Was geschieht bei einer Betriebsprüfung? Erklärung, Ablauf und Tipps

Kerstin Stamer
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Betriebsprüfung: Erklärung, Ablauf & Tipps | BuchhaltungsButler

Betriebsprüfungen können in jedem Unternehmen stattfinden. Entweder gibt es einen konkreten Anlass oder der Betrieb wurde nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. In den meisten Fällen bringt die Ankündigung einer Betriebsprüfung ein ungutes Gefühl mit sich. Wir erklären Ihnen, wer mit einer Prüfung rechnen muss und was Sie im Falle einer Betriebsprüfung erwartet. Außerdem erhalten Sie Tipps für eine gelassenere Sichtweise auf das Thema Betriebsprüfung. 

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Was ist eine Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung findet eine Begutachtung aller steuerlich relevanten Sachverhalte statt. Es wird kontrolliert, ob Belege korrekt verbucht und Abgaben in einem bestimmten Zeitraum ordnungsgemäß abgeführt wurden. Die Überprüfung wird je nach Anlass vom Finanzamt oder der Rentenversicherung durchgeführt.

Betriebsprüfungen können aus verschiedenen Gründen von unterschiedlichen Behörden durchgeführt werden. Am häufigsten finden sogenannte Außenprüfungen durch das Finanzamt statt. Aber auch die Deutsche Rentenkasse kann sich bei Unternehmen zur Prüfung anmelden.

Prüfung durch das Finanzamt

Eine Prüfung durch das Finanzamt kann mit oder ohne Vorankündigung stattfinden. Außenprüfungen werden vom Finanzamt angeordnet. Hierbei kann es sich zum Beispiel um eine Gesamtkontrolle handeln, die sich auf alle Steuerarten erstreckt. Aber auch Sonderprüfungen im Bereich Lohn- und Umsatzsteuer sind möglich. Auch diese werden vorab angemeldet. 

Eine Kassennachschau, die Umsatzsteuer- oder die Lohnsteuer-Nachschau finden hingegen ohne vorherige Ankündigung statt. In diesem Fall wird ein Prüfer Ihr Unternehmen aufsuchen und Einsicht in die relevanten Unterlagen verlangen.

Außenprüfung, Sonderprüfung & Nachschau einfach unterscheiden: Während sich eine Außenprüfung und die Sonderprüfung auf einen vergangenen Steuerzeitraum (meist die letzten drei Jahre) beziehen, wird bei einer Nachschau das aktuelle Geschäftsgeschehen begutachtet.

Prüfung durch die Rentenversicherung

Betriebsprüfungen durch die deutsche Rentenversicherung finden immer mit vorheriger Ankündigung statt. Die ordnungsgemäße Meldung, Buchung und Abgabe von Sozialversicherungsbeiträgen sowie der Beiträge zur Unfallversicherung stehen hier im Mittelpunkt der Prüfung. Der Gesetzgeber sieht für alle Betriebe eine regelmäßige Prüfung (mindestens alle vier Jahre) durch die Rentenversicherung vor.

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Welche Unternehmen werden geprüft?

Grundsätzlich können Betriebsprüfungen gem. §193 Abgabenordnung (AO) in allen Unternehmensformen stattfinden, egal ob es sich um Freiberufler, Personen- oder Kapitalgesellschaften handelt. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Betriebsprüfung stattfindet, ist bei Großunternehmen jedoch höher als bei kleineren Betrieben. Großunternehmen müssen ca. alle fünf Jahre mit der Durchführung einer Betriebsprüfung rechnen. Kleinunternehmen hingegen werden ohne einen konkreten Anlass nur selten (im Schnitt alle 20-30 Jahre) durch das Zufallsprinzip für eine Prüfung ausgewählt. 

das gilt es bei Betriebsprüfung zu beachten

Unabhängig von der Größenklasse kann eine Betriebsprüfung auch dann stattfinden, wenn Unstimmigkeiten und Auffälligkeiten bestehen. Hierzu gehören zum Beispiel:

  • Unstimmigkeiten in der Steuererklärung (z.B. starke Abweichungen von Branchendurchschnitt, fehlende Transparenz der Unterlagen)
  • komplizierte, erklärungsbedürftige Sachverhalte (z.B. auffälliger Vermögenszuwachs)
  • stark schwankende Umsätze und Gewinne
  • regelmäßig verspätet eingereichte Steuererklärungen

So läuft eine Betriebsprüfung ab

Eine Betriebsprüfung (Außenprüfung) läuft immer nach dem gleichen Prinzip ab. Zuerst erfolgt die Ankündigung durch die Behörde, danach folgt die Prüfung. Abschließend findet eine Schlussbesprechung statt. 

Ankündigung

Handelt es sich um eine Außen- oder Sonderprüfung, werden Unternehmen zunächst über die bevorstehende Prüfung informiert. Die Ankündigung erfolgt mit einer Frist von mindestens zwei Wochen. In dieser Zeit können Unternehmen sich auf die Betriebsprüfung vorbereiten. Eine professionelle und lückenlose Buchhaltung ist dafür die wichtigste Grundlage. Sie erspart zum Beispiel langes Suchen vor dem Termin und nachträgliches Einpflegen von fehlenden Daten.

