Gliederung
Inkassoverfahren – das müssen Sie wissen
Sie spielen aufgrund von unbeglichenen Rechnungen mit dem Gedanken, ein Inkassounternehmen mit einem Inkassoverfahren zu beauftragen? Hier erfahren Sie, welche Voraussetzungen hierfür erfüllt sein müssen, wie ein solches Inkassoverfahren abläuft und welche Kosten dabei entstehen können.
Behalten Sie mit unserem einfachen Buchhaltungsprogramm BuchhaltungsButler Ihre offenen und fälligen Rechnungen im Überblick.
Gratis testen
Was ist ein Inkassoverfahren?
Unter dem Begriff “Inkassoverfahren” werden grundsätzlich verschiedene Vorgänge zusammengefasst. Es beschreibt im weitesten Sinne den Ablauf von einer nicht-beglichenen, aber fälligen Rechnung bis hin zum Erhalt eines Vollstreckungstitels und einer Zwangsvollstreckung beim Schuldner. Bei diesem Prozess erhalten Sie Unterstützung von einem Inkassounternehmen oder einem Rechtsanwalt.
Inkassounternehmen tragen dazu bei, dass unbezahlte Rechnungen beglichen werden. Das Inkassoverfahren wird vom beauftragten Dienstleister ausgeführt. Als Unternehmer und Gläubiger haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie in diesem Verfahren an Ihr Geld kommen können:
- Einzug der Schulden per Vollmacht oder Auftrag: Das Inkassobüro erhält von Ihnen die Vollmacht, die Forderung bei Ihrem Schuldner einzutreiben. Sollte der Schuldner nicht zahlen können, bleiben Sie auf der Forderung sitzen.
- Abtretung der Forderung: In diesem Fall verkaufen Sie die Forderung an das dienstleistende Inkassobüro und bekommen die Ihnen zustehende Summe dafür. Das Inkassounternehmen versucht nun in eigenem Namen das Geld bei Ihrem ehemaligen Schuldner zu bekommen. Sollte dieser die Rechnung nicht begleichen können, bleibt das Dienstleistungsunternehmen auf der Summe sitzen. Dieses Verfahren nennt sich Factoring.
Voraussetzungen für ein Inkassoverfahren
Damit Sie als Gläubiger ein Inkassoverfahren einleiten können, muss die offene Forderung dem Schuldner rechtzeitig zugegangen sein und das Fälligkeitsdatum vermerkt werden. Sie müssen demnach darauf achten, dass die entsprechenden Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind.
Darüber hinaus können nur rechtmäßige bzw. unstrittige Forderungen erfolgreich eingetrieben werden. Das heißt, Sie haben nur die vereinbarte Leistung zum vorher kommunizierten Preis in Rechnung gestellt. Im Weiteren ist es wichtig, dass der Kunde keine Beanstandungen (Mängel an Qualität o. Ä.) zu melden hatte. Ist die Zahlungsfrist überschritten worden, kommt der Schuldner in Zahlungsverzug. Dann können Sie das Inkassoverfahren angehen.
Sollten Sie keine Frist zur Zahlung vereinbart haben, gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen. Somit gerät der Schuldner spätestens 30 Tage nach Rechnungsstellung in Verzug. Das geschieht automatisch, ohne weitere Handlungen Ihrerseits.
Inkassoverfahren: Ablauf
Ein Inkassounternehmen können Sie grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt beauftragen. Vorteilhaft ist es, wenn Sie das Inkassobüro bereits kurze Zeit nach Ablauf der Fälligkeit einschalten. In diesem Fall erteilen Sie dem Dienstleister die Vollmacht, die Schulden rechtmäßig und in Ihrem Namen einzutreiben. Das Inkassoverfahren durchläuft mehrere Phasen:
| Phase | Vorgänge |
| Vorgerichtliches Inkassoverfahren | In dieser Phase sammelt das Inkassounternehmen alle Informationen zur Forderung und überprüft in der Regel die Bonität des Schuldners. Im Weiteren kontaktiert das Unternehmen den Schuldner und weist ihn auf die offene Zahlung hin. Üblicherweise geschieht dies mit einem Mahnschreiben. Kann der Schuldner die Summe nicht in einer Einmalzahlung begleichen, kann er mit dem Dienstleister eine Ratenzahlung vereinbaren. Gibt es allerdings keine Reaktion des Empfängers auf das erhaltene Mahnschreiben, ist das vorgerichtliche Inkassoverfahren an dieser Stelle beendet. |
| Gerichtliches Mahnverfahren | Konnte das Inkassobüro die Forderung außergerichtlich nicht geltend machen, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Im Rahmen eines gerichtlichen Mahnverfahrens kann der Dienstleister im Namen des Gläubigers einen Vollstreckungsbescheid erwirken. Allerdings nur unter der Voraussetzung, dass der Schuldner keinen Widerspruch einlegt. Mit einem Widerspruch seitens des Schuldners wird das gerichtliche Mahnverfahren beendet. Der Gläubiger müsste im Anschluss daran ein Verfahren vor Gericht eröffnen. |
