Leicht erklärt: Rechnungsabgrenzungsposten in der Buchhaltung

Susanne Woda
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Rechnungsabgrenzungsposten leicht erklärt | BuchhaltungsButler

Dem Grundsatz der periodengerechten Erfolgsermittlung kommt in der Buchhaltung von Unternehmen eine bedeutende Rolle zu. Denn nur durch die korrekte Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen kann der zu versteuernde Gewinn eines Geschäftsjahres ordnungsgemäß ermittelt werden. In diesem Beitrag erfährst du, wie die periodengerechte Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen funktioniert, welche Arten von Rechnungsabgrenzungsposten es gibt und wie sie sich unterscheiden.

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Definition: Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?

Als Rechnungsabgrenzungsposten (oft mit RAP abgekürzt) werden Erträge und Aufwendungen verbucht, deren Leistungszeitpunkt in eine andere Wirtschaftsperiode fällt als der Zahlungszeitpunkt. Durch die Abgrenzungsbuchung kann die Erfolgsbuchung korrekt in das Wirtschaftsjahr der Verursachung eingeordnet werden.

Man unterscheidet zwischen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten, mit denen bereits bezahlter Aufwand und Ertrag, dessen Leistungszeitpunkt in ein anderes Wirtschaftsjahr fällt, im Rahmen des Jahresabschlusses korrekt abgegrenzt werden kann.

Als Rechnungsabgrenzungsposten im weiteren Sinne werden auch sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten bezeichnet. Mit ihnen kann Aufwand und Ertrag, der zwar bereits geleistet, aber noch nicht bezahlt wurde, im Jahresabschluss erfasst werden.

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Bedeutung der Rechnungsabgrenzung

Nach §252 HGB müssen Unternehmen bereits geleistete Erträge und Aufwendungen unabhängig von deren Zahlung im Jahresabschluss berücksichtigen. Ausschlaggebend für die periodengerechte Zuordnung ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung. Aufwand und Ertrag müssen dem Geschäftsjahr der wirtschaftlichen Verursachung und nicht dem Zeitpunkt der Zahlung zugerechnet werden.

In der Praxis erfolgen Leistungserbringung und Zahlung jedoch selten zum selben Zeitpunkt. Liegt dazwischen der Bilanzstichtag, müssen Unternehmen eine Periodenabgrenzung vornehmen, um den Aufwand bzw. Ertrag dem entsprechenden Geschäftsjahr eindeutig zuzuordnen.

Diese Rechnungsabgrenzung dient dazu, den tatsächlich erwirtschafteten Periodengewinn eines Unternehmens zu berechnen. So wird sichergestellt, dass Unternehmen Steuern für alle im entsprechenden Zeitraum erbrachten Leistungen bezahlen. Dadurch wird zum Beispiel vermieden, dass ein Unternehmen einen zu niedrigen Gewinn ausweist, wenn es zu einer zeitlichen Verzögerung bei der Bezahlung kommt. Oder andersherum: Dass ein zu hoher Gewinn entsteht, wenn die Zahlung für eine Leistung bereits vor deren Erbringung geleistet wurde.

Bedeutung der Rechnungsabgrenzungsposten

Arten von Rechnungsabgrenzungsposten

Im Handelsgesetzbuch sind in §250 HGB nur zwei Arten von Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz vorgesehen: Demnach muss eine aktive und passive Rechnungsabgrenzung für Zahlungen erfolgen, die Aufwand oder Ertrag für eine gewisse Zeit nach dem Bilanzstichtag darstellen. Diese Arten der Abgrenzung werden auch transitorische Rechnungsabgrenzungsposten genannt, denn mit ihnen “transferieren” Unternehmen den entsprechenden Aufwand oder Ertrag ins nächste Geschäftsjahr. Je nachdem, ob es sich bei der Zahlung um eine Ertrags- oder Aufwandszahlung handelt, wird der Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite (passiver RAP bzw. PRAP) oder auf der Aktivseite (aktiver RAP bzw. ARAP) der Bilanz gebildet.