Gut zu wissen: Ergeben sich bei einer Nachschau Unstimmigkeiten, kann diese in eine Betriebsprüfung umgewandelt werden und direkt mit der umfassenden Prüfung beginnen.

Durchführung

Die Betriebsprüfung selbst findet in den Räumlichkeiten des Unternehmens und  während der üblichen Geschäftszeiten statt. Welche Unterlagen und Dokumente dem Betriebsprüfer bereitzustellen sind, wird dem Unternehmen mitgeteilt. 

Möglich sind u.a. Prüfungen von:

  • Rechnungen in Bezug auf Vorsteuerabzug
  • Kontoauszügen
  • Verträgen
  • Bewirtungskosten
  • gewährten Rabatten und Preisnachlässen
  • Abschreibungen
  • Kassenprüfung

Dem Prüfer wird vom Unternehmen ein geeigneter Raum für die Prüfung der Unterlagen zur Verfügung gestellt. Ebenso wird eine Person als Ansprechpartner für Fragen und das Beschaffen der nötigen Dokumente benannt. Das kann der Unternehmer selbst, der Steuerberater oder ein Mitarbeiter mit ausreichendem Kenntnisstand sein.

Kleinunternehmen sollten für die Betriebsprüfung 1-2 Tage einplanen. Bei Großunternehmen muss mit einer Prüfzeit von mehreren Wochen gerechnet werden.

Prüfungsfeststellung und Schlussbesprechung

Nach Beendigung der Prüfung erfolgt die Prüfungsfeststellung durch den Prüfer. Stellt dieser fest, dass die Buchhaltung korrekt geführt wird, kann die Prüfung auch ohne anschließende Schlussbesprechung beendet werden. Bei Unstimmigkeiten hingegen ist ein Gespräch zwischen dem Prüfer, evtl. einem Vorgesetzten des Prüfers und dem Unternehmer (oder seinen Vertretern) verpflichtend. Hier können letzte Fragen geklärt werden, Unternehmer können ihre Sichtweise auf bestimmte Dinge noch einmal darlegen. 

Um das Verfahren möglichst zügig zum Abschluss zu bringen, können Unternehmer vor der Schlussbesprechung um Einsichtnahme in die Prüfungsfeststellung bitten.

Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, wird dem Unternehmen in einem Bericht mitgeteilt, ob die Besteuerungsgrundlagen angepasst werden oder nicht. Auch über eventuelle Nachzahlungen oder Gutschriften, die sich aus der Prüfung ergeben, wird das Unternehmen unterrichtet.

so läuft Betriebsprüfung ab

Tipps für eine entspannte Betriebsprüfung

Das Wort Betriebsprüfung sollte im Unternehmen keine Panik auslösen. Mit diesen Tipps wird es gelingen.

  • Achten Sie im Geschäftsalltag auf eine ordnungsgemäße Buchhaltung nach den Vorgaben der GoBD. Eine professionelle und lückenlose Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle sowie die Möglichkeit, Daten schnell und unkompliziert abzurufen, sparen Zeit und Energie.
  • Stellen Sie alle Unterlagen für den Prüfungszeitraum zusammen (digital oder analog) und bereiten diese so auf, dass der Prüfer sich leicht in den Aufzeichnungen zurechtfinden kann. Stehen Sie bei Fragen zeitnah für Auskünfte zur Verfügung und zeigen Sie sich kooperativ.
  • Legen Sie eine Person als Ansprechpartner für den Betriebsprüfer fest. Ausschließlich dieser Ansprechpartner sollte für Fragen und die Besorgung geforderter Unterlagen zur Verfügung stehen. Die benannte Person sollte entsprechend gut auf die Prüfung vorbereitet sein und über die nötigen Kenntnisse zum Prüfungsinhalt verfügen.
  • Positiv denken: Sehen Sie den Betriebsprüfer als Person, die sich lediglich von der Richtigkeit Ihrer Buchhaltung überzeugt und nicht als jemanden, der unbedingt Fehler finden möchte.

Fazit zur Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung kann grundsätzlich jedes Unternehmen treffen. Mit einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, der pünktlichen Zahlung von Steuerschulden und zeitnahem Reagieren auf die Korrespondenz der Behörden schaffen Sie gute Voraussetzungen dafür, dass Betriebsprüfungen möglichst selten in Ihrem Unternehmen stattfinden. Erhalten Sie dennoch eine Anordnung durch das Finanzamt, hilft eine gute Vorbereitung dabei, die Betriebsprüfung kurzzuhalten. 

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FAQs

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung kontrollieren das Finanzamt oder die Rentenkasse, ob Belege korrekt verbucht und Abgaben in einem bestimmten Zeitraum ordnungsgemäß abgeführt wurden.

Wie lange dauert die Betriebsprüfung?

Abhängig vom Umfang der Prüfung und von der Unternehmensgröße müssen Unternehmen mit einem Prüfungszeitraum von einigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen rechnen.

Wie verhalte ich mich bei einer Betriebsprüfung?

Legen Sie einen Ansprechpartner fest, der dem Betriebsprüfer für Fragen zur Verfügung steht. Zeigen Sie sich kooperativ und stellen dem Prüfer alle benötigten Unterlagen zur Verfügung.

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