Buchhaltungsdaten exportieren: So nehmen Sie Ihre Daten beim Softwarewechsel mit
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Buchhaltungsdaten exportieren: Ablauf | BuchhaltungsButler
Wer die Buchhaltungssoftware wechseln will, fragt sich zuerst: Wie bekomme ich meine Daten aus dem alten Programm heraus – und was davon brauche ich im neuen überhaupt? Dieser Artikel zeigt, welche Daten und Formate beim Anbieterwechsel zu BuchhaltungsButler eine Rolle spielen und mit welchen ersten Schritten der Umzug stressfrei gelingt.
BuchhaltungsButler importiert Kontakte, Artikel, Debitoren- und Kreditorenkonten sowie Buchungssätze im DATEV-Format inklusive Belegverknüpfung. Gratis testen
Das lernen Sie in diesem Artikel
- Welche Buchhaltungsdaten Sie beim Softwarewechsel exportieren sollten
- Welche Exportformate (DATEV, CSV, ZIP, GoBD-Export) es gibt und wofür sie dienen
- Wie der Zeitpunkt des Wechsels bestimmt, welche Daten Sie mitnehmen
- Welche ersten Schritte den Wechsel zu BuchhaltungsButler einfach machen
- Was Sie nach dem Wechsel bei der Aufbewahrung der Altdaten beachten müssen
Viele Selbstständige und Unternehmen bleiben bei einer Buchhaltungssoftware, die längst nicht mehr zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt – aus Sorge, beim Wechsel Daten zu verlieren oder wochenlang Buchungen nachtragen zu müssen. Diese Sorge ist meist unbegründet. Wer seine Buchhaltungsdaten exportieren will, findet in nahezu jedem Programm Standardformate, die ein neues System wieder einlesen kann. Entscheidend ist, vorab zu klären, welche Daten Sie wirklich brauchen und zu welchem Zeitpunkt Sie wechseln. Dann ist der Umzug in der Regel an einem Nachmittag vorbereitet.
Buchhaltungsdaten aus Altsystem exportieren
Buchhaltungsdaten exportieren heißt, die in einer Software gespeicherten Informationen in einer Datei auszugeben, die andere Programme lesen können. Bei einem bevorstehenden Softwarewechsel geht es dabei um zwei Ziele: Erstens wollen Sie im neuen Programm nahtlos weiterarbeiten – mit Ihren Kunden, Lieferanten, Artikeln und den richtigen Anfangsbeständen. Zweitens müssen Sie die alten Daten weiterhin vorlegen können, etwa wenn bei Ihnen eine Betriebsprüfung ansteht.
Beide Ziele erfordern unterschiedliche Exporte. Für den Neustart brauchen Sie strukturierte Daten zum Import, für die Archivierung alle vergangenen Unterlagen vollständig und unverändert. Wer das von Anfang an trennt, vermeidet den häufigsten Fehler beim Anbieterwechsel: alles ungeprüft ins neue System zu kippen.
Welche Daten Sie beim Softwarewechsel mitnehmen sollten
Nicht jede Information aus dem Altsystem muss ins neue Programm. Diese Datengruppen sind beim Wechsel relevant:
- Stammdaten: Kontakte (Kunden und Lieferanten) sowie Ihre Artikel und Leistungen. Sie ersparen Ihnen das erneute Anlegen und sind die Basis für Rechnungen und automatische Zuordnungen im neuen Buchhaltungssystem.
- Personenkonten: Bestehende Konten für Debitoren und Kreditoren – sinnvoll, wenn Sie mit Personenkonten arbeiten und offene Posten weiterführen möchten.
- Anfangssalden: Die Bestände von Bank, Kasse und weiteren Finanzkonten zum Stichtag sowie gegebenenfalls die Schlussbilanz des Vorjahres als Grundlage für die Saldenvorträge.
- Buchungssätze: Nur nötig, wenn Sie mitten im Geschäftsjahr wechseln und die bereits gebuchten Monate im neuen System fortführen wollen.
- Belege: Die digitalen Rechnungen und Quittungen, idealerweise mit Verknüpfung zur jeweiligen Buchung.
- Kontenrahmen und Sachkonten: Ob Sie mit SKR03 oder SKR04 arbeiten und welche individuellen Sachkonten Sie angelegt haben, sollten Sie vorab notieren oder nochmal mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Erstellen Sie vor dem Export eine aktuelle Summen- und Saldenliste (SuSa) im Altsystem und speichern Sie sie als PDF. Sie dient Ihnen später als Vorlage für die Anfangssalden und als Kontrollinstrument, ob nach dem Import alle Werte stimmen.