Es gibt aber noch eine weitere Möglichkeit der Periodenabgrenzung, nämlich bei Leistungen, die im laufenden Jahr erbracht und erst im neuen Jahr bezahlt werden. Mit der Bildung solcher antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten werden zukünftige Zahlungen “vorweggenommen”, damit Aufwand oder Ertrag ordnungsgemäß im Jahresabschluss erscheinen. Dabei handelt es sich um Abgrenzungen im weiteren Sinne, die nicht als Rechnungsabgrenzungsposten verbucht werden, sondern als sonstige Forderungen (Aktivseite) oder sonstige Verbindlichkeiten (Passivseite) in der Bilanz auftauchen.

Je nach Zeitpunkt von Zahlung und Leistung und, ob es sich um einen Ertrag oder Aufwand handelt, gibt es also insgesamt vier verschiedene Möglichkeiten der Rechnungsabgrenzung:

Arten der Periodenabgrenzung

Zahlung erfolgt im Voraus: Zahlung im aktuellen
Jahr, Leistung im Folgejahr

Transitorische Abgrenzung (§ 250 HGB)
Zahlung erfolgt im Nachhinein: Leistung im aktuellen
Jahr, Zahlung im Folgejahr

Antizipative Abgrenzung
Aufwand Ertrag Aufwand Ertrag

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) (Aktivseite)

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) (Passivseite)

Sonstige
Verbindlichkeiten (Passivseite)

Sonstige
Forderungen (Aktivseite)

Die Umsatzsteuer ist immer an die Zahlung gebunden. Unabhängig von der Bildung eines passiven RAP ist sie erst abzuführen, wenn die Einnahmen fließen. Gezahlte Umsatzsteuer darf dagegen bereits in voller Höhe bei Bildung eines aktiven RAP als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind immer dann zu bilden, wenn Unternehmen Erträge für Leistungen buchen, die erst im kommenden Jahr erbracht werden. Die Einnahme darf laut dem Grundsatz der periodengerechten Erfolgsermittlung nicht als Ertrag im aktuellen Geschäftsjahr gebucht werden. Durch die Abgrenzungsbuchung wird die Einnahme auf der Passivseite der Bilanz gebucht. Erst mit der Auflösung der Position im kommenden Geschäftsjahr wird sie dann als Ertrag erfolgswirksam.

Unterschied passive und aktive Rechnungsabgrenzungsposten

Typische Beispiele für PRAP:

  • Erhaltene Anzahlungen und Vorauszahlungen
  • Erlöse aus Abonnements
  • Zinserträge
  • Mieteinnahmen

Praxisbeispiel:

Ein Kunde eines Verlags schließt im Juni 2022 ein einjähriges Zeitungsabonnement ab und zahlt den Jahresbeitrag im Voraus. Die Beiträge für die Monate Juli bis Dezember 2022 dürfen als Ertrag gebucht werden, der Anteil für Januar bis Juni 2023 ist dagegen abzugrenzen und wirtschaftlich ins Jahr 2023 zu verschieben.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten entstehen, wenn Unternehmen Aufwendungen für das nächste Geschäftsjahr bereits im aktuellen Geschäftsjahr bezahlen. Diese dürfen nicht als Aufwand in der laufenden Periode verbucht werden und müssen zum Bilanzstichtag abgegrenzt werden. Durch die Bildung des ARAP erscheint die Ausgabe auf der Aktivseite der Bilanz und wird erst mit der Auflösung im Folgejahr als Aufwand erfolgswirksam.

Klassische Beispiele für ARAP:

  • Vorauszahlungen auf Mieten oder Versicherungen
  • Kfz-Steuern
  • Zinsaufwendungen

Praxisbeispiel: Ein Unternehmer schließt im November 2022 einen Mietvertrag ab und zahlt die Miete immer quartalsweise im Voraus. Der Anteil der ersten Quartalsmiete, die auf den Dezember 2022 entfällt, darf als Aufwand im Geschäftsjahr 2022 geltend gemacht werden. Der Anteil für die Monate Januar und Februar gehört wirtschaftlich jedoch ins Jahr 2023 und muss abgegrenzt werden.

