Erhaltene Anzahlungen: Anleitung zum Buchen
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Erhaltene Anzahlungen buchen | BuchhaltungsButler
Dass Unternehmen Anzahlungen auf ihre Leistungen fordern, ist in der Geschäftswelt nichts Ungewöhnliches. In der Buchhaltung sind dann allerdings einige Besonderheiten zu beachten. In diesem Beitrag erklären wir, was erhaltene Anzahlungen sind, welche umsatzsteuerlichen Besonderheiten zu beachten sind und wie Sie erhaltene Anzahlungen richtig buchen und auflösen.
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Das lernen Sie in diesem Artikel
- Was eine erhaltene Anzahlung ist und wie sie bilanziell einzuordnen ist.
- Die umsatzsteuerliche Behandlung von Anzahlungen und der Zeitpunkt der Steuerentstehung.
- Wie der Geldeingang einer Anzahlung auf den korrekten Konten verbucht wird.
- Die Verbuchung der Schlussrechnung unter Auflösung der Anzahlungsverbindlichkeit.
Was sind erhaltene Anzahlungen?
Erhaltene Anzahlungen stellen eine Vorleistung des Kunden auf die ausstehende Lieferung oder Leistung eines Unternehmens dar. Da das Unternehmen die Leistung noch nicht erbracht hat, sind sie in der Bilanz als Verbindlichkeiten auszuweisen (§266 Abs. 3 HGB). Nach dem Prinzip der periodengerechten Erfolgsermittlung dürfen sie erst nach Leistungserbringung als Erlös in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen.
Wenn Unternehmen Anzahlungen erhalten, müssen sie diese also gewinnneutral als Verbindlichkeit auf einem gesonderten Konto erfassen, bis sie die entsprechende Leistung erbracht haben.
Umsatzsteuer für erhaltene Anzahlungen
Anzahlungen sind zum Zeitpunkt des Geldeingangs zu versteuern. Die erhaltene Umsatzsteuer wird beim Erfassen der Verbindlichkeit auf das entsprechende Umsatzsteuerkonto gebucht und entsprechend abgeführt. Dies gilt für die Ist- und Sollbesteuerung gleichermaßen:
Ist-Besteuerung
Bei der Ist-Besteuerung (Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten) ist die Umsatzsteuer für erhaltene Anzahlungen mit dem Voranmeldezeitraum des Geldeingangs an das Finanzamt abzuführen.
Soll-Besteuerung
Bei der Soll-Besteuerung (Besteuerung nach vereinbarten Entgelten) scheint der Besteuerungszeitpunkt auf den ersten Blick weniger klar. §13 Abs. 1 Nr. 1a UStG regelt jedoch, dass auch hier die Umsatzsteuer bei Geldeingang abzuführen ist:
“Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung oder die Teilleistung ausgeführt worden ist, so entsteht insoweit die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist.”
Konten für erhaltene Anzahlungen (SKR03)
Für das Buchen von Anzahlungen stehen verschiedene Konten zu Verfügung:
- 1718; erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19% USt.
- 1711; erhaltene, versteuerte Anzahlungen 7% USt.
- 1710; erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen
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Anzahlung buchen in vier Schritten
Das Buchen einer Anzahlung vom ersten Geldeingang bis zur Zahlung des Restbetrags erfolgt in vier Schritten:
1. Erhalt der Anzahlung
Bei Erhalt einer Anzahlung erfassen Sie diese als Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden. Dabei buchen Sie auch die erhaltene Umsatzsteuer.
| s | 1200; Bank | 119 € |
| h | 1718; erhaltene Anzahlungen 19% USt. | 119 € |
2. Gesamtabrechnung an den Kunden
Sobald Sie die vereinbarte Leistung erbracht und die Rechnung über die Gesamtleistung erstellt haben, buchen Sie die Gesamtforderung an den Kunden an das Erlöskonto aus.
| s | 10000; Sammeldebitor | 1.190 € |
| h | 8400; Umsätze/ Erlöse 16/19% Umsatzsteuer | 1.190 € |
3. Auflösen der Anzahlung
Jetzt können Sie auch die Anzahlung auflösen. Dafür buchen Sie die erhaltene Anzahlung inklusive der abgeführten Umsatzsteuer gegen den neu erfassten Debitorenposten. Das Konto für Anzahlungen ist dadurch wieder ausgeglichen und auf dem Steuerkonto bleibt der Gesamtsteuerbetrag für die erbrachte Leistung stehen.
| s | 1718; erhaltene Anzahlungen 19% USt. | 119 € |
| h | 10000; Sammeldebitor | 119 € |
4. Erhalt der Restzahlung
Sie erhalten den offenen Restbetrag von Ihrem Kunden.
| s | 1200; Bank | 1.071 € |
| h | 10000; Sammeldebitor | 1.071 € |
Einordnung der Buchungen
Nach diesen vier Buchungsschritten sind sowohl das Anzahlungskonto als auch das Debitorenkonto wieder ausgeglichen.
BuchhaltungsButler grenzt die Steuer automatisch ab, sodass Sie keine manuelle Buchung der Steuer vornehmen müssen. Es reicht, den Buchungssatz auf “19% USt.” einzustellen.
Wichtig: Achten Sie insbesondere bei der Verrechnung der Anzahlung mit dem Debitorenposten darauf, dass Sie auch die Steuer wieder zurückbuchen. Da Sie bei der Anzahlung einen Teilbetrag der Umsatzsteuer buchen und später bei der Einbuchung des Debitorenpostens die volle Umsatzsteuer für den gesamten Rechnungsbetrag erfassen, würden Sie sonst zu viel Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
Fazit: Anzahlungen bei Zufluss buchen und Umsatzsteuer abführen
Bezahlen Kunden eine Lieferung oder Leistung, obwohl das Unternehmen diese noch gar nicht erbracht hat, entsteht buchhalterisch eine Verbindlichkeit des Unternehmens gegenüber dem Kunden. Anzahlungen sind deswegen zum Zeitpunkt des Zuflusses gewinnneutral als Verbindlichkeit zu erfassen. Sie dürfen erst bei Leistungserbringung als Erlös in die GuV und Bilanz des Unternehmens einfließen. Außerdem wichtig: Die Umsatzsteuer ist ebenfalls bereits bei Geldeingang abzuführen, obwohl die Leistung noch aussteht.
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