Gesellschafterbeschluss erstellen: Welche Formvorschriften Sie einhalten müssen

Ob Gewinnverwendung, Geschäftsführerbestellung oder Satzungsänderung: In einer GmbH wird praktisch jede wichtige Entscheidung durch einen Gesellschafterbeschluss getroffen. Anders als häufig angenommen, muss dieser nicht zwingend in einer förmlichen Versammlung gefasst werden – unter bestimmten Voraussetzungen genügt auch das schriftliche Umlaufverfahren. Wer die gesetzlichen Formvorschriften nicht beachtet, riskiert, dass der Beschluss anfechtbar oder sogar nichtig ist. Dieser Beitrag erklärt die rechtlichen Grundlagen, liefert eine Gesellschafterbeschluss Vorlage zum Nachbauen und zeigt, worauf Sie beim Protokoll achten müssen.

Ein Gesellschafterbeschluss ist die rechtsverbindliche Entscheidung der Gesellschafter einer GmbH über eine Angelegenheit, die laut Gesetz oder Gesellschaftsvertrag in ihre Zuständigkeit fällt. Rechtsgrundlage ist § 47 GmbHG: Die Gesellschafter entscheiden grundsätzlich mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen, wobei sich das Stimmgewicht nach der Höhe der Geschäftsanteile richtet. Wie Stimmrechte bei Kapitalgesellschaften grundsätzlich verteilt sind und welche Rolle die Gesellschafterversammlung dabei spielt, erklären wir im Beitrag zur Kapitalgesellschaft im Detail.

Typische Beschlussgegenstände sind unter anderem:

Für die Gewinnausschüttung an GmbH-Gesellschafter ist beispielsweise praktisch immer ein gesonderter Gesellschafterbeschluss erforderlich, ebenso für Gehaltserhöhungen bei Gesellschafter-Geschäftsführern – ohne diesen wäre die Vertragsänderung zivilrechtlich unwirksam.

Grundsätzlich schreibt das GmbHG für die mehrgliedrige GmbH keine generelle Pflicht zur Protokollierung vor – anders als bei der Aktiengesellschaft. Eine Ausnahme gilt für die Einpersonen-GmbH: Hier muss der Alleingesellschafter nach § 48 Abs. 3 GmbHG unverzüglich nach der Beschlussfassung eine Niederschrift anfertigen und unterschreiben. In der Praxis empfiehlt sich ein Protokoll aber für jede GmbH, denn es dient als Beweismittel gegenüber Finanzamt, Handelsregister und im Streitfall gegenüber überstimmten Gesellschaftern.

Ein vollständiges Protokoll sollte folgende Angaben enthalten:

Sieht der Gesellschaftsvertrag eine bestimmte Protokollform vor – etwa die Unterschrift aller Gesellschafter statt nur des Versammlungsleiters –, ist diese verbindlich einzuhalten. Bei satzungsändernden Beschlüssen kommt ohnehin die notarielle Beurkundung nach § 53 GmbHG hinzu.

Neben der klassischen Versammlung erlaubt § 48 Abs. 2 GmbHG die Beschlussfassung im sogenannten Umlaufverfahren, auch schriftliches Verfahren genannt. Voraussetzung ist, dass sich alle Gesellschafter in Textform entweder mit dem konkreten Beschlussinhalt oder zumindest mit der schriftlichen Stimmabgabe einverstanden erklären. Textform im Sinne von § 126b BGB bedeutet: E-Mail, Fax oder ein vergleichbares dauerhaftes Medium genügt, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht zwingend erforderlich.

Das Umlaufverfahren eignet sich besonders für:

Stimmt auch nur ein Gesellschafter dem schriftlichen Verfahren nicht zu, muss zwingend eine Versammlung nach § 48 Abs. 1 GmbHG einberufen werden. Schon bei der GmbH-Gründung lohnt es sich deshalb, das Umlaufverfahren ausdrücklich im Gesellschaftsvertrag zu regeln, um spätere Diskussionen über die Zulässigkeit zu vermeiden.

Für die meisten Beschlüsse genügt nach § 47 Abs. 1 GmbHG die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Jeder volle Euro eines Geschäftsanteils gewährt dabei eine Stimme (§ 47 Abs. 2 GmbHG) – wer mehr Kapital hält, hat also mehr Gewicht bei der Abstimmung. Für bestimmte, besonders einschneidende Entscheidungen verlangt das Gesetz eine qualifizierte Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, etwa bei:

Der Gesellschaftsvertrag kann diese gesetzlichen Mehrheitserfordernisse weiter verschärfen, etwa durch Einstimmigkeitsklauseln oder zusätzliche Zustimmungsvorbehalte zugunsten von Minderheitsgesellschaftern. Umgekehrt lässt sich die einfache Mehrheit bei nicht satzungsändernden Beschlüssen im Vertrag nicht unterschreiten – § 47 GmbHG gilt insoweit als gesetzlicher Mindeststandard. Auch bei der Auflösung einer GmbH oder einer Kapitalerhöhung im Zuge der Umwandlung einer UG in eine GmbH sind die jeweiligen Mehrheitsschwellen daher genau zu prüfen, bevor der Beschluss gefasst wird.

Eine gute Gesellschafterbeschluss Vorlage lässt sich für die meisten Standardfälle – Gewinnverwendung, Geschäftsführerbestellung, einfache Vertragsanpassungen – immer wieder verwenden. Ein Muster sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

Bei Ausschüttungen aus einer vermögensverwaltenden GmbH oder anderen steuerlich sensiblen Beschlüssen sollte die Vorlage zusätzlich einen Verweis auf den zugrunde liegenden Jahresabschluss sowie das genaue Ausschüttungsdatum enthalten – das erleichtert später die korrekte Zuordnung in der Buchhaltung und die Prüfung durch das Finanzamt. Für satzungsändernde Beschlüsse ersetzt die notarielle Urkunde das einfache Muster; hier sollte ohnehin frühzeitig ein Notar eingebunden werden.

Ein Gesellschafterbeschluss ist grundsätzlich formfrei möglich, sofern Gesetz oder Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorschreiben – entscheidend ist eine saubere Dokumentation. Halten Sie sich an folgende Punkte: