre Zahlungs- und Buchhaltungsabläufe unterstützt.

Ein hoher Kontostand bedeutet nicht, dass das gesamte Guthaben frei verfügbar ist. Ein Teil wird möglicherweise für Steuern, Gehälter oder bereits bestellte Waren benötigt. Unterkonten helfen, diese Beträge vom übrigen Geld zu trennen: etwa mit einem Konto für Steuerrücklagen, einem für laufende Kosten und bei Bedarf einem weiteren für ein Projekt.

Eine eigene IBAN ist sinnvoll, wenn Zahlungen direkt auf dem jeweiligen Unterkonto eingehen sollen. Eine Agentur kann beispielsweise die Einnahmen eines größeren Kundenprojekts getrennt empfangen. Prüfen Sie zusätzlich, welche ausgehenden Zahlungen und Lastschriften das Unterkonto unterstützt. Ohne eigene IBAN dient es vor allem der internen Aufteilung; ob Beträge automatisch zugeordnet werden können, hängt von den Funktionen des Anbieters ab.

Die Aufteilung allein ersetzt allerdings keine Liquiditätsplanung. Angenommen, eine Kundenrechnung wird erst Ende des Monats bezahlt, die Gehälter sind aber vorher fällig. Dann hilft es wenig, dass Einnahmen und Ausgaben in der Monatssumme zusammenpassen: Das Geld muss am Auszahlungstag verfügbar sein. Stellen Sie deshalb die erwarteten Zahlungseingänge den fälligen Ausgaben gegenüber und berücksichtigen Sie mögliche Verzögerungen.

Mit dem ersten zusätzlichen Nutzerzugang stellt sich die Frage, wer welche Daten sehen und welche Zahlungen auslösen darf. Die Buchhaltung benötigt andere Rechte als eine Person, die lediglich eine Firmenkarte für Reisekosten nutzt. Wählen Sie die Berechtigungen deshalb nach der jeweiligen Aufgabe.

Für die Steuerberatung kann ein Lesezugriff auf Umsätze und Belege genügen. Soll sie weitere Aufgaben übernehmen, stimmen Sie die dafür nötigen Rechte gesondert ab. Mitarbeitende, die Rechnungen bearbeiten, können Überweisungen vorbereiten, während eine andere Person die Zahlung freigibt. Prüfen Sie, ob sich dieser Ablauf beim Anbieter abbilden lässt und ob zusätzliche Freigaben nach Betrag oder Konto eingerichtet werden können.

Am Monatsende kostet oft die Suche nach dem passenden Beleg mehr Zeit als die Zahlung selbst. Wenn sich Rechnungen und Quittungen direkt einer Transaktion zuordnen lassen, kann die Buchhaltung den Vorgang leichter nachvollziehen. Klären Sie dabei, wo die Unterlagen dauerhaft aufbewahrt werden: Die Möglichkeit, einen Beleg an eine Zahlung anzuhängen, bestätigt für sich genommen noch keine GoBD-konforme Archivierung.

Für den Datenaustausch sind zwei Wege zu unterscheiden. Über eine Bankanbindung ruft die Buchhaltungssoftware Kontoumsätze ab. Eine gesonderte Funktion kann zusätzlich die zugehörigen Belege übertragen. Ein Konto mit DATEV-Anbindung unterstützt daher nicht zwangsläufig beide Abläufe im selben Umfang.

Besprechen Sie vor der Kontoauswahl, wie Ihr Unternehmen und die Steuerberatung zusammenarbeiten. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen, prüfen Sie deren Verbindung zum Konto und den anschließenden Export an die Kanzlei. Wichtig ist auch, ob alle benötigten Unterkonten eingebunden werden können. So vermeiden Sie einen Ablauf, bei dem Umsätze automatisch ankommen, Belege aber weiterhin per E-Mail nachgereicht werden müssen.

Wie sich diese vier Bereiche in einem einzelnen Angebot wiederfinden, lässt sich am Geschäftskonto von Vivid nachvollziehen. BuchhaltungsButler arbeitet mit Vivid zusammen: Über eine direkte Verbindung via finAPI werden Transaktionen aus dem Vivid-Geschäftskonto automatisch mit BuchhaltungsButler synchronisiert, ganz ohne manuelle Exporte.

Kosten und Rechtsform: Bei Vivid steht der Tarif Free Start auch Unternehmen wie GmbHs und UGs offen.

Unterkonten: Unterkonten mit eigener deutscher IBAN sind in unbegrenzter Zahl auch im kostenlosen Tarif enthalten. Im Tarif Free Start handelt es sich dabei um Euro-Konten.

Zugriffsrechte: Teammitglieder sind in allen Tarifen ohne Aufpreis und ohne zahlenmäßige Begrenzung enthalten. Davon zu unterscheiden sind die Rollen: Zusätzlich zu den Standardrollen können Unternehmen in Enterprise und Enterprise+ sowie Freelancer in Pro+ eigene Rollen erstellen. Damit lassen sich Berechtigungen und Kontozugriffe gezielt festlegen. Freelancer-Konten unterstützen höchstens drei Admin-Zugänge.

Übergabe an die Buchhaltung: Vivid ermöglicht die Anbindung an DATEV für den Abruf von Kontoumsätzen. Die automatische Übertragung von Belegen über den DATEV-Belegbilderservice Rechnungswesen ist eine separate Funktion: Sie setzt einen kostenpflichtigen Tarif und einen Unternehmenssitz in Deutschland voraus. Außerdem muss der Zugang zu DATEV Unternehmen online eingerichtet sein.

Ein passendes Geschäftskonto erleichtert die tägliche Arbeit: Die Kosten entsprechen Ihrer Nutzung, Rücklagen bleiben erkennbar, Berechtigungen passen zu den Aufgaben im Team und Buchhaltungsdaten gelangen ohne unnötige Umwege an die richtige Stelle. Prüfen Sie diese vier Bereiche, bevor Sie ein Geschäftskonto eröffnen.