Die wichtigsten Exportformate im Überblick
Welche Formate Ihr bisheriges Programm anbietet, hängt vom Anbieter ab. In der Praxis haben sich jedoch einige Standards durchgesetzt:
- DATEV-Format: Der Standard für den Austausch von Buchungsdaten in Deutschland. Buchungsstapel im DATEV-Format enthalten Buchungssätze mit Konto, Gegenkonto, Betrag, Datum und Steuerschlüssel. Viele Programme können sie zusätzlich mit den zugehörigen Belegbildern ausgeben. Damit eignet sich das Format sowohl für den Austausch mit dem Steuerbüro als auch für den Softwarewechsel.
- CSV-Dateien: Einfache Tabellen, die fast jede Software exportieren kann. Sie eignen sich vor allem für Stammdaten wie Kontakte, Artikel oder Debitoren- und Kreditorenlisten.
- ZIP-Archive mit Belegen: Belege werden gesammelt als PDF- oder Bilddateien in einem Archiv heruntergeladen. So lassen sich auch Hunderte Rechnungen auf einmal übertragen.
- PDF-Auswertungen: Summen- und Saldenliste, Kontenblätter, Bilanz oder EÜR als PDF. Sie sind nicht zum Import gedacht, aber wichtig für Dokumentation und Abgleich.
- GoBD-Export (Datenträgerüberlassung): Ein strukturierter Export für die Finanzverwaltung, mit dem Sie Ihrer Pflicht zum Datenzugriff nachkommen können. Er ist vor allem für die Archivierung relevant, nicht für den Import.
Wichtig: Ein reiner PDF-Export reicht für die Weiterarbeit in einem neuen Programm nicht aus. Für den Import brauchen Sie maschinenlesbare Formate wie DATEV oder CSV.
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Wann wechseln? Der Zeitpunkt bestimmt den Datenumfang
Wie viele Daten Sie exportieren müssen, hängt vor allem davon ab, wann Sie wechseln und in welchem Zustand Ihre bisherige Buchhaltung ist. Wir bei BuchhaltungsButler unterscheiden auf unserer Wechselhilfe-Seite fünf typische Ausgangslagen:
- Wechsel zum neuen Wirtschaftsjahr: Das alte Jahr ist im Altsystem abgeschlossen. Sie benötigen keine alten Buchungssätze, sondern nur Stammdaten und Anfangsbestände. Das ist die einfachste Variante.
- Wechsel mitten im Jahr: Die bereits gebuchten Monate sollen nahtlos fortgeführt werden. Dann importieren Sie zusätzlich die Buchungssätze im DATEV-Format inklusive Belegverknüpfung.
- Neubeginn mit Rohdaten: War die bisherige Buchhaltung fehlerhaft, würde ein Import die Fehler nur übertragen. Sinnvoller ist es, auf Basis der Belege und Kontoauszüge neu zu buchen.
- Komplexität reduzieren: Wer künftig ohne Debitoren- und Kreditorenkonten arbeiten möchte, lässt diese beim Import bewusst weg.
- Umstieg von Excel oder Kassenbuch: Ohne Buchhaltungssoftware gibt es keinen DATEV-Export. Hier starten Sie mit Stammdaten, Anfangsbeständen und der Anbindung Ihrer Konten.
Der Jahreswechsel ist der bequemste Zeitpunkt für einen Softwarewechsel, weil der Jahresabschluss für das alte Jahr dann komplett im Altsystem bleibt. Ein unterjähriger Wechsel ist dank DATEV-Import aber ebenfalls problemlos möglich. Sprechen Sie bei einem anstehenden Buchhaltungssoftware-Wechsel vorher mit Ihre Steuerberatung.
Wechsel zu BuchhaltungsButler: Die ersten Schritte
Der Umzug zu BuchhaltungsButler ist so aufgebaut, dass Sie nur wenige Daten aus dem Altsystem brauchen und den Rest die Automatisierung übernimmt. Diese ersten Schritte haben sich bewährt:
- Wechsel-Typ bestimmen: Klären Sie anhand der Ausgangslagen oben, ob Sie zum Jahreswechsel, unterjährig oder mit einem Neubeginn umsteigen. Für jeden Typ gibt es eine eigene Checkliste auf der Wechselhilfe-Seite.
