Von der Inventur zum Jahresabschluss

Susanne Woda
Inventurarten am Arbeitsplatz
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Grundlagen der Inventur | BuchhaltungsButler

Bei der Inventur stellen Unternehmen jährlich eine Liste ihrer Vermögen und Schulden auf. Das ist die Grundlage für ihre Bilanz. Wichtig ist es, die Inventur korrekt durchzuführen, sonst kann das Finanzamt die Buchhaltung für nichtig erklären und den gesamten Jahresabschluss aberkennen. Dann können zusätzliche Inventuren anfallen, oder die Steuern werden geschätzt. Wer zur Inventur verpflichtet ist, welche Verfahren zulässig sind und welche Fristen gelten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Was ist eine Inventur?

Die Inventur ist die jährliche Bestandsaufnahme und Bewertung aller Vermögen und Schulden eines Unternehmens. Sie umfasst sowohl materielles Vermögen wie Warenbestände oder den Fuhrpark als auch immaterielle Vermögensgegenstände wie Patente oder Lizenzen, die, sich nicht anfassen lassen. Die Inventur dient dem Nachweis der ordnungsgemäßen Buchführung eines Unternehmens.

Die Aufnahme der Warenbestände und Güter erfolgt bei der körperlichen Inventur. Man zählt, misst und wiegt. In Ausnahmefällen ist auch das Schätzen erlaubt. Ist das physische Erfassen nicht möglich, darf man Bestände anhand von Buchhaltungsbelegen oder Verträgen aufnehmen. Die Ergebnisse sind schriftlich in Form eines Inventars festzuhalten. Dieses listet alle Positionen nach Art, Menge und Wert auf. So lassen sich die in den Büchern geführten Sollbestände prüfen. Bei Abweichungen müssen diese an den tatsächlich vorhandenen Inventurbestand angepasst werden. Gewinne oder Verluste aus den Korrekturen gehen in voller Höhe in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ein.

Ziele der Inventur

Die Bestandsaufnahme über die Inventur gibt einen guten Überblick über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens. Aber das ist nicht alles: Bei der Inventur prüfen Unternehmen die in der Buchhaltung geführten Bestände, indem sie diese mit den tatsächlichen Beständen abgleichen. So können sie die ordnungsgemäße Buchführung nachweisen. Dabei kann es auch zu Differenzen kommen, denn im Verlauf eines Geschäftsjahres sind Verluste nicht unüblich. Durch die Kontrolle lassen sich Beschädigungen, Diebstahl oder fehlerhafte Bestellungen aufdecken und die Lagerbuchhaltung korrigieren. Die bei der Inventur ermittelten und bewerteten Bestände sind zudem Grundlage für den Jahresabschluss. Denn nicht die Buchbestände, sondern die Bestände aus dem Inventar werden in die Bilanz übernommen.

Wer eine Inventur durchführen muss

Alle Kaufleute, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen für die Erstellung ihrer Bilanz eine Inventur durchführen. Diese Pflicht ergibt sich aus §240 HGB sowie §140 und §141 AO. Unternehmer, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, unterliegen dieser Pflicht nicht.

Unternehmen sind verpflichtet,

  • bei Eröffnung und Übernahme eines Unternehmens,
  • zum Schluss jedes Geschäftsjahres und
  • bei Auflösung oder Veräußerung des Unternehmens

ihre Vermögen und Schulden bei einer Inventur aufzustellen.

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Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Inventur

Die sachgemäße Durchführung einer Inventur ergibt sich aus den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung nach HGB. Demnach ist eine Inventur dann korrekt, wenn sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhält:

  • Vollständigkeit: Vollständige, korrekte und willkürfreie Bestandsaufnahme im Sinne der Bilanzwahrheit
  • Stetigkeit: Regelmäßige Erfassung in anerkannten Verfahren
  • Richtigkeit: Zutreffende Erfassung nach Art, Menge und Wert
  • Einzelerfassung und -bewertung: Jeder Vermögensgegenstand wird einzeln erfasst
  • Nachprüfbarkeit und Klarheit: Übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Aufzeichnung von Inventurmethoden und -ergebnissen

Die körperliche Inventur ist auch in Zeiten zunehmender Digitalisierung vorgeschrieben. Die rein datenbasierte Erfassung mittels intelligenter Programme reicht also nicht aus. Die Ergebnisse sind mit entsprechenden Nachweisen der formellen Zählung zu dokumentieren.

Um die Ordnungsmäßigkeit der Inventur richtig zu protokollieren, sind zudem Organisation, Durchführung und Kontrolle festzuhalten. Für Inventurunterlagen wie Protokolle, Aufnahmebelege und Inventuranweisungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Meeting zur körperlichen Inventur

Kaufmännische Software und Warenwirtschaftssysteme vereinfachen die Inventur. Auch technische Hilfsmittel wie Barcodescanner und spezielle Inventurwaagen verringern den Zeitaufwand beim Erfassen der Waren. Auf diese Weise führen Sie die Inventur kosteneffizient durch und vermeiden lange Schließungszeiten.