| Nachgerichtliches Inkassoverfahren / Überwachungsverfahren | Konnte der Schuldner die Forderungen nicht begleichen, kann das Inkassounternehmen mit einem Vollstreckungstitel in das pfändbare Vermögen eingreifen. Das Inkassobüro führt somit das Vollstreckungsverfahren aus. Wurde die Forderung mit den gepfändeten Gegenständen nicht vollständig beglichen, kommt das Überwachungsverfahren zum Einsatz. Die titulierte Forderung bleibt bis zu 30 Jahre nach Erlass bestehen. Somit kann die Vollstreckung der Restsumme zu einem anderen Zeitpunkt fortgeführt werden. |
Kosten eines Inkassoverfahrens
Mit der Beauftragung eines Inkassounternehmens fallen Kosten an. Die zulässigen Gebühren für ein Inkassoverfahren ergeben sich aus dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDGEG). Gemäß dem Gesetz kann der Dienstleister die gleichen Kosten wie ein Rechtsanwalt erheben. Diese Gebühren muss üblicherweise der Schuldner, ähnlich wie bei einem gerichtlichen Mahnverfahren, übernehmen und an das Inkassounternehmen überweisen. Zusätzlich sind diese Kosten zulässig:
- Die Hauptforderung selbst: Der Schuldner muss dem Gläubiger den offenen Forderungsbetrag bezahlen.
- Zinsen durch den Verzug: Im Gesetz ist geregelt, dass der Gläubiger bei Zahlungsverzug Zinsen verlangen darf. Diese dürfen allerdings nicht höher als 5%-Punkte über dem Basiszinssatz liegen, sofern Verbraucher involviert sind. Bei Forderungen, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, liegt der Zinssatz bei 9%-Punkten über dem Basiszinssatz.
- Mahnkosten: Schreibt das Inkassobüro Mahnungen, dürfen die Kosten ebenfalls auf den Schuldner übertragen werden. Generell ist die erste Mahnung kostenfrei. Ab der zweiten darf das Unternehmen nicht mehr als 2,50€ pro Schreiben verlangen.
- Telefon- und Portokosten
- Kosten für die Ermittlung der Adressdaten, wenn diese nicht bekannt sind.
Grundsätzlich basieren die Preise und Kosten auf den Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Inkassounternehmen. Darüber hinaus hängt die Gebühr auch von der Höhe der offenen Forderung ab. Alles in allem ist die Höhe der Kosten zugunsten der Schuldner gedeckelt. Das verhindert unrechtmäßige Preistreibereien vonseiten der Inkasso-Betreiber. Somit darf der Dienstleister dem Schuldner nicht mehr berechnen als das, was ein beauftragter Rechtsanwalt einmalig verlangen dürfte.
Inkassorechtsreform: Senkung der Inkassogebühren
Zum 1. Oktober 2021 hat der Gesetzgeber eine Inkassorechtsreform herausgegeben. Diese beinhaltet hauptsächlich die Senkung von Inkassogebühren. Besonders davon betroffen sind kleine Forderungen und diese, die vom Schuldner unverzüglich nach dem ersten Auffordern beglichen werden. Bei kleinen Forderungen waren die Gebühren verhältnismäßig hoch bzw. zu hoch. Dank der Reform fällt bei Forderungen unter 50€ maximal eine Inkassogebühr von 30€, statt bisher 45€, an.
Die Neuerungen betreffen allerdings nur unbestrittene Forderungen. Das sind Forderungen, die der Schuldner nicht anzweifeln kann, da sie rechtmäßig entstanden sind. Bei bestrittenen Forderungen bleiben die Gebühren wie bisher.
Eine weitere Änderung zugunsten des Schuldners ist die Vermeidung einer Doppelberechnung. Hat ein Gläubiger neben einem Inkassounternehmen auch einen Anwalt mit der Eröffnung eines Inkassoverfahrens beauftragt, dürfen die Kosten nur in der Höhe auf den Schuldner übertragen werden, als wäre nur der Anwalt beauftragt worden. Somit fällt die doppelte Abrechnung weg.
Marcus Kemper
Steuerberater bei Steuerkemper
Marcus Kemper arbeitete bereits in verschiedenen renommierten Steuerberaterkanzleien. Nachdem er 2006 erfolgreich sein Steuerberaterexamen absolvierte, folgte 2007 dann die eigene Existenzgründung. Seine Kanzlei bietet unter anderem Bescheidprüfung, Betriebsprüfung sowie betriebswirtschaftliche und gestalterische Beratung an. Zu einer der jüngsten Auszeichnungen von Steuerkemper zählt das Datev-Label “Digitale Kanzlei”, welches der Kanzlei im Jahr 2019 verliehen wurde.