Sonstige Verbindlichkeiten

Sonstige Verbindlichkeiten dienen der Abgrenzung von Aufwendungen, die erst nach dem Bilanzstichtag bezahlt werden, aber vor dem Bilanzstichtag bereits geleistet wurden. Auch wenn der Aufwand noch nicht bezahlt wurde, ist dieser im aktuellen Geschäftsjahr bereits im Jahresabschluss zu berücksichtigen. Dafür wird der Betrag auf das Gegenkonto “Sonstige Verbindlichkeiten” gebucht. Die Position wird dann bei Zahlung im Folgejahr ausgeglichen.

Typische Beispiele:

  • Offene Mietzahlungen oder Versicherungsbeiträge des Unternehmens
  • Noch zu zahlende Löhne und Gehälter

Praxisbeispiel:

Die Mitarbeitergehälter für Dezember 2022 werden erst im Januar 2023 überwiesen. Wirtschaftlich gehört der Aufwand ins aktuelle Jahr und muss entsprechend vor dem Bilanzstichtag am 31.12.2022 ergebniswirksam erfasst werden. Dadurch entsteht eine sonstige Verbindlichkeit gegenüber den Mitarbeitern.

Sonstige Forderungen

Sonstige Forderungen entstehen, wenn die Bezahlung für eine bereits erbrachte Leistung zum Bilanzstichtag noch nicht erfolgt ist. Der Ertrag ist allerdings ergebniswirksam im Jahresabschluss zu berücksichtigen, auch wenn das Geld noch nicht geflossen ist. Der Betrag wird gegen das Konto “Sonstige Forderungen” gebucht. Die Position muss bei Zahlungseingang in der Folgeperiode aufgelöst werden.

Typische Beispiele:

  • Ausstehende Zins- oder Mieteinnahmen
  • Offene Forderungen aus erfüllten Aufträgen

Praxisbeispiel:

Die Bank schreibt die Tagesgeldzinsen für den Monat Dezember erst nachträglich am 2. Januar 2023 gut. Da der Zinsertrag wirtschaftlich in das Jahr 2022 gehört, ist dieser bereits vor der Zahlung zum Bilanzstichtag als Ertrag zu erfassen. Dadurch entsteht in der Bilanz eine sonstige Forderung gegenüber der Bank.

Fazit: Abgrenzungsbuchungen für einen periodengerechten Jahresabschluss

Die Rechnungsabgrenzung ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass Aufwendungen und Erträge von Unternehmen periodengerecht im Jahresabschluss erfasst werden. Da der Zeitpunkt der Leistungserbringung und Zahlung in der Praxis oft zeitlich auseinanderfallen, müssen Erträge und Aufwendungen durch spezielle Buchungen oft dem Geschäftsjahr der wirtschaftlichen Verursachung zugeordnet werden. Das HGB unterscheidet dabei zwischen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten (RAP), in der Praxis erfolgt die Periodenabgrenzung zudem über sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten.

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FAQs

Was ist der Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz?

Die Rechnungsabgrenzung dient dazu, Aufwand und Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) periodengerecht zuzuordnen. Damit können sie in dem Geschäftsjahr der wirtschaftlichen Verursachung im Jahresabschluss berücksichtigt werden. Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten sind Hilfskonten, auf welche die abzugrenzenden Aufwendungen und Erträge gebucht werden.

Was ist die aktive und passive Rechnungsabgrenzung?

Erträge und Aufwendungen müssen in dem Jahr der wirtschaftlichen Verursachung in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) berücksichtigt werden. Bei der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzung werden Erträge und Aufwendungen , die im Voraus bezahlt wurden, denen zum Bilanzstichtag aber noch keine Leistung gegenübersteht, ins Folgejahr verschoben. Einnahmen erscheinen als passive Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz, Ausgaben als aktive Rechnungsabgrenzungsposten.

Welche Arten von Rechnungsabgrenzungsposten gibt es?

Laut §250 HGB gibt es zwei Arten von Rechnungsabgrenzungsposten: aktive und passive RAP. Mit ihnen werden im Voraus bezahlte und erst nach dem Bilanzstichtag erbrachte Leistungen in das Folgejahr verschoben. Rechnungsabgrenzungsposten im weiteren Sinne sind zudem sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten. Sie dienen dazu, nach dem Bilanzstichtag bezahlte und vor dem Bilanzstichtag erbrachte Leistungen periodengerecht im laufenden Geschäftsjahr zu erfassen.

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