Warum eine ordnungsgemäße Inventur so wichtig ist

Mit der jährlichen Inventur weist ein Unternehmen seine ordnungsgemäße Buchführung nach. Der Prozess ist also einer der wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses. Die Folgen einer fehlerhaften Inventur können schwerwiegend sein:

Fehlt die körperliche Bestandsaufnahme oder weist die Inventur in materieller oder formeller Hinsicht wesentliche Mängel auf, ist die Buchführung laut Gesetz als nichtig anzusehen. Damit ist auch die Bilanz sowie der Jahresabschluss nichtig. Mögliche Folgen: Das Finanzamt kann eine erneute Inventur anordnen, oder aber die Höhe des Unternehmensgewinns und der Steuern schätzen.

Inventurverfahren

Je nachdem, für welche Vermögensgegenstände und Schulden man die Inventur durchführt, kommen unterschiedliche Verfahren zum Einsatz. Man unterscheidet zwischen drei wesentlichen Inventurverfahren:

Die körperliche Inventur dient der Bestandsaufnahme aller physischen Güter im Lager bzw. den Räumlichkeiten des Unternehmens. Sie ist daher auch als “Lagerinventur” bekannt.

Die Buchinventur führt man für alle immateriellen Vermögensgegenstände, also Forderungen, Verbindlichkeiten, Lizenzen oder Patente, durch. Sie basiert auf Quittungen und Belegen aus der Buchhaltung.

Die Anlageninventur ersetzt die körperliche Bestandsaufnahme bei beweglichem Anlagevermögen wie Maschinen oder Fuhrpark. Sie listet die Anlagegüter in Form eines Anlagenverzeichnisses mit exakter Bezeichnung, Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Anschaffungs- oder Herstellungstag, Nutzungsdauer, Bilanzwert am Bilanzstichtag, Höhe der jährlichen Abschreibung sowie Tag des Zu- und Abgangs auf.

Denis Janssen

Denis Janssen

Steuerberater bei Trimborn Partner

Denis Janssen unterstützt das Team der Trimborn Partner bereits seit 2016 und hat zudem im April 2021 sein Steuerberaterexamen erfolgreich abgeschlossen. Trimborn Partner legt einen klaren Fokus auf langfristige und strukturelle Ergebnisse. In der Kanzlei betreute Herr Janssen bisher vor allem die Bereiche Steuergestaltung und -recht, wird nun aber auch verstärkt als leitendes Teammitglied eingesetzt. 

Der richtige Zeitpunkt für die Inventur

Abhängig vom Durchführungszeitpunkt unterscheidet man zwischen verschiedenen Arten der Inventur. Neben der klassischen Stichtagsinventur räumt §241 HGB Inventurvereinfachungen ein. Auch Kombinationen verschiedener Inventurarten sind zulässig:

Bei der Stichtagsinventur erfasst man die Vermögenswerte eines Unternehmens an einem exakt vorgegebenen Datum. Üblicherweise ist das der Bilanzstichtag. Das Finanzamt kann einen Spielraum von zehn Tagen vor oder nach der Inventur einräumen. Dann spricht man von einer zeitnahen Stichtagsinventur.

Die zeitversetzte Inventur kann mit einem Zeitpuffer bis zu drei Monate vor (vorverlegte Inventur) oder bis zu zwei Monate nach dem Stichtag durchgeführt werden (nachverlegte Inventur). Das Rechnungswesen muss dann eine wertmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung der Bestände über den jeweiligen Zeitraum gewährleisten.

Bei der permanenten Inventur erfasst man Bestände mit einem Warenwirtschaftssystem während des gesamten Geschäftsjahres. Zu- und Abgänge sind dabei genau zu dokumentieren. Eine körperliche Bestandsaufnahme muss dennoch einmal im Jahr erfolgen. Den Stichtag kann das Unternehmen dabei frei wählen.

Ist eine zahlenmäßige Erfassung von Beständen nicht möglich, erlaubt es die Stichprobeninventur, Bestände anhand mathematisch-statistischer Messmethoden stichprobenartig zu ermitteln. Sie muss im Vorfeld vom Finanzamt genehmigt werden.

Auch wenn es verführerisch klingt: Verschieben Sie die Inventur nicht zu weit vom Bilanzstichtag weg. Das Rückrechnen und Fortschreiben von Beständen ist mit unnötigem Aufwand verbunden und kann zu Ungenauigkeiten im Inventar führen.

Inventur, Inventar, Jahresabschluss

Die bei der Inventur aufgenommenen Vermögensgegenstände und Schulden werden im Inventar mengen- und wertmäßig erfasst. Dieses zählt jede einzelne Position im Bestand in Staffelform auf. Dabei unterteilt man es in drei verschiedene Abschnitte: Das Anlagevermögen umfasst Wirtschaftsgüter, die dem Betrieb des Unternehmens langfristig dienen. Im Umlaufvermögen listet man alle kurzfristig im Unternehmen verbleibenden Vermögenswerte auf. Unter den Schulden sind kurzfristige und langfristige Verbindlichkeiten des Unternehmens erfasst.