Vor- und Nachteile eines Inkassounternehmens
Ziehen Sie in Erwägung, ein Inkassounternehmen zu engagieren, sollten Sie sich im Vorfeld mit den Vor- und Nachteilen auseinandersetzen.
Vorteile:
- Bei zertifizierten Dienstleistern existiert meist eine langjährige Erfahrung, mit der Spezialisierung auf Inkassoverfahren
- Üblicherweise kostengünstiger als ein Rechtsanwalt
- Außergerichtliche Möglichkeiten der Betreibung werden vollumfänglich ausgeschöpft
- Bei einem eventuellen Misserfolg entstehen Ihnen als Mandant keine Inkassogebühren
- Inkassounternehmen sind in der Regel sehr hartnäckig
Nachteile:
- Bei strittigen Forderungen erfolgt keine Vertretung
- Inkassounternehmen haben oftmals einen schlechten Ruf
- Es erfolgt keine Vertretung vor Gericht, wenn Sie ein streitiges Verfahren anstreben
Ein Inkassobüro unterstützt und berät Sie in allen Belangen rund um das Thema Inkassoverfahren. Darüber hinaus sind sie darauf bedacht, Ihre Kosten zu senken und die Liquidität zu steigern. Als Auftraggeber sollten Sie jedoch stets darauf achten, ein seriöses Inkassounternehmen zu beauftragen. Bei Unstimmigkeiten können Sie als Auftraggeber auch für unangebracht hohe Gebühren oder Drohungen belangt werden.
Fazit: Seriöse Inkassounternehmen können Zeit und Nerven sparen
Die Beauftragung eines Inkassounternehmens und die Einleitung eines Inkassoverfahrens ist oftmals unumgänglich. Warten Sie vergeblich auf die Bezahlung Ihrer offenen Rechnungen, können Sie das Forderungsmanagement outsourcen. Das empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie in der Thematik wenig Erfahrung haben.
Im Fall der Abtretung ist der Dienstleister zukünftig Gläubiger der Forderung. Bei dieser Variante müssen Sie sich nicht weiter um die Forderung bemühen, da diese bereits vom Inkassounternehmen beglichen wurde. Alle weiteren Vorgänge erfolgen ab dem Zeitpunkt der Abtretung im Namen des Dienstleisters. In diesem Fall darf der Dienstleister in seiner Abrechnung allerdings keine Inkassogebühren mehr berechnen.
Sollten Sie einen Brief eines Inkassounternehmens erhalten, müssen Sie zuerst die Rechtmäßigkeit der Forderung überprüfen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie in Erfahrung bringen, ob das Unternehmen ein registriertes Inkassounternehmen mit entsprechender Genehmigung ist. In allen Fällen sollten Sie nach der Originalvollmacht des Gläubigers oder der Abtretungsurkunde fragen.
FAQs
Welche Voraussetzungen gibt es für ein Inkassoverfahren?
Damit ein Inkassoverfahren erfolgreich eingeleitet werden kann, muss eine unbestrittene und rechtmäßige Forderung fällig geworden sein. Das heißt, der Schuldner befindet sich im Zahlungsverzug, da er die Rechnung nicht rechtzeitig beglichen hat.
Wer kann ein Inkassounternehmen beauftragen?
Unternehmen, die auf die Bezahlung offener Rechnungen warten, können ein Inkassounternehmen beauftragen. Das erspart Ihnen oft Zeit und interne Kosten. Der Gläubiger könnte neben einem Inkassobüro auch einen Anwalt mit einem Inkassoverfahren beauftragen.
Kann online ein Inkasso beauftragt werden?
Sie können online unter vielen Inkassounternehmen auswählen. Dabei sollten Sie stets auf die Seriosität der Unternehmen achten. Üblicherweise sind die Unternehmen in Interessenverbänden Mitglied. Mit der Mitgliedschaft verpflichten sie sich, die Regeln für die Ausübung der Tätigkeit einzuhalten.
Wie hoch darf die Inkassogebühr sein?
Die Inkassogebühren hängen grundsätzlich von der Höhe der Forderung und den Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Inkassobüro ab. Jedoch gibt es Obergrenzen, die nicht überschritten werden dürfen. Hat der Dienstleister die Forderung abgekauft, dürfen keine Gebühren berechnet werden.
Setzen Sie auf einzigartige Leistung
Gratis testenOder nehmen Sie an einer Einführung in BuchhaltungsButler teil.
Unverbindlich. Schnell. Kostenfrei.
Termin auswählen