- Daten aus dem Altsystem exportieren: Kontakt- und Artikelliste als CSV, bei Bedarf Debitoren- und Kreditorenkonten, die aktuelle Summen- und Saldenliste und – bei einem unterjährigen Wechsel – die Buchungssätze im DATEV-Format mit Belegen.
- Unternehmensdaten und Sachkonten einrichten: Hinterlegen Sie Ihre Unternehmensdaten und legen Sie die benötigten Sachkonten am besten in Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung an.
- Stammdaten importieren: Kontakte und Artikel lesen Sie über den Datenimport mit wenigen Klicks ein. Für Kundinnen und Kunden von Lexware Office oder sevDesk gibt es eigene Anleitungen.
- Buchungen und Belege übernehmen (nur bei unterjährigem Wechsel): Zuerst die Belege als ZIP-Archiv hochladen, danach die Buchungssätze im DATEV-Format. So bleibt die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung erhalten.
- Bankkonten anbinden: Verbinden Sie Bank, Kasse und PayPal über die Live-Bank-Schnittstelle. Wählen Sie als Abrufdatum den ersten Tag nach dem letzten importierten Zeitraum, damit keine Zahlungen doppelt erscheinen.
- Anfangssalden eintragen und abgleichen: Übertragen Sie die Bestände zum Stichtag und prüfen Sie stichprobenartig, ob die Salden mit der alten Summen- und Saldenliste übereinstimmen.
Danach beginnt der eigentliche Vorteil: Belege landen per E-Mail-Inbox oder Scan App automatisch in der Software, werden erkannt und den passenden Zahlungen zugeordnet. Regeln für wiederkehrende Buchungen wie Miete oder Software-Abos richten Sie einmal ein. Ihre Steuerberatung erhält einen eigenen Steuerberater-Zugang, und über die DATEV-Schnittstelle und weitere Exporte geben Sie Buchungen samt Belegen formatgerecht weiter.
Bei Fragen rund um den Wechsel zu BuchhaltungsButler helfen unser aufgezeichnetes Wechsel-Webinar, Schritt-für-Schritt-Anleitungen in der Wissensdatenbank und ein Support mit buchhalterischem Fachwissen.
Was mit den Altdaten nach dem Wechsel passiert
Mit dem Umzug endet Ihre Verantwortung für die alten Daten nicht. Bücher, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO: Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre. Die Grundsätze der GoBD verlangen außerdem, dass elektronisch geführte Unterlagen während dieser Zeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben – auch nach einem Systemwechsel.
Das bedeutet für Sie: Kündigen Sie Ihr altes Programm erst, wenn Sie sämtliche Daten vollständig exportiert und sicher archiviert haben. Bewahren Sie neben den Belegen auch einen GoBD-Export bzw. die Buchungsdaten im DATEV-Format sowie die Auswertungen als PDF auf. Alternativ klären Sie mit dem bisherigen Anbieter, ob ein Lesezugang zu den Altdaten bestehen bleibt. Belege, die Sie in BuchhaltungsButler hochladen, liegen dort im digitalen Belegarchiv.
Halten Sie in einer kurzen Notiz fest, wann und wie Sie gewechselt haben, welche Daten Sie übertragen haben und wo die Altdaten archiviert sind. Diese Dokumentation erleichtert spätere Rückfragen im Rahmen einer Betriebsprüfung und gehört sinnvollerweise zur Verfahrensdokumentation.
Fazit: Gut vorbereitet ist der Wechsel schnell erledigt
- Buchhaltungsdaten exportieren ist in den meisten Programmen über Standardformate wie DATEV und CSV möglich.
- Der Zeitpunkt entscheidet über den Umfang: Zum Jahreswechsel reichen Stammdaten und Anfangsbestände, unterjährig kommen Buchungssätze mit Belegen hinzu.
- Mit Checkliste, Datenimport und Bankanbindung ist der Wechsel zu BuchhaltungsButler in wenigen Schritten erledigt.
- Die Summen- und Saldenliste aus dem Altsystem ist Ihr wichtigstes Kontrollinstrument nach dem Import.
- Altdaten müssen nach § 147 AO weiter aufbewahrt und auswertbar bleiben – kündigen Sie das alte Programm erst nach vollständigem Export.
Alle Angaben ohne Gewähr.