Die im Inventar festgestellten tatsächlichen Vermögensgegenstände und Schulden übernimmt man anschließend in die Bilanz und führt sie in die klassische Kontenform mit Aktiv- und Passivseite über. Die ausführlich aufgelisteten Inventarbestände finden sich dort zusammengefasst in Sammelposten wie “Anlagen und Maschinen” oder “Warenbestände” wieder.

Auch das Eigenkapital eines Unternehmens lässt sich aus dem Inventar ermitteln. Dafür zieht man einfach die Schulden vom Vermögen ab.

Besprechung der Buchinventur

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, wie die Vermögensgegenstände im Inventar zu ordnen sind. Es hat sich in der Praxis jedoch bewährt, der Logik der Bilanz zu folgen und zuerst die Vermögensgegenstände nach steigender Liquidität und dann die Schulden mit zunehmender Laufzeit anzugeben.

Fazit

Die jährliche Inventur ist die Basis für den Jahresabschluss. Alle buchführungspflichtigen Unternehmen müssen Vermögen und Schulden regelmäßig in einem Inventar aufstellen. Damit weisen sie die ordnungsgemäße Buchführung nach. Für die Inventur sind spezielle Verfahren vorgesehen. Hinsichtlich des Durchführungszeitpunkts gelten verschiedene Vereinfachungen, um die Umsetzung zu entzerren. Für die Anerkennung des ordnungsgemäßen Jahresabschlusses ist es wichtig, die Inventur korrekt durchzuführen.

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FAQs

Was ist eine Inventur einfach erklärt?

Die Inventur ist die Bestandsaufnahme von Vermögen und Schulden eines Unternehmens. Alle Bestände werden im Inventar nach Anzahl und Wert aufgelistet. Die Angaben dienen dem Abgleich mit den Sollbeständen aus der Buchführung und sind gleichzeitig maßgeblich für das Erstellen der Bilanz.

Was muss ich bei einer Inventur machen?

Bei einer Inventur zählt, misst, wiegt oder schätzt man die physischen Vermögensgegenstände eines Unternehmens und listet sie nach Anzahl und Wert auf. Immaterielle Vermögensgegenstände und Schulden können auch anhand von Belegen aus der Buchhaltung erfasst werden.

Welche Bedeutung hat die Inventur im Zusammenhang mit der Buchführung?

Ohne Inventur ist kein Jahresabschluss möglich. Die bei der Inventur aufgenommenen Vermögensgegenstände und Schulden stellen den verbindlichen Wert der einzelnen Bilanzpositionen dar. Bestandsdifferenzen aus der Inventur sind in der GuV darzustellen.

Wann muss die Inventur durchgeführt werden?

Unternehmer müssen ihre Vermögen und Schulden bei Gründung und Übernahme eines Unternehmens, zum Schluss jedes Geschäftsjahres und bei Auflösung oder Veräußerung des Unternehmens im Rahmen einer Inventur aufstellen. Der exakte Durchführungszeitpunkt hängt von der gewählten Inventurart ab.

Was ist eine Inventur und wozu wird sie durchgeführt?

Die Inventur ist die zahlen- und wertmäßige Aufstellung von Vermögen und Schulden eines Unternehmens. Sie dient dazu, die Buchführung zu überprüfen, Verluste aufzudecken und den Jahresabschluss vorzubereiten.

Welcher Wert wird bei der Inventur angesetzt?

Um das Inventar zu bewerten, zieht man den Netto-Einkaufspreis der Waren heran.

Ist eine Inventur gesetzlich vorgeschrieben?

Die Inventur ist nach HGB für buchführungspflichtige Unternehmen vorgeschrieben. Die Pflicht ergibt sich aus § 240 HGB sowie § 140 und § 141 AO.

Kann jeder eine Inventur durchführen?

Nicht buchführungspflichtige Unternehmen dürfen freiwillig eine Inventur durchführen. Das kann bei geplanten Unternehmensvergrößerungen oder für Kreditaufnahmen sinnvoll sein.

Wie oft muss man eine Inventur machen?

Eine Inventur ist zur Gründung eines Unternehmens und danach regelmäßig zum Geschäftsjahresende sowie bei Veräußerung des Unternehmens durchzuführen.

Wann muss eine Stichtagsinventur erfolgen?

Die Stichtagsinventur ist zum Bilanzstichtag durchzuführen. Bei der zeitnahen Stichtagsinventur haben Unternehmer einen Spielraum von 10 Tagen vor und nach dem Stichtag.

Was versteht man unter einer Buchinventur?

Die Buchinventur ersetzt die körperliche Inventur, wenn Güter nicht gezählt, gemessen oder gewogen werden können. Sie gilt bei der Erfassung von immateriellen Vermögensgegenständen. Die Prüfung erfolgt anhand von Buchhaltungsbelegen wie Quittungen.